【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 73 （ 2）綜合管理組。 （ 3）設(shè)備組。 （ 4）電氣、儀表組。 （ 5）材料組。 （ 6）運(yùn)保組。 5 采購(gòu)部各組的主要職責(zé) 綜合組： （ 1） 在采購(gòu)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。 （ 2） 協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理工作。 （ 3） 各類文件、資料的收、發(fā)、保管。 （ 4） 各種文書(shū)的編制和匯編。 （ 5） 各類款項(xiàng)辦理的歸口部門(mén)。 （ 6） 協(xié)調(diào)各組的采購(gòu)工作關(guān)系。 （ 7） 牽頭協(xié)調(diào)外部與采購(gòu)管理接口關(guān)系。 （ 8） 內(nèi)部日常事務(wù)的處理。 （ 9） 對(duì)外的接待管理。 (10) 負(fù)責(zé)通知參加采購(gòu)部組織的會(huì)議等活動(dòng)的人員。 各組的專業(yè)職能 (1) 設(shè)備組：負(fù)責(zé)業(yè)主采購(gòu)的各類動(dòng)轉(zhuǎn)、靜止、定型和非標(biāo)等設(shè)備的采購(gòu)管理。 (2)電氣、儀表組： 負(fù)責(zé)業(yè)主采購(gòu)的各類電氣、儀表及配件的采購(gòu)管理。 (3)材料組：負(fù)責(zé)業(yè)主采購(gòu)的各類材料的采購(gòu)管理。 (4)運(yùn)保組： 負(fù)責(zé)業(yè)主采購(gòu)的設(shè)備、材料的催提貨以及保管和發(fā)放工作。 各組的一般職能 在采購(gòu)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 74 編制、調(diào)整、控制 執(zhí)行采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃并書(shū)面報(bào)告執(zhí)行情況。 編制、調(diào)整、控制、執(zhí)行采購(gòu)資金計(jì)劃并書(shū)面報(bào)告執(zhí)行情況 負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備、材料請(qǐng)購(gòu)單、技術(shù)標(biāo)書(shū)的復(fù)核。 負(fù)責(zé)各類設(shè)備、材料的詢價(jià)。 起草商務(wù)標(biāo)書(shū)并負(fù)責(zé)報(bào)審。 匯編招標(biāo)文件并負(fù)責(zé)報(bào)審。 參加招標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作。 參加技術(shù)、商務(wù)洽談、起草合同。 督促、跟蹤合同的執(zhí)行。 對(duì)供貨商付款申請(qǐng)的審查。 組織業(yè)主采購(gòu)的設(shè)備、材料的驗(yàn)收。 參加處理合同糾紛、辦理索賠。 編寫(xiě)工作報(bào)告。 負(fù)責(zé)收尾服務(wù)。 工作規(guī)定 采購(gòu)計(jì)劃由綜合組匯編、編號(hào)后分發(fā)各組，各組分發(fā)到業(yè)務(wù)員執(zhí)行。 設(shè)備、材料須在項(xiàng)目經(jīng)理部認(rèn)可的合格供貨商短名單范圍內(nèi)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，特殊情況各專業(yè)組報(bào)采購(gòu)方案，須通過(guò)采購(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理書(shū)面同意方可執(zhí)行。 洽談業(yè)務(wù)、簽定合同需兩人同時(shí)進(jìn)行。 實(shí)行合同會(huì)簽單制度，業(yè)務(wù)員須按要求填寫(xiě)。 各業(yè)務(wù)員按統(tǒng)一格式建立采購(gòu)物資臺(tái)帳。 根據(jù)各業(yè)務(wù)員安排，運(yùn)保組負(fù)責(zé)及時(shí)將設(shè)備、材料催提回廠 并妥善保存。 物資進(jìn)廠，須有隨貨清單、合格證、質(zhì)保書(shū)及價(jià)格等各類物資應(yīng)有的相關(guān)資料，否則保管員有權(quán)拒收。所有資料統(tǒng)一交綜合組。 需檢測(cè)的物資，由業(yè)務(wù)員填寫(xiě)報(bào)檢單，由綜合組聯(lián)系有關(guān)部門(mén)進(jìn)行。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 75 設(shè)備、大型電器、儀表等重要物資進(jìn)廠后開(kāi)箱驗(yàn)收，由業(yè)務(wù)員、綜合組及施工部、設(shè)計(jì)部、監(jiān)理、供應(yīng)商等相關(guān)人員共同進(jìn)行。