【文章內(nèi)容簡介】 向招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組說明情況，由招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組決定調(diào)整價(jià)格或解除或終止合同。 招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組決定解除或終止合同后，圖書館應(yīng)當(dāng)妥善處理善后事宜。 第三十五條 招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)于解除或終止合同后立即決定重新招標(biāo)事宜。 第七章 附則 第三十六條 本細(xì)則未盡事宜由招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組決定。 第三十七條 違反本細(xì) 則規(guī)定的本校人員，由學(xué)校按照國家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定予以處分、處罰。 第三十八條 本細(xì)則自頒布之日起生效實(shí)施。 第三十九條 本細(xì)則由招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋。 復(fù)旦大學(xué)圖書館 2020 年 11 月 10 日 15 復(fù)旦大學(xué)圖書館儀器設(shè)備與家具采購管理辦法 一、常設(shè)圖書館儀器設(shè)備與家具采購小組 （以下簡稱 采購小組） ，成員由黨政聯(lián)席會議任命，由分管儀器設(shè)備及家具 采購 工作的副館長任組長，由 辦公室 分管副館長、辦公室主任、數(shù)字化部主任和專業(yè)技術(shù)人員組成。 二、采購的范圍是：計(jì)算機(jī) 及外圍設(shè)備 、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備、家具及相關(guān)的部件。 三、采購程序與制度： 對于超過 70 萬元的儀器設(shè)備 和 30 萬元以上的 家具，把采購需求提交給校資產(chǎn)管理處，申請招標(biāo)采購。申請招標(biāo)采購的過程由學(xué)校資產(chǎn)管理處實(shí)施：校資產(chǎn)管理處向相關(guān)公司發(fā)出采購招標(biāo)，由學(xué)校紀(jì)委和校資產(chǎn)管理處通過專家?guī)祀S機(jī)選出專家組成評標(biāo)組進(jìn)行評標(biāo)；評標(biāo)后，由資產(chǎn)管理處出面組織向 中標(biāo)單位按中標(biāo)價(jià)進(jìn)行批量采購。 對于金額較大 (20 萬元 ?金額 70 萬元）的 儀器 設(shè)備 和金額在 10 萬元 到30 萬元 間的家具 ，報(bào)館黨政聯(lián)席會議同意后 ， 由本館采購小組自行組織招標(biāo)，向信譽(yù)和售后服務(wù)好的至少三家以上公司提出采購需求，匯總各家公司投標(biāo)報(bào)價(jià)，提交館采購小組成員評標(biāo)，討論、比較，選性價(jià)比 高、售后服務(wù)好 、且 質(zhì)量可靠的品牌提出采購建議， 并向 黨政聯(lián)席會議 通報(bào) 。 如有必要也可提交學(xué)校資產(chǎn)管理處招標(biāo)采購。 對于 一般金 額 家具 設(shè)備或部件（ 儀器設(shè)備： 1 萬元 ?金額 20 萬元 ；家具：1 萬元 ?金額 10 萬元）的采購，由采購小組進(jìn)行貨 比三家，選擇性價(jià)比 高、售后服務(wù)好 、且 質(zhì)量可靠 品牌的廠家或公司，也可選擇上一次（一般 6 個月內(nèi)）采購選擇的資質(zhì)高、服務(wù)好和價(jià)位合適的中選單位，并報(bào)館黨政聯(lián)席會議或主要館領(lǐng)導(dǎo)同意后實(shí)施采購 ，必要時(shí)也可以組織內(nèi)部招投標(biāo) 。報(bào)價(jià)要保留書面材料備查。 1 萬元以下的設(shè)備或部件、家具，由采購小組負(fù)責(zé)審查同意后采購。 對需要圖書館自行組織的招標(biāo)會議至少需要 3 名或以上采購小組成員參加 ，另外每次視情況邀請一名最終用戶代表參加 ；對 1 萬元以上且不需要組織招標(biāo)的采購項(xiàng)目可通過電子郵件等方式征詢采購小組成員意見后實(shí)施采購。 采購合同原件按 要求交館長辦公室存檔備查，其他需歸檔材料按照館相關(guān)歸檔制度由采購小組整理交辦公室專人歸檔備查。 本館采購小組組織的各類采購活動 ，應(yīng)有館黨總支 成員 參與監(jiān)督。 館領(lǐng)導(dǎo)對采購小組成員進(jìn)行 教育與監(jiān)督。 