【正文】 類別編號(hào) 部門編號(hào) 物業(yè)部編號(hào) 檔案的分類 (1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： ①行政、人事類； ②財(cái)務(wù)類； ③公共事務(wù)類； ④保潔類； ⑤園林綠化類； ⑥機(jī)電維修類； ⑦經(jīng)營(yíng)類； ⑧品質(zhì)類。 (2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。 四、程序要點(diǎn) 合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。 (3)所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁(yè)數(shù)一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。 合同的統(tǒng)計(jì) 每年12月31日前，由行政部對(duì)書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì)，寫出專題報(bào)告。 記錄的標(biāo)識(shí) (1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號(hào)及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。 (8)下列情況之一不能交接班： ①上一班運(yùn)行情況未交代清楚，記錄不規(guī)范，配電室、值班室、操作間不清潔； ②接班人未到崗，交班人不準(zhǔn)下班； ③接班人醉酒或其他情況而未找到接班人； ④在倒閘操作和事故處理過程中； ⑤若交接班過程中發(fā)生故障，應(yīng)停止交接，由交班人負(fù)責(zé)處理事故，接班人協(xié)助。 五、記錄 《值班記錄表》 六、相關(guān)支持文件 《機(jī)電處員工績(jī)效考評(píng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》**物業(yè)管理公司規(guī)章制度 一、 目的：規(guī)范全體員工行為，加強(qiáng)本公司員工隊(duì)伍的建設(shè)，提高員工的基本素質(zhì)。內(nèi)部培訓(xùn)時(shí)間無(wú)故不到者，罰款10元，并給予警告。3． 婚假員工申請(qǐng)結(jié)婚，需在本公司辦理結(jié)婚手續(xù)，并以領(lǐng)取結(jié)婚證為準(zhǔn)，有薪婚假三天，晚婚者有薪假6天，（晚婚條件：女滿25周歲，男滿28周歲）。三． 堅(jiān)守工作崗位，必須按質(zhì)、按量達(dá)到管理處要求，完成各自職責(zé)，不能勝任工作，住戶反映較大意見者，管理處有權(quán)做出調(diào)離原崗位或辭退處理。八． 辦公時(shí)間要保持肅靜，不準(zhǔn)串崗聊天；嘻鬧、高聲喧嘩和爭(zhēng)吵。二． 任何管理人員在遇到業(yè)主、住戶來(lái)訪投訴時(shí)，都應(yīng)給予熱情接待，主動(dòng)詢問，面帶微笑，不得刁難，不得推諉，不得對(duì)抗，不得激化業(yè)主、住戶情緒，并做到對(duì)熟人、陌生人一個(gè)樣、對(duì)大人小孩一個(gè)樣、忙時(shí)閑時(shí)一個(gè)樣。業(yè)主投訴處理和分析制度一． 凡業(yè)主對(duì)管理處管理、服務(wù)方面的投訴，不論采取何種方式如信函、電話或面談，均由客服務(wù)中心進(jìn)行接待、記錄，然后按照投訴內(nèi)容反饋給各相關(guān)責(zé)任部門，各責(zé)任部門應(yīng)做好相應(yīng)記錄。一． 接待來(lái)訪投訴工作1． 接待來(lái)訪望風(fēng)披靡工作由服務(wù)中心物管員負(fù)責(zé)，管理處應(yīng)廣為宣傳接待投訴的辦公地點(diǎn)、電話，讓住戶投訴有門。5.值班管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的 規(guī)范值班管理，確保值班質(zhì)量。 (4)如遇特殊事件，應(yīng)按突發(fā)事件處理程序進(jìn)行處理。 四、程序要點(diǎn) 記錄的作用 (1)證據(jù)的作用：為體系、過程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。 記錄的查閱 (1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。 五、記錄 《質(zhì)量記錄清單》 六、相關(guān)支持文件 《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》物業(yè)管理處與業(yè)主委員會(huì)溝通、協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1 目的規(guī)范管理處與業(yè)主委員會(huì)溝通、協(xié)調(diào)工作，確保物業(yè)管理工作的順利開展。 (2)記錄收集時(shí)間： A、連續(xù)收集； B、按月、季、年集中收集。 五、記錄 《值班記錄表》 六、相關(guān)支持文件 《機(jī)電處員工績(jī)效考評(píng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。 (8)下列情況之一不能交接班： ①上一班運(yùn)行情況未交代清楚，記錄不規(guī)范，配電室、值班室、操作間不清潔； ②接班人未到崗，交班人不準(zhǔn)下班； ③接班人醉酒或其他情況而未找到接班人； ④在倒閘操作和事故處理過程中； ⑤若交接班過程中發(fā)生故障，應(yīng)停止交接，由交班人負(fù)責(zé)處理事故，接班人協(xié)助。，各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)主的投訴方式分別給予不同的回復(fù)。根據(jù)投訴的性質(zhì)又可分為普通投訴和特殊投訴或緊急投訴兩種。七． 回訪時(shí)，虛心聽取意見，誠(chéng)懇接受批評(píng)，采納合理化建議，做好回訪記錄。（2） 作出補(bǔ)救措施的同時(shí)，還需采取糾正措施，近預(yù)定時(shí)間完成。事先無(wú)法安排的，應(yīng)找機(jī)動(dòng)人員暫替，并在值班登記表上注明。四． 各辦公室、會(huì)議室嚴(yán)禁吸煙。（2） 請(qǐng)病假，必須要有醫(yī)生證明，三天以內(nèi)工資照發(fā)，三天以上扣除請(qǐng)假期間工資。26天2加班天數(shù)計(jì)算。疏忽報(bào)告或聯(lián)絡(luò)而受到損害，則嚴(yán)重警告并罰款10元。 (2)各專業(yè)值班人員負(fù)責(zé)各自專業(yè)設(shè)備房的衛(wèi)生清潔工作： ①水電工負(fù)責(zé)配電房、水泵房衛(wèi)生清潔工作； ②空調(diào)工負(fù)責(zé)空調(diào)機(jī)房衛(wèi)生清潔工作； ③電梯工負(fù)責(zé)電梯房衛(wèi)生清潔工作。 (4)交班人員主動(dòng)、簡(jiǎn)要地向接班人介紹值班和設(shè)備運(yùn)行情況，重點(diǎn)講明操作注意事項(xiàng)；接班人應(yīng)認(rèn)真聆聽，如有疑問可向交班人提問，直至雙方清楚。 (3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。 (2)分供方提供的記錄 記錄形成的要求 (1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。 (4)行政部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動(dòng)合同除外）的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 ②對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： ——分供方的履約能力； ——分供方提供的價(jià)格； ——分供方的信譽(yù)； ——分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； ——合同的條款是否明確； ——合同是否違法； ——合同的風(fēng)險(xiǎn)； ——合同履約監(jiān)控能力； ——其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。 (2)檔案保管的責(zé)任部門： ①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案； ②行政部、人事部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ③品質(zhì)部保管ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案； ④經(jīng)營(yíng)部保管分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料； ⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案； ⑥各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。W； ④機(jī)電處 編號(hào)為：J (3)倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)將庫(kù)存物品明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物作額進(jìn)行核對(duì)： ①經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫(kù)單及出庫(kù)單，編制《庫(kù)存物品進(jìn)、耗、存表》，同時(shí)編制下月采購(gòu)計(jì)劃； ②如經(jīng)核對(duì)有誤： ——實(shí)物多于賬面余額的，應(yīng)報(bào)管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理； ——如實(shí)物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)程序處理。 (2)倉(cāng)庫(kù)物品的存放分類： ①易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品； ②吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品； ③常用工具、材料和配件等； ④易碎、易損物品； ⑤食品類。 (2)常備的零件物品的庫(kù)存限額： ①一般為每月平均消耗量的3倍； ②特殊情況另行處理。 4．8．3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入“部門受控文件清單”，并報(bào)物業(yè)部備案。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。 3．6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 d）編制的文件或物業(yè)管理方案應(yīng)具有可操作性、適宜性。 3．3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)的質(zhì)量策劃及編制、實(shí)施相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃。 文 件 控 制 程 序 1 目的 對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。 例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一個(gè)程序文件2001年第A版。 c）對(duì)受控文件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范倉(cāng)庫(kù)管理工作，確保對(duì)倉(cāng)庫(kù)物品進(jìn)行安全、高效、有序的管理。 (8)總經(jīng)理審核同意后，交采購(gòu)員按照《采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。 ③倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》，匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。W—報(bào)表； ——物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案： ※※※—※※※—F 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 (3)規(guī)范合同和格式合同。 (2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》辦理。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。 記錄的編目 品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部機(jī)電處值班工作。 (5)值班人員因特殊情況需要調(diào)班時(shí)，必須事前填寫調(diào)班表，并經(jīng)機(jī)電處主管同意并簽字方可調(diào)班。五、關(guān)于上班時(shí)間：3012：00 下午2：0018：00、早退、外出；（特殊情況例外）；；、下班必須簽到；；。表一曠工天數(shù) 0．5 1天 1．5天 2天 一年累計(jì)10天 一年累計(jì)15天扣工資 25% 50% 75% 100% 扣年終各項(xiàng)獎(jiǎng)金 除名3． 請(qǐng)假辦法① 公假經(jīng)公司批準(zhǔn)脫產(chǎn)參加會(huì)議、學(xué)習(xí)、出差、從事社會(huì)活動(dòng)均屬公假；經(jīng)公司指定或批準(zhǔn)休養(yǎng)、參觀、訪問的模范代表人物或代表，以及因公負(fù)傷人員在醫(yī)療期間，根據(jù)實(shí)際情況核給公假。④ 接受節(jié)育手術(shù)者，經(jīng)醫(yī)生證明，分別給予以下假期：▲ 放置宮內(nèi)節(jié)育器的，自手術(shù)之日起休息3天，手術(shù)后7天內(nèi)不安排重體力勞動(dòng)；▲ 經(jīng)計(jì)劃部門批準(zhǔn)取宮內(nèi)節(jié)育器的，休息2天；▲ 懷孕不滿3個(gè)月人工流產(chǎn)的，休息7天，3個(gè)月以上的休息15天；6． 病假① 員工因病或非因工（公）負(fù)傷，經(jīng)公司指定的醫(yī)療單位出具的證明確定不能堅(jiān)持工作，可參考醫(yī)生建議，根據(jù)實(shí)際情況核給病假；② 有薪病期3天。八． 嚴(yán)禁向業(yè)主、住戶索取財(cái)物、吃、拿等不良行為。三． 值班時(shí)間：星期一至星期日18：00—20：30。 用戶投訴處理制度一． 用戶投訴的接收 1． 凡用戶對(duì)公司服務(wù)方面的投訴，不論采取何種方式，如信函、電話、傳真或來(lái)人面談，統(tǒng)一由管理處物管員集中登記、組織處理、向客戶反饋處理結(jié)果。六． 對(duì)業(yè)主的投訴，分半年和年終進(jìn)行分析總結(jié)，對(duì)反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)組織有關(guān)部門進(jìn)行深入探討并找出解決辦法，防止重復(fù)發(fā)生。 