【正文】 6．按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級(jí) 別的各種檔案。 第 7 條 機(jī)密是指與本公司生存、 發(fā)展 、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有 重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容。 3．本制度所稱的公司采取保密措施，包括訂立保密協(xié)議、建立保密制度及 采取其他合理的保密措施。經(jīng)司法機(jī)關(guān)審理判處有期徒刑的人員，公司應(yīng)予以開(kāi)除處理。 第 14 條 員工在上班時(shí)間外出時(shí)應(yīng)及時(shí)鎖好抽屜、櫥柜，將鑰匙隨身攜帶，最后離開(kāi)者要關(guān)窗鎖門。對(duì)外來(lái)客人要堅(jiān)持訪客登記制度，對(duì)調(diào)離人員要及時(shí)收回門禁卡 、出入證 和房門鑰匙。 第 11 條 使用他人胸 卡 或偽造、涂改 胸 卡 者，一經(jīng)查實(shí)，使用者、借予者、偽造涂改者均將受到 警告處分。 第 20 條 值班人員因病或其他原因不能值班的，應(yīng)先請(qǐng)假或請(qǐng)其他員工代理并呈交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，出差時(shí)亦同。 第 9 條 值班人員應(yīng)堅(jiān)守崗位，在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽(tīng)電話。 第 20 條 會(huì)議室使用完畢后，應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備 電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。 2． 發(fā)言目的是否出于個(gè)人利益 。會(huì)場(chǎng)布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。 ，寫(xiě)明理由，經(jīng) 出差審批人 簽字后方予報(bào)銷，否則超出部分由報(bào)銷人自己承擔(dān)。 3．國(guó)外出差：一律由董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。 2． 合國(guó)家計(jì)劃生育 政策 規(guī)定的 男 員工 ， 在妻子分娩時(shí) 給予 7 天陪產(chǎn)假。如因特別事項(xiàng)需要補(bǔ)請(qǐng)須申述充足理由，獲準(zhǔn)后方可補(bǔ)假。 第 9 條 打卡記錄為員工考勤記錄的最原始依據(jù)，各公司財(cái)務(wù)按照員工出勤實(shí)際情況結(jié)算 薪資。一律以 攪碎 的方式銷毀 機(jī)要文件 。 2．部門主管負(fù)責(zé)對(duì)公司負(fù)責(zé)人批示的處理意見(jiàn)進(jìn)行具體的答復(fù)，并將處理結(jié)果批注在公文處理單上相應(yīng)位置，連同公文原件一起交由各公司行政部存檔。 3．必須明確起草文書(shū)人的責(zé)任，并正確署名。 第 20 條 對(duì)于決定報(bào)廢的辦公用品， 各 分 公司行政 經(jīng)理 要做好登記，在“報(bào)廢處理冊(cè)”上寫(xiě)清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。 第 3 章 辦公用品的購(gòu)買 第 6 條 總部 行政部 統(tǒng)一購(gòu)買 各 公司或分支機(jī)構(gòu)的 辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出 按照已審批的采購(gòu)申請(qǐng)單 就近采購(gòu)，由 行政部 審核 ，并在費(fèi)用報(bào)支憑證“驗(yàn)證部門”中簽字 。 第 19 條 行政類傳真文件需進(jìn)行 傳真登記、簽收制度 ，并 立檔備案。使用人在 下班 前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦， 如遇節(jié)假日長(zhǎng)時(shí)間不啟用電腦，需關(guān)閉電源開(kāi)關(guān) 。 2． 電腦使用人員 要 設(shè) 置開(kāi)機(jī) 密碼， 密碼需向公司行政主管報(bào)備， 密碼屬公司機(jī)密 ， 未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。 第 9 條 當(dāng) 接聽(tīng)人員 正在通電話 而 又 有 客人來(lái)訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來(lái)訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快 向 通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。如果超過(guò)三聲再接電話，接聽(tīng)人員必須先說(shuō)：“對(duì)不起”或“對(duì)不起，您久等了。 第 4 條 客人到來(lái)進(jìn)行來(lái)后，接待人員要立即通知被訪者；如需引導(dǎo)，則應(yīng)使用 正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì) ，具體如下表所示。 （ 6） 與人交談時(shí)，雙眼應(yīng)平視對(duì)方，但時(shí)間不 宜 過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短；也可使用手勢(shì)，但 手勢(shì) 不可過(guò)多或 幅度過(guò)大 。 第 27 條 員工頭發(fā)應(yīng)修剪、梳理整齊，保持干凈，禁止梳奇異發(fā)型。 第 16 條 不要在公司電腦上發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天 。 20xx 年 騰盛投資 股份公司 行政辦公綜合管理 制度 （ 20xx08 版） 目 錄 一、 日常紀(jì)律管理制度 二、前臺(tái)接待禮儀規(guī)范 三、來(lái)訪人員接待管理制度 四、前臺(tái)電話接聽(tīng)管理制度 五、辦公設(shè)備管理制度 六、辦公用品管理制度 七、辦公文書(shū)管理制度 八、員工考勤管理制度 九、員工出差管理制度 十、公司會(huì)議管理制度 十一、公司值班管理制度 十二、員工出入管理制度 十三、安全保衛(wèi)管理制度 十四、公司保密管理制度 十五、公司車輛管理制度 十六、清潔衛(wèi)生管理制度 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為加強(qiáng)公司行政紀(jì)律管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本制度。 第 17 條 未經(jīng)允許，不 得 使用其他部門的電腦 。男員工不準(zhǔn)留長(zhǎng)發(fā)，禁止剃光頭、留胡須。 3．走姿要求 （ 1）走路時(shí) 頭正頸直，上身挺直，挺胸收腹 ， 兩臂收緊，前后自然擺動(dòng)，前擺稍向里折約 35 度，后擺向后約 15 度 。 引導(dǎo)方法 詳細(xì)說(shuō)明 在走廊的引導(dǎo)方法 接待人員在客人 兩 三步之前，配合步調(diào)， 請(qǐng) 客人走在內(nèi)側(cè) 在樓梯的引導(dǎo)方法 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面 ； 若是下樓時(shí)，應(yīng)由接待人員走在前面，客人 走 在后面 。” 2．電話鈴響時(shí)，如果接聽(tīng)人員正在與客人交談 ,應(yīng)先向客人打聲招呼，然后再去接電話。不過(guò)， 如果 電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)， 接聽(tīng)人員 應(yīng) 請(qǐng) 客人稍等，然后繼續(xù)通話。 第 6 條 操作規(guī)定 1． 嚴(yán)禁在 公司 電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。 2． 定期（每月末）對(duì)電腦內(nèi) 的 資料進(jìn)行整理，做好備份 并 刪除不必要的文件資料，保證電腦 有足夠的的 運(yùn)行空間 。 第 20 條 業(yè)務(wù)類傳真文件一般采取自動(dòng)接收狀態(tài)，由業(yè)務(wù)人員自行與收發(fā)傳真方進(jìn)行確認(rèn) 。 第 7 條 根據(jù)辦公用品的 庫(kù)存情況以及消耗水平，確定訂購(gòu)數(shù)量，遵循節(jié)約原則來(lái) 采購(gòu)。 第 21 條 不得隨意丟棄報(bào)廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。 4．修改請(qǐng)示提案文書(shū)時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書(shū)原件，修改后必須署名。 3．處理中如遇重大問(wèn)題或異?，F(xiàn)象，需及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件或出售。 第 10 條 新入司人員需在報(bào)到當(dāng)天進(jìn)行考勤登記 。 無(wú)法事先請(qǐng)假的，可 以通過(guò) 電話、傳真 的 方式請(qǐng)假 。 3．產(chǎn) 假期間享受 基本 工資和津貼，但不享受 績(jī)效 工資 。 第 3 章 出差費(fèi)用報(bào)銷 第 5 條 當(dāng)日出差 1．員工 當(dāng)日出差 半天以上的 ， 發(fā)放出差當(dāng)日餐補(bǔ) 50 元 /人 。 第 4 章 附則 第 10 條 行政 部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。 5． 會(huì)議通知 會(huì)議通知應(yīng)包括參加人員名單、會(huì)期、 報(bào)到 時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求等內(nèi)容。 3． 全體人員是否專心聆聽(tīng)發(fā)言 。 第 21 條 會(huì)議室的鑰匙由行政部派專人管理。 第 10 條 任何值班人員不得使用值班室電話撥打或接聽(tīng)私人電話。代理值班人員應(yīng)負(fù)一切責(zé)任。 第 12 條 業(yè)務(wù)合作人員 若遺失胸 卡 ，可要求其補(bǔ)辦。 第 8 條 對(duì)現(xiàn)金、票證的安全管理 1．財(cái)務(wù)部存放的現(xiàn)金一般不應(yīng)超過(guò)銀行核定的金額，因特殊原因存有較多現(xiàn)金過(guò)夜時(shí)，必須經(jīng) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全措施。下班和午休時(shí)間要妥善存放文件、現(xiàn)金。 