行政文員工作流程(編輯修改稿)
2025-05-07 06:17 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 室時，標準回話：“對不起， XX先生暫時不在辦公室，請問有什么事情我可以轉(zhuǎn)告嗎？在不了解對方的動機、目的時，不隨便傳話，更不在未授權(quán)的情況下說出指定被訪者 /受話人的行蹤或?qū)⒈辉L者 /受查電話號碼話人的手機號碼或家庭電話號碼告訴來電者。 如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，標準回話 :“有什么可以幫到您的嗎？”通過與他 /她對話了解來電者的目的。如果是一般性的推銷電話，標準回話 :“對不起， XX 先生外出了，您需要我轉(zhuǎn)達什么信息嗎？” 如果來電者撥錯了號碼，標準回話 :“對不起，您是不是打錯了呢？這里是鴻泰門窗”。如果有必要你還可以告訴來電者“這里的號碼是 075589747775 在向被訪者轉(zhuǎn)達來訪時，應告訴來訪者的姓名。 二、接待拜訪客戶 保持前臺環(huán)境干凈整潔，會議室的報刊書籍的完好無損，保證飲水機時刻有水，一次性水杯充足。接待來訪者時候，避免讓來訪者自己進入辦公區(qū)域，而是要遵循公司內(nèi)部接洽者到會客區(qū)迎接； 起立 —— 有訪客來時，立即起立，目光直視來訪者并點頭微笑致意； 問詢 —— 語氣輕柔：“您好，請問您找哪一位？“請問您是哪家公司？請問貴姓？”“是否有預約？”， 安排接待 —— 了解拜訪原因，給予正確接待 （ 1）如果是總經(jīng)理預約的客人來訪，可詢問“請問貴姓，請問是哪家公司？”，確認對方的 身份的確是預 約后，通知總經(jīng)理后方可引領到總經(jīng)理辦公室人；如果沒有預約，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系，如果總經(jīng)理同意來訪，引領來訪者入座，并倒水給客人，如果不同意來訪，委婉拒絕。 （ 2）如果客戶來訪辦理業(yè)務，給予引導在接待區(qū)，聯(lián)系要找的相關人員；如果來訪者要找的同事讓其去 會議室或展廳等候，前臺應該帶來訪者去會議室或展廳，（如果是夏天，要打開風扇或空調(diào)，注意風扇的風量不要太大，空調(diào)設置到 26度，風速為?。瑸閬碓L者倒水后禮貌的離開。 （ 3）如果來訪者要找的人不在，根據(jù)來訪情況決 定是否立即先聯(lián)系相關負責人；如果如不需要，委婉告 知客人相關負責人不在，是否愿意等人回來，或者明天再來訪。 （ 4）如果是面試者，引導填寫簡歷，簡單介紹公司及應聘崗位基本情況后，通知用人部門給予及時面試。 （ 5）如果是快遞人員，給予簽收，郵件即時送給收件人 （ 6）如果是推銷人員，問清原因，給予引導接待或者回絕。 送客 —— 客人離開時，要起身送客，禮貌用語：“您慢走”。 三、前臺日常工作 負責把當日報紙放在報架上，將舊報紙放指定地點。 負 責提醒和糾正雨傘架上雨具的擺放（特別注意下雨天） 負責復印機、打印機出的再生紙收集在一起，放在指定位置，以備它用。 管理飲水機的開戶，并隨時注意一次性水杯數(shù)量。 公司電腦、打印機、傳真機等文印設備，發(fā)現(xiàn)故障，及時通知維修人員或供貨商修復，確保設備正常使用。 負責魚池中水質(zhì)及觀賞魚的喂養(yǎng)。 負責公司所有花卉的養(yǎng)護，如有枯枝黃葉或營養(yǎng)不良及時通知花卉養(yǎng)殖人員。 協(xié)助行政經(jīng)理對公司清潔阿媽的工作檢查，對死角及易臟區(qū)域做重點排查，并及時與清潔阿 姨溝通清理改正。 責公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放，并保持整潔干凈。 四、考勤的制作 每日上班后做好各部門的考勤抽查。 每月 3 日前將各部門考勤打印后交各部門確認、簽字、回收。 每月月初 10 日前將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、曠工、簽卡、遲到、出差、轉(zhuǎn)正人員的詳細標注，交行政經(jīng)理審核。 每月月初 13 日前將上月宿舍人員及水電費扣款計算完成，廚房就餐人員及餐數(shù)統(tǒng)計完成交行政經(jīng)理審核。 每月 15 日前必須將各部門考勤、水電費、餐費統(tǒng)計完成交財務制作工資。 五、人事處理 協(xié)助行政經(jīng)理對各部門補充人員的招聘。（
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