【文章內容簡介】 處理及時；了解、監(jiān)督節(jié)假日在崗人員履行工作職責和遵守紀律的情況；指揮處理突發(fā)事件，及時報告公司相關領導；認真填寫《值班記錄》。第四條 程序公司總部值班人員負責處理值班期間公司各部門發(fā)生的情況，負責指揮協(xié)調公司各崗位值班人員的工作，員工應服從其安排。每天必須對公司物業(yè)轄區(qū)進行一次巡查，檢查下級的值班情況；管理處值班人員負責處理本轄區(qū)發(fā)生的情況；公共秩序維護人員實行24小時值班；值班人員負責當班期間物業(yè)轄區(qū)的全面管理，發(fā)生緊急情況時執(zhí)行《緊急情況處理程序》。考慮到物業(yè)管理工作的特殊性，各管理處主任、職能部門負責人在放假期間需保持通信暢通，遇有緊急情況需及時返回公司進行處理。第五條 值班時間和編排值班時間：執(zhí)行正常上下班時間；辦公室每月一日編制公司當月節(jié)假日值班表，值班人員按班值班；凡已排班的值班人員如遇特殊情況本人不能值班的可以換班，但事先必須在辦公室備案。第二節(jié) 公章管理規(guī)定第一條 公司對外簽訂的合同、協(xié)議一律須蓋公司行政章，報總理批準后方可以蓋章，并寫《公章使用登記表》。第二條 各部門的圖章由本部門負責人或指定專人保管，須經部門負責人批準方可蓋章，并只能在本部門轄區(qū)范圍內有效，超出范圍所造成的后果，由公章使用批準人承擔。第三條 公章如需攜帶外出，必須辦理出借手續(xù)。第四條 公章必須妥善保管，保持清潔、完好、清晰。第五條 加蓋公司行政章的合同、協(xié)議必須在辦公室存檔。第三節(jié) 文檔管理規(guī)定第一條 為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，制定本規(guī)定。第二條 本公司所有文件均由辦公室辦理。第三條 文件處理包括發(fā)文處理、收文處理、文書處理三個環(huán)節(jié)的管理。第四條 所有文件填寫《文件登記薄》，重要文件由辦公室予以嚴格保管。第五條 發(fā)文處理凡公司發(fā)文，由發(fā)文部門擬稿，辦公室按照發(fā)文格式對草擬的文稿進行審查、修改，經總經理審閱后，由總經理批準后簽發(fā)，文稿一經簽發(fā)即成定稿，據此生效。辦公室負責文件的編號，確定份數，對打印好的文件加蓋公章。第六條 收文處理辦公室對收到的文件須進行登記，登記的內容為：順序號、收文日期、來文單位、標題、備注等。文件處理的基本原則是“及時”、“準確”，并明確文件處理的責任者。辦公室應將來文按照文件性質送到相應部門處理，須輪閱的填寫《文件閱覽登記表》。如遇性質不明的，請領導對應辦的文件由誰或哪一部門辦理及如何辦理寫出指示性意見。辦公室應對文件辦理情況進行督促、檢查，提醒相關人員加快辦文速度。第七條 辦公室將每年度的重要文件進行匯總，分編裝訂成冊，存入檔案。第八條 將文件分類別確定保存期限反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，列入永久保存；反映公司一般工作活動，在相當時間內需要查考的，列入長期保存；在較短時間內本公司需要查考的各種資料，列入短期保存。第九條 保存期滿或在保存期內沒有必要繼續(xù)保存的文件，應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經有關部門合議，報總經理認可，由辦公室執(zhí)行。如對廢除沒有異議，應立即予以銷毀。第十條 文件的歸檔歸檔的文件必須按年度立卷，公司承辦部門或人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整，并及時交辦公室保存，工作變動或因故離職后應將經辦的文件材料向接辦人員交待清楚，不得擅自帶走或銷毀。歸檔范圍：重要的會議材料；上級機關來文中與本公司有關的決定、決議、指示、命令、計劃等文件材料；本公司的請示與上級機關的批復；本公司的各種計劃、總結、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄像等。各部門、管理處應建立健全平時歸卷制度。案卷質量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。永久、長期、短期案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內文件目錄，并放在卷首。