采購小組成員不得收受與采購有關(guān)的單位提供的禮金和有價(jià)證券等 ，如有違反按相關(guān)規(guī)定處理 。 四、本規(guī)定依據(jù)《 復(fù)旦大學(xué)關(guān)于儀器設(shè)備、家具招標(biāo)采購的有關(guān)規(guī)定 》（ 2020 16 年 9 月 5 日頒布實(shí)施）、《復(fù)旦大學(xué)物資采購管理規(guī)定》（ 2020 年 2 月頒布實(shí)施）制定。如有沖突，以學(xué)校管理文件為準(zhǔn)。 五、本辦法自頒布之日起實(shí)施， 2020 年 9 月修訂的 《 圖書館關(guān)于計(jì)算機(jī)設(shè)備采購的規(guī)定》 和《圖書館關(guān)于辦公 設(shè)備采購的規(guī)定》同時(shí) 停止實(shí)行。 復(fù)旦大學(xué) 圖書館 2020 年 3 月 修訂 17 復(fù)旦大學(xué)圖書館儀器設(shè)備與家具采購管理實(shí)施細(xì)則 本實(shí)施細(xì)則依據(jù)《圖書館 儀器設(shè)備與家具采購 管理辦法 》（ 2020 年 3 月修訂版）制定。 一、 采購申請 各部門申購 儀器設(shè)備與家具需填寫《圖書館物資申請單》 （見附件一），詳細(xì)寫明設(shè)備 家具 名稱 、數(shù)量、規(guī)格 /型號、申購理由，由所在部門主任和分管館長簽字確認(rèn) 。 二、采購審批 進(jìn)入采購流程的申請單需要按照規(guī)定根據(jù)單次采購金額大小， 對應(yīng)相應(yīng) 審批權(quán)限 ，提交采購人員或館采購小組或?qū)W校實(shí)施采購 （具體操作流程見《附件三 ：圖書館 儀器設(shè)備與家具 采購操作流程》） 。對 進(jìn)行詢價(jià)的采購任務(wù)需要填寫《 圖書館物資采購處理單》 （見附件二），并按程序進(jìn)行審批。 單次采購設(shè)備金額小于 800 元，家具金額小于 500 元的低值物品或者日常辦公消耗物資，分別由系統(tǒng)部主任和辦公室主任進(jìn)行審批，決定全館資源調(diào)配或者采購。采購情況 一個季度匯總一 次，報(bào)分管設(shè)備家具的館長。 三 、采購合同 訂立合同范圍：標(biāo)的數(shù)額超過 一萬元的采購，必須訂立書面合同（ 學(xué)校要求不簽訂合同 的除 外）。 訂立合同前談判：訂立合同的談判至少要有 3 位本館人員參加，其中至少 1名為館領(lǐng)導(dǎo)。談判須做記錄，參與人員均須在記錄上簽字。特殊情況下無法按本條程序執(zhí)行，在事先得到館長授權(quán)情況下，可與供應(yīng)商進(jìn)行談判，并在十天內(nèi)補(bǔ)充授權(quán)書等相關(guān)資料，記錄備查。 了解合同相對應(yīng)主體方的主體資格：進(jìn)入實(shí)質(zhì)性談判之前先要了解合同相對應(yīng)主體方的主體資格 (首次談判對手 )，要求對方出示有效身份證明、企業(yè) 法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證書、委托代理授權(quán)等證明，并留取證明復(fù)印件。 合同條款：按照《復(fù)旦大學(xué)合同審核與備案規(guī)定》確定合同條款。國家的示范文本和學(xué)校的格式合同應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用。 合同審核：合同標(biāo)的數(shù)額超過《復(fù)旦大學(xué)合同審核與備案規(guī)定》第八條所規(guī)定的須送交學(xué)校法律事務(wù)所審核。合同送審人員（采購小組秘書）將館長確認(rèn)的合同電子版交圖書館負(fù)責(zé) OA 行文管理的館務(wù)秘書，館務(wù)秘書在 1 個工作日內(nèi)將合同送交校法律事務(wù)所審核。審核后的意見在 1 個工作日內(nèi)返回給合同送審人員。 合同修改：合同送審人員應(yīng)按法律事務(wù)所的審核意 見對合同進(jìn)行必要的修改，并與訂立合同相對應(yīng)主體方聯(lián)系確認(rèn)。 18 合同蓋章：合同送審人員（采購小組秘書）負(fù)責(zé)將合同文本送學(xué)校主管部門審核蓋章。 合同備案：合同原件及采購過程的相關(guān)材料按 《復(fù)旦大學(xué)圖書館辦公家具及設(shè)備采購檔案歸檔細(xì)則》 規(guī)定存檔，相關(guān)負(fù)責(zé)人保留復(fù)印件備查。 合同檢查：對該規(guī)定執(zhí)行情況本館將定期組織檢查。 四 、采購驗(yàn)收 儀器設(shè)備由使用部門及系統(tǒng)與數(shù)字化部負(fù)責(zé)驗(yàn)收 ；辦公家具由使用部門及辦公室負(fù)責(zé)驗(yàn)收 。 