【正文】 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月22日 參考答案：賀信天圖公司（或“天圖公司成立10周年紀(jì)念大會(huì)暨產(chǎn)品展銷會(huì)組委會(huì)”）值此貴公司成立10周年紀(jì)念大會(huì)暨產(chǎn)品展銷會(huì)開幕之際，我謹(jǐn)代表宏遠(yuǎn)公司，向大會(huì)表示熱列的祝賀！10年來，貴公司秉承銳意創(chuàng)新、敢為人先的經(jīng)營(yíng)理念，自力更生、艱苦創(chuàng)業(yè)，在計(jì)算機(jī)通信產(chǎn)品的研發(fā)領(lǐng)域連續(xù)取得重大突破，開發(fā)出許多新型產(chǎn)品，培養(yǎng)了眾多技術(shù)人才，在國(guó)內(nèi)同行業(yè)中具備了很強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為國(guó)人爭(zhēng)得了榮譽(yù)。信息開發(fā)的形式有：剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘、簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告。便條高葉：為了進(jìn)一步開拓產(chǎn)品市場(chǎng)，增強(qiáng)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，擴(kuò)大產(chǎn)品銷售，需要掌握大量的有關(guān)信息，作為分析研究、制定策略的基礎(chǔ)?？荚囶}型示例五（一）單項(xiàng)選擇題示例秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物而獲取信息的方法是CA、感覺法 B、認(rèn)識(shí)法 C、觀察法 D、體驗(yàn)法（二）多項(xiàng)選擇題示例信息傳遞的要素包括BDA、信碼 B、信源 C、信號(hào) D、信宿（三）工作實(shí)務(wù)題示例背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。錯(cuò)1有做會(huì)議記錄的意識(shí)。對(duì)能夠提前到會(huì)議室做好設(shè)備準(zhǔn)備工作。對(duì)接聽電話及時(shí)。啟動(dòng)后，投影未顯示計(jì)算機(jī)上的信號(hào)?！彼闷鹪捦?，撥號(hào)。A、圖像模糊 B、畫面分辨率不高 C、聚焦不良 D、端口無輸入信號(hào)零基預(yù)算法的優(yōu)勢(shì)主要有ABDA、能夠避免內(nèi)部各種隨意性費(fèi)用的支出B、有利于將組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和具體目標(biāo)以及要實(shí)現(xiàn)的效益有機(jī)結(jié)合起來C、可以節(jié)約大量的人力、物力和時(shí)間D、有利于提高主管人員的控制與決策水平（三）案例分析題人物：行政秘書鐘苗、總經(jīng)理（聲音）物品：投影儀、筆記本電腦、會(huì)議桌椅、會(huì)議記錄本場(chǎng)景：辦公室、會(huì)議室情景一秘書鐘苗身著職業(yè)裝坐在辦公桌前，正在整理文件，這時(shí)電話鈴響了，鐘苗很快拿起電話：“喂，請(qǐng)問您找誰?。俊甭犕仓袀鱽砜偨?jīng)理的聲音：“鐘苗啊，你通知一下，今天下行2點(diǎn)在一樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理會(huì)議，討論下個(gè)月的工作安排。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月2日參考答案：刻錄機(jī)的主要性能指標(biāo)（1）數(shù)據(jù)傳輸速度。對(duì)1領(lǐng)用物品需要填寫申請(qǐng)表。錯(cuò)能夠正確處理傳真機(jī)報(bào)警故障。“謝謝??！”李力接過物品轉(zhuǎn)身走了。初萌按下“開始”按鈕，然后放下聽筒，傳真機(jī)開始發(fā)送傳真（特寫）。然后插上傳真機(jī)的電源，傳來報(bào)警聲，紅色報(bào)警燈閃爍，初萌看了一眼液晶顯屏，自語道：“可能沒紙了。（鏡頭掃過周圍環(huán)境，能夠看出電腦屏幕沒有對(duì)著門口，坐在沙發(fā)上亦無法看到屏幕）。錯(cuò)1隨便問客人公司的待遇情況。錯(cuò)對(duì)待客人不能一視同仁，前后態(tài)度反差太大。哎，你們公司待遇怎么樣?。俊保ǖ觯﹨⒖即鸢福褐b符合要求?！背趺茸屚跫炎?，轉(zhuǎn)身倒水，用紙杯招待客人（特寫）?！边呎f邊記下來。情景二初萌翻找出大上海賓館電話。馮經(jīng)理：“你的工作習(xí)慣該改改了！對(duì)了，一會(huì)兒你先給我印盒名片，要總經(jīng)理那種的。上級(jí)管理部門與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流途徑。對(duì)1用印后能夠進(jìn)行用印登記。對(duì)1用印申請(qǐng)表上必須要有負(fù)責(zé)人簽字。錯(cuò)放置滅火器，有安全意識(shí)。（特定：章的位置正確，騎年蓋月，但章蓋倒了?！