【文章內(nèi)容簡介】 項目管理操作手冊 73 （ 2）綜合管理組。 （ 3）設(shè)備組。 （ 4）電氣、儀表組。 （ 5）材料組。 （ 6）運保組。 5 采購部各組的主要職責 綜合組： （ 1） 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。 （ 2） 協(xié)助采購經(jīng)理工作。 （ 3） 各類文件、資料的收、發(fā)、保管。 （ 4） 各種文書的編制和匯編。 （ 5） 各類款項辦理的歸口部門。 （ 6） 協(xié)調(diào)各組的采購工作關(guān)系。 （ 7） 牽頭協(xié)調(diào)外部與采購管理接口關(guān)系。 （ 8） 內(nèi)部日常事務(wù)的處理。 （ 9） 對外的接待管理。 (10) 負責通知參加采購部組織的會議等活動的人員。 各組的專業(yè)職能 (1) 設(shè)備組：負責業(yè)主采購的各類動轉(zhuǎn)、靜止、定型和非標等設(shè)備的采購管理。 (2)電氣、儀表組： 負責業(yè)主采購的各類電氣、儀表及配件的采購管理。 (3)材料組：負責業(yè)主采購的各類材料的采購管理。 (4)運保組： 負責業(yè)主采購的設(shè)備、材料的催提貨以及保管和發(fā)放工作。 各組的一般職能 在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 74 編制、調(diào)整、控制 執(zhí)行采購進度計劃并書面報告執(zhí)行情況。 編制、調(diào)整、控制、執(zhí)行采購資金計劃并書面報告執(zhí)行情況 負責對設(shè)備、材料請購單、技術(shù)標書的復(fù)核。 負責各類設(shè)備、材料的詢價。 起草商務(wù)標書并負責報審。 匯編招標文件并負責報審。 參加招標、評標工作。 參加技術(shù)、商務(wù)洽談、起草合同。 督促、跟蹤合同的執(zhí)行。 對供貨商付款申請的審查。 組織業(yè)主采購的設(shè)備、材料的驗收。 參加處理合同糾紛、辦理索賠。 編寫工作報告。 負責收尾服務(wù)。 工作規(guī)定 采購計劃由綜合組匯編、編號后分發(fā)各組，各組分發(fā)到業(yè)務(wù)員執(zhí)行。 設(shè)備、材料須在項目經(jīng)理部認可的合格供貨商短名單范圍內(nèi)進行招標采購，特殊情況各專業(yè)組報采購方案，須通過采購經(jīng)理或項目經(jīng)理書面同意方可執(zhí)行。 洽談業(yè)務(wù)、簽定合同需兩人同時進行。 實行合同會簽單制度，業(yè)務(wù)員須按要求填寫。 各業(yè)務(wù)員按統(tǒng)一格式建立采購物資臺帳。 根據(jù)各業(yè)務(wù)員安排，運保組負責及時將設(shè)備、材料催提回廠 并妥善保存。 物資進廠，須有隨貨清單、合格證、質(zhì)保書及價格等各類物資應(yīng)有的相關(guān)資料，否則保管員有權(quán)拒收。所有資料統(tǒng)一交綜合組。 需檢測的物資，由業(yè)務(wù)員填寫報檢單，由綜合組聯(lián)系有關(guān)部門進行。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 75 設(shè)備、大型電器、儀表等重要物資進廠后開箱驗收，由業(yè)務(wù)員、綜合組及施工部、設(shè)計部、監(jiān)理、供應(yīng)商等相關(guān)人員共同進行。資料由綜合組統(tǒng)一收存，逐項登記在冊，并由業(yè)務(wù)員簽字認可，然后，由綜合組將清單和資料交綜合部統(tǒng)一辦理歸檔手續(xù)。 領(lǐng)料需由施工部開出領(lǐng)料單，要詳細填寫物資名稱、型號 規(guī)格、數(shù)量、使用工號或崗位。 保管員要嚴格按領(lǐng)料單發(fā)放物資。及時做好各類物資發(fā)放的臺帳。 每周末綜合組將付款明細制出報表交經(jīng)理，同時按項目分類進行統(tǒng)計。 各業(yè)務(wù)員根據(jù)合同或工程進度需要在每周末提出下周資金需求計劃交綜合組。綜合組匯總后打印成《 特種 有機硅工程項目周資金計劃安排表》一式 三 份交經(jīng)理，用于資金平衡會上提出。 每月底綜合組將資金支付情況分項匯總后交經(jīng)理備查。 各業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)財務(wù)的要求及時向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。 取得的發(fā)票須在 1 個月內(nèi)報帳（按發(fā)票上開出的時間計算），超過有效期，稅務(wù)不讓抵扣稅部分，由責任人承擔損失。 報帳需由業(yè)務(wù)員、保管員、綜合組、經(jīng)理簽字或蓋章后方可到財務(wù)報帳（要 符合 管理流程）。 