【正文】 用多媒體設(shè)備來輔助會議的發(fā)言內(nèi)容。錯辦公桌不整潔、干凈，文件歸類不清楚。（眾人掌聲響起。高：（握手）您好，歡迎您的光臨。高：王總，您辛苦了。有事好好商量。朱：怎么？……嘻，不就是幾只貓嗎，快把它們弄走。（高點頭。（吳經(jīng)理樂呵呵地出門，高送吳至電梯口。高：您是老同志，對我們年輕人還要多幫助，說得不到之處，您也別往心里去。高：吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？吳：行。朱主任，您負責接待外賓和保衛(wèi)工作。高：那您二位還有什么意見？馬搖搖頭，吳想了一會兒也搖搖頭。吳經(jīng)理說的也是實際的困難，因此，我們布展就必須高效率。）高：（用手按住馬）好！吳經(jīng)理重視生產(chǎn)，體恤職工；馬經(jīng)理呢，開源節(jié)流，出奇制勝，都是為了公司。馬：我有個建議，作為一個內(nèi)部的展覽會，我們沒有必要在外面租用場地。這是我公司的美國朗格公司已有的一些合作項目和合作情況（用多媒體演示公司與美國公司已有的一些合作項目和情況）。鐘秘書：好的，我馬上通知?，F(xiàn)在正在和美國朗格公司洽談一項幾千萬美元的合作項目。（桌上電話鈴響）高秘書（著休閑裝，辦公桌不整潔，文件歸類不清楚）拿起電話：“喂！您好，這里是宏遠公司。情景二：（9：50高助理提前達到會議室，檢查會議設(shè)備，發(fā)現(xiàn)多媒體有問題，用手機呼鐘秘書：“鐘秘書，1號會議室的多媒體有問題，請你通知行政部的有關(guān)技術(shù)人員馬上過來檢查一下。下周一，王總就要陪同朗格公司亞太地區(qū)總裁杰克先生來我公司考察?？墒窃蹅児居譀]有太大型的會場，所以我想，在廠區(qū)內(nèi)找一間通風、采光都不錯的廠房，布置成展廳。但這次展覽會牽涉到幾千萬美元的合作投資項目，這里面凝聚了王總和我們公司上下員工的一片心血，要是因為咱們內(nèi)部合作問題影響了談判，大家可誰也擔待不起呀?。▍菑垙堊欤杂种埂┲欤耗悄阏f怎么辦吧？高：我覺得呀，馬經(jīng)理的意見還是比較有道理的。咱們的生產(chǎn)任務(wù)這么重，要說停產(chǎn)，也就只能一兩天，我想不如讓職工休息一兩天，再挑幾個精明能干的工人，協(xié)助朱主任搞好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。在座各位點頭表示同意。大家還有什么意見嗎？（眾人紛紛說：“挺好，就這樣吧。（關(guān)門坐回沙發(fā)）高：吳經(jīng)理，您別生氣，年輕人性子急，特別是剛畢業(yè)的研究生，血氣方剛，您也別當回事。咱別為一點兒小事影響了工作。）情景三高：王總啊……路上還順利……小鐘接上您了……我們都布置好了……兩小時后直接到會場？好好……您放心好了。大加夸贊。高：（急）這是怎么搞的，誰負責的會務(wù)？吳：（指馬）不是歸他管嗎？馬：（反駁）噯！你講不講道理啊？會場是我布置的沒錯，可這車間是管你借的呀！要怪，也只能怪你的車間平時衛(wèi)生不好，連貓都隨隨便便跑進來了。朱：（對保安），你們還不快把這些貓都給處理掉。王：小高，我已經(jīng)看過昨晚電視臺關(guān)于我們公司收養(yǎng)那窩小貓的報道，你很會應(yīng)變，安排得很不錯。杰克：很高興認識你，昨天晚上我已經(jīng)在電視里看到了記者對你的采訪，你講得很好，我也非常喜歡小貓，我家里的貓媽媽和你們收養(yǎng)的那一只長得很像。）高：（站在客人的外側(cè)，伸出右手，手心朝上）杰克先生，請隨我這邊走（眾人向展覽會走去）。錯對下屬下達口頭會議通知時，時間、地點具體準確。對能夠提出一些開放式的問題，鼓勵與會者積極參與，積極引導(dǎo)會議的議程。對1注意做好橫向的溝通協(xié)調(diào)，選擇有針對性的溝通形式，如：與馬經(jīng)理的談話。對1在部門之間發(fā)生了摩擦和沖突后，能夠做好橫向溝通，防止事態(tài)擴大。