【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 工作量，且不能保證其準(zhǔn)確性，也造成對(duì)開票和業(yè)務(wù)提成審批的拖延，降低財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此經(jīng)營(yíng)公司領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)員多有怨詞。物流賬務(wù)處理缺乏基本技能。調(diào)貨、換貨沒有按規(guī)定的程序進(jìn)行處理，物流會(huì)計(jì)也不明白應(yīng)該如何處理，從而導(dǎo)致電腦賬因物流不規(guī)范而無法處理，電腦中數(shù)據(jù)明顯不可用。1財(cái)務(wù)對(duì)物流失控。除北生產(chǎn)品外，批發(fā)部經(jīng)營(yíng)的其他代理藥品在財(cái)務(wù)處、業(yè)務(wù)處均沒有臺(tái)賬(只是在倉庫設(shè)一核算員進(jìn)行核算，且登賬不及時(shí))，難以進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。1財(cái)務(wù)對(duì)大藥房失控。大藥房的進(jìn)、銷、存賬均由柜臺(tái)營(yíng)業(yè)員自己登記，財(cái)務(wù)處只由費(fèi)用會(huì)計(jì)登記金額賬，沒有登記相關(guān)的商品品種明細(xì)和數(shù)量，因而無法對(duì)該業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。二)、物流程序方面存在的問題：入庫不規(guī)范。業(yè)務(wù)處將股份公司寄到的發(fā)貨回執(zhí)交倉庫保管員，收到貨物后，不經(jīng)質(zhì)檢檢驗(yàn)簽字，由倉庫員直接入庫，填開入庫單。入庫單無質(zhì)檢聯(lián)。而目前集團(tuán)公司要求的規(guī)范作法是：經(jīng)營(yíng)公司業(yè)務(wù)處接到貨物后清點(diǎn)與訂購單及供貨單位的發(fā)貨回執(zhí)無誤后，立即填開入庫單，質(zhì)量部門驗(yàn)收合格簽字后，倉庫保管員根據(jù)入庫單驗(yàn)貨無誤入庫后簽字，分別交至業(yè)務(wù)處及財(cái)務(wù)處記賬(入庫單上須注明生產(chǎn)批號(hào))。出庫不規(guī)范。發(fā)貨程序不規(guī)范，是造成整個(gè)HK公司物流賬務(wù)混亂的根源。按上次審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)整改的要求，HK公司發(fā)貨程序是：將審批完的發(fā)貨申請(qǐng)表傳真給庫管員發(fā)貨 → 登記發(fā)貨通知單 → 登記銷售臺(tái)賬 → 登記產(chǎn)品發(fā)貨明細(xì)賬。而目前集團(tuán)公司要求的規(guī)范作法是：營(yíng)銷公司業(yè)務(wù)處接到已批準(zhǔn)的“發(fā)貨申請(qǐng)表”立即填開出庫單(出庫單上要填寫“發(fā)貨申請(qǐng)表”編號(hào)及生產(chǎn)批號(hào))→ 質(zhì)量部門簽字后 → 倉庫保管員憑出庫單“發(fā)貨聯(lián)”發(fā)貨 → 業(yè)務(wù)處組織發(fā)運(yùn)。出庫單“業(yè)務(wù)聯(lián)”交業(yè)務(wù)處內(nèi)勤記賬，“財(cái)務(wù)聯(lián)”交財(cái)務(wù)處記賬。上一次審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)整改中：不要求業(yè)務(wù)處開據(jù)出庫單。倉庫保管員根據(jù)傳真來的發(fā)貨申請(qǐng)表進(jìn)行發(fā)貨最后補(bǔ)開出庫單。各部門根據(jù)發(fā)貨申請(qǐng)表登記相關(guān)臺(tái)賬。以上幾點(diǎn)是HK物流賬混亂的根源。同時(shí)HK的物流中還存在以下問題：①、發(fā)貨申請(qǐng)表審批手續(xù)不全。②、出庫未通過質(zhì)檢，沒有完全按先進(jìn)先出的原則發(fā)貨。③、倉庫憑業(yè)務(wù)處傳真的發(fā)貨申請(qǐng)表發(fā)貨或電話通知發(fā)貨，事后補(bǔ)辦手續(xù)。④、發(fā)貨有時(shí)不通過庫管員，由發(fā)貨員直接發(fā)貨，事后補(bǔ)辦手續(xù)。⑤、因質(zhì)量問題出現(xiàn)退貨，未經(jīng)質(zhì)檢檢驗(yàn)，且未入庫又直接補(bǔ)貨出庫。