報帳的物資須與財務(wù)存檔的合同、采購清單相符，才準予辦理財務(wù)結(jié)帳手續(xù)。 各類文件、資料的收發(fā)，均由綜合組負責，并進行登記，有關(guān)人員領(lǐng)取或借閱，要辦理相關(guān)手續(xù)。 6 工作內(nèi)容 項目行政文件 （ 1）綜合組： 1）簽收各部門的來文，按附件 71 [來文登記表 ] 進行登錄。 2）按附件 72[來 文處理專用紙 ] 要求進行文件處理并負責傳送。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 76 3）負責各種來文的執(zhí)行情況的檢查與文件的保管。 （ 2）其他專業(yè)組負責對文件的執(zhí)行并簽署辦理意見。 項目總控計劃編制 （ 1）綜合組 1）根據(jù)計劃部門的工程項目計劃綱要，按照采購經(jīng)理的要求，負責各組編制的采購計劃（草案）的匯總，協(xié)調(diào)。 2）匯總計劃（草案）報送采購經(jīng)理審批，牽頭會同其他部門協(xié)調(diào)、調(diào)整、編制（完成）項目總控計劃（采購計劃），經(jīng)監(jiān)理公司審查，項目經(jīng)理認可后分發(fā)各組執(zhí)行。 （ 2）其他專業(yè)組根據(jù)計劃綱要，按照采購經(jīng)理的要求，結(jié)合本專業(yè)的具體情況編制專 業(yè)采購計劃（草案），負責送綜合組匯總、配合綜合組編制項目采購計劃并執(zhí)行。 合格供貨廠商長名單 （ 1） 常規(guī)設(shè)備材料 1） 采用宏達新材總公司及長江分公司的合格供應(yīng)商。 根據(jù)簽收的設(shè)計部門提供的合格供貨廠商的長名單、各專業(yè)組提供的合格供貨廠商的長名單進行匯總，協(xié)調(diào)各專業(yè)組編制合格供貨廠商的短名單，報請采購經(jīng)理審批查后，送監(jiān)理公司審查，經(jīng)項目經(jīng)理認可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 （ 2） 特殊設(shè)備材料 ：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的具體情況，結(jié)合所掌握的實際數(shù)據(jù) ，協(xié)調(diào)各專業(yè)編制合格供貨廠商的長名單 ， 報請采購經(jīng)理審批查后，送監(jiān)理公司審查，經(jīng)項目經(jīng)理認可后分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備、材料請購單 （ 1）綜合組：收到設(shè)計部門的設(shè)備、材料請購單按專業(yè)進行分類，報請采購經(jīng)理批準，分發(fā)到各專業(yè)組并負責匯總，經(jīng)采購經(jīng)理批準后送監(jiān)理審查，項目經(jīng)理認可，再下達執(zhí)行計劃。設(shè)備、材料請購單詳見附件 74。 （ 2）各專業(yè)組：進行復(fù)核并熟悉技術(shù)條件，根據(jù)采購計劃初步組包，報監(jiān)理公司審查。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 77 招標（詢價）文件技術(shù)部分 綜合組：接收設(shè)計部門編制或?qū)徍说?，?jīng)監(jiān)理公司審查的，并經(jīng)主管技術(shù)的項目經(jīng)理審批的招標（詢價）文件技術(shù)部 分，按采購經(jīng)理的要求，分發(fā)到相關(guān)專業(yè)組并負責匯總各專業(yè)組。 招標（詢價）文件商務(wù)部分 對于進口設(shè)備、材料 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)采購計劃，結(jié)合招標（詢價）文件技術(shù)部分內(nèi)容，編寫本專業(yè)的、適用招標設(shè)備、材料的招標（詢價）商務(wù)文件和邀請投標函，交給綜合組，由綜合組報采購經(jīng)理及監(jiān)理工程師審核后報項目經(jīng)理審批。 （ 2）各專業(yè)組根據(jù)審核和審批意見修改招標（詢價）商務(wù)文件和邀請投標函。 對于國產(chǎn)設(shè)備材料 （ 1）各專業(yè)組負責 編制 招標（詢價）商務(wù)文件。 （ 2）采購經(jīng)理、監(jiān)理工程師負責審核招標（詢價 ）商務(wù)文件。 （ 3）項目經(jīng)理負責審批招標（詢價）商務(wù)文件。 設(shè)備、材料分類組包 （）各專業(yè)組：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購計劃（進度、資金）編寫組包方案，送綜合組。 （ 2）綜合組：匯總、催促各專業(yè)組的設(shè)備、材料分類組包方案，報采購經(jīng)理、監(jiān)理公司審核后，經(jīng)項目經(jīng)理審批，各專業(yè)組按審核、審批意見修改并執(zhí)行。 招標范圍確定 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)本專業(yè)設(shè)備、材料的屬性、采購能力，編寫本專業(yè)的甲供方案，報采購經(jīng)理審核后，送監(jiān)理公司、項目經(jīng)理部各部門會審，經(jīng)項目經(jīng)理審批，各專業(yè)組按審核、會審和審批意 見修改并執(zhí)行。 采購計劃調(diào)整 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 78 （ 1）各專業(yè)組：根據(jù)合同執(zhí)行情況、總控計劃、資金計劃、施工計劃、采購計劃、外部環(huán)境變化情況，提報本專業(yè)的調(diào)整計劃并參與綜合調(diào)整與執(zhí)行。 （ 2）綜合組：匯總、協(xié)調(diào)各專業(yè)組的調(diào)整計劃，負責報送采購經(jīng)理審核，送項目經(jīng)理部有關(guān)部門會審，調(diào)整的方案經(jīng)監(jiān)理公司審查，項目經(jīng)理審批后，分發(fā)各專業(yè)組執(zhí)行。 設(shè)備監(jiān)制 各專業(yè)組： 1）編制監(jiān)制方案， 報采購經(jīng)理批準，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）執(zhí)行監(jiān)制工作，作好監(jiān)制記錄，及時報告執(zhí)行情況。 3）書面 向采購經(jīng)理、監(jiān)理公司 報告監(jiān) 制的結(jié)果并對其負責。 催交 各專業(yè)組： 1）根據(jù)施工進度計劃、合同，編制催交方案， 報采購經(jīng)理批準，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）根據(jù)批準的方案，具體的執(zhí)行催交。 3）對催交的執(zhí)行情況用書面形式報送 采購經(jīng)理 。 包裝運輸（適用于特殊情況） 各專業(yè)組： 1）根據(jù)設(shè)備、材料的特性編制包裝、運輸方案， 報采購經(jīng)理批準，送監(jiān)理公司審查后分發(fā)執(zhí)行。 2）運保組根據(jù)批準的方案組織執(zhí)行。 3）運保組根據(jù)執(zhí)行結(jié)果書面保管綜合組。 倉庫初驗收（適用于不宜立即或來不及開箱） （ 1）采購經(jīng)理組織，外協(xié)單 位人員、各組相關(guān)人員參加。 （ 2）僅對外觀進行檢查、件數(shù)清點。 （ 3）簽證，記錄在案。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 79 開箱驗收與現(xiàn)場交接 （ 1）采購經(jīng)理組織。 （ 2）外協(xié)單位人員、各組相關(guān)人員、設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理工程師、供貨商參加。 （ 3）開箱清點，（含技術(shù)文件）逐一登記（驗收記錄使用廠現(xiàn)行的表格），例出偏差。 （ 3）各方簽證，記錄（抄送有部門）記錄在案。 （ 4）憑材料、設(shè)備入庫（ 長江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單）單入庫。 （ 5）憑材料、設(shè)備領(lǐng)用（ 長江分公司 現(xiàn)行使用的 格式 憑單）單出庫（進入施工現(xiàn)場的設(shè)備材料由施工單位 按 監(jiān)理審 批程序執(zhí)行）。 收尾服務(wù) （ 1）采購經(jīng)理組織，各專業(yè)組具體執(zhí)行。 1）根據(jù)綜合組的具體安排，與供貨商聯(lián)系，在最短時間內(nèi)解決應(yīng) 急問題。及時書面報告解決結(jié)果，送綜合組、監(jiān)理公司備案。 2）根據(jù)合同、驗收記錄、照、錄相資料等，負責向供貨商要求賠償，直至負責辦理索賠手續(xù)。 （ 2）服務(wù)期限自開箱驗收至合同規(guī)定的保修期滿止。 （ 3）問題范圍 1）開箱驗收發(fā)現(xiàn)的問題。 2）施工部門在施工中發(fā)現(xiàn)的問題。 3）試車中發(fā)現(xiàn)的問題。 4）保修期內(nèi)運轉(zhuǎn)發(fā)現(xiàn)的問題。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 710 附件 71 來文登記表 序號 日 期 來文單位 標 題 歸檔編號 份 數(shù) 簽收人 年 月 日