對（四）工作實務(wù)題示例背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是總經(jīng)理助理高葉需要你完成的任務(wù)。 總經(jīng)理助理：高葉 2007年3月4日參考答案：本題為四級秘書試題。確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)（例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員）。指定可以取消預(yù)訂而不向參會單位收費的一段時間或最后期限。我先提醒大家?guī)c，我們需要采購的物品要充分考慮實際的需求和與原來設(shè)備的匹配，同時要考慮到公司財務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問題。高：還要考慮交貨時間和有關(guān)售后服務(wù)問題。蘇：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。蘇：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時代，要不還有什么意義。下面大家議一議財務(wù)預(yù)算的具體細節(jié)。陳總監(jiān)嗎？你說前兩天采購的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問題。什么？你沒有將這些東西復(fù)印，我沒告訴你？難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎？連這么點基本常識都沒有還做什么秘書？（扔下電話淡出）參考答案：能夠主持好協(xié)調(diào)會，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)展意見。對 知道在辦公用品的采購計劃和預(yù)算中考慮交貨的時間和售后服務(wù)有關(guān)的細節(jié)問題。對在會議主持中以問題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會者形成討論的結(jié)論。錯模擬試題二（一）單項選擇題擔任會議主持工作的秘書，要努力促成會議形成決議，就應(yīng)BA、多提封閉式的問題 B、限制具有威脅性和挑釁性的行為C、及時打斷固執(zhí)已見的人員發(fā)言 D、多向他人提出積極有益的批評和建議（二）多項選擇題會議記錄的要求包括BCDA、有言必錄 B、速度要快 C、內(nèi)容真實 D、資料性強對會議籌備方案進行全面審核，審核的內(nèi)容應(yīng)包括ABCDA、審核會議的議程和內(nèi)容是否在法定權(quán)力或組織權(quán)力之內(nèi)。（三）案例分析題錄像場景：公司會議室、秘書辦公室、經(jīng)理辦公室時間：某日上午人物：宏遠公司總經(jīng)理辦公室秘書：鐘苗、初萌行政經(jīng)理：蘇明總經(jīng)理：王成部門經(jīng)理：高經(jīng)理、崔經(jīng)理物品：幾個裝計算機的大箱子、裝有空調(diào)的會議室、消防栓、辦文單（文件辦理單）、辦公用品的箱子、簡報的報頭、錄音機、人名臺簽情景一（在公司會議室）正準備召開總經(jīng)現(xiàn)辦公會，提前10分鐘，秘書與初秘書檢各座位上的文件和茶水。（氣氛有點緊張） 鐘：（緩和了口氣）初秘書，你覺不覺得這屋子有點涼？初：是挺涼的，空調(diào)溫度可能太低了。鐘：（頭也不抬）我還沒顧上呢，等我把簡報打完再說吧。初：這是總經(jīng)理辦公會定下的有關(guān)第三季度各位領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作安排，蘇經(jīng)理請你制成一份第三季度的會議時間表。