⑥、違反規(guī)定直接發(fā)貨給業(yè)務(wù)員。盤庫方法不正確。①、盤庫前不對(duì)賬，不預(yù)作盤點(diǎn)清單。②、現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)沒有業(yè)務(wù)處人員參加。③、不能現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)是否存在賬實(shí)不符情況。三、對(duì)HK現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的評(píng)價(jià)根據(jù)這次審計(jì)的結(jié)果來看，目前JLHK財(cái)務(wù)各個(gè)崗位人員基本素質(zhì)普遍偏低，個(gè)別崗位達(dá)不到相應(yīng)崗位應(yīng)該具備的專業(yè)技能，具體評(píng)價(jià)如下：主管會(huì)計(jì)(費(fèi)用會(huì)計(jì))***：處理外圍社會(huì)關(guān)系(工商、稅務(wù))的能力較強(qiáng)，具備一定的全盤帳務(wù)處理能力，但管理能力一般，電腦應(yīng)用技能較低，費(fèi)用開支把關(guān)不嚴(yán)，對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)范化管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)物流方面的規(guī)范化管理也缺乏足夠的了解，物流方面的財(cái)務(wù)相關(guān)能力較差。其在財(cái)務(wù)處缺乏足夠的威信，很難有效地組織起財(cái)務(wù)部門的工作。物流會(huì)計(jì)***：經(jīng)過兩次電算化的培訓(xùn)，具備了一定的電算化基礎(chǔ)，但仍不能完全掌握電算化的操作技能。財(cái)務(wù)基本功不扎實(shí)，對(duì)自己所負(fù)責(zé)的工作范圍內(nèi)一些基本的財(cái)務(wù)技能如記錄臺(tái)賬、盤貨等不求甚解。對(duì)物流的規(guī)范化操作流程缺乏必需的了解，對(duì)自己經(jīng)手的工作責(zé)任心不夠，工作上主觀能動(dòng)性差。提供的物流相關(guān)數(shù)據(jù)所花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且無法保證其準(zhǔn)確，其經(jīng)管的物流賬對(duì)于公司的物流管理而言基本上沒有起到任何作用。出納***：對(duì)公司較為忠誠(chéng)，有較強(qiáng)的監(jiān)督把關(guān)意識(shí)，但財(cái)務(wù)基本功相對(duì)較差，電腦應(yīng)用技能較低，工作效率不高。批發(fā)部核算員***：財(cái)務(wù)電算化專業(yè)畢業(yè)，有較強(qiáng)的電腦操作能力，具備一定的財(cái)務(wù)基本功，接受能力較強(qiáng)，但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏獨(dú)立帳務(wù)處理的工作經(jīng)驗(yàn)，若能得到有效的指導(dǎo)和幫助，將能很快勝任HK會(huì)計(jì)崗位的工作。四、整改措施針對(duì)上述HK公司存在的問題，我們與HK公司領(lǐng)導(dǎo)班子及相關(guān)人員共同研究，達(dá)成共識(shí)后進(jìn)行了如下方式的整改：20xx年*月*日上午，在HK公司辦公室大廳開會(huì)，就整個(gè)物流規(guī)范化程序(包括購貨入庫、發(fā)貨出庫、開票、回款、業(yè)務(wù)提成、調(diào)貨、盤庫等)按照GSP認(rèn)證的要求全面進(jìn)行講解和培訓(xùn)，并將責(zé)任明確到具體部門、具體個(gè)人。20xx年*月*日上午，在HK公司**經(jīng)理辦公室，單獨(dú)召集JLHK公司全部財(cái)務(wù)人員開會(huì)，具體就各個(gè)財(cái)務(wù)崗位職責(zé)進(jìn)行了合理化分工(包括費(fèi)用會(huì)計(jì)、物流會(huì)計(jì)、出納)，將過去長(zhǎng)期存在的不合理分工，以及經(jīng)常引起財(cái)務(wù)人員之間矛盾導(dǎo)致工作不協(xié)調(diào)的因素，進(jìn)行了徹底調(diào)整。20xx年*月*日下午，在HK公司辦公室大廳再次召集HK公司領(lǐng)導(dǎo)班子和各個(gè)部門負(fù)責(zé)人及物流會(huì)計(jì)，具體就整個(gè)物流整改的落實(shí)工作進(jìn)行了協(xié)調(diào)，對(duì)各部門各崗位的整改工作明確了時(shí)間限制，并就一些具體的細(xì)節(jié)達(dá)成了共識(shí)。