保ㄌ貙懀﹤ツ瞎居糜∩暾?qǐng)單文件標(biāo)題介紹信發(fā)往單位天地公司份數(shù)1用印日期2006年10月22日用印申請(qǐng)人周偉批準(zhǔn)人備注鐘苗接過來看了看，說：“喲，你們部李經(jīng)理沒有簽字，我不能給你蓋章。會(huì)議改在明天下午舉行，我預(yù)訂一下會(huì)議室。”周偉：“好的?？荚囶}型示例三（一）單項(xiàng)選擇題示例企業(yè)刻制印章，應(yīng)到（C）指定單位刻制。便 條鐘苗：公司新成立的產(chǎn)品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。（3）虛擬辦公模式：通過電話和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具和技術(shù)使所有任務(wù)能在一個(gè)虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時(shí)，管理者也在虛擬環(huán)境下對(duì)員工的工作進(jìn)行管理的一種工作模式。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請(qǐng)分析在家工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)。對(duì)1接名片禮儀正確。對(duì)保密文件應(yīng)鎖入文件柜中。接著又抽出上司工作日志寫下什么?？腿耍骸斑@次來是想和王經(jīng)理商討一些事情的?？腿耍骸澳茫沂蔷S達(dá)公司的。閃過標(biāo)題：新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃書。初萌迅速拿起聽筒。辦公室桌椅整齊，時(shí)鐘特寫：7：50。對(duì)1談?wù)摬贿m宜的話題，如向別人打聽收入。錯(cuò)引領(lǐng)客人的動(dòng)作和手勢(shì)正確，合乎禮儀要求。王總看完，過了一會(huì)兒，說：“我有個(gè)電話，對(duì)不起，失陪一下?！眱扇烁赏??！贝蠹移鹕砼e杯?！弊咴诳腿说淖髠?cè)引領(lǐng)。對(duì)1王經(jīng)理等人稍晚幾分鐘再進(jìn)。錯(cuò)打電話時(shí)沒向同事點(diǎn)頭示意、打招呼。他們還沒到？咱們進(jìn)去等吧。”兆良：“周末容易堵車，還是早點(diǎn)走吧！”鐘苗：“稍等等?！贝蜷_柜子拿文具，遞給小方：“給你?！鞭D(zhuǎn)身身走到柜子旁邊打開柜門看：“呀，糟糕！A4的沒有了。第四， 保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。請(qǐng)你將會(huì)議文件收集的要求和內(nèi)容、會(huì)議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。錯(cuò)1注明參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人名。對(duì)在對(duì)公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀?huì)議事先備好座次表。鐘：（一臉不高興）我明天一定收齊，要是沒別的事，我回去馬上編制會(huì)議計(jì)劃表。第三季度領(lǐng)導(dǎo)主要工作安排（2006年7月——9月） 王總：7月前兩周到上海參加客戶洽談會(huì)，8月的第二周到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會(huì)。鐘：（過去調(diào)空調(diào)溫度）我說這么涼呢，溫度在15度以下，以后設(shè)在20度左右就行了。B、審核主持人的條件是否與會(huì)議要求相符。對(duì)能夠檢查出政府采購(gòu)的招標(biāo)文書中所存在的問題（如沒有寫清招標(biāo)文件的發(fā)售時(shí)間和地點(diǎn)、詢標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)）。哪出問題了？是貨物的單價(jià)和原來的不一樣，我審的時(shí)候沒太注意。陳：我的意思是說，要簡(jiǎn)潔務(wù)實(shí)，像你們說的什么展式架、錄像探頭有必要嗎？蘇：怎么沒有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。公司考慮將公司的采購(gòu)項(xiàng)目參與到由市政府采購(gòu)中心主持的公開采購(gòu)的活動(dòng)中去。協(xié)議還應(yīng)規(guī)定酒店需及時(shí)通報(bào)重要變動(dòng)信息的內(nèi)容。與酒店簽訂協(xié)議應(yīng)注意的細(xì)節(jié)：確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。對(duì)1具有處理突發(fā)性事件的應(yīng)對(duì)能力，懂得隨機(jī)應(yīng)變，具有公關(guān)意識(shí)和環(huán)保意識(shí)。對(duì)積極消除會(huì)議交流的障礙，限制挑釁性的行為，鼓勵(lì)和尊重不同的意見。參考答案：本題為三級(jí)秘書試題。高：謝謝王總，這都是馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、朱主任他們的功勞。