【正文】 “您好，我是秘書初萌。好的。初萌一一歸入辦公桌上的文件夾中。對1能按上司的要求通過電話處理各種緊急的事務(wù)。對用自己的私筷給客人夾菜，不講衛(wèi)生。鐘秘書繼續(xù)打電話：“馬總嗎，我是鐘秘書，王總讓我轉(zhuǎn)告您……”過了一會兒，鐘秘書回到包房，向王總示意“OK”的手勢。這時鐘秘書的手機響，鐘秘書：“對不起，我要接個電話?！鼻榫八姆?wù)員小姐不斷端上菜來，報菜名：“罐燜牛肉、羊肉蘿卜盅……”鐘秘書用自己的私筷給客人夾菜：“周總經(jīng)現(xiàn)嘗嘗這道牛肉，……錢先生嘗嘗這道蘿卜盅。服務(wù)小姐沏上茶。就這么說定了，我12點準時到，到時上菜可得快點。對鐘苗兩人遲到?！边^了幾分鐘，兩人走進飯店?！鳖I(lǐng)他們來到一個包間門口?！毙》狡沉怂谎?，轉(zhuǎn)身走了。你能馬上給我們送兩箱A4的紙嗎？急等著用！好，那就謝謝了?！辩娒绶畔码娫捄?，對同事說：“有事嗎，小方？”小方：“我想領(lǐng)A4的打印紙。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點：第一， 保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。（5）收集整理過程中要注意保密。對1在移動箱子時，忘記了安全隱患的管理規(guī)定，將箱子擋了消防栓前造成了隱患。錯簡報的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè)，編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。對能夠事先準備好與會人員的文件和茶水。每周的周一參加公司的辦公會每個星期三要參加公司內(nèi)部的銷售部門的工作會休假每周的周一參加公司的辦公會（蘇經(jīng)理指著表，會議時間表的大特寫，鐘秘書不好意思）鐘：我就是太忙了，沒太仔細設(shè)計，我回去重新編一下。鐘：會議文件的清通不用那么著急。還有我來公司時間不長，認識的人不多，請你把出席人員的座位圖給我出一份。錯1沒有事先提醒下屬將設(shè)備采購的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。對在會議組織中，能夠引導(dǎo)會議，先提出上些建設(shè)性的意見，供大家參考。高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財務(wù)，把這個后續(xù)的貸款支票開出來交給廠家。高：請你們同時將政府采購的招、投標程序?qū)懗鲆环輬蠼o我。高：非常好，請你們將需要訂購的物品寫成書面報告提交上來，為制定整體的采購計劃提供資料。確定預(yù)訂和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔財務(wù)責任的限度。因該協(xié)議的內(nèi)容關(guān)系到會議能否成功舉辦，所以請你就該協(xié)議內(nèi)容應(yīng)注意的事項提出一些建議，以便于我們在明天和公司有關(guān)人員討論協(xié)議文本時作為參考。對1在溝通中，有“內(nèi)部客戶”的意識，關(guān)心尊重老同事。對未能督促負責會議室管理的秘書提前做好會議前的設(shè)備檢查工作，造成會議延時開始。杰克：這太好了，我們有這么多的共同點，相信我們的合作一定能夠成功。你們可以這樣……（聲音淡出）情景四王總經(jīng)理和杰克從車里走出，高上前迎接。保安：（慌張）朱經(jīng)理，不知怎么搞的，廠房的的墻角里發(fā)現(xiàn)了一窩貓。好了，我也該回車間去了！高：您走好，多注意身體，別把自己累著。三人起身告辭，高起身送客。老吳，你放心，你派來的人手，我一定不會虧待他們。怎么樣？高：好的，大家看馬經(jīng)理的建議如何？吳經(jīng)理，您覺得呢？吳：不行！那正常的生產(chǎn)怎么辦？工人不用干活了？這可不是兒戲?。。R表現(xiàn)出不屑，就要往起站。