第 28 條 違反本制度有關(guān)條款，情節(jié)輕微、影響較小者，公司將給予責(zé)任人警告或記過(guò)處罰，可以并處罰金，罰金最高額為 200 元。 4．本制度所稱的 業(yè)務(wù) 信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括內(nèi)部文件，如 業(yè)務(wù)流程 、管理訣竅、客戶名單、 業(yè)務(wù)情報(bào) 、營(yíng)銷策略 、 項(xiàng)目進(jìn)度、 招投標(biāo)中的標(biāo)底及標(biāo)書(shū)內(nèi)容等。 1．尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。 7．各種檢查表格和檢查結(jié)果。 5．各類 業(yè)務(wù)開(kāi)展的 通知及文件等。 4．公司重要會(huì)議紀(jì)要。 2．本制度所稱的能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，是指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來(lái)現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或者競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。 第 27 條 因違紀(jì)過(guò)失或責(zé)任過(guò)失造成較大損失、觸犯法律時(shí)應(yīng)移交司法機(jī)關(guān)處理。 第 13 條 部門領(lǐng)導(dǎo)或 行政主管 不在時(shí)，最后一個(gè)離開(kāi)辦公區(qū)域的員工，有責(zé)任履行以上職責(zé)，如不檢查，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，除追究本部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任外，還要追究當(dāng)事人的責(zé)任。各有條件的部門和 公司 一律實(shí)行工作區(qū)封閉式管理。年累計(jì)補(bǔ)發(fā)達(dá)三次以上者，行政部應(yīng)給予當(dāng)眾警告。 第 19 條 值班人員在值班時(shí)間內(nèi)如擅離職守，公司應(yīng)給予處分，造成重大損失者，應(yīng)從重論處。 第 8 條 值班人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入值班室。 第 19 條 會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部派專人負(fù)責(zé)，在每次會(huì)議召開(kāi)前后均要認(rèn)真打掃，并做好日常清潔工作。 第 5 章 會(huì)議注意事項(xiàng) 第 13 條 會(huì)議注意事項(xiàng) 1． 發(fā)言內(nèi)容是否偏離議題 。 4． 會(huì)場(chǎng)布置 一般情況下 ，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)包括會(huì)標(biāo)（橫幅）設(shè)置、主席臺(tái)設(shè)置、座位放置、臺(tái)卡擺放、音響安置、鮮花 水果 擺設(shè)等。 200/天，主管、經(jīng)理級(jí)人員為 250/天；小城市（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）一般管理人員為 100/天，主管、經(jīng)理人員 100/天定額補(bǔ)貼。 2．遠(yuǎn)途國(guó)內(nèi)出差：部門主管及以下人員 10 日內(nèi)由公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)， 10 日以 上由總裁核準(zhǔn)；各公司負(fù)責(zé)人出差一律由董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。 第 23 條 產(chǎn)假 1． 符合國(guó)家計(jì)劃生育 政策 規(guī)定的女員工，正常分娩者給予產(chǎn)假 90 天，難產(chǎn)者增加 15 天，多 胞胎生育者每多育一個(gè)嬰兒，增加產(chǎn)假 15 天 。 2． 事假必須事前請(qǐng)準(zhǔn)，不得事后補(bǔ)請(qǐng)。 第 8 條 所有員工上下班 須 親自打卡，任何人不得代 替 他人 打卡 或由他人代 替 打卡，違 反 規(guī)定者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，打卡者與持卡者每次各扣 50 元。 2．對(duì)于 保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，經(jīng) 公司負(fù)責(zé)人 決定，寫(xiě) 清 銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。 第 5 章 文書(shū)的處理 第 12 條 普通文書(shū)處理 1． 分公司負(fù)責(zé)人 ，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。 2．起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，必要時(shí)另附相關(guān)材料與文件。 