【正文】 刪除文檔時(shí)，點(diǎn)擊“ ”按鈕 ,系統(tǒng)會(huì)提示： 點(diǎn)擊“確定”按鈕，文檔將被刪除；點(diǎn)擊“取消”按鈕，文檔刪除將被取消。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，結(jié)束文件流轉(zhuǎn)， 并使文件僅辦公室秘書(shū)可見(jiàn)。 . 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)如何處理（部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)使用須知） 以部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的身份登陸進(jìn)入系統(tǒng)，從首頁(yè)“待辦事宜”中點(diǎn)擊需要處理的問(wèn)題，點(diǎn)擊文件記錄進(jìn)入辦理頁(yè)面，進(jìn)入后可以查看文件請(qǐng)示內(nèi)容， 完成操作 后可以填 寫(xiě)意見(jiàn)，意見(jiàn)可以選擇也可手動(dòng)填寫(xiě)， 點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看整個(gè)文件所有的流轉(zhuǎn)信息。 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 55 . 如何查詢(xún)文檔 如需要查詢(xún)，可點(diǎn)擊“ ”按鈕，得到相應(yīng)的 頁(yè)面如下： 搜索可以全文搜索，也可以通過(guò)文件標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)和擬稿日期進(jìn)行關(guān)鍵字查找。 . 部門(mén)秘書(shū)如何處理（部門(mén)秘書(shū)使用須知） 以 部門(mén) 秘書(shū)身份登陸進(jìn)入 OA 系統(tǒng)，從首 頁(yè)“待辦 事宜 ”中點(diǎn)擊需要處理的文件， 當(dāng)點(diǎn)擊文件標(biāo)題后進(jìn)入 辦理 頁(yè)面 ： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息，整個(gè)文件流程的過(guò)程，當(dāng)前處理人、當(dāng)前處理環(huán)節(jié)都可以通過(guò)點(diǎn)擊“ ”按鈕來(lái)進(jìn)行查看。點(diǎn)擊時(shí)必須先選擇要?jiǎng)h 除的對(duì)象，否則將會(huì)彈出： 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 43 . 如何翻頁(yè) 在“收文管理頁(yè)面”的底部，顯示了當(dāng)前的頁(yè)數(shù)和記錄總數(shù)。 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 37 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書(shū)需要根據(jù)文件的實(shí)際情況以及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)來(lái)選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員， 說(shuō)明：“辦公室秘書(shū)辦理”這個(gè)環(huán)節(jié)是收文流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。當(dāng)用戶(hù)知道具體文檔的頁(yè)數(shù)的時(shí)候，用戶(hù)可在輸入框中輸入相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，然后點(diǎn)擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面進(jìn)行查看文檔。根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，文件流轉(zhuǎn)到 辦公室 秘書(shū)后， 辦公室 秘書(shū)下一步將送交“辦公室審稿”，然后根據(jù)辦公室主任審稿的意見(jiàn)送交“ 主管 校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)” 或“其他校領(lǐng)導(dǎo)審核” ，“校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”完成后返回到 辦公室 秘書(shū)，同時(shí) 辦公室 秘書(shū)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)決定是否需要會(huì)簽；整個(gè)文件處理完成后要發(fā)送給“文印室”進(jìn)行“編號(hào)成文”和“文件套紅”等；最終進(jìn)行文件下發(fā)。 （ 3）點(diǎn)擊“發(fā)文管理擬稿頁(yè)面”的“ ”按鈕，保存所填寫(xiě)的項(xiàng)。點(diǎn)擊“ ”按鈕也可直接新增意見(jiàn)用語(yǔ)，但在點(diǎn)擊“ ”按鈕之前，必須先填寫(xiě)“意見(jiàn)用語(yǔ)”一欄，否則會(huì)彈出以下提示： . 刪除功能 點(diǎn)擊“ ”按鈕進(jìn)行刪除，點(diǎn)擊時(shí)必須先選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象，否則將會(huì)彈出： . 如何翻頁(yè) 在 “ 個(gè)人意見(jiàn) 頁(yè)面”的 底部，顯示了當(dāng)前的頁(yè)數(shù)和記錄總數(shù)。 選擇下拉菜單選擇類(lèi)別，點(diǎn)擊“ ”按鈕 完成分類(lèi)添加操作。用戶(hù)可對(duì)這 些文檔進(jìn)行刪除操作。如下圖： 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 3 (待辦事宜頁(yè)面 ) 點(diǎn)擊各類(lèi)型前的“ ”，則顯示出此類(lèi)型下的文檔，點(diǎn)擊“ ”可顯示各類(lèi)型下相應(yīng)的文檔。點(diǎn)擊日程安排時(shí)間或日程標(biāo)題，可查看 具體的 個(gè)人日程內(nèi)容。 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 9 . 