(附：以上三次現(xiàn)場(chǎng)整改的會(huì)議記錄)針對(duì)個(gè)別財(cái)務(wù)人員電腦應(yīng)用技能不高的情況，有針對(duì)性地進(jìn)行了電腦操作技能尤其是電子表格的應(yīng)用進(jìn)行了培訓(xùn)。20xx年*月*日上午在HK公司辦公室大廳召集JLHK公司領(lǐng)導(dǎo)班子和全體機(jī)關(guān)工作人員就審計(jì)發(fā)現(xiàn)的具體問題進(jìn)行了意見交流，并提出了具體的整改意見。(詳見與被審計(jì)單位交換意見紀(jì)錄第1頁——第10頁)但由于其他方面的原因，現(xiàn)場(chǎng)整改工作被臨時(shí)取消，整改工作也暫時(shí)終止。五、整改建議本著盡快解決HK公司目前的問題，使HK公司的物流、財(cái)務(wù)盡快走上正軌的原則，HK公司的整改工作應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行下去。鑒于JLHK公司不規(guī)范的習(xí)慣做法根深蒂固，且許多工作質(zhì)量低下的原因是與財(cái)務(wù)人員的低素質(zhì)密切相關(guān)。僅憑審計(jì)組人員的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行整改，短時(shí)間很難從根本上得到徹底扭轉(zhuǎn)，所糾正的東西也可能很快恢復(fù)原樣。出于盡快解決問題的目的，審計(jì)組在審計(jì)期間直接向集團(tuán)財(cái)務(wù)和主管財(cái)務(wù)人事的**總監(jiān)作了電話匯報(bào)，并按要求于*月*日書面向**總監(jiān)匯報(bào)了HK公司財(cái)務(wù)存在的問題，且提出了如下建議：由**集團(tuán)選派一名精通物流賬務(wù)、熟悉物流規(guī)范化管理程序、同時(shí)具備一定的財(cái)務(wù)管理水平的人員，于審計(jì)組完成審計(jì)任務(wù)前入駐HK公司主持財(cái)務(wù)工作，從理順財(cái)務(wù)管理關(guān)系入手，處理具體事務(wù)，對(duì)其他財(cái)務(wù)人員進(jìn)行傳、幫、帶，從提高人員專業(yè)水平著手，根本上對(duì)HK的財(cái)務(wù)進(jìn)行規(guī)范和整改。為保證其工作不受來自HK公司方面的干擾，并提出建議將其人事掛靠集團(tuán)財(cái)務(wù)部，工資由**集團(tuán)直接發(fā)放，并授予一定的財(cái)務(wù)人事處置權(quán)。同時(shí)為保證HK公司的財(cái)務(wù)工作能夠順利延續(xù)，亦建議HK現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員的崗位及待遇暫時(shí)保持不變，視今后的變化由主持工作的財(cái)務(wù)人員再行申報(bào)調(diào)整。由于HK公司現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物流的規(guī)范化管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于整改工作，如果單純靠財(cái)務(wù)來監(jiān)督進(jìn)行，效率不會(huì)太高，效果也不會(huì)理想。但在這次審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)，HK公司專門從事GSP認(rèn)證工作的質(zhì)檢處經(jīng)理***由于過去在大型國(guó)有醫(yī)藥行業(yè)長(zhǎng)期從事物流管理工作，對(duì)于物流的規(guī)范化操作具有較深刻的理解，其本人也具有改變HK不規(guī)范的現(xiàn)狀，進(jìn)行規(guī)范化管理的強(qiáng)烈意識(shí)，因此在此次現(xiàn)場(chǎng)整改中，特別強(qiáng)調(diào)了質(zhì)檢的重要性，要求在整改中要發(fā)揮質(zhì)檢的重要作用。但是，由于審計(jì)的權(quán)限限制，不可能明確地直接要求**集團(tuán)選派的財(cái)務(wù)人員和質(zhì)檢處經(jīng)理兩人對(duì)整改工作具體負(fù)責(zé)。因此建議，由**集團(tuán)考慮對(duì)以上兩人專門授權(quán)，由他們對(duì)HK公司的整改工作全面負(fù)責(zé)，以使HK的物流、財(cái)務(wù)盡快走上正軌。六