五金電器廠-文件與資料管理程序(存儲版)
【正文】 心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應分開保存，并加蓋 “舊版文件 ” 章以示識別。 文件發(fā)行 初次發(fā)行：文件初次發(fā)行 ，由文控中心依規(guī)定的分發(fā)範疇， 複印相應份數(shù)後、加蓋 “文件發(fā)行 ”章後，分發(fā)各部門，分發(fā)時由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收； 文件補發(fā)：需求部門應填寫 文件補發(fā)申請單 並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋 “文件發(fā)行 ”章補發(fā)文件，補發(fā)同樣應由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收： 數(shù)量不足時：使用部門文件數(shù)量不足時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準； 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準，分發(fā)時由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上予以標記； 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準，分發(fā)時由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上記錄并收回損壞文件。 系統(tǒng)文件：闡述系統(tǒng)活動總體政策，公司經(jīng)營宗旨，並爲此描述總體架構之綱領性文件。 2. 範圍 凡指導各項活動之內(nèi)外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。 表單：規(guī)定用於記錄活動內(nèi)容、狀況或結果之文件。 文件廢止：文件如因現(xiàn)實發(fā)生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出 文件制定、修改、廢止申請單 ，注明廢止原由， 并經(jīng)文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之 文件分發(fā)回收記錄表 收回原文件。 文件分發(fā)管理，各工作部門現(xiàn)場使用、保管情況於內(nèi)部品質(zhì)審查時均應進行審查。 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收 利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋 “作廢文件 ” 章以示識別。 所有文件均由文控中心登錄於 文件總覽表 以利管控。 外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規(guī)、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規(guī)範指導或影響公司行爲活動。 3. 權責 內(nèi)部文件管理權責： 系統(tǒng)文件由管理代表擬定，副總經(jīng)理核準發(fā)行； 程序文件由各部門制定，經(jīng)各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經(jīng)理核準發(fā)行； 工程技術類作業(yè)指導書由工程部制定，主管審核發(fā)行； 表單各部門制定，主管審核發(fā)行。 5. 作業(yè)內(nèi)容 文件與資料管理流程圖 (見附件一 )； 各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進行相應文件轉換時， 由相應權責部門産生相關文件。 文件修改、廢止收回原發(fā)行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如因知識積累或法規(guī)緣故而需保留時，應加蓋 “廢止文件，僅供參考 ”章，回收情況應由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 予以記錄。 有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依《質(zhì)
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