吳：（大怒）：這個(gè)時(shí)候你還滿嘴是理，等王總回來，咱們找他評(píng)評(píng)理。（三負(fù)責(zé)人上）。吳：小高啊，你是知道我的，我在這個(gè)公司20多年了，什么人沒見過，就沒見過這么自以為是的人，他眼里還有誰呀！高：吳經(jīng)理，您先喝水，馬經(jīng)理有時(shí)說話是比較沖，但話又說回來了，誰都年輕過，我剛來的時(shí)候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手教我技術(shù)，教我做人，哪有我的今天呀。高：那就像往常一樣，馬經(jīng)理負(fù)責(zé)場(chǎng)地的布置和宣傳工作。王總經(jīng)理也有這個(gè)意思，只是擔(dān)心實(shí)施起來有一定的困難。王總委托我牽頭與各位一起用一周的時(shí)間籌備一個(gè)小弄的展覽會(huì)，這個(gè)展覽會(huì)一定要能展現(xiàn)出我們集團(tuán)在高新產(chǎn)品方面的技術(shù)實(shí)用，突出集團(tuán)特點(diǎn)。啊……王總啊……我是小高……嗯……哈……沒問題……您放心好了……再見。（高放下電話，又給鐘秘書打電話）”高：（看了一下手表）鐘秘書，我是高助理，現(xiàn)在是9：30，請(qǐng)通知吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、朱主任在10：00到1號(hào)會(huì)議定開個(gè)碰頭會(huì)。要讓外商留下深刻的印象，還要花費(fèi)少，各位談?wù)劯咭姲伞＿@樣做可使外商進(jìn)一步了解我們集團(tuán)的情況。吳經(jīng)理，請(qǐng)您幫助一下馬經(jīng)理，提供一下相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品的樣品。吳：不愧是經(jīng)理助理了，都會(huì)拐彎抹角地做我的工作了。朱：高助理，您看這會(huì)場(chǎng)布置得多好。高（把吳拉?。簞e生氣，大家都是為了工作。王：（回頭向杰克）我來介紹一下，這位是總經(jīng)理助理高小姐，這位是我們的貴賓美國(guó)朗格公司總經(jīng)理杰克先生。著裝不規(guī)范，不符合禮儀要求。對(duì)適時(shí)總結(jié)會(huì)議的發(fā)言，引導(dǎo)與會(huì)者形成會(huì)議的決議。 對(duì)1握手禮儀規(guī)范。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表都應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。模擬試題一（一）單項(xiàng)選擇題一般會(huì)議議程的編制應(yīng)在BA、日程表編制之后 B、日程表編制之前C、會(huì)議籌備方案調(diào)整之前 D、會(huì)議籌備方案編制之前（二）多項(xiàng)選擇題選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)要綜合考慮以下因素ABCDA、交通便利 B、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符C、良好的設(shè)備配置 D、場(chǎng)地租借的成本合理考試題型示例一（一）單項(xiàng)選擇題示例會(huì)議成本公式2ABT中的A為 （D）A、召開會(huì)議的時(shí)間 B、參加會(huì)議的人數(shù)C、會(huì)議的直接成本 D、每小時(shí)與會(huì)者平均工資的3倍（二）多項(xiàng)選擇題示例會(huì)議應(yīng)急方案的特點(diǎn)應(yīng)做到ABCA、留有余地 B、有的放矢 C、預(yù)防為主 D、及時(shí)應(yīng)對(duì)（三）案例分析題示例錄像人物：高葉 總經(jīng)理助理王民 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理譚平 總經(jīng)理辦公室文員劉建 設(shè)備采購(gòu)部經(jīng)理孫悅 設(shè)備采購(gòu)員陳宏 財(cái)務(wù)總監(jiān)物品：采購(gòu)方案、領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)單、政府采購(gòu)任務(wù)書、會(huì)議室一間、來訪者登記卡樣板、布告板一個(gè)、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊(cè)若干、小型會(huì)議條幅（公司辦公設(shè)備和家具采購(gòu)方案協(xié)調(diào)會(huì)）情景一（公司會(huì)議室）（高葉主持一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，后面掛著會(huì)標(biāo)，到會(huì)者有譚、劉、孫、陳、蘇）高：今天我們來開一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，兩天前王總給我下達(dá)了一個(gè)任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購(gòu)的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購(gòu)方案，做出采購(gòu)預(yù)算。