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正文內(nèi)容

項目管理see7設(shè)備采購管理(編輯修改稿)

2024-10-08 14:51 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 項目管理操作手冊 73 ( 2)綜合管理組。 ( 3)設(shè)備組。 ( 4)電氣、儀表組。 ( 5)材料組。 ( 6)運保組。 5 采購部各組的主要職責 綜合組: ( 1) 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。 ( 2) 協(xié)助采購經(jīng)理工作。 ( 3) 各類文件、資料的收、發(fā)、保管。 ( 4) 各種文書的編制和匯編。 ( 5) 各類款項辦理的歸口部門。 ( 6) 協(xié)調(diào)各組的采購工作關(guān)系。 ( 7) 牽頭協(xié)調(diào)外部與采購管理接口關(guān)系。 ( 8) 內(nèi)部日常事務(wù)的處理。 ( 9) 對外的接待管理。 (10) 負責通知參加采購部組織的會議等活動的人員。 各組的專業(yè)職能 (1) 設(shè)備組:負責業(yè)主采購的各類動轉(zhuǎn)、靜止、定型和非標等設(shè)備的采購管理。 (2)電氣、儀表組: 負責業(yè)主采購的各類電氣、儀表及配件的采購管理。 (3)材料組:負責業(yè)主采購的各類材料的采購管理。 (4)運保組: 負責業(yè)主采購的設(shè)備、材料的催提貨以及保管和發(fā)放工作。 各組的一般職能 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 74 編制、調(diào)整、控制 執(zhí)行采購進度計劃并書面報告執(zhí)行情況。 編制、調(diào)整、控制、執(zhí)行采購資金計劃并書面報告執(zhí)行情況 負責對設(shè)備、材料請購單、技術(shù)標書的復(fù)核。 負責各類設(shè)備、材料的詢價。 起草商務(wù)標書并負責報審。 匯編招標文件并負責報審。 參加招標、評標工作。 參加技術(shù)、商務(wù)洽談、起草合同。 督促、跟蹤合同的執(zhí)行。 對供貨商付款申請的審查。 組織業(yè)主采購的設(shè)備、材料的驗收。 參加處理合同糾紛、辦理索賠。 編寫工作報告。 負責收尾服務(wù)。 工作規(guī)定 采購計劃由綜合組匯編、編號后分發(fā)各組,各組分發(fā)到業(yè)務(wù)員執(zhí)行。 設(shè)備、材料須在項目經(jīng)理部認可的合格供貨商短名單范圍內(nèi)進行招標采購,特殊情況各專業(yè)組報采購方案,須通過采購經(jīng)理或項目經(jīng)理書面同意方可執(zhí)行。 洽談業(yè)務(wù)、簽定合同需兩人同時進行。 實行合同會簽單制度,業(yè)務(wù)員須按要求填寫。 各業(yè)務(wù)員按統(tǒng)一格式建立采購物資臺帳。 根據(jù)各業(yè)務(wù)員安排,運保組負責及時將設(shè)備、材料催提回廠 并妥善保存。 物資進廠,須有隨貨清單、合格證、質(zhì)保書及價格等各類物資應(yīng)有的相關(guān)資料,否則保管員有權(quán)拒收。所有資料統(tǒng)一交綜合組。 需檢測的物資,由業(yè)務(wù)員填寫報檢單,由綜合組聯(lián)系有關(guān)部門進行。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 75 設(shè)備、大型電器、儀表等重要物資進廠后開箱驗收,由業(yè)務(wù)員、綜合組及施工部、設(shè)計部、監(jiān)理、供應(yīng)商等相關(guān)人員共同進行。資料由綜合組統(tǒng)一收存,逐項登記在冊,并由業(yè)務(wù)員簽字認可,然后,由綜合組將清單和資料交綜合部統(tǒng)一辦理歸檔手續(xù)。 領(lǐng)料需由施工部開出領(lǐng)料單,要詳細填寫物資名稱、型號 規(guī)格、數(shù)量、使用工號或崗位。 保管員要嚴格按領(lǐng)料單發(fā)放物資。及時做好各類物資發(fā)放的臺帳。 每周末綜合組將付款明細制出報表交經(jīng)理,同時按項目分類進行統(tǒng)計。 各業(yè)務(wù)員根據(jù)合同或工程進度需要在每周末提出下周資金需求計劃交綜合組。綜合組匯總后打印成《 特種 有機硅工程項目周資金計劃安排表》一式 三 份交經(jīng)理,用于資金平衡會上提出。 每月底綜合組將資金支付情況分項匯總后交經(jīng)理備查。 各業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)財務(wù)的要求及時向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。 取得的發(fā)票須在 1 個月內(nèi)報帳(按發(fā)票上開出的時間計算),超過有效期,稅務(wù)不讓抵扣稅部分,由責任人承擔損失。 