【文章內容簡介】 向招投標領導小組說明情況，由招投標領導小組決定調整價格或解除或終止合同。 招投標領導小組決定解除或終止合同后，圖書館應當妥善處理善后事宜。 第三十五條 招投標領導小組應于解除或終止合同后立即決定重新招標事宜。 第七章 附則 第三十六條 本細則未盡事宜由招投標領導小組決定。 第三十七條 違反本細 則規(guī)定的本校人員，由學校按照國家和學校有關規(guī)定予以處分、處罰。 第三十八條 本細則自頒布之日起生效實施。 第三十九條 本細則由招投標領導小組負責解釋。 復旦大學圖書館 2020 年 11 月 10 日 15 復旦大學圖書館儀器設備與家具采購管理辦法 一、常設圖書館儀器設備與家具采購小組 （以下簡稱 采購小組） ，成員由黨政聯(lián)席會議任命，由分管儀器設備及家具 采購 工作的副館長任組長，由 辦公室 分管副館長、辦公室主任、數(shù)字化部主任和專業(yè)技術人員組成。 二、采購的范圍是：計算機 及外圍設備 、網絡設備、辦公設備、家具及相關的部件。 三、采購程序與制度： 對于超過 70 萬元的儀器設備 和 30 萬元以上的 家具，把采購需求提交給校資產管理處，申請招標采購。申請招標采購的過程由學校資產管理處實施：校資產管理處向相關公司發(fā)出采購招標，由學校紀委和校資產管理處通過專家?guī)祀S機選出專家組成評標組進行評標；評標后，由資產管理處出面組織向 中標單位按中標價進行批量采購。 對于金額較大 (20 萬元 ?金額 70 萬元）的 儀器 設備 和金額在 10 萬元 到30 萬元 間的家具 ，報館黨政聯(lián)席會議同意后 ， 由本館采購小組自行組織招標，向信譽和售后服務好的至少三家以上公司提出采購需求，匯總各家公司投標報價，提交館采購小組成員評標，討論、比較，選性價比 高、售后服務好 、且 質量可靠的品牌提出采購建議， 并向 黨政聯(lián)席會議 通報 。 如有必要也可提交學校資產管理處招標采購。 對于 一般金 額 家具 設備或部件（ 儀器設備： 1 萬元 ?金額 20 萬元 ；家具：1 萬元 ?金額 10 萬元）的采購，由采購小組進行貨 比三家，選擇性價比 高、售后服務好 、且 質量可靠 品牌的廠家或公司，也可選擇上一次（一般 6 個月內）采購選擇的資質高、服務好和價位合適的中選單位，并報館黨政聯(lián)席會議或主要館領導同意后實施采購 ，必要時也可以組織內部招投標 。報價要保留書面材料備查。 1 萬元以下的設備或部件、家具，由采購小組負責審查同意后采購。 對需要圖書館自行組織的招標會議至少需要 3 名或以上采購小組成員參加 ，另外每次視情況邀請一名最終用戶代表參加 ；對 1 萬元以上且不需要組織招標的采購項目可通過電子郵件等方式征詢采購小組成員意見后實施采購。 采購合同原件按 要求交館長辦公室存檔備查，其他需歸檔材料按照館相關歸檔制度由采購小組整理交辦公室專人歸檔備查。 本館采購小組組織的各類采購活動 ，應有館黨總支 成員 參與監(jiān)督。 館領導對采購小組成員進行 教育與監(jiān)督。 采購小組成員不得收受與采購有關的單位提供的禮金和有價證券等 ，如有違反按相關規(guī)定處理 。 四、本規(guī)定依據(jù)《 復旦大學關于儀器設備、家具招標采購的有關規(guī)定 》（ 2020 16 年 9 月 5 日頒布實施）、《復旦大學物資采購管理規(guī)定》（ 2020 年 2 月頒布實施）制定。如有沖突，以學校管理文件為準。 五、本辦法自頒布之日起實施， 2020 年 9 月修訂的 《 圖書館關于計算機設備采購的規(guī)定》 和《圖書館關于辦公 設備采購的規(guī)定》同時 停止實行。 復旦大學 圖書館 2020 年 3 月 修訂 17 復旦大學圖書館儀器設備與家具采購管理實施細則 本實施細則依據(jù)《圖書館 儀器設備與家具采購 管理辦法 》（ 2020 年 3 月修訂版）制定。 一、 采購申請 各部門申購 儀器設備與家具需填寫《圖書館物資申請單》 （見附件一），詳細寫明設備 家具 名稱 、數(shù)量、規(guī)格 /型號、申購理由，由所在部門主任和分管館長簽字確認 。 二、采購審批 進入采購流程的申請單需要按照規(guī)定根據(jù)單次采購金額大小， 對應相應 審批權限 ，提交采購人員或館采購小組或學校實施采購 （具體操作流程見《附件三 ：圖書館 儀器設備與家具 采購操作流程》） 。對 進行詢價的采購任務需要填寫《 圖書館物資采購處理單》 （見附件二），并按程序進行審批。 