如何新建個(gè)人群組 點(diǎn)擊“個(gè)人群組頁(yè)面”中的“ ”按鈕，得到以下頁(yè)面： 填寫(xiě)排列序號(hào)，群組名稱(chēng)，群組成員可以點(diǎn)擊選擇如下圖： 選擇人員，點(diǎn)擊保存后即可建立群組成員。 . 刪除功能 點(diǎn)擊“ ”按鈕進(jìn)行刪除，點(diǎn)擊時(shí)必須先選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象，否則將會(huì)彈出： . 密碼修改 模塊 說(shuō)明 . 如何 修改 密碼 用戶(hù)登陸后，進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，點(diǎn)擊首頁(yè)上的工具條“ ”，再點(diǎn)擊左邊菜單中的“ ”，顯示如下所 示 注：修改后的密碼會(huì)在 1~3 分鐘后生效 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 16 . 公文處理 . 發(fā)文管理使用說(shuō)明 . 如何進(jìn)入發(fā)文管理（所有人員使用須知） 用戶(hù)登陸自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后， 點(diǎn)擊 左邊菜單 “ ”，再點(diǎn)擊左邊菜單中的“ ”，顯示發(fā)文管理頁(yè)面 (系統(tǒng)授權(quán)用戶(hù)有新增、刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶(hù)將沒(méi)有新增、刪除權(quán)限 )，如下所示： 該頁(yè)面顯示發(fā)文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、文件標(biāo)題、擬稿時(shí)間和擬稿部門(mén)。 部門(mén)秘 書(shū)對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行校對(duì)和修改，可以填寫(xiě)意見(jiàn)，可以進(jìn)行會(huì)簽處理，處理完成后點(diǎn)擊“ ”，彈出下一環(huán)節(jié)的選擇框： 用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員； 說(shuō)明： 根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)處理完成后將會(huì)返回給部門(mén)秘書(shū)轉(zhuǎn)辦，部門(mén)秘書(shū)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 進(jìn)行操作，下一步是選擇進(jìn)行文件會(huì)簽，是返回給擬稿人，還是發(fā)送給校辦或黨辦秘書(shū)等；如本例根據(jù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)處理意見(jiàn)選擇發(fā)送給“校辦 秘書(shū)”； 選擇完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 24 文件發(fā)送成功。 當(dāng)用戶(hù)是具有管理員權(quán)限時(shí)，在開(kāi)戶(hù)銷(xiāo)戶(hù)頁(yè)面點(diǎn)擊“ ”按鈕直接進(jìn)行刪除。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便辦公室主任處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書(shū)，辦公室秘書(shū)會(huì)根據(jù)文件實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。 . 如何刪除文 件 當(dāng)用戶(hù)是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權(quán)限時(shí)，可以在收文管理擬稿頁(yè)面看見(jiàn)“ ”按鈕。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 48 用戶(hù)可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員； 說(shuō)明： 根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，擬稿人擬文完成后，下一步送交本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，本例文件下一步操作將選擇發(fā)送給 部門(mén) 領(lǐng)導(dǎo)； 選擇完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 如何結(jié)束流轉(zhuǎn)（辦公室秘書(shū)使用須知） 如果文件即將辦理完結(jié)，進(jìn)入結(jié)束流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；一旦文件辦理完結(jié)將不能被修改。 （ 6）點(diǎn)擊 議題征集 稿紙頁(yè)面的“ ”按鈕，保存所填寫(xiě)的項(xiàng)。 . 如何結(jié)束流轉(zhuǎn)（辦公室秘書(shū)使用須知） 如果文件即將辦理完結(jié)，進(jìn)入結(jié)束流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；一旦文件辦理完結(jié)將不能被修改。如下圖： 用戶(hù)可以通過(guò)點(diǎn)擊“ ”，進(jìn)行翻頁(yè)的操作。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進(jìn) OA系統(tǒng)后從首頁(yè)“待辦事宜”中點(diǎn)擊需要處理的文件， 點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入辦理頁(yè)面，進(jìn)入后可以對(duì)文件進(jìn)行查看，并給出擬辦意見(jiàn) ； 點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶(hù)可以選擇常用的意見(jiàn)，也可以在填寫(xiě) 意見(jiàn)欄目中手動(dòng)輸入。