【正文】 (3)物品存放倉庫的區(qū)域劃分： ①合格物品存放區(qū)； ②不合格物品存放區(qū)； ③待檢物品存放區(qū)。 (4)倉庫區(qū)域劃分的方法： ①在貨架上標(biāo)識并隔離； ②劃線掛標(biāo)牌。 倉庫物品的存放要求： ①易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉庫存放，存放時(shí)應(yīng)注意： ——周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源； ——擺放在地下； ——配備滅火器； ——保持包裝完好； ——庫房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢固； ——庫房門內(nèi)開。 ②吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時(shí)： ——用經(jīng)過防火處理的貨架處置； ——放在干燥的地上或貨架上； ——配備防潮通風(fēng)設(shè)施。 ③常用工具、材料和配件等： ——不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放； ——規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上； ④易碎易損的物品： ——體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上； ——體積較大的，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品； ——放置位置有膠墊。 ⑤食品： ——放置在經(jīng)過防水處理的貨架上； ——配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。 倉庫物品的領(lǐng)用管理 (1)物品的領(lǐng)用程序： ①物品領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽字確認(rèn)的《領(lǐng)料單》到倉庫辦理材料領(lǐng)用手續(xù)； ②倉庫管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》上所列品種，逐一發(fā)放； ③倉庫管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細(xì)登記； ④倉庫管理員應(yīng)于每日下班前，將《領(lǐng)料單》匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對，并根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 (2)工具的領(lǐng)用管理： ①工具使用人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《領(lǐng)料單》到倉庫領(lǐng)用工具； ②倉庫管理員應(yīng)根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用卡》的記錄，核對原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象： ——如經(jīng)核對，已有領(lǐng)用記錄，但沒有報(bào)廢或其他處理記錄，倉庫管理員應(yīng)拒絕發(fā)放； ——如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在工具領(lǐng)用卡》上登記。 ③倉庫管理員應(yīng)在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》，匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 (3)借用工具的領(lǐng)用程序： ①凡因工作需要借用工具的人員，應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《工具借領(lǐng)單》，到倉庫辦理工具借用手續(xù)； ②維修人員也可憑有效的維修單借用工具； ③倉庫管理員根據(jù)《工具借領(lǐng)單》，與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放； ④倉庫管理員對借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時(shí)歸還。 倉庫物品報(bào)廢的管理 (1)報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)： ①物品到有效期； ②客觀原因造成物品工具已無使用價(jià)值的； ③按其他有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢。 (2)物品報(bào)廢的程序： ①報(bào)廢物品經(jīng)辦人憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的《物品報(bào)廢單》到倉庫辦理物品報(bào)廢手續(xù)； ②倉庫庫存的物品報(bào)廢，由倉庫管理員負(fù)責(zé)填寫《物品報(bào)廢單》； ③倉庫管理員準(zhǔn)備好報(bào)廢物品的關(guān)有原始資料： ——入庫時(shí)間； ——物品性能介紹； ——使用時(shí)間； ——使用說明； ——其他有關(guān)資料。 ④公司財(cái)務(wù)部主管或管理處會(huì)計(jì)，應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證，并填寫《物品驗(yàn)證記錄》； ⑤報(bào)廢物品單位價(jià)值在1000元以上的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗(yàn)證記錄》報(bào)公司總經(jīng)理審批； ⑥報(bào)廢物品單位價(jià)值在1000元以內(nèi)的，由倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗(yàn)證記錄》交管理處經(jīng)理審批； ⑦倉庫管理員根據(jù)審批意見，將報(bào)廢物品的相關(guān)財(cái)務(wù)資料交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 倉庫物品的清點(diǎn) (1)每月25日前，倉庫管理員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。 (2)根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。 (3)倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物作額進(jìn)行核對： ①經(jīng)核對無誤的，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫單及出庫單，編制《庫存物品進(jìn)、耗、存表》，同時(shí)編制下月采購計(jì)劃； ②如經(jīng)核對有誤： ——實(shí)物多于賬面余額的，應(yīng)報(bào)管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理； ——如實(shí)物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)程序處理。 (4)倉庫管理員應(yīng)在28日前將當(dāng)月《物品盤點(diǎn)表》、《物品進(jìn)、耗、存表》、《物品申購計(jì)劃表》報(bào)送公司財(cái)務(wù)部主管審核。 (5)公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)于每月25~31日對倉庫物品進(jìn)行抽樣或全部核對，并在當(dāng)月31日前將核對結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部主管。 倉庫物品管理資料的保管 (1)管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將倉庫物品的財(cái)務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿，并根據(jù)《會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。 (2)倉庫物品管理的財(cái)務(wù)資料交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核無誤后，加密在管理處財(cái)務(wù)部長期保存。 倉庫物品的管理情況，作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。 五、記錄 《物品入庫單》 《領(lǐng)料單》 《工具借領(lǐng)單》 《工具登記卡》 《物品盤點(diǎn)表》 《倉庫物品進(jìn)、耗、存報(bào)表》 六、相關(guān)支持性文件 《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《行政處罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部各類檔案的管理。 三、職責(zé) 總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 四、程序要點(diǎn) 檔案的編號 (1)公司、物業(yè)部編號： ①物業(yè)部 編號為：WY（英文縮寫）。 (2)部門編號： ①行政人事部 編號為：XZ； ②財(cái)務(wù)部 編號為：CW； ③服務(wù)處 編號為：FW； ④機(jī)電處 編號為：JD； ⑤安全處 編號為：AQ； (3)年份編號：引用年份序號—2000、2002002……。 (4)檔案順序號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—0000003……。 (5)檔案編號舉例： ①物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 ②物業(yè)部編號： ※※※—※※—※※※—※※※ 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 檔案的分類 (1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： ①行政、人事類； ②財(cái)務(wù)類； ③公共事務(wù)類； ④保潔類； ⑤園林綠化類； ⑥機(jī)電維修類； ⑦經(jīng)營類； ⑧品質(zhì)類。 (2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機(jī)構(gòu)——問題分類法，如： 收文類 發(fā)文類 合同類 ①　行政人事部 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發(fā)文類 報(bào)表類 ②　財(cái)務(wù)部 帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 ③　公共事務(wù)部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務(wù)與多種經(jīng)營類 計(jì)劃總結(jié)類 …… 立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷： ①根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙； ②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如： ——物業(yè)行政部、人事部收文：※※※—XZ—收文； ——物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表：※※※—CW—報(bào)表； ——物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案： ※※※—※※※—FW—業(yè)主檔案。 ③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； ④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 (2)編制目錄： ①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》； ②每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。 檔案的保管期限 (1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 (2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。 檔案的保管 (1)檔案保管的工作任務(wù)是： ①便于查閱； ②保證檔案的安全； ③防止檔案的損壞； ④采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。 (2)檔案保管的責(zé)任部門： ①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案； ②行政部、人事部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ③品質(zhì)部保管ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案； ④經(jīng)營部保管分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料； ⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案； ⑥各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 (3)檔案的保管程序： ①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員； ②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號； ③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢； ④檔案原則上保管原則件。 檔案的密級 (1)檔案的密級分為三級：絕密、機(jī)密、普通； ①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； ②機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； ③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 檔案的查閱權(quán)限 (1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 (2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。 (3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。 (4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 檔案的查閱/借閱/復(fù)制 (1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。 (2)檔案管理員審核其查（借）閱資格： ①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理； ②權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)： ③屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。 1檔案的銷毀 (1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程）每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。 (2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。 (3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 (4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。 五、記錄 《檔案目錄》 《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》 《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》 《檔案銷毀清單》 六、相關(guān)支持文件 《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 各部門有關(guān)《標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽(yù)得到保障。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。 三、職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。 行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔（員工勞動(dòng)合同除外）。 人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的審核、監(jiān)管及歸檔。 四、程序要點(diǎn) 合同管理的范圍：包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。 (1)對外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： ①開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同； ②投標(biāo)書； ③對外租賃合同； ④公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； ⑤顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同； ⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； ⑦其他對外提供服務(wù)的合同。 (2)對外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： ①采購合同； ②招標(biāo)合同； ③勞動(dòng)合同； ④公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同； ⑤其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。 合同的形式包括以下幾種形式 (1)書面的和非書面的。 (2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。 (3)規(guī)范合同和格式合同。 (4)口頭承諾。 (5)招、投標(biāo)書。 合同的制定 (1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： ①標(biāo)的； ②數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； ③價(jià)款或酬金； ④履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件； ⑤合同終止條件； ⑥違約責(zé)任； ⑦專用合同約定的其他必要條款。 (2)各種合同若有合同范本，可依照全同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。 合同的評審 (1)評審權(quán)限： ①標(biāo)的在10萬元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進(jìn)行評審