【文章內容簡介】 員抽查盤 從現金的控制方式上看，大體有以下幾種形式，即：（ 1）現金收支兩條線制度； （ 2）現金支付的備用金制度；（ 3）現金的內部結算中心制度；（ 4）現金控制的內部銀行制度；（ 5）現金控制的財務公司制度。這些制度或規(guī)則的適用面，因企業(yè)規(guī)模、組織形式的不同而不同。但宗旨都是相同的，即保證企業(yè)現金安全，防止貪污和挪用。 178 三、內部控制在銀行存款業(yè)務中應用 企業(yè)主要的資金收付都是通過銀行收付的，因此，銀行存款的管理是否有效，是企業(yè)經營成敗的決定性因素之一。本節(jié)前述案例中的王某便是從銀行存款賬戶劃走公司的銀行存款 64 萬多元。通過設立有效的銀行存款內部控制制度，可“防患于未然”，及時發(fā)現 乃至杜絕各種諸如挪用資金、貪污等行為。 1. 與現金管理目標類似，銀行存款管理的目標分為： (1)保證銀行存款的安全、完整。從會計技術角度看，要求定期將企業(yè)銀行存款日記賬與銀行送來的企業(yè)銀行存款對賬單核對相符。 (2)確保銀行存款賬戶有足夠的數額，以維護企業(yè)正確經營所需的資金。在現實中，有部分企業(yè)因缺乏足夠的銀行存款而喪失了好的投資機會，更有甚者陷入嚴重的財務危機而瀕于破產。因此，保證一定余額的銀行存款是內部控制的又一目的 ① 。 2. 不同規(guī)模、不同行業(yè)的企業(yè)，在銀行存款的使用要求上，存在差異，其管理措施也就相應不同。但它們都有一些基本要求，包括： (1)銀行存款收付業(yè)務的相關人員職責分離。在銀行存款收付業(yè)務中，涉及到出納、會計、主管及銀行相關人員。在企業(yè)中，應做到銀行存款的審批人同出納、支票保管人員和記賬員相分離；負責調整銀行往來賬的人員同現金收付、負責應收、應付賬款的職員職責分離； (2)嚴格支票管理。所有的空白支票必須連續(xù)編號，空白支票要妥善保管，支票存根要 ① 當然，實現這一目標，已超越了會計部門的權限，它還需要企業(yè)相關部門如財 務部門的配合以及企業(yè)的經營策略、籌資能力等。財務管理課程將會詳細討論這一問題。 179 按有關規(guī)定妥善保存，任何有文字或數字更改的支票應予作廢 (加蓋“作廢”戳記 )，并 且同其它支票存根一起，按順序編號并保留。每項支票支出，都必須有經過核準的發(fā)票或其它必要的憑證作為書面依據，而且必須經過指定的支票簽署者的審批并簽發(fā)。所有已簽發(fā)的支票，應于當日及時入賬，并定期與相關賬戶核對。 (3)要定期將企業(yè)銀行存款日記賬與銀行送來的企業(yè)銀行存款對賬單核對相符。如不符，應及時查找原因，力圖將損失控制在最低水平。 此外，針對我國目前金融秩序混亂且法律執(zhí)行不嚴的現象，應當特別加強對國有企業(yè)銀行存款的管理，以保證國有資產不受侵害。比如，銀行賬戶的設立須經董事會或類似機構批準，以免存在出租、出借銀行賬戶現象，也可防止在開設銀行賬戶中為個人謀取私利，進行違法犯罪活動。 中國煙草大王的“小金庫” 原云南紅塔集團董事長、玉溪卷煙廠廠長褚時健曾是一個被各種光環(huán)所籠罩的“中國煙草大王”。他將一個名不見經傳的小廠 —— 玉溪卷煙廠 發(fā)展成為亞洲第一、世界第五的現代化煙草企業(yè)，在功成名就將要退居二線之時，他卻利用手中的權力，瘋狂吞噬國家和集體的資產，最后從高高的“紅塔山”上墜落。 在審查“ 褚時健貪污受賄 案”時， 辦案人員發(fā)現玉溪卷煙廠 從 1991 年起就在廠外設立浮價煙的 賬外賬 ，金額高達 11 億多元人民幣、 2500 多萬美元。 