物業(yè)檔案管理制度制定(十四篇)(編輯修改稿)
2025-08-14 22:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 時效,過時收回。員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報告。員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任?！裥^(qū)檔案資料小區(qū)驗(yàn)收檔案:1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗(yàn)收合格文件。3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。6)單元驗(yàn)收及移交記錄。小區(qū)二次裝修檔案:1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。住戶資料:1)小區(qū)住戶入伙資料。2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。小區(qū)管理文本匯編:1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。日常文檔:1)日常通知、文件的存檔。2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報告。4)會議記錄。5)值班記錄。6)安保值班記錄。7)其他管理記錄。●檔案資料的管理要求,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、儲存方法。盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其
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