【文章內(nèi)容簡介】 工作量，且不能保證其準確性，也造成對開票和業(yè)務提成審批的拖延，降低財務服務質(zhì)量。對此經(jīng)營公司領(lǐng)導及業(yè)務員多有怨詞。物流賬務處理缺乏基本技能。調(diào)貨、換貨沒有按規(guī)定的程序進行處理，物流會計也不明白應該如何處理，從而導致電腦賬因物流不規(guī)范而無法處理，電腦中數(shù)據(jù)明顯不可用。1財務對物流失控。除北生產(chǎn)品外，批發(fā)部經(jīng)營的其他代理藥品在財務處、業(yè)務處均沒有臺賬(只是在倉庫設(shè)一核算員進行核算，且登賬不及時)，難以進行有效的監(jiān)督和控制。1財務對大藥房失控。大藥房的進、銷、存賬均由柜臺營業(yè)員自己登記，財務處只由費用會計登記金額賬，沒有登記相關(guān)的商品品種明細和數(shù)量，因而無法對該業(yè)務進行有效的監(jiān)督和控制。二)、物流程序方面存在的問題：入庫不規(guī)范。業(yè)務處將股份公司寄到的發(fā)貨回執(zhí)交倉庫保管員，收到貨物后，不經(jīng)質(zhì)檢檢驗簽字，由倉庫員直接入庫，填開入庫單。入庫單無質(zhì)檢聯(lián)。而目前集團公司要求的規(guī)范作法是：經(jīng)營公司業(yè)務處接到貨物后清點與訂購單及供貨單位的發(fā)貨回執(zhí)無誤后，立即填開入庫單，質(zhì)量部門驗收合格簽字后，倉庫保管員根據(jù)入庫單驗貨無誤入庫后簽字，分別交至業(yè)務處及財務處記賬(入庫單上須注明生產(chǎn)批號)。出庫不規(guī)范。發(fā)貨程序不規(guī)范，是造成整個HK公司物流賬務混亂的根源。按上次審計現(xiàn)場整改的要求，HK公司發(fā)貨程序是：將審批完的發(fā)貨申請表傳真給庫管員發(fā)貨 → 登記發(fā)貨通知單 → 登記銷售臺賬 → 登記產(chǎn)品發(fā)貨明細賬。而目前集團公司要求的規(guī)范作法是：營銷公司業(yè)務處接到已批準的“發(fā)貨申請表”立即填開出庫單(出庫單上要填寫“發(fā)貨申請表”編號及生產(chǎn)批號)→ 質(zhì)量部門簽字后 → 倉庫保管員憑出庫單“發(fā)貨聯(lián)”發(fā)貨 → 業(yè)務處組織發(fā)運。出庫單“業(yè)務聯(lián)”交業(yè)務處內(nèi)勤記賬，“財務聯(lián)”交財務處記賬。上一次審計現(xiàn)場整改中：不要求業(yè)務處開據(jù)出庫單。倉庫保管員根據(jù)傳真來的發(fā)貨申請表進行發(fā)貨最后補開出庫單。各部門根據(jù)發(fā)貨申請表登記相關(guān)臺賬。以上幾點是HK物流賬混亂的根源。同時HK的物流中還存在以下問題：①、發(fā)貨申請表審批手續(xù)不全。②、出庫未通過質(zhì)檢，沒有完全按先進先出的原則發(fā)貨。③、倉庫憑業(yè)務處傳真的發(fā)貨申請表發(fā)貨或電話通知發(fā)貨，事后補辦手續(xù)。④、發(fā)貨有時不通過庫管員，由發(fā)貨員直接發(fā)貨，事后補辦手續(xù)。⑤、因質(zhì)量問題出現(xiàn)退貨，未經(jīng)質(zhì)檢檢驗，且未入庫又直接補貨出庫。⑥、違反規(guī)定直接發(fā)貨給業(yè)務員。盤庫方法不正確。①、盤庫前不對賬，不預作盤點清單。②、現(xiàn)場盤點沒有業(yè)務處人員參加。③、不能現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)是否存在賬實不符情況。三、對HK現(xiàn)有財務人員的評價根據(jù)這次審計的結(jié)果來看，目前JLHK財務各個崗位人員基本素質(zhì)普遍偏低，個別崗位達不到相應崗位應該具備的專業(yè)技能，具體評價如下：主管會計(費用會計)***：處理外圍社會關(guān)系(工商、稅務)的能力較強，具備一定的全盤帳務處理能力，但管理能力一般，電腦應用技能較低，費用開支把關(guān)不嚴，對財務規(guī)范化管理缺乏足夠的認識，對物流方面的規(guī)范化管理也缺乏足夠的了解，物流方面的財務相關(guān)能力較差。其在財務處缺乏足夠的威信，很難有效地組織起財務部門的工作。物流會計***：經(jīng)過兩次電算化的培訓，具備了一定的電算化基礎(chǔ)，但仍不能完全掌握電算化的操作技能。財務基本功不扎實，對自己所負責的工作范圍內(nèi)一些基本的財務技能如記錄臺賬、盤貨等不求甚解。對物流的規(guī)范化操作流程缺乏必需的了解，對自己經(jīng)手的工作責任心不夠，工作上主觀能動性差。