20xx年電子郵件的禮儀電子郵箱禮儀(三篇)(編輯修改稿)
2025-08-13 15:04 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 易讀。每個(gè)公司對(duì)內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見(jiàn)的書面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書面溝通的方式和內(nèi)容，不包括法律文件和合同。商業(yè)信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。往往是推薦一個(gè)人申請(qǐng)學(xué)?；蚬ぷ鳎锩娴膬?nèi)容要包括你和對(duì)方的關(guān)系，你認(rèn)識(shí)對(duì)方的時(shí)間長(zhǎng)短，用例子來(lái)說(shuō)明他的特征，例如你要說(shuō)這個(gè)人勤奮，那么舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明這點(diǎn)。離職前，我總習(xí)慣請(qǐng)老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個(gè)人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。如果你滿意對(duì)方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫一封稱贊信。雖然很多人不會(huì)這么做，但這是和對(duì)方建立良性關(guān)系的開端。如果你很滿意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對(duì)他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類利己利人的信件，大家應(yīng)該愿意寫，常常寫，因?yàn)檫@能帶來(lái)雙贏。首先，投訴信要寫給這個(gè)組織的最高的領(lǐng)導(dǎo)。其次，避免用情緒化的詞語(yǔ)，要對(duì)事不對(duì)人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結(jié)，讓對(duì)方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實(shí)，例如發(fā)票號(hào)碼、事情發(fā)生時(shí)間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對(duì)對(duì)方的鼓勵(lì)性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因?yàn)椴蛷d的服務(wù)而前來(lái)用餐，我想這個(gè)服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個(gè)餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務(wù)水平”，對(duì)方會(huì)比較心平氣和地處理這個(gè)投訴。最后的一段是你對(duì)解決問(wèn)題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對(duì)方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵(lì)性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續(xù)合作”因?yàn)楦鞣N原因，在我們購(gòu)買完某商品后，我們常常需要和對(duì)方討個(gè)減價(jià)，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購(gòu)買商品的收據(jù)復(fù)印件，讓對(duì)方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了。要求信的內(nèi)容包括要求對(duì)方開機(jī)票，或?qū)⒛撤菸募慕o你等。這類信主要包括對(duì)方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。商務(wù)往來(lái)中的拒絕信是一個(gè)建立自己品牌、宣傳自己的機(jī)會(huì)。要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不是對(duì)方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個(gè)開放的心態(tài)，表示我們?nèi)杂信d趣與你合作，如果今后有機(jī)會(huì)，可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。書面溝通優(yōu)點(diǎn)：白紙黑字能使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。當(dāng)討論的結(jié)果被記錄下來(lái)、經(jīng)詳細(xì)商討并最終寫在紙上時(shí)，投機(jī)取巧的人就沒(méi)有施展拳腳的空間了。：能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)完成一項(xiàng)銷售任務(wù)，時(shí)間非常有限，離規(guī)定的完成日期不遠(yuǎn)，此時(shí)準(zhǔn)備一份書面?zhèn)渫浗o我的隊(duì)員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對(duì)每個(gè)人進(jìn)行跟進(jìn)。它促使每個(gè)人共同關(guān)注一件事、說(shuō)同一種語(yǔ)言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進(jìn)能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時(shí)完成了工作而得到肯定。、起爭(zhēng)端時(shí)的證明：沒(méi)有人是完美的。毫無(wú)疑問(wèn)，每一個(gè)工作項(xiàng)目都面臨特殊的挑戰(zhàn)，不管這種挑戰(zhàn)是運(yùn)籌上的還是人際關(guān)系上的。書面記錄能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。應(yīng)酬書信具體書寫原則應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因?yàn)樵谡麄€(gè)商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來(lái)增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說(shuō)話。要使對(duì)方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語(yǔ)言的禮儀規(guī)范。否則，就會(huì)鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。一、稱謂要得體。稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，平時(shí)對(duì)對(duì)方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨(dú)成行，以示尊重，它有很強(qiáng)的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長(zhǎng)輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長(zhǎng)，或以某老相稱。寫給自己敬佩的長(zhǎng)者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓。對(duì)平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也
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