蘇：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購(gòu)中心的任務(wù)書上報(bào)給了總理經(jīng)辦公室。陳：反正花的不是你自己的錢，沒人知道心疼。那怎么辦呀？好吧，我讓采購(gòu)部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。對(duì)能夠在開展參與政府采購(gòu)項(xiàng)目之前，主動(dòng)了解政府采購(gòu)招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。C、審核是否已有專人負(fù)責(zé)對(duì)特殊情況作緊急處理。（人們陸續(xù)進(jìn)來入座，王總宣布會(huì)議開始，鐘秘書桌前有記錄本和錄音機(jī)、磁帶）王總：下面我們開會(huì)，今天的會(huì)議內(nèi)容很重要，關(guān)系到我們綜合樓項(xiàng)目的建設(shè)問題。劉副總：在8月的每個(gè)星期三要參加公司內(nèi)部的銷售部門的工作會(huì)。蘇：那就這樣吧！情景四（鐘打電話）鐘：崔經(jīng)理嗎？你前兩天跟我說讓我提供一份發(fā)文處理的流程圖，我做了一份，現(xiàn)在傳真給你，你們可以根據(jù)這個(gè)流程圖建立你們相關(guān)的文件處理的規(guī)定。對(duì)在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。錯(cuò)1缺乏保密意識(shí)，在重要的會(huì)議文件出現(xiàn)丟失的情況下，不及時(shí)加以追回，也未及時(shí)匯報(bào)。謝謝。包括決定、決議、議案、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。第二章 事務(wù)管理考試題型示例一（一）單項(xiàng)選擇題示例接待規(guī)格可分為高規(guī)格接待、低規(guī)格接待和對(duì)等接待，最常用的接待方式是AA、對(duì)等接待 B、低規(guī)格接待 C、正規(guī)接待 D、非正規(guī)接待（二）多項(xiàng)選擇題示例制定接待計(jì)劃時(shí)，要了解來訪者的基本情況，如所在單位的全稱、姓名、性別、身份、民族（國(guó)籍）、宗教信仰與ABCDA、業(yè)務(wù)范圍 B、來訪的目的 C、發(fā)展態(tài)勢(shì) D、來訪者人數(shù)（三）案例分析題示例錄像時(shí)間：上午10點(diǎn)地點(diǎn)：宏遠(yuǎn)公司營(yíng)銷部辦公室人物：秘書鐘苗，女某公司公司王經(jīng)理經(jīng)理兆良，男營(yíng)銷部文員方小姐物品：各類文件夾、電話機(jī)、筆、留言紙、樣品介紹冊(cè)、訂貨單、信封、郵票、印泥盒和印章、滅火器、大紙箱情景一宏遠(yuǎn)公司營(yíng)銷部辦公室（特寫）鐘苗正在打電話，她把電話夾在肩膀與脖子之間，用手在一堆文件里翻：“王經(jīng)理您好！非常感謝您在上個(gè)季度對(duì)我們銷售工作的支持和幫助，我們經(jīng)理想跟您談?wù)劷窈罄^續(xù)合作的事，您看什么時(shí)候方便，咱們一起吃個(gè)飯？”王經(jīng)理：“對(duì)不起，你是哪位？我聽不出來。前天打印了好多訂貨單，用光了。過一會(huì)兒再來領(lǐng)紙吧?！闭f著從抽屜里拿出一條絲巾，提起包：“我去補(bǔ)補(bǔ)妝，兩分鐘就好?！蓖踅?jīng)理：“別，咱們到外面等。錯(cuò)請(qǐng)客時(shí)主人一方應(yīng)該提前出發(fā)，在時(shí)間上留有余地。對(duì)1鐘苗應(yīng)該提前到達(dá)飯店檢查餐廳環(huán)境、安排座位。客人中有一兩個(gè)人悄悄相互說：“真夠亂的。情景三服務(wù)員小姐不斷端上菜來，報(bào)菜名：“扒豬臉、燒豬手、藕燉排骨……”鐘秘書問身邊的男士：“錢先生，您怎么不動(dòng)筷子？”錢先生不好意思：“我……”旁邊周總說：“我忘了介紹，我們錢副總是回民。鐘秘書主動(dòng)敬酒：“各位老總，難得大家有緣相聚，又難得周總和王總有著這么深厚的友誼，我敬周總和各位一杯，愿我們的合作順利。”走出來。對(duì)宴請(qǐng)的座次不正確，不應(yīng)讓客人坐在門口，也不應(yīng)讓客人坐在一起，應(yīng)與主人相間而坐。錯(cuò)1當(dāng)別人的面剔牙，不文明。初萌打開窗戶，調(diào)整好百葉窗的光線。初萌：“你好！四達(dá)公司。她的手機(jī)放在顯示器旁?！泵哉f邊遞過名片。”初萌：“您沒有預(yù)約吧？”邊說邊從文件夾中抽出“秘書工作日志”翻看?？腿俗约豪_門走了。錯(cuò)電話放置位置正確。對(duì)1茶水斟得過滿。另外，請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹目前在一些組織中運(yùn)用的其他較新的工作模式以供參考。（4）兼職工作：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揮其專業(yè)技能，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、任務(wù)、費(fèi)用，并以合同確立的工作模式。請(qǐng)你向我說明如何完成這項(xiàng)工作。A、工商局