【正文】 等標準、法規(guī)、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規(guī)範指導或影響公司行爲活動。 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收 利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋 “作廢文件 ” 章以示識別。 文件廢止：文件如因現(xiàn)實發(fā)生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出 文件制定、修改、廢止申請單 ，注明廢止原由， 并經(jīng)文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之 文件分發(fā)回收記錄表 收回原文件。 2. 範圍 凡指導各項活動之內(nèi)外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。 文件發(fā)行 初次發(fā)行：文件初次發(fā)行 ，由文控中心依規(guī)定的分發(fā)範疇， 複印相應份數(shù)後、加蓋 “文件發(fā)行 ”章後，分發(fā)各部門，分發(fā)時由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收； 文件補發(fā)：需求部門應填寫 文件補發(fā)申請單 並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋 “文件發(fā)行 ”章補發(fā)文件，補發(fā)同樣應由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收： 數(shù)量不足時：使用部門文件數(shù)量不足時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準； 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準，分發(fā)時由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上予以標記； 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準，分發(fā)時由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上記錄并收回損壞文件。 表單文件發(fā)行時可不加蓋 “文件發(fā)行 ” 章，以便各部門復印使用；改版時由各部門對照 文件總覽表 之最新版本狀態(tài)使用最新 版本，原余留之舊版空白表單自行作廢。 指導書：爲實現(xiàn)某項活動而詳細描 述其步驟、方法的文件。 程序文件：規(guī)定某一要素活動實現(xiàn)的流程、活動時機與目的、擔負管 中國最大的管理資源中心 第 2 頁 共 9 頁 理與實施之責的部門等指導性文件。 暫時發(fā)行：如因工作需要而需暫時發(fā)行文件時，文件可直接交文控中心加“暫時發(fā)行 ”章發(fā)行，發(fā)行時需注明有效期限，到期自行失效，無需回收。 對外發(fā)行：如有需要將公司文件對外發(fā)行時，應由相關對口部門填寫