波導公司—電子文檔管理辦法(編輯修改稿)
2024-10-16 01:38 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 薕橄圿弛葠扄員磚槜蚟緎譁蓏鍤馞竑匲箏湤顢郄現(xiàn)塄攮窂黴茆背劌媸櫃屲苢鉸妽祴艷餽髬成烌凸法詞軫良諜燬祤寈弎 1. 目的 隨著公司辦公自動化、無紙化的普及，公司內(nèi)外部文件交流逐漸使用電子文 檔形式，為促進和規(guī)范公司辦公自動化、商務電子化的進程，確保所使用的電子文檔的充分性、適用性和有效性，并對電子文檔進行有效控制，特制訂電子文檔管理辦法。 2. 適用范圍 適用于公司服務器上部門共享的電子文檔、辦公自動化系統(tǒng)中的電子文檔以及個人計算機上的電子文檔。 3. 相關文件 《文件控制程序》 《記錄控制程序》 4. 職責 信息工程部負責公司個人計算機、服務器、辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)絡系統(tǒng)使用的技術支持及維護。 各部門負責本部門內(nèi)的電子文檔管理。 質(zhì)量管理部負責質(zhì)量手冊、程序文件等質(zhì)量管理體系電子版文件的 管理。 5. 名詞解釋 辦公自動化系統(tǒng)：公司所使用的 NOTES 系統(tǒng)及其包含電子審批系統(tǒng)、 eMIS系統(tǒng)、 K3 系統(tǒng)等辦公自動化系統(tǒng)。 6. 工作程序 各部門在公司服務器上共享文件的管理。 部門在公司服務器上共享文件的存放地址為：“ //Bird_domino/部門名稱 /文件夾名稱” 各部門可根據(jù)需要向信息工程部申請在服務器上建立部門共享文件寧波波導股 份有限公司 電子文檔管理辦法 Q/BIRD質(zhì)管 272020 第 2版 (2020)第 0次修改 第 2 頁 共 5 頁 夾，信息工程部給申請部門分配一個服務器的登錄 用戶名和密碼，并設置文件夾權限，確保只有使用該用戶名登陸服務器，才可擁有對該申請部門的共享文件夾具有完全控制權限。 各部門對本部門的服務器用戶名及密碼進行管理，防止其外泄和廣泛知曉，并確保知曉本部門用戶名及密碼的人員是有限的并經(jīng)過許可的。 服務器上共享文件的類型由各部門自行規(guī)定，通常包括：“質(zhì)量體系文件”、“公司或部門規(guī)章制度”、“工藝文件”等需要使較大范圍內(nèi)員工了解的文件。 文件共享前應由所在部門經(jīng)理批準后方可共享，電子文檔可以 NOTES 的方式批準發(fā)布，然后由 文件制定者用 NOTES 的方式通知所要發(fā)放的 人員。 NOTES 系統(tǒng)上電子文檔的管理 NOTES 系統(tǒng)帳戶的申請，公司內(nèi)部員工如因工作需要可向信息工程部申請，經(jīng)批準后由信息工程部新開帳戶。 NOTES 系統(tǒng)安裝和維護由信息工程部負責提供技術支持。 NOTES 系統(tǒng)上文件的管理內(nèi)容 各類重要信息和通知郵件內(nèi)容超過一頁（ A4 紙）者 ， 須使用附件的形式傳送。 為提高工作效率，便于查找文件，公司計算機用戶須根據(jù)實際需要建立各類文件夾，文件夾的形式可以為“會 議紀要”、“通知”、“報表”、“體系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“設備管理”、“生產(chǎn)計劃”等，總體原則是按照各自工作內(nèi)容進行分類。 NOTES 用戶在 NOTES 系統(tǒng)中也應建立比較適用的分類文件夾，將收件箱中不能拆離的文件分類轉(zhuǎn)移到相應的文件夾中。 為節(jié)約公司服務器資源和出于安全目的，用戶須在本地計算機硬盤上配合 NOTES 建立專門的文件夾，在此文件夾中依據(jù)實際需要建立分類文件夾，用戶應將 NOTES 上能拆離的文件分類拷貝到相應的文件夾中。 寧波波導股 份有限公司 電子文檔管理辦法 Q/BIRD質(zhì)管 272020 第 2版 (
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