第十一條 檔案管理規(guī)定文書處理完畢后，由辦公室歸檔保存，經辦部門根據實際需要留存，如因業(yè)務需要原稿須由經辦部門保管，應由辦公室同意后妥善保管，辦公室以復印件存檔。檔案管理人員應注意維護檔案清潔，防止損毀，每年年終整理一次。保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存價值的，檔案管理人員應注明“參考”字樣，供員工參考。借閱檔案（文件、資料）必須進行《文件檔案借閱登記表》登記后方可借閱。案卷不準外借，只供在辦公室查閱，未歸檔的文件及資料可外借。借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全和保密。外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總經理或相關負責人批準，但不得以任何形式（復印、拷貝、照相、電子郵件等）將檔案帶離公司。第四節(jié) 會議管理規(guī)定第一條 為改進工作作風，提高會議質量，特制定本規(guī)定。第二條 公司會議基本上歸納為：總經理辦公會議、部門經理會議、部門會議、員工大會、（半）年度會議、臨時會議等。第三條 組織召開會議的部門、責任人要做好相應的會前準備工作，并做好會議記錄，對會議期間所使用的文件資料以及會議期間形成的文件進行收集、清理、立卷和歸檔。第四條 會議紀律參加會議的人員不得遲到、早退。如不到會，必須事先請假，并說明原因。與會人員應統(tǒng)一公司著裝、佩戴工作牌。開會期間，將手機、BP機等通訊工具調至震動或關機，如有來電，到室外接聽，避免影響會議進程；會議進行途中不得隨意離場；對會議內容有異議的應舉手示意，經會議主持人認可后公開討論，不得私下交頭接耳，影響會議秩序。以上如有違反，每條處以當事人10元。第五條 會議時間、地點由組織部門提前通知。第六條 總經理辦公會議由總經理主持，參加人員：副總經理、總經理助理。第七條 部門經理會議每月召開一次，時間定在每月的1日上午8：00，遇節(jié)假日順延。會議內容：工作匯報、工作安排。參加人員：總經理、各職能部門負責人及管理處主任。會議程序會議開始，上次會議遺留問題處理情況進展報告；各部門負責人及管理處主任工作匯報；會議提及事項當場解決，形成決議；下步工作安排。要求各與會人員作好充分準備，發(fā)言突出重點，簡介明了，多提建設性意見和建議。第八條 部門會議職能部門每月一次，管理處每周一次，由部門主管主持；參加人員：各部門員工。第八條 全體員工大會每半年一次，由總經理或副總經理主持。第九條 （半）年工作會議半年度工作會議、年度工作會議基本上分別于當年的7月和次年1月中旬召開，時間為1－2天。參加人員：總經理、各職能部門負責人及各管理處主任。會議由辦公室負責組織，包括會議場所、日程的安排，相關人員的通知以及相關資料的準備工作。各職能部門負責人及各管理處主任作工作總結及計劃匯報，財務部要提供有關詳實數據，公布財務測算結果。年度會議上討論通過各管理處及承包責任部門下年度管理目標、經濟目標責任書，并與公司簽訂協(xié)議。第十條 臨時會議凡公司有重大情況發(fā)生或臨時性工作布置時，召開臨時會議，臨時會議不受時間、次數的約束，均可由發(fā)起人經總經理同意而召集有關人員開會商討。參與人員積極配合發(fā)起人的工作，不得以任何理由拒絕參加會議，違者一次扣罰20元。第六章 財務管理規(guī)定第一節(jié) 財產、費用管理規(guī)定第一條 固定資產的購置必須以書面形式報請公司總經理會議討論審批同意。第二條 低值易耗品的采購，由使用部門填寫《材料采購申請單》，報請總經理批準、財務部審核后，由辦公室統(tǒng)一采購，一次性金額不得超過1000元。第三條 對固定資產和低值易耗品的維修，應先報預算，經總經理批準審核，方可列支。第四條 物資用品采購公司辦公用品由辦公室根據實際需求統(tǒng)一填寫《材料采購申請單》，報總經理審批后方可購買，各部門定額領用，不得自行購買（除經濟指標考核部門外）。不屬于日常辦公用品的物品，應在月末（25日前）填寫《材料采購申請單》經總經理批準后由辦公室統(tǒng)一購買。第五條 應酬費應酬費用的開支堅持必需、合理、節(jié)約的原則，標準由總經理批準（經濟指標考核的部門按核定指標開支）。第六條 差旅費差旅費的開支堅持節(jié)約、及時報銷原則，出差借支的差旅費應于出差歸公司后三天內報清，逾期不報從當月工資中每天扣除總差旅費的10％。出差乘坐交通工具的等級標準為：長途汽車、