【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 書(shū)機(jī)構(gòu)，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書(shū)檔案，“左傳”、“國(guó)語(yǔ)”，就是根據(jù)文書(shū)檔案編寫而成的。東周（戰(zhàn)國(guó)）時(shí)期，開(kāi)始有了私人秘書(shū)，當(dāng)時(shí)的高級(jí)官僚，養(yǎng)了不少門客，這些門客就是做秘書(shū)工作的，大家聽(tīng)說(shuō)過(guò)毛遂自薦的故事，毛遂是當(dāng)時(shí)趙國(guó)平原君的秘書(shū)。秦漢時(shí)期，秘書(shū)工作已經(jīng)形成制度，并通過(guò)法律的形式固定下來(lái)。著明的政治家、文學(xué)家李斯就是秘書(shū)出身，曾當(dāng)過(guò)秦朝長(zhǎng)史（政府秘書(shū)長(zhǎng)）寫過(guò)著名的《諫逐客書(shū)》，對(duì)秦朝統(tǒng)一中國(guó)，建立一個(gè)中央集權(quán)國(guó)家發(fā)揮 了重要作用。魏晉南北朝時(shí)期，秘書(shū)工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨(dú)立的文種，開(kāi)始對(duì)公文進(jìn)行研究，涌現(xiàn)出秘書(shū)工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個(gè)出色的秘書(shū)，曾寫文章罵過(guò)曹操。因?yàn)楣膶懙暮茫懿俨坏珱](méi)殺他，反而收他為秘書(shū)，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時(shí)期，秘書(shū)工作為成熟期，文書(shū)、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書(shū)出身，向皇帝提出 200 多條批評(píng)建議?！凹媛?tīng)則明，偏聽(tīng)則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來(lái)的。明清時(shí)期是秘書(shū)工作的強(qiáng)化時(shí)期，通過(guò)科舉選拔人才，秘書(shū)的地位有很大提高 。 新中國(guó)成立以后，特別是改革開(kāi)放以后，秘書(shū)工作從內(nèi)容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務(wù)的思想，一為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二為同級(jí)和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；三為人民服務(wù)。三服務(wù)中，最直接最大量的是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書(shū)工作的立足點(diǎn)，為機(jī)關(guān)服務(wù)是秘書(shū)工作的責(zé)任和義務(wù)，為人民服務(wù)是秘書(shū)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。三個(gè)服務(wù)是一致的。在工作方式上強(qiáng)調(diào)四個(gè)轉(zhuǎn)變：一，從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；四，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。工 作內(nèi)容上突出四個(gè)強(qiáng)化。一輔助決策的強(qiáng)化；二信息工作的強(qiáng)化；三督查工作的強(qiáng)化；四協(xié)調(diào)工作的強(qiáng)化。辦公手段自動(dòng)化，節(jié)約了時(shí)間和經(jīng)費(fèi)，提高工作效率。 秘書(shū)工作雖然有了 4000 多年的歷史，但在我國(guó)形成一門系統(tǒng)的科學(xué)，還是近 20 多年的事，也可以說(shuō)黨的改革開(kāi)放政策促進(jìn)了秘書(shū)學(xué)的形成。大家可以回顧一下，在 20 世紀(jì) 80 年代以前，秘書(shū)工作沒(méi)有一本系統(tǒng)的教材，沒(méi)有專門培養(yǎng)秘書(shū)的院校。那時(shí)，秘書(shū)工作是封閉的，重點(diǎn)是處理事務(wù)性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書(shū)的方法是老秘書(shū)帶新秘書(shū)，或在工作中摸索。 1985 年，中央召開(kāi)了全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議，這次會(huì)議在我國(guó)秘書(shū)發(fā)展史上樹(shù)立了新的里程碑，明確新的歷史時(shí)期秘書(shū)工作的指導(dǎo)思想，從內(nèi)容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書(shū)工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書(shū)學(xué)專著和秘書(shū)學(xué)帶頭人，全國(guó)有 120 多所高等院校開(kāi)設(shè)了秘書(shū)專業(yè)，一批秘書(shū)工作學(xué)術(shù)團(tuán)體相繼成立，一批秘書(shū)工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書(shū)科學(xué)研究十分活躍。這些都標(biāo)志著秘書(shū)學(xué)的誕生。 二、秘書(shū)部門的職能 秘書(shū)工作的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這種服務(wù)可以分為兩大類； 事務(wù)服務(wù)，主要是后勤保障。 政務(wù)服務(wù)，主要指辦文、辦會(huì)和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會(huì)，會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)中、會(huì)后服務(wù)。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報(bào)信息、督促檢查、信訪接待、值班等。 秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有個(gè)范圍，在這個(gè)范圍內(nèi)，盡量服務(wù)好一些，周到一些。秘書(shū)的服務(wù)一定要對(duì)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行服務(wù)，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導(dǎo)干部除了領(lǐng)導(dǎo)的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對(duì)于這些角色秘書(shū)不好服務(wù)。