【文章內容簡介】 提前 3 天請購 ② 采供經理將請購單分配至相應采購員 ③ 采購員要求做到及時了解到貨情況和質量情況并進行歸檔 ④ 臨時請購要求注明用途和追加訂購的原因， 追加訂購要求預算員簽字確認 ⑤ 采購員未得到采供經理任務單不得進行臨時采購 （ 特殊情況經電話請示得到采供經理批準） ⑥ 采購員在項目采供計劃執(zhí)行完畢時必須及時整理出項目采購臺帳，將采供過程中出現(xiàn)的問題和改進建議送交采供部經理 第五章 材料資料庫的建設 資料庫的建立能夠大幅度減少采購時間和確保得到市場相對較低價格，因此，資料庫的建立也是采供部門的工作內容之一。 資料庫的建設原則可以分為三 個； 市場集中、 價格分列 和及時更新 。 市場集中： 資料庫的建立，要求使用時方便快捷，一目了然。 因此可以按照市場進行建立以便于集中選擇。 具體方法是： 給市場定位，市場也分高下，有的市場高端產品較 多，價格也相應較高，而有的市場比較專業(yè)有的則屬于大雜燴，這就要求在建庫時提前定位，分出個三六九等，以便于按需使用。 材料分等級，同一個市場會有高中低檔的同類商品，必須分出以便適用。 12 商戶分規(guī)模，規(guī)模大的，一般會是市場中的龍頭，材料會比較齊全也具有一定的墊款能力，適用于大量采購， 并且在最初的詢價中可以得到一個中間價格（一般在其報價的基礎上下調 30 個點就是市場的底價） 。規(guī)模小的，材料比較單一，種類不會太多，由于小，會采取有賺就做的策略，在價格方面會有優(yōu)勢，只要采購量合適，往往是不錯的選擇。 價格分列： 采購就是要用較低的價格得到較高品質的材料，價格不是采購的唯一考慮因素但絕對是重要因素。所以，在資料庫中的供應商折扣就很重要。建庫時一定要列明折扣比例，不但列明不同供應商的比例，也要列明同一供應商不同系列產品的折扣比例。 及時更新： 在使用資料庫的過程中，市場詢價和供應商考核并不停止，就會出現(xiàn)更好的選擇和淘汰，因此要及時更新資料，確保資料庫中的資料保持適時。 資料庫的標準記錄表卡 供應商名稱 一定要營業(yè)執(zhí)照上的名稱 地址 一定要總店或總部地址 聯(lián)系人，電話 最好是總經理或業(yè)務經理 主營 材料 材料名稱 、規(guī) 格、非標件 規(guī)模 一般按經營面積進行估計 ，分大、中、小 折扣 各材料按照標價給的折扣或按量給的折扣 過往業(yè)績 指在本地市場有哪些規(guī)模較大的供應案例 13 第六章 采供部門的 績效評估 由于采供對于企業(yè)的盈利多少所占比重較大，一般來說，采供成本每下降 1%，對利潤增長的貢獻相當于業(yè)務量增加 10%左右?guī)淼睦麧櫾鲩L。所以， 采供一定要對采供活動進行績效評估，以利于企業(yè)經營利潤的提升，也為企業(yè)決策提供真實客觀的數(shù)據。 績效評估的意義 有助于反映企業(yè)真實的采供水平。由于采供沒有評估，總經理沒有辦法對企業(yè)采供進行客觀 真實的估計和評判，只能進行初略的估計，往往得到否定的結果，發(fā)現(xiàn)采供活動中失敗而不是成功的一面。 績效評估得到的數(shù)據對于采供部門持續(xù)改善組織工作，以及采供部門與其他部門的聯(lián)系都有很大的價值，對于企業(yè)改進也提供了各種必要的數(shù)據。 如果采購人員知道自己的努力能夠直觀真實的得到體現(xiàn)，工作動力會更大，團隊士氣也會大幅提高。 績效評估的目的 確保采購目標的實現(xiàn)，可以起到防弊興利的作用 。 提供改進績效的依據。實行績效評估可以提供客觀的衡量標準以確定采購目標是否達到，指出采購中存在的缺陷所在，從而可以有針對性的擬定改善措施 ，起到懲前毖后的作用。 作為對部門和個人進行獎懲的參考。績效評估的結果突出了部門對企業(yè)的作用和影響， 個人工作能力的高低和工作表現(xiàn)，作為人事部門考核的參考資料，公正客觀的獎懲，能夠激勵采購人員不斷改進工作提高效率。 為制定合適的培訓計劃提供依據?？陀^的績效評估可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人員存在的能力缺陷和能力強項， 安排教育培訓。發(fā)現(xiàn)整個部門缺乏某種特殊人才，可以進行企業(yè)內甄選或外聘。 促進部門關系，采供部的績效好壞，受其他部門配合影響較大，因此， 14 采供流程是否合理簡潔，付款和交貨是否符合企業(yè)制度，各部門目標是否一致都可以通過 績效評估來進行驗證改進，從而整體改善企業(yè)運行效率。 采購績效衡量指標 質量指標 （重點考核 指標） 物料 到達現(xiàn)場的現(xiàn)場檢驗是否進行，質量是否與送樣 一致，大宗材料進場采購是否到場檢驗，檢驗報告、證書是否及時提供，膠類，油漆是否存在過期現(xiàn)象。 時間指標 （重點考核 指標） 物料送達是否按照合同時間， 臨時采購能否及時到位。 緊急采購費用占總采購比例、斷料停工損失費用占總采購比例。 價格指標 （重點考核 指標） 實際價格與標準成本的差額、實際價格與過往移動平均價格的差額。 數(shù)量指標 儲存費用、廢料、采購錯誤導致 的呆料數(shù)量。實際采購量與預算量的差額是否在合理 范圍內。 （ 漆類、石材、板材、 衛(wèi)浴產品、五金、開關插座、燈具 不能超過預算量的 1%，其他材料不能超出理論損耗值 ） 采購效率指標 采購金額、新供應商開發(fā)數(shù)量、錯誤采購次數(shù)、訂單處理時間、采購計劃完成率。 管理類指標 部門人員流動率、部門協(xié)作滿意度 （由人力資源部發(fā)放調查表，除采供部外其他部門參與，進行全員無記名填寫，每月或每季度一次） 。 關系訂單表現(xiàn)指標 （重 點考核 指標） 除甲指材料和總經理指定外的其他材料采購，就單一品類的采購訂單，在價格類似，質量保 證的情況下某供應商得到訂單次數(shù)、訂貨金額 15 占整個品類采購總量總次數(shù)的比例是否控制在合理水平（一般根據備用供應商的多少進行均分，最多采購次數(shù)就單一供應商來說不應超過總 采購 次數(shù)的 30%（