當(dāng)用戶(hù)知道具體文檔的頁(yè)數(shù)的時(shí)候，用戶(hù)可在輸入框中輸 入相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，然后點(diǎn)擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面進(jìn)行查看文檔。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進(jìn) OA系統(tǒng)后從首頁(yè)“待辦 事宜 ”中點(diǎn)擊需要處理的文件， 點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入 辦理 頁(yè)面 ， 進(jìn)入后可以對(duì)文件進(jìn)行查看，并給出擬辦意見(jiàn) ； 點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶(hù)可以選擇常用的意見(jiàn)，也可以在填寫(xiě)意見(jiàn)欄目中手動(dòng)輸入。需要注意的是“來(lái)文日期”一欄有兩個(gè)時(shí)間選 擇，只填前一個(gè)，表示查找此時(shí)間之后的所有收文；只填后一個(gè)，表示查找在此時(shí)間之前的所有收文；如果兩個(gè)都填寫(xiě)，則表示查找在這兩個(gè)時(shí)間之間的所有收文。選擇完畢后，點(diǎn)擊“ ”按鈕。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因?yàn)橥鈦?lái)文件大多是紙質(zhì)文件，因此需要先通過(guò)掃描儀掃描后再上傳；對(duì)于外來(lái)文件為電子的文件即可直接上傳。 以校秘書(shū)的身份進(jìn)入 OA 系統(tǒng)，點(diǎn)擊文件記錄進(jìn)入辦理頁(yè)面： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 . 如何對(duì)文件批注（所有人員使用須知） . 如何修改正文 如以 9 領(lǐng)導(dǎo)為例，登陸 OA系統(tǒng)后如下圖所示： 在首頁(yè)待辦事宜中會(huì)看到需要處理的文件，當(dāng)點(diǎn)擊文件記錄進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 點(diǎn)擊“ ”，進(jìn)行正文修改。 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 14 . 工作授權(quán) 模 塊 說(shuō)明 . 如何進(jìn)入工作授權(quán) 用戶(hù)登陸后，進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，點(diǎn)擊首頁(yè)上的工具條“ ”，再點(diǎn)擊左邊菜單中的“ ”，顯示工作授權(quán)頁(yè)面，如下所示 （工作授權(quán)頁(yè)面） 該頁(yè)面顯示已有授權(quán)情況。需要注意的是“開(kāi)始時(shí)間”一欄有兩個(gè)時(shí)間選擇，只填前一個(gè)，表示查找此時(shí)間之后的所有日程；只填后一個(gè)，表示查找在此時(shí)間之前的所有日程；如果兩個(gè)都填寫(xiě)，則表示查找在這兩個(gè)時(shí)間之間的所有日程。 點(diǎn)擊上圖下方的“ ”或“ ”可以得到前一天或后一天的日程信息。 西北大學(xué) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 使用手冊(cè) 2020 年 3 月 西北大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 1 目 錄 1. 功能模塊 ...........................................................................................................................................2 . 個(gè)人辦公 ..................................................................................................................................2 . 待辦事宜模塊說(shuō)明 .........................................................................................................2 . 個(gè)人日程模塊說(shuō)明 .........................................................................................................4 . 個(gè)人群組模塊說(shuō)明 .........................................................................................................8 . 個(gè)人意見(jiàn)模塊說(shuō)明 ...................................................................................................... 10 . 電子郵件模塊說(shuō)明 ...................................................................................................... 12 . 工作授權(quán)模塊說(shuō)明 ...................................................................................................... 14 . 密碼修改模塊說(shuō)明 ...................................................................................................... 15 . 公文處理 ..............................................................