這筆錢 是褚時健等人私設的“ 小金庫 ” ，分別存放在香港、珠海的下屬公司和廣東的幾家煙草公司。工廠沒有這筆賬，只有總會計師羅以軍等少數人知道 此事， “ 小金庫 ” 必須褚時健簽署授權委托書才能支取 。 褚時健貪污、侵吞的巨額公款，幾乎全部來自違反財經紀律私設的“小金庫”?？陀^地說，是“小金庫”害了他。 資料來源： 相關報道整理 180 四、存貨的內部控制 制造業(yè)的存貨一般包括原材料、在產品、產成品等，商業(yè)企業(yè)的存貨包 括庫存商品、辦公用品、低值易耗品等，在企業(yè)流動資產中所占比重較大。由于種類繁多、存放分散、變動頻繁，較易發(fā)生記賬錯誤、損壞變質甚至盜竊流失等情況，而且存貨計價合理與否對企業(yè)財務狀況的 存貨控制的重要性 在商店、超市等單位，存貨可能比現金更容易流失。有些商場凈利潤只有 5－ 6％，但損失的存貨則是銷售額的 4－ 5％。在食品業(yè)，凈利潤只有 1％左右，這樣，管理者的主要職責不僅是如何增加銷售量，而且要防止存貨丟失。因為，如果利潤率為 2％，為抵消 1000 元的存貨丟失，需增加 50000 元的銷售額。由此，建立存貨資產控制制度的重要性可見一斑！ 轉引自 謝獲寶主編《會計學》， 武漢大學出版社， 2020 年版， 第 119 頁 1. (1) 保護存貨的賬存數和實存數相符。這一目標是對任何財產物資進行內部控制的共同目標。對于存貨而言，不但要保證數量上相符，還要保證存貨的價值相同，即不存在存貨變質、損壞等現象。 (2) 存貨的計價正確合理，以確保列入損益表的成本恰當。由于市場價格不斷波動，以及因通貨膨脹 (緊縮 )的影響采用不同的計價方法會導致不同的財務結果。如 在持續(xù)通脹的情況下，采用后進先出法會低估存貨成本，高估銷貨成本進而低估當期利潤；如采用先進先出法，則高 181 估存貨成本，高估當期利潤。為較真實地反映企業(yè)的財務狀況，應根據 (3) 合理經濟地購入材料 (商品 )及制造商品。購貨是存貨控制的第一步。不合理地購入原材料 (商品 )等要么導致大量存貨積壓，要么導致存貨短缺而停工待料或脫銷，這二者都會導致巨大浪費和損失。對制 存貨與企業(yè)的“錢途” 在美國新經濟神話破滅的時候，美國經濟界 首先 想到的 是國內的有效需求，第二個關心的就是企業(yè)的存貨。有效需求與民眾對經濟的信心相關，屬企業(yè)不可控的外部因素。 而 存貨 ， 理論上則屬于企業(yè)可以控制的內部因素 。 事實上，對企業(yè)來說，存貨管理一直是個挑戰(zhàn)，貶值 、 消耗企業(yè)資源和占用企業(yè)資金 這三個存貨的特性決定了與之相關的決策 可能決定 企業(yè)存亡 。 有人估計，如果要讓存貨保值，必須以 20%的速度增加其價值，然而 ， 眾所周知，存貨 ――即使是珍貴如金的物品 ――不僅不能增值，還會不斷貶值 ； 同時 ，它將 消耗企業(yè)可觀的儲存費用 ，即消耗企業(yè)資源。對于企業(yè)來說，存貨 的 上述兩個特性可能還不是最致命的，它 還有第三個特性，即占用企業(yè)資金，降低企業(yè)的資金周轉率。對于一個企業(yè)來說，最核心的就是現金流，一旦資金周轉不靈往往直接威脅企業(yè)生存。 在科學技術迅猛發(fā)展的今天 存貨 的影響隨處可見。例如， 對于 中國家電 企業(yè) 四川長虹來說，存貨問題 就 是制約其發(fā)展的 重要 因素。按照2020年 的年報，到 2020年底，四川長虹的庫存商品達到了 億元，計提跌價準備為 。