由采購員與保管員聯(lián)合填寫《物資驗(yàn)收單》、《圖書館低值資產(chǎn)報(bào)賬及驗(yàn)收單》。 采購員 和各部門檔案員根據(jù)采購合同， 督查 物資采購中產(chǎn)生的 檔案文字材料和技術(shù)文件的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)收記錄上簽字。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門暫緩結(jié)算，待廠家補(bǔ)齊后方可辦理相應(yīng)手續(xù)。 五 、登錄付款 資產(chǎn)登錄 物資驗(yàn)收合格后， 采購員按照學(xué)校規(guī)定將單價(jià) 800 元以上設(shè)備 (或單價(jià) 500 元以上家具 的資料提交給 資產(chǎn) 管理員， 資產(chǎn) 管理員通過學(xué)校 URP 資產(chǎn)管理系統(tǒng)做資產(chǎn)登記。 家具點(diǎn)擊“家具報(bào)賬” —— “新增報(bào)賬單（院系）”，進(jìn)行填報(bào)；設(shè)備點(diǎn)擊 “設(shè)備報(bào)賬” —— “新增報(bào)賬單（院系）”，進(jìn)行填報(bào)。填報(bào) 完成后，貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽。由資產(chǎn)管理處返回《復(fù)旦大學(xué)資產(chǎn)報(bào)賬單》，一式三份，二份提交財(cái)務(wù)付款做帳，一份留存館財(cái)務(wù)，第二年的三月份歸檔。 付款程序 完成資產(chǎn)登錄后，采購員將相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)人員進(jìn)入付款程序。具體分三種情況： （ 1）全額付款：需提交《圖書館物資申請表》、《圖書館物資采購處理單》、《物資驗(yàn)收單》、貨物發(fā)票（含清單）、合同或協(xié)議原件、《復(fù)旦大學(xué)資產(chǎn)報(bào)賬單》或《圖書館低值資產(chǎn)報(bào)賬及驗(yàn)收單》。 （ 2）首次付款：需提交《圖書館物資申請表》、《圖書館物資采購處理單》、合同或協(xié)議原件。 （ 3）尾款結(jié)清：需提交 購置貨物發(fā)票（含清單）、《物資驗(yàn)收單》、《復(fù)旦大學(xué)資產(chǎn)報(bào)賬單》、《圖書館低值資產(chǎn)報(bào)賬及驗(yàn)收單》。 六 、文件歸檔 一次采購單件或批量金額在 40 萬元人民幣（ 萬美元）及以上，小于 70 萬元人民幣（ 10 萬美元）的設(shè)備；或批量金額 10 萬元人民幣及以上，小于 30 萬元人民 19 幣的家具，館內(nèi)招投標(biāo)工作結(jié)束后需將全套資料報(bào)送資產(chǎn)管理處備案作為簽訂合同的依據(jù)。資料包括談判小組成員名單、向供應(yīng)商發(fā)出的詢價(jià)函、所有邀請供應(yīng)商的最終報(bào)價(jià)單及談判小組的評審意見和結(jié)論。評審意見和結(jié)論應(yīng)有談判小組成員和部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽名。 其他具體歸檔 參見《復(fù)旦大學(xué)圖書館物資采購檔案歸檔 辦法 》。 七 、 本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起施行 。 解釋權(quán)歸圖書館黨政聯(lián)席會議。 復(fù)旦大學(xué)圖書館 2020 年 6 月 21 日 20 復(fù)旦大學(xué)圖書館物資采購檔案歸檔 辦法 一、總則 第一條 圖書館 物資采購 檔案 分儀器設(shè)備與家具兩部分。本 細(xì)則自 公布之日起 實(shí)施， 解釋 權(quán)歸圖書館黨政聯(lián)席會議。 第二條 儀器設(shè)備檔案是 指本 館 所 屬 儀器、設(shè)備的全套隨機(jī)材料及其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料。 辦公家具檔案指本館所有的書架，閱覽、辦公桌椅等專用家具在 其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的載體材料。 