【文章內(nèi)容簡介】 九） 檔案 信息 管理 檔案工作 長期 相 關(guān) 部 門 圖書資料管理 短期 情報(bào)工作 長期 電子計(jì)算機(jī)管理工作 長期 五、產(chǎn)品類 按照產(chǎn)品性質(zhì)分類 包括產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程 長期 相關(guān)部門 六、科研類 按照科研課題項(xiàng)目分類 包括課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等全過程 永久 相關(guān)部門 七、基本建設(shè)類 按照項(xiàng)目使用性質(zhì)分類 包括工程的勘探測繪、設(shè)計(jì)、施工、 竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程 永久 相 關(guān) 部 門 八、設(shè)備儀器類 按照使用性質(zhì)分類 包括設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過程 長期 相關(guān)部門 一級類目 二級類目 內(nèi) 容 范 圍 保管期限 歸檔部門 九、 會(huì) 計(jì) 檔 案 類 （一） 憑證 各種會(huì)計(jì)憑證 15 年 財(cái) 務(wù) 部 門 （二） 帳簿 （ 1）現(xiàn)金和銀行存款帳 25 年 （ 2）總帳和明細(xì)帳 15 年 （三） 財(cái)務(wù) 報(bào)告 （ 1）月度報(bào)告 3 年 （ 2）年度報(bào)告 永久 （四） 其他 （ 1）銀行存款余額調(diào)節(jié)表 5 年 （ 2）會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊 永久 十、 干 部 職 工 檔 案 類 （一） 在職職工檔案 長期 人 力 資 源 部 門 （二）離退休職工檔案 長期 （三） 死亡職工檔案 長期 公司董事會(huì)、股東大會(huì)檔案歸檔范圍及保管期限表 一級類目 二級類目 內(nèi) 容 范 圍 保管期限 歸檔 部門 董事會(huì)、股東大會(huì) 董事會(huì) 董事會(huì)檔案 公司董事會(huì)會(huì)議通知、相關(guān)材料、董事會(huì)決議 永久 董事會(huì)辦公室 股東 大會(huì) 股東大 會(huì) 檔案 公司股東大會(huì)會(huì)議通知、相關(guān)材料 永久 董事會(huì)辦公室 董事會(huì)辦公室其他 董事會(huì)辦公室外收文件 董事會(huì)辦公室收到各級政府、證券監(jiān)管部門等相關(guān)材料 短期 董事會(huì)辦公室 編制說明： （一）類目標(biāo)識 一級類目代字使用漢語拼音（大寫）自然排列順序（例如 A、 B、 C、 D），二級類目用阿拉伯?dāng)?shù)字，采用雙位編號（例如 0 0 03 等）。 （二）案卷標(biāo)識 各類案卷用阿拉伯?dāng)?shù)字，采用三位數(shù)編號： 黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類按大類排列編號； 產(chǎn)品類按照產(chǎn) 品性質(zhì)及種類編號； 科研類、基建類分別按科研項(xiàng)目和工程項(xiàng)目排列編號； 設(shè)備儀器類按設(shè)備儀器型號或種類編號； 會(huì)計(jì)檔案按二級類目排列編號。 每年度形成的案卷，按照分類方案中的二級類目的順序排列先后順序，案卷不再按照保管期限分類排列，只須在案卷上標(biāo)明保管期限。 （三）保管期限： 短期為 15 年 長期為 50 年 永久為 50 年以上 （四）表中所列歸檔部門包括各企業(yè)中從事相同工作的部門。 （五）公司董事會(huì)、股東大會(huì)方面材料由董事會(huì)秘書保存。 第六條 一般情況，一年歸檔一次，每年的第 一季度要求將上年度形成的需歸檔的文件材料移交行政管理部及各單位檔案管理部門。 各類檔案的具體歸檔時(shí)間： （一）黨群類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、會(huì)計(jì)類文件材料在每年的第一季度、第三季度將上年度及本年度形成的材料歸檔。 （二）產(chǎn)品類文件材料在產(chǎn)品鑒定驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將形成的文件材料歸檔。 （三）科研類文件材料在科研成果鑒定、專利申報(bào)或技術(shù)轉(zhuǎn)讓三個(gè)月內(nèi)將其歸檔。 （四）基建類文件材料在工程建設(shè)總體竣工后歸檔：工期較長的工程，應(yīng)階段性歸檔；工期短的工程應(yīng)隨時(shí)歸檔。 （五）設(shè)備儀器類文件材料在設(shè)備安裝調(diào) 試后將其隨機(jī)材料及驗(yàn)收材料歸檔。每年的第二季度將上年度形成的設(shè)備維護(hù)的文件材料歸檔。建筑物的改造、設(shè)備檢修等改建工程在完工以后的一個(gè)月內(nèi)將資料整理歸檔。 （六）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門保管一年，次年移交檔案室歸檔保存。 （七）各項(xiàng)活動(dòng)形成的錄像、錄音、照片、底片、磁性材料在每年的第二季度將上年度形成的材料歸檔。 （八）合同檔案依據(jù)《伊利集團(tuán)合同管理辦法》執(zhí)行。 第七條 歸檔要求 （一）歸檔的文件材料必須齊全完整。 （二）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映集團(tuán)公司、各部門、各事業(yè)部及分（子）公司的行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研、基建、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。 （三）歸檔的文件材料必須層次分明、符合形成規(guī)律。 （四）歸檔的文件材料必須是辦理完畢，具有保存價(jià)值，在保持文件之間的歷史聯(lián)系原則上，科學(xué)地分類，按照不同的保存價(jià)值組成保管單位（案卷），并且利于保管和利用。 （五）歸檔的案卷必須編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄，擬制簡明確切的案卷標(biāo)題，說明保管期限，并裝訂整齊美觀。 第八條 歸檔的案卷登記移交目錄，一 式兩份，交接雙方各持一份，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，履行簽字手續(xù)。 第九條 歸檔的各類文件材料，一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，但要另外整理組成案卷。 第三章 檔案收集工作 第十條 收集工作要遵循各大類檔案的自然形成規(guī)律。 第十一條 收集工作中，要建立健全歸檔制度，要保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 第十二條 各檔案管理部門也應(yīng)抓住經(jīng)營管理、科技、生產(chǎn)、行政管理等各個(gè)關(guān)鍵階段和重要環(huán)境，主動(dòng)進(jìn)行收集工作。 第十三條 收集特殊門類檔案時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （一）與施工單位簽訂施工合同（協(xié)議），施工合同歸檔時(shí)，除合同外應(yīng)將施工圖、施工安排記錄、協(xié)議書等有關(guān)檔案資料附在合同書后，以保證檔案資料完整齊全，竣工圖必須有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的“竣工圖”印章，并有該項(xiàng)目直接負(fù)責(zé)人簽字。 （二）與設(shè)備廠家簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)當(dāng)將設(shè)備圖紙、產(chǎn)品證書、出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告等資料附在合同書后。 （三）各部門工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料，及時(shí)向行政管理部及各單位檔案管理部門。 第四章 檔案整理工作 第十四條 檔案整理工作要堅(jiān)持基本原則：即按照檔案形 成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使整理出的檔案能反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作： （一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。