資料由綜合組統(tǒng)一收存，逐項(xiàng)登記在冊(cè)，并由業(yè)務(wù)員簽字認(rèn)可，然后，由綜合組將清單和資料交綜合部統(tǒng)一辦理歸檔手續(xù)。 領(lǐng)料需由施工部開(kāi)出領(lǐng)料單，要詳細(xì)填寫(xiě)物資名稱、型號(hào) 規(guī)格、數(shù)量、使用工號(hào)或崗位。 保管員要嚴(yán)格按領(lǐng)料單發(fā)放物資。及時(shí)做好各類物資發(fā)放的臺(tái)帳。 每周末綜合組將付款明細(xì)制出報(bào)表交經(jīng)理，同時(shí)按項(xiàng)目分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 各業(yè)務(wù)員根據(jù)合同或工程進(jìn)度需要在每周末提出下周資金需求計(jì)劃交綜合組。綜合組匯總后打印成《 特種 有機(jī)硅工程項(xiàng)目周資金計(jì)劃安排表》一式 三 份交經(jīng)理，用于資金平衡會(huì)上提出。 每月底綜合組將資金支付情況分項(xiàng)匯總后交經(jīng)理備查。 各業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)的要求及時(shí)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。 取得的發(fā)票須在 1 個(gè)月內(nèi)報(bào)帳（按發(fā)票上開(kāi)出的時(shí)間計(jì)算），超過(guò)有效期，稅務(wù)不讓抵扣稅部分，由責(zé)任人承擔(dān)損失。 報(bào)帳需由業(yè)務(wù)員、保管員、綜合組、經(jīng)理簽字或蓋章后方可到財(cái)務(wù)報(bào)帳（要 符合 管理流程）。 報(bào)帳的物資須與財(cái)務(wù)存檔的合同、采購(gòu)清單相符，才準(zhǔn)予辦理財(cái)務(wù)結(jié)帳手續(xù)。 各類文件、資料的收發(fā)，均由綜合組負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記，有關(guān)人員領(lǐng)取或借閱，要辦理相關(guān)手續(xù)。 6 工作內(nèi)容 項(xiàng)目行政文件 （ 1）綜合組： 1）簽收各部門(mén)的來(lái)文，按附件 71 [來(lái)文登記表 ] 進(jìn)行登錄。 2）按附件 72[來(lái) 文處理專用紙 ] 要求進(jìn)行文件處理并負(fù)責(zé)傳送。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 76 3）負(fù)責(zé)各種來(lái)文的執(zhí)行情況的檢查與文件的保管。 （ 2）其他專業(yè)組負(fù)責(zé)對(duì)文件的執(zhí)行并簽署辦理意見(jiàn)。 項(xiàng)目總控計(jì)劃編制 （ 1）綜合組 1）根據(jù)計(jì)劃部門(mén)的工程項(xiàng)目計(jì)劃綱要，按照采購(gòu)經(jīng)理的要求，負(fù)責(zé)各組編制的采購(gòu)計(jì)劃（草案）的匯總，協(xié)調(diào)。 2）匯總計(jì)劃（草案）報(bào)送采購(gòu)經(jīng)理審批，牽頭會(huì)同其他部門(mén)協(xié)調(diào)、調(diào)整、編制（完成）項(xiàng)目總控計(jì)劃（采購(gòu)計(jì)劃），經(jīng)監(jiān)理公司審查，項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可后分發(fā)各組執(zhí)行。 （ 2）其他專業(yè)組根據(jù)計(jì)劃綱要，按照采購(gòu)經(jīng)理的要求，結(jié)合本專業(yè)的具體情況編制專 業(yè)采購(gòu)計(jì)劃（草案），負(fù)責(zé)送綜合組匯總、配合綜合組編制項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃并執(zhí)行。 合格供貨廠商長(zhǎng)名單 （ 1） 常規(guī)設(shè)備材料 1） 采用宏達(dá)新材總公司及長(zhǎng)江分公司的合格供應(yīng)商。 根據(jù)簽收的設(shè)計(jì)部門(mén)提供的合格供貨廠商的長(zhǎng)名單、各專業(yè)組提供的合格供貨廠商的長(zhǎng)名單進(jìn)行匯總，協(xié)調(diào)各專業(yè)組編制合格供貨廠商的短名單，報(bào)請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)理審批查后，送監(jiān)理公司審查，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 （ 2） 特殊設(shè)備材料 ：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的具體情況，結(jié)合所掌握的實(shí)際數(shù)據(jù) ，協(xié)調(diào)各專業(yè)編制合格供貨廠商的長(zhǎng)名單 ， 