【正文】 刪除文檔時，點擊“ ”按鈕 ,系統(tǒng)會提示： 點擊“確定”按鈕，文檔將被刪除；點擊“取消”按鈕，文檔刪除將被取消。 點擊“ ”按鈕，結(jié)束文件流轉(zhuǎn)， 并使文件僅辦公室秘書可見。 . 部門領(lǐng)導(dǎo)如何處理（部門領(lǐng)導(dǎo)使用須知） 以部門領(lǐng)導(dǎo)的身份登陸進入系統(tǒng)，從首頁“待辦事宜”中點擊需要處理的問題，點擊文件記錄進入辦理頁面，進入后可以查看文件請示內(nèi)容， 完成操作 后可以填 寫意見，意見可以選擇也可手動填寫， 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 點擊“ ”按鈕，可查看整個文件所有的流轉(zhuǎn)信息。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 55 . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點擊“ ”按鈕，得到相應(yīng)的 頁面如下： 搜索可以全文搜索，也可以通過文件標(biāo)題、發(fā)文機關(guān)和擬稿日期進行關(guān)鍵字查找。 . 部門秘書如何處理（部門秘書使用須知） 以 部門 秘書身份登陸進入 OA 系統(tǒng)，從首 頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件， 當(dāng)點擊文件標(biāo)題后進入 辦理 頁面 ： 點擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息，整個文件流程的過程，當(dāng)前處理人、當(dāng)前處理環(huán)節(jié)都可以通過點擊“ ”按鈕來進行查看。點擊時必須先選擇要刪 除的對象，否則將會彈出： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 43 . 如何翻頁 在“收文管理頁面”的底部，顯示了當(dāng)前的頁數(shù)和記錄總數(shù)。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 37 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書需要根據(jù)文件的實際情況以及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見來選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員， 說明：“辦公室秘書辦理”這個環(huán)節(jié)是收文流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。當(dāng)用戶知道具體文檔的頁數(shù)的時候，用戶可在輸入框中輸入相應(yīng)的頁數(shù)，然后點擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁面進行查看文檔。根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，文件流轉(zhuǎn)到 辦公室 秘書后， 辦公室 秘書下一步將送交“辦公室審稿”，然后根據(jù)辦公室主任審稿的意見送交“ 主管 校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)” 或“其他校領(lǐng)導(dǎo)審核” ，“校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”完成后返回到 辦公室 秘書，同時 辦公室 秘書需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見決定是否需要會簽；整個文件處理完成后要發(fā)送給“文印室”進行“編號成文”和“文件套紅”等；最終進行文件下發(fā)。 （ 3）點擊“發(fā)文管理擬稿頁面”的“ ”按鈕，保存所填寫的項。點擊“ ”按鈕也可直接新增意見用語，但在點擊“ ”按鈕之前，必須先填寫“意見用語”一欄，否則會彈出以下提示： . 刪除功能 點擊“ ”按鈕進行刪除，點擊時必須先選擇要刪除的對象，否則將會彈出： . 如何翻頁 在 “ 個人意見 頁面”的 底部，顯示了當(dāng)前的頁數(shù)和記錄總數(shù)。 選擇下拉菜單選擇類別，點擊“ ”按鈕 完成分類添加操作。用戶可對這 些文檔進行刪除操作。如下圖： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 3 (待辦事宜頁面 ) 點擊各類型前的“ ”，則顯示出此類型下的文檔，點擊“ ”可顯示各類型下相應(yīng)的文檔。點擊日程安排時間或日程標(biāo)題，可查看 具體的 個人日程內(nèi)容。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 9 . 如何新建個人群組 點擊“個人群組頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 填寫排列序號，群組名稱，群組成員可以點擊選擇如下圖： 選擇人員，點擊保存后即可建立群組成員。 . 刪除功能 點擊“ ”按鈕進行刪除，點擊時必須先選擇要刪除的對象，否則將會彈出： . 密碼修改 模塊 說明 . 如何 修改 密碼 用戶登陸后，進入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示如下所 示 注：修改后的密碼會在 1~3 分鐘后生效 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 16 . 公文處理 . 發(fā)文管理使用說明 . 如何進入發(fā)文管理（所有人員使用須知） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后， 點擊 左邊菜單 “ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示發(fā)文管理頁面 (系統(tǒng)授權(quán)用戶有新增、刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶將沒有新增、刪除權(quán)限 )，如下所示： 該頁面顯示發(fā)文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、文件標(biāo)題、擬稿時間和擬稿部門。 部門秘 書對文件的內(nèi)容進行校對和修改，可以填寫意見，可以進行會簽處理，處理完成后點擊“ ”，彈出下一環(huán)節(jié)的選擇框： 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員； 說明： 根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，部門領(lǐng)導(dǎo)處理完成后將會返回給部門秘書轉(zhuǎn)辦，部門秘書需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見 進行操作，下一步是選擇進行文件會簽，是返回給擬稿人，還是發(fā)送給校辦或黨辦秘書等；如本例根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)處理意見選擇發(fā)送給“校辦 秘書”； 選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 24 文件發(fā)送成功。 當(dāng)用戶是具有管理員權(quán)限時，在開戶銷戶頁面點擊“ ”按鈕直接進行刪除。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便辦公室主任處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書，辦公室秘書會根據(jù)文件實際情況來執(zhí)行。 . 如何刪除文 件 當(dāng)用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權(quán)限時，可以在收文管理擬稿頁面看見“ ”按鈕。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 48 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員； 說明： 根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，擬稿人擬文完成后，下一步送交本部門領(lǐng)導(dǎo)進行流轉(zhuǎn)，本例文件下一步操作將選擇發(fā)送給 部門 領(lǐng)導(dǎo)； 選擇完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 如何結(jié)束流轉(zhuǎn)（辦公室秘書使用須知） 如果文件即將辦理完結(jié)，進入結(jié)束流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；一旦文件辦理完結(jié)將不能被修改。 （ 6）點擊 議題征集 稿紙頁面的“ ”按鈕，保存所填寫的項。 . 如何結(jié)束流轉(zhuǎn)（辦公室秘書使用須知） 如果文件即將辦理完結(jié)，進入結(jié)束流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；一旦文件辦理完結(jié)將不能被修改。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進行翻頁的操作。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進 OA系統(tǒng)后從首頁“待辦事宜”中點擊需要處理的文件， 點擊文件標(biāo)題，進入辦理頁面，進入后可以對文件進行查看，并給出擬辦意見 ； 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶可以選擇常用的意見，也可以在填寫 意見欄目中手動輸入。當(dāng)用戶知道具體文檔的頁數(shù)的時候，用戶可在輸入框中輸 入相應(yīng)的頁數(shù)，然后點擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁面進行查看文檔。 . 辦公室主任如何擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，登陸進 OA系統(tǒng)后從首頁“待辦 事宜 ”中點擊需要處理的文件， 點擊文件標(biāo)題，進入 辦理 頁面 ， 進入后可以對文件進行查看，并給出擬辦意見 ； 點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 用戶可以選擇常用的意見，也可以在填寫意見欄目中手動輸入。需要注意的是“來文日期”一欄有兩個時間選 擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有收文；只填后一個，表示查找在此時間之前的所有收文；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間的所有收文。選擇完畢后，點擊“ ”按鈕。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因為外來文件大多是紙質(zhì)文件，因此需要先通過掃描儀掃描后再上傳；對于外來文件為電子的文件即可直接上傳。 以校秘書的身份進入 OA 系統(tǒng)，點擊文件記錄進入辦理頁面： 點擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 . 如何對文件批注（所有人員使用須知） . 如何修改正文 如以 9 領(lǐng)導(dǎo)為例，登陸 OA系統(tǒng)后如下圖所示： 在首頁待辦事宜中會看到需要處理的文件，當(dāng)點擊文件記錄進入后顯示如下頁面： 點擊“ ”，進行正文修改。 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 14 . 工作授權(quán) 模 塊 說明 . 如何進入工作授權(quán) 用戶登陸后，進入辦公自動化系統(tǒng)中，點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示工作授權(quán)頁面，如下所示 （工作授權(quán)頁面） 該頁面顯示已有授權(quán)情況。需要注意的是“開始時間”一欄有兩個時間選擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有日程；只填后一個，表示查找在此時間之前的所有日程；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間的所有日程。 點擊上圖下方的“ ”或“ ”可以得到前一天或后一天的日程信息。 西北大學(xué) 辦公自動化系統(tǒng) 使用手冊 2020 年 3 月 西北大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用說明 1 目 錄 1. 功能模塊 ...........................................................................................................................................2 . 個人辦公 ..................................................................................................................................2 . 待辦事宜模塊說明 .........................................................................................................2 . 個人日程模塊說明 .........................................................................................................4 . 個人群組模塊說明 .........................................................................................................8 . 個人意見模塊說明 ...................................................................................................... 10 . 電子郵件模塊說明 ...................................................................................................... 12 . 工作授權(quán)模塊說明 ...................................................................................................... 14 . 密碼修改模塊說明 ...................................................................................................... 15 . 公文處理 ..............................................................