【正文】 七、 歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容： 公文資料：重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來(lái)文件、法律法規(guī)、合同等等； 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 23 人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績(jī)證明、簡(jiǎn)歷、擔(dān)保函、聘用合同書(shū)、 考核記載、重大活動(dòng)記載、重大獎(jiǎng)懲記載、照片、培訓(xùn)記載等等； 辦公設(shè)備資料： 固定資產(chǎn)登記、 電腦相關(guān)軟件 、 打印機(jī)、傳真機(jī)等驅(qū)動(dòng)程序及說(shuō)明書(shū)。 各部門(mén) 不得將印章帶出 職場(chǎng) ，也不得委托他人代蓋印章，更不得隨意交給他人拿走使用。 四、公司印章要求專人管理，印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。 絕密級(jí)：如被不應(yīng)知悉者獲知，會(huì)給公司造成特別嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或特別嚴(yán)重不良影響，如公司的戰(zhàn)略發(fā)展 規(guī) 劃、重大項(xiàng)目的決策、整體財(cái)務(wù)情況以及公司領(lǐng)導(dǎo)的變動(dòng)等。 十六、 各部門(mén)以公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送行政部 審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 13 四、 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行《公司保密工作條例》，確保公司 文件 的安全。 1 嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。 物資損壞、丟失、報(bào)修要及時(shí)報(bào)本部門(mén)經(jīng)理和行政部，并填寫(xiě)物損單（如不及時(shí)報(bào)告者，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)帳物不符者，責(zé)任自負(fù)并承擔(dān)賠償、維修等費(fèi)用）。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 9 二、 本規(guī)定所指辦公設(shè)施及辦公用品為公司購(gòu)置或贈(zèng)送的所有東西。 對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人。如發(fā)現(xiàn) 不符合規(guī)范的，應(yīng)及時(shí) 通知行政部人員 更換；嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公 場(chǎng)所使用電爐等。 四、 指定專人作好 各類工作的 會(huì)議記錄，并整理存檔。 四、 公司內(nèi)與同 事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意 ； 五、 上班時(shí)間不得隨意閑逛 ,串崗 ,聊天 ,嬉戲打鬧， 不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情 。 本規(guī)定包括以下內(nèi)容： 第一章 工作職責(zé) 第二章 基本行為規(guī)范 第三章 會(huì)議制度 第四章 辦公環(huán)境行為管理 第五章 電話及郵件管理 第六章 辦公設(shè)施及辦公用品管理 第七章 報(bào)刊、書(shū)籍管理 第八章 公司公文處理方法 第九章 保密工作條例 第十章 印章管理 第十一章 鑰匙管理 第十二章 檔案管理 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 2 第一章 行政部工作職責(zé) 一、 目的 ： 加強(qiáng)公司辦公管理，提高辦公效率，降低辦公 成本 二、 原則 ：行政 管理貫徹 “ 規(guī)范、效率、效益 ” 的理念 規(guī)范 ： 以制度規(guī)范 行政 管理 效率 ： 有助于提高整體工作效率 效益 ： 減少資源耗費(fèi)，降低成本 三、行政部的工作目標(biāo)：做好輔助、服務(wù)工作。 九、愛(ài)護(hù)公物、節(jié)約用電、用水、用紙，反對(duì)浪費(fèi)。 三、 維護(hù)辦公職場(chǎng) 的衛(wèi)生。 十一 、靠近窗戶的員工要隨時(shí)根據(jù)工作環(huán)境開(kāi)關(guān)窗戶， 下班 時(shí) 關(guān)好窗 戶方可離開(kāi) 。公司員工禁止使用固定電話和傳真機(jī)撥打私人長(zhǎng)途電話和各種聲訊臺(tái)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，違反者處以 300 元至 1500 元的獎(jiǎng)金扣發(fā) ，并補(bǔ)交電話費(fèi)；嚴(yán)禁使用傳真機(jī)給客戶打銷售電話，如發(fā)現(xiàn)違反者處以 200 元至 1000 元的獎(jiǎng)金扣發(fā)。各部門(mén)經(jīng)理為第一責(zé)任人，使用人為直接責(zé)任人。不交 接者或交接不清楚的，行政部、人力資源部有權(quán)拒絕辦理有關(guān)手續(xù)。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 12 三、 以公司名義訂閱的報(bào)紙 ， 由行政部人員按照日期將 每天 的報(bào)紙依次夾好置于報(bào)架處 ,大家閱讀請(qǐng)?jiān)趫?bào)架旁就座 ,不要將報(bào)紙帶出 培訓(xùn)室。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā) 送 、原件歸檔 及銷 毀等程序。 公文辦理完畢，應(yīng)及時(shí)將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔 。 八、 根據(jù)工作需要和情形變化，密級(jí)可以變更或解除，其審定權(quán)限與確定密級(jí)權(quán)限相同。 （ 2） 公章、財(cái)務(wù)章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章、財(cái)務(wù)章的保管人對(duì)印章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任；未經(jīng)審批同意擅自使用的，保管人對(duì)使用結(jié)果負(fù)全部責(zé)任并按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處分。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 22 離職時(shí)應(yīng)將鑰匙交行政部 或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 。 十、 已歸檔的文件要定期清理，對(duì)內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過(guò)失去保存意義和查考價(jià)值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機(jī)密文件的草稿，在經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中予以銷毀。 三、 公司的所有文件，除以電子文檔的形式留存外，還需留存文字版。 某某 國(guó)際投資基金管理（北京）有限公司 21 九、 開(kāi)具個(gè)人相關(guān)證明，需由分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員簽批后方能使用。 十四、 對(duì)于違反本條例，玩忽職守，造成失密、泄密，使公司受損失者，給予處罰 、 行政處分，直至依法追究法