單次采購設備金額小于 800 元，家具金額小于 500 元的低值物品或者日常辦公消耗物資，分別由系統(tǒng)部主任和辦公室主任進行審批，決定全館資源調配或者采購。采購情況 一個季度匯總一 次，報分管設備家具的館長。 三 、采購合同 訂立合同范圍：標的數(shù)額超過 一萬元的采購，必須訂立書面合同（ 學校要求不簽訂合同 的除 外）。 訂立合同前談判：訂立合同的談判至少要有 3 位本館人員參加，其中至少 1名為館領導。談判須做記錄，參與人員均須在記錄上簽字。特殊情況下無法按本條程序執(zhí)行，在事先得到館長授權情況下，可與供應商進行談判，并在十天內補充授權書等相關資料，記錄備查。 了解合同相對應主體方的主體資格：進入實質性談判之前先要了解合同相對應主體方的主體資格 (首次談判對手 )，要求對方出示有效身份證明、企業(yè) 法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證書、委托代理授權等證明，并留取證明復印件。 合同條款：按照《復旦大學合同審核與備案規(guī)定》確定合同條款。國家的示范文本和學校的格式合同應當優(yōu)先使用。 合同審核：合同標的數(shù)額超過《復旦大學合同審核與備案規(guī)定》第八條所規(guī)定的須送交學校法律事務所審核。合同送審人員（采購小組秘書）將館長確認的合同電子版交圖書館負責 OA 行文管理的館務秘書，館務秘書在 1 個工作日內將合同送交校法律事務所審核。審核后的意見在 1 個工作日內返回給合同送審人員。 合同修改：合同送審人員應按法律事務所的審核意 見對合同進行必要的修改，并與訂立合同相對應主體方聯(lián)系確認。 18 合同蓋章：合同送審人員（采購小組秘書）負責將合同文本送學校主管部門審核蓋章。 合同備案：合同原件及采購過程的相關材料按 《復旦大學圖書館辦公家具及設備采購檔案歸檔細則》 規(guī)定存檔，相關負責人保留復印件備查。 合同檢查：對該規(guī)定執(zhí)行情況本館將定期組織檢查。 四 、采購驗收 儀器設備由使用部門及系統(tǒng)與數(shù)字化部負責驗收 ；辦公家具由使用部門及辦公室負責驗收 。 由采購員與保管員聯(lián)合填寫《物資驗收單》、《圖書館低值資產報賬及驗收單》。 采購員 和各部門檔案員根據(jù)采購合同， 督查 物資采購中產生的 檔案文字材料和技術文件的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字。對文字材料和技術文件不全的設備，有權拒絕簽字并通知財務部門暫緩結算，待廠家補齊后方可辦理相應手續(xù)。 五 、登錄付款 資產登錄 物資驗收合格后， 采購員按照學校規(guī)定將單價 800 元以上設備 (或單價 500 元以上家具 的資料提交給 資產 管理員， 資產 管理員通過學校 URP 資產管理系統(tǒng)做資產登記。 家具點擊“家具報賬” —— “新增報賬單（院系）”，進行填報；設備點擊 “設備報賬” —— “新增報賬單（院系）”，進行填報。填報 完成后，貼固定資產標簽。由資產管理處返回《復旦大學資產報賬單》，一式三份，二份提交財務付款做帳，一份留存館財務，第二年的三月份歸檔。 付款程序 完成資產登錄后，采購員將相關憑證交財務人員進入付款程序。具體分三種情況： （ 1）全額付款：需提交《圖書館物資申請表》、《圖書館物資采購處理單》、《物資驗收單》、貨物發(fā)票（含清單）、合同或協(xié)議原件、《復旦大學資產報賬單》或《圖書館低值資產報賬及驗收單》。 （ 2）首次付款：需提交《圖書館物資申請表》、《圖書館物資采購處理單》、合同或協(xié)議原件。 （ 3）尾款結清：需提交 購置貨物發(fā)票（含清單）、《物資驗收單》、《復旦大學資產報賬單》、《圖書館低值資產報賬及驗收單》。 六 、文件歸檔 一次采購單件或批量金額在 40 萬元人民幣（ 萬美元）及以上，小于 70 萬元人民幣（ 10 萬美元）的設備；或批量金額 10 萬元人民幣及以上，小于 30 萬元人民 19 幣的家具，館內招投標工作結束后需將全套資料報送資產管理處備案作為簽訂合同的依據(jù)。資料包括談判小組成員名單、向供應商發(fā)出的詢價函、所有邀請供應商的最終報價單及談判小組的評審意見和結論。評審意見和結論應有談判小組成員和部門主管領導的簽名。 其他具體歸檔 參見《復旦大學圖書館物資采購檔案歸檔 辦法 》。 七 、 本實施細則自頒布之日起施行 。 解釋權歸圖書館黨政聯(lián)席會議。 