而 2020年的 中報顯示這些數字又有增長，存貨價值增加了 10多億元 。 據業(yè)內人士介紹，這些存貨多以小屏幕彩電甚至是黑白電視為主，出現積壓主要是出口受到限制，在彩電更 182 新換代 加 速的今天，貶值甚至成為廢品的可能極大，這將直接造成其凈資產的 “蒸發(fā) ”。 值得注意的是，四川長虹身上出現的存貨問題已經是 中國 家電行業(yè)的 “ 通病 ”。根據相關報道，我國 整個空調行業(yè)的庫存接近 1000 萬臺，這些都是埋伏在 企業(yè)中 的 “ 定時炸彈 ” ， 存貨問題 正在 加速 “企業(yè) 凈資產泡沫化 ”。所以，近來中國股票市場 家電股大跌，除了受到大盤走勢等影響外，其自身固有的 “通病 ”——“凈資產虛化 ”是最主要的因素， 有人預計 今后股價一路下滑可能成為趨勢。 2. (1)存貨業(yè)務中相關職務分離。存貨業(yè) 務中涉及采購、驗收、保管領用、盤點、會計記錄等業(yè)務，從事這些業(yè)務的工作人員應適當分離。如采購部門人員與驗收、保管人員適當分離，產成品驗收部門同產品制 (2)建立存貨盤存控制制度。對存貨的會計記錄一般采用永續(xù)盤存制。為避免永續(xù)盤存制存在的弊病，一般應在年末，通過實地盤點來校對賬存數與實存數的差異以及存貨的質量差異，以確保企業(yè)存貨的安全 (3)建立合理的存貨計價及管理制度。企業(yè)要根據經濟環(huán)境選擇恰當的存貨計價方法，使財務報表盡可能反映存貨的真實價 值，確定的銷貨成本合理準確。存貨的計價方法一經選定，不得任意更改，否則易導致利用存貨計價方法進行利潤操縱 。如確因經濟環(huán)境發(fā)生變化需改變計價方法，應在報表附注中說明改變計價方法的原因及對當期財務狀況的影響。 存貨內部控制制度最容易出現效率與安全相沖突的情形。比如，生 183 產車間領用某項原材料或銷售部門按銷售合同發(fā)貨。內部控制制度要求必須事先擬訂計劃，出庫時還需要經過若干審核手續(xù)。顯然，完成相關的審核手續(xù)，需要耗費一定的時間，降低了辦事效率；但如果沒有相應的審批手續(xù)，容易造成存貨管理混亂甚至財產流失。問題是：如何在 效率與安全之間進行有效的協(xié)調，是內部控制制度成功與否的決定性因素。 五、信息化環(huán)境下的內部控制 隨著計算機的普及和大量運用，越來越多的企業(yè)更傾向于用計算機會計信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工會計系統(tǒng)。盡管計算機會計信息系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)在數據的層次結構、業(yè)務處理的基本原理、系統(tǒng)的目標和功能方面是相同的，但是在數據載體、數據處理形式等方面相距甚遠，因此，在信息化環(huán)境下所采用的內部控制方式就不同于手工會計系統(tǒng)下的內部控制方式，其所需的控制要求更嚴密，范圍更大。 會計電腦人員勾結，空添巨額資金炒股 某證券公司芳村營 業(yè)部會計主管郭某，負責營業(yè)部日常全面財務工作。郭某利用負責營業(yè)部記賬、核查保證金憑證及二級清算財務報表的職務便利，通過與營業(yè)部電腦管理人員曾某勾結，非法修改證券交易系統(tǒng)數據。在郭某指定的 7個保證金賬戶（郭為這 7個賬戶的代理人）上空添資金 170 多萬元，郭某從中挪用資金 110多萬元用于個人進行股票買賣，從中牟利，然后再以憑空減少資金的方式，將挪用的資金全部歸還，以隱瞞其挪用公款的行為。