第 6 章 辦公用品的報(bào)廢處理 第 19 條 對(duì)于 各公司 提交的“ 物資報(bào)廢申請(qǐng) ”， 行政部 要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng) 行政總經(jīng)理 和財(cái)務(wù) 總經(jīng)理 簽字方可作報(bào)廢處理。 第 5 條 采購(gòu)申請(qǐng)表 中要寫(xiě)明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量 、 規(guī)格 、型號(hào)、用途，如有特殊要求的需注明 。 第 18 條 不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后方可傳真 。 第 9 條 電腦保養(yǎng) 1． 嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手 或尖 銳物 體 觸摸屏幕。 第 3 章 電腦使用管理 第 5 條 專人專管 1．每臺(tái)電腦指定專門人員 負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意 使用 。談話結(jié)束時(shí)，接聽(tīng)人員要表示謝意，并讓對(duì)方先掛斷電話，不要忘了說(shuō)“再見(jiàn)”。 第 2 章 接聽(tīng)電話管理 第 3 條 迅速 、 準(zhǔn)確接聽(tīng) 1．電話鈴響兩聲后，接聽(tīng)人員必須接聽(tīng)。 第 2 章 人員 來(lái)訪接待 第 3 條 接待預(yù)約來(lái)訪人員時(shí)，接待人員應(yīng) 禮貌大方、熱情周到 。身體不能在座位上來(lái)回晃動(dòng)。 第 26 條 女員 工宜 化 淡 妝 。 第 15 條 不要因私事長(zhǎng) 時(shí)間 占用電話 。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于公司內(nèi)部所有員工。 第 18 條 注意 保持 辦公室的 整潔干凈。 第 28 條 員工應(yīng)保持良好的個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣。 （ 2） 身 體 重心在腳掌前部， 盡量 走在一條直線上 。 上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人 的 安全 在電梯的引導(dǎo)方法 引導(dǎo) 客人乘坐電梯時(shí)，接待人員 應(yīng) 先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門 ； 到達(dá)時(shí)，由 接待人員按 “ 開(kāi) ” 鈕， 請(qǐng) 客人先走出電梯 客廳里的引導(dǎo)方法 當(dāng)客人走入客廳，接待人員 應(yīng) 用手指示，請(qǐng)客人坐下 ； 看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。 3．接聽(tīng)電話時(shí)，接聽(tīng)人員首先應(yīng)該說(shuō)：“您好！”接著報(bào)出自己的工作單位及姓名，一為禮貌，二為幫助對(duì)方確認(rèn)自己是否撥錯(cuò)電話號(hào)碼。 第 3 章 撥打電話管理 第 10 條 前臺(tái)工作人員應(yīng)在打電話前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，若怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理 清 講 話順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。 2． 不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤(pán) 、光盤(pán) 、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì) ，防止 公司電腦“感染” 病毒。備份的磁盤(pán)由 行政部指定人員 保管。 第 7 章 其他辦公設(shè)備使用管理 第 21 條 各 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人 管理 ， 財(cái)務(wù)部門對(duì)于各公司電腦及周邊耗材、固定資產(chǎn)都要進(jìn)行登記 建檔 ， 每季度對(duì)實(shí)物進(jìn)行 盤(pán)點(diǎn) 。 第 8 條 行政部 在購(gòu)買辦公用品時(shí)，要貨比三家，選擇其中價(jià)格、質(zhì)量最優(yōu)者。 第 7 章 辦公用品 使 用的監(jiān)督 第 22 條 總部行政部有權(quán)不 定期核 對(duì)各 公司 辦公用品的使用情況進(jìn) 行檢查，杜絕浪費(fèi)辦公用品的行為。 第 7 條 文書(shū)的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進(jìn)行。 第 13 條 機(jī)密文書(shū)處理 1．機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。不需立卷的文件材料 應(yīng) 逐件登記 ， 報(bào)公司 負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn) 后 銷毀。 第 11 條 各公司 負(fù)責(zé)人為本 公司 考勤 的 第一責(zé)任人，考勤員由 公司 負(fù)責(zé)人確定。 3． 全年 事假累計(jì)不 得超