報帳需由業(yè)務(wù)員、保管員、綜合組、經(jīng)理簽字或蓋章后方可到財務(wù)報帳(要 符合 管理流程)。 報帳的物資須與財務(wù)存檔的合同、采購清單相符,才準予辦理財務(wù)結(jié)帳手續(xù)。 各類文件、資料的收發(fā),均由綜合組負責,并進行登記,有關(guān)人員領(lǐng)取或借閱,要辦理相關(guān)手續(xù)。 6 工作內(nèi)容 項目行政文件 ( 1)綜合組: 1)簽收各部門的來文,按附件 71 [來文登記表 ] 進行登錄。 2)按附件 72[來 文處理專用紙 ] 要求進行文件處理并負責傳送。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 76 3)負責各種來文的執(zhí)行情況的檢查與文件的保管。 ( 2)其他專業(yè)組負責對文件的執(zhí)行并簽署辦理意見。 項目總控計劃編制 ( 1)綜合組 1)根據(jù)計劃部門的工程項目計劃綱要,按照采購經(jīng)理的要求,負責各組編制的采購計劃(草案)的匯總,協(xié)調(diào)。 2)匯總計劃(草案)報送采購經(jīng)理審批,牽頭會同其他部門協(xié)調(diào)、調(diào)整、編制(完成)項目總控計劃(采購計劃),經(jīng)監(jiān)理公司審查,項目經(jīng)理認可后分發(fā)各組執(zhí)行。 ( 2)其他專業(yè)組根據(jù)計劃綱要,按照采購經(jīng)理的要求,結(jié)合本專業(yè)的具體情況編制專 業(yè)采購計劃(草案),負責送綜合組匯總、配合綜合組編制項目采購計劃并執(zhí)行。 合格供貨廠商長名單 ( 1) 常規(guī)設(shè)備材料 1) 采用宏達新材總公司及長江分公司的合格供應(yīng)商。 根據(jù)簽收的設(shè)計部門提供的合格供貨廠商的長名單、各專業(yè)組提供的合格供貨廠商的長名單進行匯總,協(xié)調(diào)各專業(yè)組編制合格供貨廠商的短名單,報請采購經(jīng)理審批查后,送監(jiān)理公司審查,經(jīng)項目經(jīng)理認可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 ( 2) 特殊設(shè)備材料 :根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的具體情況,結(jié)合所掌握的實際數(shù)據(jù) ,協(xié)調(diào)各專業(yè)編制合格供貨廠商的長名單 , 報請采購經(jīng)理審批查后,送監(jiān)理公司審查,經(jīng)項目經(jīng)理認可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備、材料請購單 ( 1)綜合組:收到設(shè)計部門的設(shè)備、材料請購單按專業(yè)進行分類,報請采購經(jīng)理批準,分發(fā)到各專業(yè)組并負責匯總,經(jīng)采購經(jīng)理批準后送監(jiān)理審查,項目經(jīng)理認可,再下達執(zhí)行計劃。設(shè)備、材料請購單詳見附件 74。 ( 2)各專業(yè)組:進行復(fù)核并熟悉技術(shù)條件,根據(jù)采購計劃初步組包,報監(jiān)理公司審查。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 77 招標(詢價)文件技術(shù)部分 綜合組:接收設(shè)計部門編制或?qū)徍说?,?jīng)監(jiān)理公司審查的,并經(jīng)主管技術(shù)的項目經(jīng)理審批的招標(詢價)文件技術(shù)部 分,按采購經(jīng)理的要求,分發(fā)到相關(guān)專業(yè)組并負責匯總各專業(yè)組。 招標(詢價)文件商務(wù)部分 對于進口設(shè)備、材料 ( 1)各專業(yè)組:根據(jù)采購計劃,結(jié)合招標(詢價)文件技術(shù)部分內(nèi)容,編寫本專業(yè)的、適用招標設(shè)備、材料的招標(詢價)商務(wù)文件和邀請投標函,交給綜合組,由綜合組報采購經(jīng)理及監(jiān)理工程師審核后報項目經(jīng)理審批。 ( 2)各專業(yè)組根據(jù)審核和審批意見修改招標(詢價)商務(wù)文件和邀請投標函。 對于國產(chǎn)設(shè)備材料 ( 1)各專業(yè)組負責 編制 招標(詢價)商務(wù)文件。 ( 2)采購經(jīng)理、監(jiān)理工程師負責審核招標(詢價 )商務(wù)文件。 ( 3)項目經(jīng)理負責審批招標(詢價)商務(wù)文件。 設(shè)備、材料分類組包 ()各專業(yè)組:根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購計劃(進度、資金)編寫組包方案,送綜合組。 ( 2)綜合組:匯總、催促各專業(yè)組的設(shè)備、材料分類組包方案,報采購經(jīng)理、監(jiān)理公司審核后,經(jīng)項目經(jīng)理審批,各專業(yè)組按審核、審批意見修改并執(zhí)行。 