有的秘書(shū)拋開(kāi)自己主要工作，去為領(lǐng)導(dǎo)帶孩子，搞家務(wù)，甚至介入家 庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務(wù)正業(yè)。 （一）辦公室的文書(shū)職能 辦公室的工作離不開(kāi)文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書(shū)，如通知、通告、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書(shū)等，文書(shū)印出來(lái)，還要發(fā)出去，外邊來(lái)了文件要登記、分送、承辦、批復(fù)以及清理、立卷、歸檔等。 公文寫作是這次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再?gòu)?qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，一寫好公文是個(gè)長(zhǎng)期積累和磨練的過(guò)程，不能幻想一個(gè)早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問(wèn)公文寫作有什么秘決， 秘決就是多學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)公文寫作知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)；多實(shí)踐，實(shí)踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動(dòng)手，勤動(dòng)手，多動(dòng)手，懶人寫不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進(jìn)一步，就要多總結(jié)，這樣才能進(jìn)步，人家的經(jīng)驗(yàn)固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗(yàn)。兩個(gè)水平差不多的秘書(shū)，一個(gè)善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)不善于總結(jié)，幾年后寫作水平會(huì)有較大差距。 在公文寫作中，對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，失敗和教訓(xùn)是難免的，教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復(fù)，不要怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。 公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，文字水平的綜合反映，不要認(rèn)為通過(guò)一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫作的知識(shí)和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強(qiáng)調(diào)吃透兩頭的問(wèn)題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國(guó)家的法律，特別是新出臺(tái)的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實(shí)際情況，寫公文為了指導(dǎo)工作，解決問(wèn)題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國(guó)家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國(guó)家的法律，是一種懶漢的做法。而 要根據(jù)當(dāng)?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗(yàn)。 （二）辦公室的信息職能 人類已進(jìn)入信息社會(huì)，信息的作用越來(lái)越大，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒(méi)有信息就會(huì)變成瞎子和聾子，就無(wú)法實(shí)行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)部門是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準(zhǔn)確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書(shū)部門的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書(shū)部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點(diǎn)： 一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒(méi)用的，你不能不加選擇 ，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒(méi)有時(shí)間去看這么多的信息，而且會(huì)把有用信息淹沒(méi)在無(wú)用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書(shū)要起過(guò)濾器的作用。選準(zhǔn)信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當(dāng)金條，也不能把金條當(dāng)?shù)静荨? 第二要準(zhǔn)確迅速。準(zhǔn)確就是真實(shí)可靠，不夸大也不縮小。有的人愛(ài)傳小道消息，道聽(tīng)途說(shuō)，毫無(wú)根據(jù)的東西也往上報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對(duì)一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長(zhǎng)時(shí)間， 可以先報(bào)告發(fā)生了什么事情，詳細(xì)情況以后再續(xù)報(bào)?，F(xiàn)在的問(wèn)題對(duì)重要信息的遲報(bào)漏報(bào)比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動(dòng)，必須在四個(gè)小時(shí)內(nèi)上報(bào)，有的單位過(guò)了幾天都不上報(bào)，有的干脆不報(bào)。有些信息時(shí)間性強(qiáng)，時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是勝利，如果早一個(gè)小時(shí)知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時(shí)過(guò)境遷，信息就失去了作用。我這里