情景三（蘇經(jīng)理辦公室）蘇經(jīng)理：（拿起電話）是鐘秘書嗎，請到我辦公室來一下。蘇：文件清退必須要及時，否則很容易造成丟失，這些文件中涉及到項目投標內(nèi)容，一旦泄露會給公司帶來嚴重的后果。（推門走出辦公室看見樓道邊有幾個計算機的大箱子擋住了她的門口）鐘：這是哪個部門的大箱子呀？趕快拿走，別擋在通道上，多礙事呀。對知道在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄。對在進行會議記錄時，為了保證記錄的準確性，能夠同時運用手工記錄和錄音機記錄。錯1編制領(lǐng)導(dǎo)會議時間表時，應(yīng)注明不同月份的周次。錯1在傳真文件時，不能正確地使用傳真機，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽。便條鐘苗：為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導(dǎo)等。第三， 保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管?！贝藭r一位女同事走進來，站在鐘苗的辦公桌，鐘看了她一眼，毫無反應(yīng)，繼續(xù)打電話：“這個周五晚上您方便嗎？我們經(jīng)理在迎賓樓請您?！辩娒纾骸澳愕鹊??！辩娒纾骸皠e急，我有辦法?！辩娒纾骸昂?。紙送過來以后你打個電話告訴我吧?！扮娒?，是不是該走了？約王經(jīng)理幾點到？”鐘苗看表，“跟他約的6點，還有一個小時，來得及吧。馬秘書對飯店領(lǐng)班：“宏遠公司訂的房間。王經(jīng)理和馬秘書面面相覷，王經(jīng)理：“怎么沒人？幾點了？”馬秘書：“6點過5分。鐘苗與經(jīng)理兆良匆匆趕來，邊走邊看表。錯鐘苗打電話沒有先告訴對方自己是誰。對王經(jīng)理二人作為客人，稍晚幾分鐘到。錯王經(jīng)理拉住馬秘書，讓主人不會為遲到尷尬。A、過濾 B、預(yù)選 C、分流 D、預(yù)約（二）多項選擇題在多邊性商務(wù)活動中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區(qū)的名稱的拉丁字母順序排列ABDA、按時間順序排列 B、按來賓身份排列C、按與東道主的關(guān)系遠近排列 D、不排列（三）案例分析題錄像人物：宏遠公司秘書鐘苗宏遠公司王總經(jīng)理宏遠公司幾位同事昌和公司的周總經(jīng)理等幾位客人地點：賓館宴會廳、秘書鐘苗辦公室物品：一桌酒席著裝要求：職業(yè)裝情景一（秘書鐘苗辦公室）鐘秘書：“紅楓賓館餐廳江經(jīng)理嗎？我是宏遠公司秘書鐘苗，今天中午12點我們要訂‘楓韻閣’包房，來了幾個西北的客人。樓上正在裝修，宴會廳有很多人在吃飯，不時傳來包間的歌聲）鐘秘書領(lǐng)著幾位客人：“這邊請。”鐘秘書幫客人抽出椅子，鐘秘書將周總理等客人安排在了包間門口，讓客人坐在一起?！蓖蹩偪人砸宦暎f：“大家閑話少敘，先端起酒杯，為我們的友誼和合作干杯。”鐘秘書：“對不起，是我工作不細，我馬上去另點幾個菜。”王總：“周總，咱們倆既是老同學，又是合作伙伴，咱們倆得干了這杯?！卞X先生為難地說：“你們的公司做得也很不錯嘛，彼此彼此啦。”拿出便簽本，在上面寫了幾句話，進去到王總身邊遞給他，然后退出?！蓖蹩偅骸八歪t(yī)院了么？”鐘秘書：“已經(jīng)送了，他們主要怕工人的家屬來鬧怎么辦？”王總：“我現(xiàn)在一時半會兒也走不開，這樣吧，你讓在公司留守的馬副總經(jīng)理先處理一下這件事，等送走周總他們，我馬上趕回公司處理。錯宴請選擇的地點不合適，不夠安靜。對鐘秘書搶在上司前說話。錯領(lǐng)導(dǎo)敬酒后，能主動敬酒，注意禮儀。處理方式正確。