【文章內容簡介】 書機構，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據(jù)文書檔案編寫而成的。東周（戰(zhàn)國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養(yǎng)了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經(jīng)形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統(tǒng)一中國，建立一個中央集權國家發(fā)揮 了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現(xiàn)出秘書工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出 200 多條批評建議?！凹媛爠t明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高 。 新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務的思想，一為直接領導服務；二為同級和上下級領導機關服務；三為人民服務。三服務中，最直接最大量的是為領導服務，是秘書工作的立足點，為機關服務是秘書工作的責任和義務，為人民服務是秘書工作的出發(fā)點和歸宿。三個服務是一致的。在工作方式上強調四個轉變：一，從偏重于辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗辦事，轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；四，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃铡９?作內容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協(xié)調工作的強化。辦公手段自動化，節(jié)約了時間和經(jīng)費，提高工作效率。 秘書工作雖然有了 4000 多年的歷史，但在我國形成一門系統(tǒng)的科學，還是近 20 多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學的形成。大家可以回顧一下，在 20 世紀 80 年代以前，秘書工作沒有一本系統(tǒng)的教材，沒有專門培養(yǎng)秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。 1985 年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發(fā)展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導思想，從內容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書學專著和秘書學帶頭人，全國有 120 多所高等院校開設了秘書專業(yè)，一批秘書工作學術團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書科學研究十分活躍。這些都標志著秘書學的誕生。 二、秘書部門的職能 秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類； 事務服務，主要是后勤保障。 政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協(xié)調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。 秘書為領導服務有個范圍，在這個范圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家 庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業(yè)。 （一）辦公室的文書職能 辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協(xié)議書等，文書印出來，還要發(fā)出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。 公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決， 秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經(jīng)驗固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經(jīng)驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。 在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經(jīng)驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。 公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經(jīng)驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而 要根據(jù)當?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經(jīng)驗。 （二）辦公室的信息職能 人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據(jù)，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點： 一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇 ，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當?shù)静荨? 第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據(jù)的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發(fā)性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間， 可以先報告發(fā)生了什么事情，詳細情況以后再續(xù)報。現(xiàn)在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里