10：20會議開始）高：今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和美國朗格公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入了關(guān)鍵階段。第二部分 秘書實務(wù)技能第一章 會議管理考試題型示例一（一）單項選擇題示例小型會場內(nèi)座位安排，常以離會議主持人或主席位置近的座位為上座，而會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于DA、接近入口處、正對門 B、遠離入口處、背對門C、接近入口處、背對門 D、遠離入口處、正對門（二）多項選擇題示例要保證會議在安靜的環(huán)境中順利進行就需要考慮以下哪些因素ADA、會議擁有隔音設(shè)施 B、謝絕訪客參觀C、關(guān)閉場內(nèi)的手機、呼機 D、調(diào)整會場擴音器的音量提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門事先要ABA、進行會商 B、廣泛征求意見 C、由各部門分別提出意見 D、由牽頭部門提出主要意見（三）案例分析題示例錄像時間：某日上午地點：公司經(jīng)理辦公室人物：宏遠公司總經(jīng)理助理高葉宏遠公司王總經(jīng)理美國朗格公司總經(jīng)理杰克生產(chǎn)部吳經(jīng)理公關(guān)部馬經(jīng)理保衛(wèi)處朱主任電視臺劉記者保安員小鄭物品：會議室、電話等情景一（某日，總經(jīng)理辦公室旁的高助理辦公室）（旁白）：宏遠公司是一家從事化工產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售的大型集團公司?！碑敿夹g(shù)人員檢查之時，與會人員陸續(xù)到齊。這樣既節(jié)約開支，又能讓外商考察體驗到我公司實際的工作和管理氣氛，效果一定好。吳經(jīng)理、馬經(jīng)現(xiàn)、朱主任，你們覺得怎么樣？朱：保證做得漂漂亮亮的?！保└撸汉?，事情就這么定了，還請各位精誠合作，咱們趕緊開始準備吧。吳：嘿，我要不懂這點道理，四十多歲都白活了。）保安忽然跑上來。（保安轉(zhuǎn)身要下場）高：（叫住保安）等等。王：我們公司已經(jīng)決定用這些小貓做我們公司產(chǎn)品的形象大使，來宣傳我們的企業(yè)形象。對能提前達到會議室檢查準備情況，并調(diào)試會議設(shè)備。對1在溝通時，能夠引導(dǎo)被協(xié)調(diào)者學會換位思考。備忘備至：秘書鐘苗自：總經(jīng)理助理高葉主題：我公司準備召開全國辦公用品展銷訂貨會，為了開好這次會議，公司已決定與麗都大酒店簽訂展銷訂貨會會場的協(xié)議。確定任何特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負擔。誰先談?wù)?？蘇：公司要對接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報刊架。我讓他們重做一份盡快報總經(jīng)理辦公室。（淡出）情景二（在公司的倉庫房，高正在帶著采購人員對所購的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗貨）高：小孫，你那邊檢查的進貨的型號、數(shù)量、規(guī)格都沒有什么問題吧？孫：沒問題，我逐一清點，而且開包抽查了幾個箱子，質(zhì)量還不錯。對在商討重要會議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會議議題廣泛收集意見，做好會前的相關(guān)準備。對在辦公設(shè)備和用品進貨時，能夠帶領(lǐng)下屬認真核查數(shù)量，但未能認真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯誤。鐘：（對初萌）今天的總經(jīng)理辦公會將重點討論綜合樓項目的資金籌措問題，你幫助檢查一下，錄音機和磁帶準備好了沒有。