時(shí)間管理培訓(xùn)-revised(更新版)
【正文】 34 （四） 時(shí)間管理小秘訣－善用省時(shí)工具 1. 該做的事 ──列表 2. 易忘的事及構(gòu)想 ──Memo條 3. 交辦事 ──便紙條 4. 辦公桌空間安排 ──雜物盒 5. 省去記憶的精力 ──常用電話(huà)分類(lèi)卡 6. 存留現(xiàn)場(chǎng)訊息 ──隨身筆記本 7. 勾出要點(diǎn) ──－紅藍(lán)綠黑四色筆 8. 記錄操作問(wèn)題 ──工作日記本 9. 派工精確 ──印好表格 ──小圓椅群 ──小面板 ：電話(huà)、手機(jī)、傳真、電腦、 等 35 （四） 時(shí)間管理小秘訣－配合身心體能的時(shí)間管理 1. 注意研究你 精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段 ，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事； 2. 注意研究你 注意力集中的時(shí)間 有多長(zhǎng)，在此時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題； 3. 該休息的時(shí)候一定要休息 ，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時(shí)間，就多增加了 1小時(shí)。 27 （三） 縮短別人干擾的時(shí)間 1. 打電話(huà)的藝術(shù) ： 3) 控制通話(huà)時(shí)間、保持通話(huà)主題： “你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什麼呢？”、“你的重點(diǎn)是什麼？”、“你看我們今天的溝通 /討論是不是這到這裏呢？” 4) 過(guò)濾電話(huà) ： 首先解釋你現(xiàn)在不能接電話(huà)的原因，如馬上要出門(mén)了、要去開(kāi)會(huì)了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對(duì)方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給物件留下不良印象。 3) 列出實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)所必須進(jìn)行的活動(dòng) ? 分析實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)存在哪些障礙，應(yīng)采取什么樣的行動(dòng)？ （二 ）做好工作計(jì)劃 17 4) 對(duì)于每一個(gè)目標(biāo)，給實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需進(jìn)行的各種活動(dòng)分派優(yōu)先級(jí) ， 按照您分派的優(yōu)先級(jí)安排活動(dòng)的日程 。 如何充分利用每天的 13個(gè)小時(shí)將是我們今日共同探討的課題。 （ 二）做好工作計(jì)劃 如： 每天早晨或是前一天下班前，列出 6件您認(rèn)為是最重要的必須在當(dāng)日做的事情 ； 按重要性和緊急性確定列出的各項(xiàng)活動(dòng)的優(yōu)先次序。 你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)願(yuàn)意加以協(xié)助的態(tài)度，但你更應(yīng)該讓他們知道這麼做往往會(huì)影響到你的工作效率。 4. 隨時(shí)調(diào)整 當(dāng)加入一個(gè)新活動(dòng)時(shí)，就刪掉一個(gè)舊活動(dòng) （四） 時(shí)間管理小秘訣－其他 37 時(shí)間管理要點(diǎn)之回顧篇 1. 按照 20/80原理，應(yīng)該先做哪些最重要，回報(bào)最高的事情； 2. 按照四象限定律，應(yīng)該先做“最重要且最迫切的事情”； 3. 事情的重要性是針對(duì)目標(biāo)而言的，沒(méi)有目標(biāo)，也就沒(méi)有重要性可言； 4. 事情的重要性主要有三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：是否直接有助於實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，是否為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)創(chuàng)造條件，是否為預(yù)防危機(jī)服務(wù)； 5. 處理不重要的事情方式有：授權(quán)、降低標(biāo)準(zhǔn)和放棄 38
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