招標范圍確定 ( 1)各專業(yè)組:根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購能力,編寫本專業(yè)的甲供方案,報采購經(jīng)理審核后,送監(jiān)理公司、項目經(jīng)理部各部門會審,經(jīng)項目經(jīng)理審批,各專業(yè)組按審核、會審和審批意 見修改并執(zhí)行。 采購計劃調(diào)整 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 78 ( 1)各專業(yè)組:根據(jù)合同執(zhí)行情況、總控計劃、資金計劃、施工計劃、采購計劃、外部環(huán)境變化情況,提報本專業(yè)的調(diào)整計劃并參與綜合調(diào)整與執(zhí)行。 ( 2)綜合組:匯總、協(xié)調(diào)各專業(yè)組的調(diào)整計劃,負責報送采購經(jīng)理審核,送項目經(jīng)理部有關(guān)部門會審,調(diào)整的方案經(jīng)監(jiān)理公司審查,項目經(jīng)理審批后,分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備監(jiān)制 各專業(yè)組: 1)編制監(jiān)制方案, 報采購經(jīng)理批準,送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2)執(zhí)行監(jiān)制工作,作好監(jiān)制記錄,及時報告執(zhí)行情況。 3)書面 向采購經(jīng)理、監(jiān)理公司 報告監(jiān) 制的結(jié)果并對其負責。 催交 各專業(yè)組: 1)根據(jù)施工進度計劃、合同,編制催交方案, 報采購經(jīng)理批準,送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2)根據(jù)批準的方案,具體的執(zhí)行催交。 3)對催交的執(zhí)行情況用書面形式報送 采購經(jīng)理 。 包裝運輸(適用于特殊情況) 各專業(yè)組: 1)根據(jù)設(shè)備、材料的特性編制包裝、運輸方案, 報采購經(jīng)理批準,送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2)運保組根據(jù)批準的方案組織執(zhí)行。 3)運保組根據(jù)執(zhí)行結(jié)果書面保管綜合組。 倉庫初驗收(適用于不宜立即或來不及開箱) ( 1)采購經(jīng)理組織,外協(xié)單 位人員、各組相關(guān)人員參加。 ( 2)僅對外觀進行檢查、件數(shù)清點。 ( 3)簽證,記錄在案。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 79 開箱驗收與現(xiàn)場交接 ( 1)采購經(jīng)理組織。 ( 2)外協(xié)單位人員、各組相關(guān)人員、設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理工程師、供貨商參加。 ( 3)開箱清點,(含技術(shù)文件)逐一登記(驗收記錄使用廠現(xiàn)行的表格),例出偏差。 ( 3)各方簽證,記錄(抄送有部門)記錄在案。 ( 4)憑材料、設(shè)備入庫( 長江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單)單入庫。 ( 5)憑材料、設(shè)備領(lǐng)用( 長江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單)單出庫(進入施工現(xiàn)場的設(shè)備材料由施工單位 按 監(jiān)理審 批程序執(zhí)行)。 收尾服務(wù) ( 1)采購經(jīng)理組織,各專業(yè)組具體執(zhí)行。 1)根據(jù)綜合組的具體安排,與供貨商聯(lián)系,在最短時間內(nèi)解決應(yīng) 急問題。及時書面報告解決結(jié)果,送綜合組、監(jiān)理公司備案。 2)根據(jù)合同、驗收記錄、照、錄相資料等,負責向供貨商要求賠償,直至負責辦理索賠手續(xù)。 ( 2)服務(wù)期限自開箱驗收至合同規(guī)定的保修期滿止。 ( 3)問題范圍 1)開箱驗收發(fā)現(xiàn)的問題。 2)施工部門在施工中發(fā)現(xiàn)的問題。 3)試車中發(fā)現(xiàn)的問題。 4)保修期內(nèi)運轉(zhuǎn)發(fā)現(xiàn)的問題。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 710 附件 71 來文登記表 序號 日 期 來文單位 標 題 歸檔編號 份 數(shù) 簽收人 年 月 日
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