初：鐘秘書，綜合樓項目高經(jīng)理后天要出差，急需這些文件資料，讓我過來取一下。鐘：（推門而進）蘇經(jīng)理，你找我？蘇：你這份第三季度會議計劃表編制得有問題，看不出是哪位領(lǐng)導(dǎo)去開會，第幾周去開會，你把9三個月份的會各放在一個欄目中，既看不出第幾周，也不知道是誰去開，領(lǐng)導(dǎo)怎么根據(jù)這個計劃表安排時間呢？第三季度會議時間表（2006年7月——9月）七月份八月份九月份上海會議每周的周一參加公司的辦公會到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。（左右看看沒有人回應(yīng)，自言自語）這是誰干的好事，真缺德，放在別人門口怎么不放自己門口呀？（將箱子往前使勁推，推離了自己的門口，檔在了消防栓前）參考答案：能夠提前10分鐘到會議地點檢查會議的準備情況。對情況簡報的文頭不正確，情況簡報四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯1注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時將擋在通道上的箱子移開。（4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)；及時采取措施補救毀損的文件資料。會議文件的立卷歸檔 會議文件資料的立卷歸檔概念解釋?！呛茫瓦@么說定了！周五晚上見。”馬上打電話：“喂！張民嗎？我是宏遠公司的鐘苗。”鐘苗繼續(xù)在桌子上找東西：“你沒看見我這么多事情！還是你自己想著點兒吧?！鳖I(lǐng)班：“請跟我來。稍遠處，馬秘書看見他們，想迎上前去，被王經(jīng)理拉?。骸暗葧涸龠M去。對王經(jīng)理到外面等候。沒問題吧？那好，你問訂什么菜？我們王總，你還不知道，愛吃肉唄，什么扒豬臉、燒豬手、藕燉排骨、燒大腸等等，反正以肉菜為主。王總等本公司的人坐在一邊?！卞X先生：“給你們添麻煩了?！辩娒貢贿吢犞贿呌醚篮灝斎嗣嫣扪馈！比缓蠡氐桨?。錯發(fā)現(xiàn)有回民，能主動道歉，并及時調(diào)整合適的菜肴。對1能正確使用便條的形式向上司報告不便明言的事情。）桌面上很零亂地堆放著文件?！边呎f邊記，“后天上午九點，在公司第二會議室，開關(guān)于新產(chǎn)品研發(fā)的會。”客人推門而進，同時初萌起身迎接。”說完，拿起暖瓶給客人沏茶。您看后天上午行嗎，十點鐘，王經(jīng)理會在辦公室。對辦公室通風、光線良好。對1電話旁能事先準備好紙和筆，方便記錄。對1日程有變化時能夠及時改動工作日志。（3）缺點：需投資計算機和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開展工作；有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，工作難集中注意力；組織更加難以監(jiān)督、管理和控制工作人員的工作；同事之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團隊意識減弱，會感到寂寞；與專業(yè)人員和社會聯(lián)系也減少。（6）交替工作模式：常由兩人共同承擔一項任務(wù)，每人工作一部分時間，但必須有段重疊的工作時間以交換信息，商議工作進度，共同完成工作。按工作人員數(shù)額及其辦公所需要的空間，設(shè)定其空間大小。電話鈴響下，鐘苗及時拿起聽筒：“你好！偉南公司。我馬上安排?！辩娒缱哉Z道。鐘苗：“李經(jīng)理，周偉去天地公司聯(lián)系業(yè)務(wù)需要開介紹信，您沒有在用印申請表上簽字，您看怎么辦？”李經(jīng)理：“噢，這事我知道。”周偉無奈地說，“我走了?。≡僖?！”鐘苗：“再見。對能夠?qū)ぷ魅罩炯皶r進行修改。錯1文末落款位置正確，騎年蓋月。請你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。