針對(duì)下屬員工的技術(shù)狀態(tài)和思想狀況，編制培訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)常對(duì)下屬員工進(jìn)行職業(yè)道德物業(yè)服務(wù)意識(shí)教育和專業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)； 審核下屬員工考勤，做好技術(shù)檔案管理工作，督促下屬做好設(shè)備維修、故障處理、零部件更換記錄，每月由技術(shù)資料員整理歸檔； 掌握科技發(fā)展動(dòng)態(tài)，認(rèn)真推廣新技術(shù)，改造不合理的設(shè)備，完善設(shè)施和施工遺留的缺陷，對(duì)所屬系統(tǒng)的重大改造工作參與設(shè)計(jì)，提出與原系統(tǒng)匹配的可行方案，監(jiān)督外協(xié)施工，驗(yàn)收施工質(zhì)量。事務(wù)部事務(wù)助理在通知相關(guān)責(zé)任部門處理的同時(shí)應(yīng)將業(yè)主的投訴立即反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。 四、程序要點(diǎn) 交接班操作 (1)交班人員提前20分鐘做好交班準(zhǔn)備： ①檢查設(shè)備并確保運(yùn)行正常； ②搞好值班室和設(shè)備房衛(wèi)生工作。 (2)緊急狀態(tài)下的倒閘操作： ①發(fā)現(xiàn)配電房冒煙、短路等異常情況或發(fā)生火警等重大事故時(shí)，運(yùn)行人員應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行全部或部分負(fù)荷停電操作：根據(jù)情況立即斷開低壓配電柜上電源開關(guān)，或斷開高壓柜高壓開關(guān)； ②停電后立即通知機(jī)電處主管，主管到現(xiàn)場(chǎng)后立即檢查事故原因，在查出確定的原因后方可恢復(fù)部分或全部供電。 (2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。 記錄的貯存。 記錄的保管 (1)記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。 (4)記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。 值班房、設(shè)備房衛(wèi)生管理制度 (1)各值班人員負(fù)責(zé)該班次值班室的衛(wèi)生清潔工作，并保持值班室衛(wèi)生。 (3)接班人員首先認(rèn)真仔細(xì)地檢查各設(shè)備的運(yùn)行情況： ①發(fā)展異常情況應(yīng)立即采取有效措施，并通知交班人處理，接班人協(xié)助； ②確認(rèn)無(wú)異常情況再因到值班室進(jìn)行交接班程序。非工作時(shí)間投訴的責(zé)任人為當(dāng)值安全主管，當(dāng)值安全管理部主管理在接到投訴后，要做好登記，聯(lián)系相關(guān)部門予以解決處理。工程部領(lǐng)班崗位職責(zé) 規(guī)范執(zhí)行崗位責(zé)任制、操作規(guī)程、員工守則和各項(xiàng)規(guī)章制度，承上啟下，及時(shí)完成主管下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)； 管理好、使用好本班負(fù)責(zé)范圍的設(shè)備，使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，設(shè)備保持優(yōu)質(zhì)高效、低耗、安全運(yùn)行，是領(lǐng)班的首要責(zé)任。二． 服務(wù)中心對(duì)回收的意見表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析工作，并將結(jié)果如調(diào)查表的回收份數(shù)，總的滿意率以及分項(xiàng)滿意率，業(yè)主對(duì)物業(yè)管理的意見（共性的意見）等書面報(bào)告辦公室主任。記錄的內(nèi)容包括客戶名稱、投訴文件（信件、傳真、電話及面談的正式記錄）的編號(hào)、投訴性質(zhì)或內(nèi)容摘要、處理結(jié)果等。五． 值班人員必須及時(shí)處理各類突發(fā)事件。文明辦公制度一． 員工應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的作風(fēng)做好本職工作，辦公講求效率。7． 事假員工因個(gè)人事務(wù)，必須親自處理的，根據(jù)工作安排以及本人的實(shí)際需要酌情核給，請(qǐng)事假員工按無(wú)超過兩天者按無(wú)薪處理。如有非經(jīng)常性事務(wù)，需員工本人辦理或參加的，如遷居、開家長(zhǎng)會(huì)等，各單位可考慮到工作安排及員工的需要，酌情處理，不計(jì)算假期。七、其它；、聯(lián)絡(luò)；；；、賭博；；**物業(yè)管理公司規(guī)章制度工作時(shí)間不準(zhǔn)睡覺或做出睡覺姿勢(shì)； 離開作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)（崗位）時(shí)一定要跟直接主管打招呼后方可離開；嚴(yán)禁在辦公室私用電話；除急事外不許接聽私人電話；未經(jīng)許可不準(zhǔn)在公司內(nèi)演說集會(huì)示威