報(bào)請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)理審批查后，送監(jiān)理公司審查，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備、材料請(qǐng)購(gòu)單 （ 1）綜合組：收到設(shè)計(jì)部門(mén)的設(shè)備、材料請(qǐng)購(gòu)單按專業(yè)進(jìn)行分類，報(bào)請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，分發(fā)到各專業(yè)組并負(fù)責(zé)匯總，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)后送監(jiān)理審查，項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可，再下達(dá)執(zhí)行計(jì)劃。設(shè)備、材料請(qǐng)購(gòu)單詳見(jiàn)附件 74。 （ 2）各專業(yè)組：進(jìn)行復(fù)核并熟悉技術(shù)條件，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃初步組包，報(bào)監(jiān)理公司審查。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 77 招標(biāo)（詢價(jià)）文件技術(shù)部分 綜合組：接收設(shè)計(jì)部門(mén)編制或?qū)徍说模?jīng)監(jiān)理公司審查的，并經(jīng)主管技術(shù)的項(xiàng)目經(jīng)理審批的招標(biāo)（詢價(jià)）文件技術(shù)部 分，按采購(gòu)經(jīng)理的要求，分發(fā)到相關(guān)專業(yè)組并負(fù)責(zé)匯總各專業(yè)組。 招標(biāo)（詢價(jià)）文件商務(wù)部分 對(duì)于進(jìn)口設(shè)備、材料 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合招標(biāo)（詢價(jià)）文件技術(shù)部分內(nèi)容，編寫(xiě)本專業(yè)的、適用招標(biāo)設(shè)備、材料的招標(biāo)（詢價(jià)）商務(wù)文件和邀請(qǐng)投標(biāo)函，交給綜合組，由綜合組報(bào)采購(gòu)經(jīng)理及監(jiān)理工程師審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。 （ 2）各專業(yè)組根據(jù)審核和審批意見(jiàn)修改招標(biāo)（詢價(jià)）商務(wù)文件和邀請(qǐng)投標(biāo)函。 對(duì)于國(guó)產(chǎn)設(shè)備材料 （ 1）各專業(yè)組負(fù)責(zé) 編制 招標(biāo)（詢價(jià)）商務(wù)文件。 （ 2）采購(gòu)經(jīng)理、監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)審核招標(biāo)（詢價(jià) ）商務(wù)文件。 （ 3）項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)審批招標(biāo)（詢價(jià)）商務(wù)文件。 設(shè)備、材料分類組包 （）各專業(yè)組：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購(gòu)計(jì)劃（進(jìn)度、資金）編寫(xiě)組包方案，送綜合組。 （ 2）綜合組：匯總、催促各專業(yè)組的設(shè)備、材料分類組包方案，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理、監(jiān)理公司審核后，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批，各專業(yè)組按審核、審批意見(jiàn)修改并執(zhí)行。 招標(biāo)范圍確定 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購(gòu)能力，編寫(xiě)本專業(yè)的甲供方案，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核后，送監(jiān)理公司、項(xiàng)目經(jīng)理部各部門(mén)會(huì)審，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批，各專業(yè)組按審核、會(huì)審和審批意 見(jiàn)修改并執(zhí)行。 采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 78 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)合同執(zhí)行情況、總控計(jì)劃、資金計(jì)劃、施工計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、外部環(huán)境變化情況，提報(bào)本專業(yè)的調(diào)整計(jì)劃并參與綜合調(diào)整與執(zhí)行。 （ 2）綜合組：匯總、協(xié)調(diào)各專業(yè)組的調(diào)整計(jì)劃，負(fù)責(zé)報(bào)送采購(gòu)經(jīng)理審核，送項(xiàng)目經(jīng)理部有關(guān)部門(mén)會(huì)審，調(diào)整的方案經(jīng)監(jiān)理公司審查，項(xiàng)目經(jīng)理審批后，分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備監(jiān)制 各專業(yè)組： 1）編制監(jiān)制方案， 報(bào)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）執(zhí)行監(jiān)制工作，作好監(jiān)制記錄，及時(shí)報(bào)告執(zhí)行情況。 3）書(shū)面 向采購(gòu)經(jīng)理、監(jiān)理公司 報(bào)告監(jiān) 制的結(jié)果并對(duì)其負(fù)責(zé)。 催交 各專業(yè)組： 1）根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃、合同，編制催交方案， 報(bào)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）根據(jù)批準(zhǔn)的方案，具體的執(zhí)行催交。 3）對(duì)催交的執(zhí)行情況用書(shū)面形式報(bào)送 采購(gòu)經(jīng)理 。 包裝運(yùn)輸（適用于特殊情況） 各專業(yè)組： 1）根據(jù)設(shè)備、材料的特性編制包裝、運(yùn)輸方案， 報(bào)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）運(yùn)保組根據(jù)批準(zhǔn)的方案組織執(zhí)行。 3）運(yùn)保組根據(jù)執(zhí)行結(jié)果書(shū)面保管綜合組。 倉(cāng)庫(kù)初驗(yàn)收（適用于不宜立即或來(lái)不及開(kāi)箱） （ 1）采購(gòu)經(jīng)理組織，外協(xié)單 位人員、各組相關(guān)人員參加。 （ 2）僅對(duì)外觀進(jìn)行檢查、件數(shù)清點(diǎn)。 （ 3）簽證，記錄在案。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 79 開(kāi)箱驗(yàn)收與現(xiàn)場(chǎng)交接 （ 1）采購(gòu)經(jīng)理組織。 （ 2）外協(xié)單位人員、各組相關(guān)人員、設(shè)計(jì)部門(mén)、施工部門(mén)、監(jiān)理工程師、供貨商參加。 （ 3）開(kāi)箱清點(diǎn)，（含技術(shù)文件）逐一登記（驗(yàn)收記錄使用廠現(xiàn)行的表格），例出偏差。 （ 3）各方簽證，記錄（抄送有部門(mén)）記錄在案。 （ 4）憑材料、設(shè)備入庫(kù)（ 長(zhǎng)江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單）單入庫(kù)。 （ 5）憑材料、設(shè)備領(lǐng)用（ 長(zhǎng)江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單）單出庫(kù)（進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備材料由施工單位 按 監(jiān)理審 批程序執(zhí)行）。 收尾服務(wù) （ 1）采購(gòu)經(jīng)理組織，各專業(yè)組具體執(zhí)行。 1）根據(jù)綜合組的具體安排，與供貨商聯(lián)系，在最短時(shí)間內(nèi)解決應(yīng) 急問(wèn)題。及時(shí)書(shū)面報(bào)告解決結(jié)果，送綜合組、監(jiān)理公司備案。 2）根據(jù)合同、驗(yàn)收記錄、照、錄相資料等，負(fù)責(zé)向供貨商要求賠償，直至負(fù)責(zé)辦理索賠手續(xù)。 （ 2）服務(wù)期限自開(kāi)箱驗(yàn)收至合同規(guī)定的保修期滿止。 （ 3）問(wèn)題范圍 1）開(kāi)箱驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。 2）施工部門(mén)在施工中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。 3）試車中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。 4）保修期內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。 特種有機(jī)硅 工程 項(xiàng)目管理操作手冊(cè) 710 附件 71 來(lái)文登記表 序號(hào) 日 期 來(lái)文單位 標(biāo) 題 歸檔編號(hào) 份 數(shù) 簽收人 年 月 日