對考試題型示例二（一）單項選擇題示例彈性工作模式的優(yōu)點突出表現(xiàn)在BA、減少了總部的費用支出 B、員工能自我控制上下班的時間C、能有效發(fā)揮團隊協(xié)作精神 D、監(jiān)督、管理員工更加便利（二）多項選擇題示例企業(yè)中可以采用開放式辦公室布局的部門通常有BDA、財務(wù)部 B、公關(guān)部 C、經(jīng)理室 D、銷售部（三）案例分析題示例時間：某日上午地點：公司經(jīng)理辦公室人物：四達公司經(jīng)理秘書初萌，女；維達公司張經(jīng)理，男物品：電腦、各類文件夾、電話機、辦公文具、文件柜、沙發(fā)、紙筆、手機、暖瓶、茶杯情景一初萌身著圓領(lǐng)無袖衫，下身穿牛仔褲，腳上穿著旅游鞋，走進辦公室。（動作特寫：先開主機，后開顯示器。這時，電話鈴響了（電話的位置位于初萌的左手邊）。初萌：“好的，我記一下?！保ó嬅娴觯┣榫岸趺日陔娔X前打一份文件。初萌：“請進。雙方握手。您快請坐。（屏幕正對著客人）初萌：“不客氣！請您慢用！”說完，坐回到辦公桌前?！背趺龋骸澳凑娌磺?，我們王經(jīng)理到工地去了。初萌：“再見！”在秘書工作日志上寫下：10：00，會見維達公司張經(jīng)理。錯能夠提前到辦公室做好工作準備。錯能夠?qū)⑽募M行分類。對電話應(yīng)答語正確。錯1握手禮儀正確。錯1能夠使用工作日志進行時間管理。便 條高葉： 為開源節(jié)流，發(fā)揮員工的最大能力，公司準備調(diào)整目前人員的工作模式。（2）優(yōu)點：節(jié)省辦公室的空間和資金；能把往返于辦公室花費的時間用在工作上；有更大的靈活性安排管理自己的時間，安排工作與生活；減少高峰期交通擁擠，減少交通污染；工作人員也能減少交通費用。這些人員可以在家工作，也可以在當?shù)氐墓ぷ鏖g工作，還可以組成本地團隊，設(shè)立主管與總部保持聯(lián)系。有的還采用承包一項特定任務(wù)的形式。模擬試題二（一）單項選擇題如秘書辦公室中辦公設(shè)備的噪音過強，下列做法中，比較合適的是BA、將辦公室搬到離上司辦公室遠一些的地方B、鋪上地毯C、將設(shè)備全部更新D、盡量減少利用率下列辦公模式中，比較適宜于某些研發(fā)部門科技人員的是BA、交替工作模式 B、在家工作模式C、虛擬辦公模式 D、定期合同制工作模式（二）多項選擇題秘書一般可以在自己的辦公區(qū)內(nèi)ABDA、張貼公司的logo B、張貼公司通訊錄C、張貼自己喜歡的明星照片 D、擺放綠色植物下列關(guān)于辦公室環(huán)境的表述，正確的是ACDA、秘書應(yīng)根據(jù)工作需要而不僅僅是級別來為不同工作人員分配辦公空間B、如果空間允許，工作人員個人的日常生活用具可以放置在辦公室內(nèi)C、辦公照明中應(yīng)盡量采用自然光源D、銷售人員所處的區(qū)域應(yīng)位于門口附近（三）工作實務(wù)題背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。對設(shè)備的安放提出合理建議。門口有滅火器?！辩娒绱鸬?，“別忘了填張用印申請單?！辩娒纾骸昂玫摹ｇ娒纾骸昂笄趩?？我是鐘苗，今天下午的會取消了，就不用會議室了。“得趕緊通知各位經(jīng)理。周偉：“這是用印申請單?！辩娒缯f著撥通了李經(jīng)理的電話?！辩娒珉S手從桌子上的文件夾中取出介紹信，填好相關(guān)內(nèi)容，然后從抽屜里拿出印章?！薄澳呛冒?。對電源線裸露，存在安全隱患。對知道用印需要填定申請單。對能夠及時將會議變動信息通知相關(guān)人員。錯1印章必須要加鎖保管。錯1不能開空白介紹信。為加強內(nèi)部管理，我擬組織一次部門主要負責人的面對面溝通會。團隊任務(wù)的分配方法。分配工作時，應(yīng)考慮下列因素：（1）團隊成員工作經(jīng)驗的多少（2）每人承擔的工作總量（3）盡可能變化著平均分配任務(wù)（4）應(yīng)考慮團隊成員的特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性（5）組織團隊會議，公開化討論