提供的物流相關(guān)數(shù)據(jù)所花費時間長且無法保證其準確，其經(jīng)管的物流賬對于公司的物流管理而言基本上沒有起到任何作用。出納***：對公司較為忠誠，有較強的監(jiān)督把關(guān)意識，但財務基本功相對較差，電腦應用技能較低，工作效率不高。批發(fā)部核算員***：財務電算化專業(yè)畢業(yè)，有較強的電腦操作能力，具備一定的財務基本功，接受能力較強，但實踐經(jīng)驗不足，缺乏獨立帳務處理的工作經(jīng)驗，若能得到有效的指導和幫助，將能很快勝任HK會計崗位的工作。四、整改措施針對上述HK公司存在的問題，我們與HK公司領(lǐng)導班子及相關(guān)人員共同研究，達成共識后進行了如下方式的整改：20xx年*月*日上午，在HK公司辦公室大廳開會，就整個物流規(guī)范化程序(包括購貨入庫、發(fā)貨出庫、開票、回款、業(yè)務提成、調(diào)貨、盤庫等)按照GSP認證的要求全面進行講解和培訓，并將責任明確到具體部門、具體個人。20xx年*月*日上午，在HK公司**經(jīng)理辦公室，單獨召集JLHK公司全部財務人員開會，具體就各個財務崗位職責進行了合理化分工(包括費用會計、物流會計、出納)，將過去長期存在的不合理分工，以及經(jīng)常引起財務人員之間矛盾導致工作不協(xié)調(diào)的因素，進行了徹底調(diào)整。20xx年*月*日下午，在HK公司辦公室大廳再次召集HK公司領(lǐng)導班子和各個部門負責人及物流會計，具體就整個物流整改的落實工作進行了協(xié)調(diào)，對各部門各崗位的整改工作明確了時間限制，并就一些具體的細節(jié)達成了共識。(附：以上三次現(xiàn)場整改的會議記錄)針對個別財務人員電腦應用技能不高的情況，有針對性地進行了電腦操作技能尤其是電子表格的應用進行了培訓。20xx年*月*日上午在HK公司辦公室大廳召集JLHK公司領(lǐng)導班子和全體機關(guān)工作人員就審計發(fā)現(xiàn)的具體問題進行了意見交流，并提出了具體的整改意見。(詳見與被審計單位交換意見紀錄第1頁——第10頁)但由于其他方面的原因，現(xiàn)場整改工作被臨時取消，整改工作也暫時終止。五、整改建議本著盡快解決HK公司目前的問題，使HK公司的物流、財務盡快走上正軌的原則，HK公司的整改工作應該繼續(xù)進行下去。鑒于JLHK公司不規(guī)范的習慣做法根深蒂固，且許多工作質(zhì)量低下的原因是與財務人員的低素質(zhì)密切相關(guān)。僅憑審計組人員的現(xiàn)場進行整改，短時間很難從根本上得到徹底扭轉(zhuǎn)，所糾正的東西也可能很快恢復原樣。出于盡快解決問題的目的，審計組在審計期間直接向集團財務和主管財務人事的**總監(jiān)作了電話匯報，并按要求于*月*日書面向**總監(jiān)匯報了HK公司財務存在的問題，且提出了如下建議：由**集團選派一名精通物流賬務、熟悉物流規(guī)范化管理程序、同時具備一定的財務管理水平的人員，于審計組完成審計任務前入駐HK公司主持財務工作，從理順財務管理關(guān)系入手，處理具體事務，對其他財務人員進行傳、幫、帶，從提高人員專業(yè)水平著手，根本上對HK的財務進行規(guī)范和整改。為保證其工作不受來自HK公司方面的干擾，并提出建議將其人事掛靠集團財務部，工資由**集團直接發(fā)放，并授予一定的財務人事處置權(quán)。同時為保證HK公司的財務工作能夠順利延續(xù)，亦建議HK現(xiàn)有的財務人員的崗位及待遇暫時保持不變，視今后的變化由主持工作的財務人員再行申報調(diào)整。由于HK公司現(xiàn)有的領(lǐng)導對物流的規(guī)范化管理缺乏正確的認識，對于整改工作，如果單純靠財務來監(jiān)督進行，效率不會太高，效果也不會理想。但在這次審計工作中發(fā)現(xiàn)，HK公司專門從事GSP認證工作的質(zhì)檢處經(jīng)理***由于過去在大型國有醫(yī)藥行業(yè)長期從事物流管理工作，對于物流的規(guī)范化操作具有較深刻的理解，其本人也具有改變HK不規(guī)范的現(xiàn)狀，進行規(guī)范化管理的強烈意識，因此在此次現(xiàn)場整改中，特別強調(diào)了質(zhì)檢的重要性，要求在整改中要發(fā)揮質(zhì)檢的重要作用。但是，由于審計的權(quán)限限制，不可能明確地直接要求**集團選派的財務人員和質(zhì)檢處經(jīng)理兩人對整改工作具體負責。因此建議，由**集團考慮對以上兩人專門授權(quán)，由他們對HK公司的整改工作全面負責，以使HK的物流、財務盡快走上正軌。六