復旦大學圖書館 2020 年 6 月 21 日 20 復旦大學圖書館物資采購檔案歸檔 辦法 一、總則 第一條 圖書館 物資采購 檔案 分儀器設備與家具兩部分。本 細則自 公布之日起 實施， 解釋 權歸圖書館黨政聯(lián)席會議。 第二條 儀器設備檔案是 指本 館 所 屬 儀器、設備的全套隨機材料及其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料。 辦公家具檔案指本館所有的書架，閱覽、辦公桌椅等專用家具在 其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中直接形成的，具有保存價值的載體材料。 二、歸檔要求 第 三 條 為了保證儀器設備 和家具 檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，避免不必要重復，對儀器設備檔案歸檔提出如下要求： （一）歸檔重點是價值 1 萬元以上的儀器設備 和辦公家具 項目； 歸檔范圍包括 訂購儀器設備 和辦公家具 的申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）及批復、準購批示 ； 訂購儀器設備 和辦公家具的 合同、會談紀要、記錄及重要來往函件 ；對方主體資格證明文件（企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證 明、委托代理人身份證明等）；重要合同的法律事務所審核意見；采購招投標文件和儀器設備采購小組評審記錄等。 （二） 根據(jù)本館實際情況，單件價值不足 1 萬元的計算機、打印機、傳真機、掃描儀、讀碼器等儀器設備及其軟件等， 在其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中直接形成的載體材料，具有保存價值 的，也列入歸檔范圍。 （三 ）同一型號的儀器設備 、家具 ，檔案室只保存一份完整、準確、系統(tǒng)的技術資料，其余均由使用單位保管； 辦公室資產管理員在做固定資產登記時，負責進行儀器設備型號查重工作，將屬于本館 訂購的儀器、設 備型號是第一臺 的，同時通知使用部門和辦公室檔案員，協(xié)助做好技術資料的歸檔工作。 （ 四 ）在購置儀器、設備時，訂購的儀器、設備型號是本 館 的第一臺，在經費許可的情況下應訂購兩套技術資料。一套存檔案室，一套由使用單位保管利用 。 （ 五 ）對本 館 僅有一套的技術資料 、 管理性文件材料及其它材料全部歸檔，儀器設備使用單位使用常用技術資料（復印件）或常用技術資料由使用單位保管使用，檔案室保管檔案案卷目錄 。 （ 六 ）儀器設備使用 部門 應積累、整理儀器設備在安裝、調試、驗收、使用、維護、改進過程中形成的材料，并根據(jù)《儀器設備使用與維護記 錄本》的填寫說明，用鋼筆認真填寫儀器設備的使用、維護。 21 第 四 條 凡 需要歸檔的儀器設備 和家具 文件材料，都 應 符合《 復旦 大學 圖書館 檔案 管理辦法 》 的要求，包括： 圖樣清晰、字跡工整、裝訂整潔，用鋼筆書寫，不得使用鉛筆、紅水筆、圓珠筆、復寫紙和其他易褪色的書寫材料書寫、繪制。 三、歸檔簡目 、流程和時間 第五條 歸檔簡目： （一）圖書館物資申請單及批復； （二）圖書館物資采購處理單及說明； （三）談判、競標過程產生的合同及相關文字材料（如邀標書、中標單位投標書正本以及招標專家小組意見等）； （四）技術參數(shù)、性能指標及質量 保證等相關質保資料； （五）圖書館采購設備驗收單 （六）財務付款證明及固定資產號。 其中，若采購過程中簽訂了采購合同，按（一）（二）（三）（五）（六）項歸檔；若采購過程中沒有簽訂采購合同，按（一）（二）（四）（五）（六）項歸檔。 第六條 歸檔責任人 物資采購過程中，圖書館采購小組秘書負責收集整理歸檔簡目中除（三）、（六）之外的所有材料，并在采購完成后交圖書館財務人員，由館財務人員收集齊（六）中材料后一并交館檔案員歸檔；對于學校或者館內組織招投標中產生的歸檔簡目（三）中的材料，由采購小組秘書直接交館檔 案員歸檔。 第 七 條 物資采購產生的檔案每年三月份提交給館檔案室。 四、 檔案管理和檢查 第 八 條 建立和健全 物資采購 檔案為 各部門 工作內容。 （一）把儀器設備檔案的收集、積累、整理、分類、立卷、歸檔和保管納入儀器設備管理人員的職責范圍； （二）按規(guī)定向檔案室移交儀器設備檔案； （三）儀器設備檔案要完整、準確、系統(tǒng)，并建立借閱手續(xù)