【正文】 設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。技術往來文件的管理一般技術往來文件的種類很多，可按不同的分類方式設立管理系統(tǒng)。當工程的實際進度不符合已經同意的工程進度計劃，當甲方提出要求后，無論如何應盡快修訂合同文件出現矛盾或含糊不清時，應書面通知甲方予以解釋和澄清無論何時出現此類問題，都可以并應時發(fā)出通知通知甲方提供兩套施工圖復制件（包括原因和時間）需要使用圖紙前三日內發(fā)出當遇到不可預見的不利實物障礙或自然條件影響工期和費用時，書面通知甲方盡可能早地發(fā)出通知甲方指令引起誤期或誤期的附加費用，發(fā)出書面通知給甲方接到甲方書面指令之后，盡早發(fā)出通知要求甲方書面出原始基準點，基準線和參考標高，以及放線測量所需的附加數據放線之前若甲方以書面形式提供的不正確數據導致工程任何部分的位置標高，尺寸或基準線出現任何差錯，裝飾工程公司應書面通知甲方，并要求增加費用盡可能早地通知向甲方提交一份按合同規(guī)定承包商將有機得到的，全部支付，詳細的，分季度現金流通量估算表按甲方要求，盡快修訂向甲方提交承包商的全權代表資料，使其全權化表對本工程進行監(jiān)督管理，應接受甲方的指示，需請甲方書面批準進場前，盡早地提交承包商全權代表的名字及檔案資料當甲方發(fā)出指令要求進行合同之外的施工時，應書面通知甲方給予延期或費用補嘗施工前由于甲方的風險所造成的損失或損壞，應書面通知甲方在甲方的風險造成危害后，盡可能早地通知書面提交辦理本工程保險的保險公司和保險條款以征得甲方的同意在正式辦理工程保險之前當發(fā)生任何人身和財產損害的事件時，要書面通知甲方，并寫明詳細原因和經過當損害事件發(fā)生時，要盡快通知甲方要書面提交辦理第三方保險的保險公司和保險單及保險費的支付票據正常情況下甲方要求檢查保險單和保險費支付票據由于甲方，其代理人或其雇員的任何行為過失造成了工人的事故或傷害等，應做出書面的詳細通知當這類事件發(fā)生時，應盡快通知甲方向甲方書面提交合同規(guī)定的已辦保險并生效的保險單，及本期保險費的支付票據開工后的15天內書面通知甲方，由于法令和規(guī)章的原因而支付的合同之外費用的詳細單據，應包括在下期支付證書中當這些合同之外費用由裝飾工種公司支出后，盡快發(fā)出通知由于交通要道公眾的障礙或相鄰房產的人員阻撓使工程誤期及產生附加費用在限定時間之內，提請甲方發(fā)出變更令或給予延長工期及追加費用書面通知甲方，已按要求為其它施工單位提供便利和服務，以及由此導致的額外費用和工程誤期按甲方要求，或每月提交一次當合同之外的試驗與檢驗符合甲方的要求時應書面通知甲方給予試驗或檢驗費用補償在試驗或檢驗之后提出書面通知甲方對將要覆蓋的工種進行檢查在工程覆蓋前合適時間內書面通知甲方，要將不符合合同規(guī)定的材料或設備從現場運走，并附代替材料或設備的清單在將不合格的材料或設備從現場運走之前通知因停工導致延期或附加費用，應盡早發(fā)通知進行索賠，要甲方給予書面確認在停工事件開始發(fā)生的2天內，書面通知甲方如果工程或其任何部分的進展暫停了84天，非裝飾工程公司對此暫停負責，否則裝飾工程公司可書面通知甲方，要求在28天對暫停工程繼續(xù)施工停工等84天起，盡早通知對暫停工程要求復工工程未得準許時，裝飾工程公司應書面通知甲方，選擇將暫停的工作視為刪減，或者如果全部工作都被暫停，則將此合同視為無效合同要求復工未得到準許第28天后，盡早通知當可能引起要求延期的事件發(fā)生和能被看清事前還是事后并可能查明之時，應書面通知甲方，需要延期的，要求有具體詳細證據材盡早通知如果遇到緊急情況或有必須連續(xù)的工程施工之需要，必須在夜間或公休日進行施工時，要書面向甲方提出通知，并經許可確認方能施工加班施工之間或緊急情況處理之時發(fā)出通知書面提出申請加快工程進度的詳細步驟和方法當甲方通知工程進度太慢，為保證按合同竣工之需要而加快進度時，發(fā)出通知整個工程已經實質上竣工，并合格地通過最后檢驗時，可書面通知甲方，要求簽發(fā)竣工交接證書，并附有在缺陷責任期內盡可能完成任何未完工作的書面保證當已經達到實質的要求，可向甲方提出，并在甲方檢驗滿意后，21天內得到本工程竣工交接證書書面通知甲方，工程變更后使得原單價或費率已不合理，應予以調整變更工程執(zhí)行以前或執(zhí)行以后，盡早發(fā)出通知書面提供給甲方工程計量的詳細資料，并協(xié)助其工作當甲方提出要求時當簽發(fā)整個工程的竣工交接證書時，發(fā)現合同價格增加或減少總共超過39。：會議地點及時間，出席者姓名及他們所代表的單位，會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內容，決議事項，行動由何人何時執(zhí)行等內容。技術交底包括設計交底，施工組織設計交底，主要分項工程施工技術交底，合同要點交底等。（封面，總目錄）竣工資料的歸檔凡是移交的工程檔案和技術資料，必須做到真實，完整，有代表性，能如實地反映工程和施工中的情況。，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。調試單位歸檔范圍。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。收發(fā)文件管理制度1)對外發(fā)文應由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關負責人負責補齊資料并追究相關責任。b、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要范圍詳附錄b。凡提供資料的部門及負責人，必須按施工工序及時向項目質檢員或資料員提供工程上的一切資料，質檢員及時按分工檢查資料，收集整理證齊全后，移交項目資料員，并向項目總工匯報。4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續(xù)。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。、圖書、標準由行政部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。，洽商記錄設計變更，洽商記錄應有設計單位，施工單位和建設單位三方代表簽證，經濟洽商可由裝飾工程施工單位和建設單位兩方代表簽證；分包工程有關設計變更和洽商記錄應通過裝飾總承包單位辦理；設計變更，洽商記錄按簽證日期先后順序編號，做到齊全，完整。