本案的特點是高科技作案且隱蔽性很強，作案人員是營業(yè)部會計主管和電腦人員，均是占據證券營業(yè)部要害崗位的工作人員。由于對會計、電腦人 員缺乏有效的制約機制，對電腦 184 人員的監(jiān)督僅限于手工核對電腦系統(tǒng)生成的資金報表，從而給個別會計、電腦人員作案以可乘之機。因此，加強內部制約機制，減少二者之間相互串謀的機會，提高電腦系統(tǒng)的嚴密性和安全性，對糾正違規(guī)行為，消除風險隱患至關重要。 資料來源： 相關報道整理 計算機會計信息 系統(tǒng)的內部控制體系主要從組織形式和應用軟件的功能入手，即常規(guī)控制和應用控制。 1. 常規(guī) 控制也被稱為一般控制，是對電算化會計系統(tǒng)中組織、制度、開發(fā)、安全等系統(tǒng)環(huán)境方面進行的控制，這些控制方法對所有會計電算化的應用、乃至所有管理信息系統(tǒng)的應用都普遍適用，為電算化系統(tǒng)提供了必要的規(guī)程和安全可靠的工作環(huán)境。 (1) 組織與操作控制。由于電算化會計系統(tǒng)使數據和責任高度集中，打亂了傳統(tǒng)手工職能分割，為此必須考慮新型的內部控制制度，其基本要求是達到合理的職權分離，將數據處理過程中的權力和責任分為幾個部分，每個人只能完成其中的一部分工作。一般通過合理劃分組織機構，以保證各類人員之間的相互稽核、互相監(jiān) 督、互相制約；明確各 (2) 開發(fā)與維護控制。在電算化系統(tǒng)的開發(fā)階段，需要有一套強有力的控制措施，以便及時發(fā)現、修正錯誤。在需求分析階段，用戶的需求分析報告要經由專家 (組 )審核；在系統(tǒng)的每個設計階段，都應有用戶代表參加，保證用戶與設計人員溝通；在系統(tǒng)的運行階段，任何程序的改變必須經過批準、調試、檢測和做好文字記錄后才能運行；對設計階 185 (3) 硬件和系統(tǒng)軟件控制。在選購硬件和系統(tǒng) 軟件時，盡可能選擇設備質量可靠、軟件控制功能強、信譽及售后服務好的公司，而且硬件配置上要有余地。 (4) 系統(tǒng)安全控制。系統(tǒng)的可靠性、信息的安全性以及信息處理的正確性均依賴于強有力的安全控制，以便防止這些因素危及系統(tǒng)安全、發(fā)現系統(tǒng)的安全問題。主要措施有：第一，系統(tǒng)的接觸控制；第二，系統(tǒng)環(huán)境安全控制；第三， 系統(tǒng)后備控制與災難補救計劃。 2. 應用控制是為適應電算化這一系統(tǒng)的特殊控制要求、保證數據處理 (1)輸入控制。 輸入控制的目標在于提供合理的保證，以便使電算化系統(tǒng)所接收的數據是經過嚴格審核與校驗，完整、準確的輸入并轉化為機器能接收的形態(tài)，同時，所有的數據都沒有被遺漏、添加、篡改或其他不當操作。一般通過業(yè)務審批制度、輸入安全控制、輸入校驗控制 (2)處理控制。處理控制的目的是保證計算機對各具體的處理活動的可信性，防止有些輸入沒有被處理或被重復處理，防止處理或更新錯誤文件?？赏ㄟ^計算檢查、邏輯檢查、合法性檢查、文件標簽控制、余額合理性檢查、余額試算平衡、總賬與明細賬核對等方式達到目的。 (3)輸出控制。系統(tǒng)除定期或不定期打印輸出各種報表外，還要有一些特殊的輸出控制措施。如，通過輸出相關報表進行控制總數核對、勾稽關系檢驗等。 186 第三節(jié) 財產清查 一套設計完整的內部控制制度，運行是否有效，取決于實際執(zhí)行過