二、歸檔要求 第 三 條 為了保證儀器設(shè)備 和家具 檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，避免不必要重復(fù)，對儀器設(shè)備檔案歸檔提出如下要求： （一）歸檔重點(diǎn)是價(jià)值 1 萬元以上的儀器設(shè)備 和辦公家具 項(xiàng)目； 歸檔范圍包括 訂購儀器設(shè)備 和辦公家具 的申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會文件、記錄等）及批復(fù)、準(zhǔn)購批示 ； 訂購儀器設(shè)備 和辦公家具的 合同、會談紀(jì)要、記錄及重要來往函件 ；對方主體資格證明文件（企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人證 明、委托代理人身份證明等）；重要合同的法律事務(wù)所審核意見；采購招投標(biāo)文件和儀器設(shè)備采購小組評審記錄等。 （二） 根據(jù)本館實(shí)際情況，單件價(jià)值不足 1 萬元的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、讀碼器等儀器設(shè)備及其軟件等， 在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動中直接形成的載體材料，具有保存價(jià)值 的，也列入歸檔范圍。 （三 ）同一型號的儀器設(shè)備 、家具 ，檔案室只保存一份完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)資料，其余均由使用單位保管； 辦公室資產(chǎn)管理員在做固定資產(chǎn)登記時(shí)，負(fù)責(zé)進(jìn)行儀器設(shè)備型號查重工作，將屬于本館 訂購的儀器、設(shè) 備型號是第一臺 的，同時(shí)通知使用部門和辦公室檔案員，協(xié)助做好技術(shù)資料的歸檔工作。 （ 四 ）在購置儀器、設(shè)備時(shí)，訂購的儀器、設(shè)備型號是本 館 的第一臺，在經(jīng)費(fèi)許可的情況下應(yīng)訂購兩套技術(shù)資料。一套存檔案室，一套由使用單位保管利用 。 （ 五 ）對本 館 僅有一套的技術(shù)資料 、 管理性文件材料及其它材料全部歸檔，儀器設(shè)備使用單位使用常用技術(shù)資料（復(fù)印件）或常用技術(shù)資料由使用單位保管使用，檔案室保管檔案案卷目錄 。 （ 六 ）儀器設(shè)備使用 部門 應(yīng)積累、整理儀器設(shè)備在安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、改進(jìn)過程中形成的材料，并根據(jù)《儀器設(shè)備使用與維護(hù)記 錄本》的填寫說明，用鋼筆認(rèn)真填寫儀器設(shè)備的使用、維護(hù)。 21 第 四 條 凡 需要?dú)w檔的儀器設(shè)備 和家具 文件材料，都 應(yīng) 符合《 復(fù)旦 大學(xué) 圖書館 檔案 管理辦法 》 的要求，包括： 圖樣清晰、字跡工整、裝訂整潔，用鋼筆書寫，不得使用鉛筆、紅水筆、圓珠筆、復(fù)寫紙和其他易褪色的書寫材料書寫、繪制。 三、歸檔簡目 、流程和時(shí)間 第五條 歸檔簡目： （一）圖書館物資申請單及批復(fù)； （二）圖書館物資采購處理單及說明； （三）談判、競標(biāo)過程產(chǎn)生的合同及相關(guān)文字材料（如邀標(biāo)書、中標(biāo)單位投標(biāo)書正本以及招標(biāo)專家小組意見等）； （四）技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)及質(zhì)量 保證等相關(guān)質(zhì)保資料； （五）圖書館采購設(shè)備驗(yàn)收單 （六）財(cái)務(wù)付款證明及固定資產(chǎn)號。 其中，若采購過程中簽訂了采購合同，按（一）（二）（三）（五）（六）項(xiàng)歸檔；若采購過程中沒有簽訂采購合同，按（一）（二）（四）（五）（六）項(xiàng)歸檔。 第六條 歸檔責(zé)任人 物資采購過程中，圖書館采購小組秘書負(fù)責(zé)收集整理歸檔簡目中除（三）、（六）之外的所有材料，并在采購?fù)瓿珊蠼粓D書館財(cái)務(wù)人員，由館財(cái)務(wù)人員收集齊（六）中材料后一并交館檔案員歸檔；對于學(xué)校或者館內(nèi)組織招投標(biāo)中產(chǎn)生的歸檔簡目（三）中的材料，由采購小組秘書直接交館檔 案員歸檔。 第 七 條 物資采購產(chǎn)生的檔案每年三月份提交給館檔案室。 四、 檔案管理和檢查 第 八 條 建立和健全 物資采購 檔案為 各部門 工作內(nèi)容。 （一）把儀器設(shè)備檔案的收集、積累、整理、分類、立卷、歸檔和保管納入儀器設(shè)備管理人員的職責(zé)范圍； （二）按規(guī)定向檔案室移交儀器設(shè)備檔案； （三）儀器設(shè)備檔案要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并建立借閱手續(xù)