模擬試題三（一）單項選擇題秘書在協(xié)調(diào)會議室使用過程中，如果內(nèi)部會議室使用緊張，應(yīng)CA、保證先訂一方的使用 B、使參會人數(shù)多的一方滿意C、按輕重緩急安排 D、使主管滿意ABCD法則是秘書常用的時間管理方法，其中的C項指的是BA、重而又急 B、急而不重 C、不急不重 D、重而不急如發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動，應(yīng)立即啟動疏散程序，疏散時，所有窗戶和門BA、應(yīng)保持原狀，不必管它 B、應(yīng)該完全打開C、應(yīng)該完全關(guān)閉 D、應(yīng)該按規(guī)定關(guān)好（二）多項選擇題蓋印章是秘書的日常工作，蓋印章時要做到ACDA、印記端正、清晰 B、蓋在署名下面C、用力均勻平穩(wěn) D、騎年蓋月下列關(guān)于承辦期限制度的說法，正確的是ACA、承辦期限制度是針對時效性制訂的規(guī)則B、同一任務(wù)在不同的情況下承辦期限是相同的C、承辦期限制度可以提高企業(yè)的形象和效率D、行政管理的所有行為都應(yīng)確定承辦期限提高團隊士氣的主要方法有BCDA、監(jiān)督團隊成員的行動 B、團隊努力的目標相同C、讓隊員了解團隊使命 D、創(chuàng)立團隊識別系統(tǒng)（三）案例分析題錄像時間：上午9點地點：秘書辦公室人物：業(yè)務(wù)部秘書初萌 業(yè)務(wù)部經(jīng)理馮建 客戶王佳必備物品：計算機、電話、分類的文件夾、記錄紙、筆、雜亂物品（報紙等）情景一（初萌辦公室）初萌身究職業(yè)裝端坐在電腦前打字，辦公桌上物品擺凌亂?！瘪T經(jīng)理：“嗯，你去訂吧。請問房間都準備好了嗎？”賓館：“請稍等，我馬上查一下?！蓖跫颜f著掏出名片，雙手遞給初萌。初萌坐下后開始與客人交談。對能夠用電話確訂為上司訂客房。對1沒有遵循接電話“響鈴不過三”的原則，電話接應(yīng)不及時。謝謝 行政經(jīng)理：蘇明 2007年3月15日參考答案：蘇明經(jīng)理下星期一工作安排及工作日志見下表：經(jīng)理工作日志2007/3/19星期一時間內(nèi)容地點9：00~10：00處理日常事務(wù)：如閱讀文件、處理信件等辦公室10：15~11：15經(jīng)理主管會議董事會會議室11：30~12：00給參加員工培訓課的員工講話員工培訓中心12：30與光華公司的董事長馬明及夫人共進午餐王朝酒店2樓西域廳14：00~15：00下行會見麗康公司的銷售部經(jīng)理張建會客室15：45下午前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高原陽光公司考試題型示例四（一）單項選擇題示例下列型號的掃描儀中，掃描效果最好，但價格較高的是C掃描儀。我們打了兩份，你看哪份發(fā)過去效果會更好些？”初萌：“我看看。初萌取下原稿上的回形針，磕齊后正面朝下放入傳真機中，然后拿起話筒，撥號碼。”初萌接過申請表將其放在桌子上。錯電腦放置位置符合要求（屏幕背對門口，背對沙發(fā)）。對1能夠正確放置發(fā)送原稿。錯1能夠及時更新庫存記錄。（4）刻錄過程中要注意不執(zhí)行其他程序、不對刻錄機面板按鍵進行任何操作、不隨意關(guān)閉刻錄軟件。鐘苗打開計算機主機電源，然后又打開顯示器電源，（特寫）鐘苗的手機放在顯示器旁。今天下午2點鐘在一樓會議室……”（畫面淡出）情景二會議室，時鐘特寫：13：30。鐘苗看了一下表，自語道：“還有10分鐘才開會呢，先把鏡頭蓋蓋上吧。錯能夠選擇正確的發(fā)送會議通知的形式。對1能夠正確切換電腦的輸出方式。進行市場調(diào)研。觀察法的缺點不易收集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受觀察能力影響。開發(fā)的信息材料要復(fù)印5份給相關(guān)部門，請說明復(fù)印應(yīng)注意的事項。便條鐘苗： 3月26日，以生產(chǎn)計算機通信產(chǎn)品為主的天圖公司成立10周年紀念大會暨產(chǎn)品展銷會將在深圳開幕