20xx年湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則(編輯修改稿)
2025-03-15 02:02 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 第十一條歸檔文件按照經(jīng)檔案行政管理部門或上級(jí)主管機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的《機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分為永久和定期兩種，定期又分為30年和20xx年兩種。
第十二條歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由(問(wèn)題)結(jié)合時(shí)間(辦結(jié)時(shí)間)排列。相同保管期限的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套形成的文件應(yīng)排列在一起。
第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁(yè)上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號(hào)。
歸檔章的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)6項(xiàng)。其中，年度、保管期限、室編件號(hào)必須填寫。全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱及館編件號(hào)根據(jù)立檔單位的實(shí)際，有則填寫，無(wú)則空缺。歸檔章格式見(jiàn)附件圖示1。歸檔章各項(xiàng)目的填寫方法如下：
全宗號(hào)：填寫同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號(hào)。
年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“20xx”。
保管期限：標(biāo)注歸檔文件保管期限的全稱或代號(hào)。使用代號(hào)時(shí)，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表20xx年。
室編件號(hào)：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、同一保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。各年度的歸檔文件在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，從“1”開(kāi)始逐件編流水號(hào)。
館編件號(hào)：在檔案移交進(jìn)館時(shí)，按進(jìn)館要求填寫。
機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)：按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫機(jī)構(gòu)的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。按問(wèn)題分類的，填寫問(wèn)題(職能)的分類名稱。
第十四條歸檔文件應(yīng)分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見(jiàn)附件圖示2。目錄填寫項(xiàng)目有件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注7項(xiàng)。填寫方法如下：
件號(hào)：逐件填寫室編件號(hào)。
責(zé)任者：填寫文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)
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