2及時糾正并召開現場會，對違章班組或個人進行批評和處理。經常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所，也是定期檢查計劃與實際執(zhí)行情況偏差并著手糾正的良好機會，有助于避免誤會和分歧。施工單位在實施過程中應提交的書面通知和文件通知內容通知的時間限制書面確認甲方的口頭指示應在前7天之內以書面形式向甲方確認，而甲方在7天之內未以書面形式加以否認，則此項指示可視為甲方的指示?？⒐D編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。、監(jiān)理單位并監(jiān)督實施。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單(含工程聯系單)等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件(如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。二、參加人員為：項目經理部領導小組全體成員、其它相關人員。第二條管理部門工程資料檔案由技術質量部負責管理。工程資料的填寫必須符合《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》及國家有關規(guī)范、標準。，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內容應保持完整和連續(xù)。6工程資料的發(fā)放（工程技術文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一辦理。，復印件必須注明原件的存放地，經辦人并加蓋原件存放單位的公章。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。經現場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現場專業(yè)工程師和項目經理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續(xù)。：（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質的格式）。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工圖。,裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。、監(jiān)理單位并監(jiān)督實施。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。，資料室有權退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關要求進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數，文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數量發(fā)放文件，并做好編號及登記。1文件和資料的使用控制，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經主管部門或部門負責人批準，規(guī)定復印的份數、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。項目經理部設專人負責音像資料的收集整理工作，配備必要的設備保證音像資料的安全。（四）產品檔案：由材料部、經營預算部，按產品型號立卷歸檔。，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。，一律交檔案資料室。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。負責提交移交試生產前的消缺記錄。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。、資料、圖書借閱制度本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。、工程聯系單管理規(guī)定，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。超出上述金額(或天數)，項目經理需上報公司工程部經理，經工程部經理批準后方可簽證?？偘鼏挝辉诮还r應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準確的竣工圖。供應商分類，按時間登記保存。報表監(jiān)理記錄表報監(jiān)理記錄是甲方，監(jiān)理單位和承包商之間的工作表格或報告的總稱，是裝飾工程施工管理的主要工具。主要會議形式有：，在上班前開15~30分鐘，由工長主持，項目經理和施工負責人應有選擇地參加一些關鍵工種班組的班前會，一般要督促落實兩個問題；。門窗框，門（窗）扇，石材，瓷磚除要有出廠質量合格證外，還應附有現場檢驗報告。、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。設計單位歸檔范圍負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。(3)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。工程資料管理制度10一、施工單位必須在材料報驗時，一并提供材料的產品質量證明文件及有效的檢驗報告；對于法規(guī)要求的見證取樣送檢或質監(jiān)站監(jiān)督送檢的材料，施工單位必須及時報告監(jiān)理或監(jiān)督員見證送檢，并在檢測結果出來后3天內取得檢測報告；否則，每少一項或數量不符，扣罰施工單位$1000元；每延期一天，扣罰施工單位$500元。各相關部門（指工程部和設計部）要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。此項工作應納入各相關部門的工作日程，作為工程項目管理的重要內容和依據。如監(jiān)理或甲方在檢查中發(fā)現，未按上述要求填寫、整理