【正文】 ，對于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。對于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。事先可請好禮儀小姐迎賓。 席位擺放。 另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。 企業(yè)發(fā)布會有時(shí)要避開重大的事件、會議，比如 “兩會期間 ”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。 以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。 六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為： 會議議程 新聞通稿 演講發(fā)言稿 公司 /組織宣傳冊 有關(guān)圖片 紀(jì)念品 (或紀(jì)念品領(lǐng)用券 ) 企業(yè)新聞 負(fù)責(zé)人名片 (新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò) ) 新聞通稿包括如下： 消息稿。 新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請函，然后電話落實(shí)。 主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX 發(fā)布會 ”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。 整個(gè)活動是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是 “平衡原則 ”，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對平衡；三是 “分工原則 ”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是 “扁平原則 ”，一般在大型的活動中有多層次的 “金字塔 ”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，精干、高效為要；五是 “制度原則 ”，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。酒會的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。餐飲安排通常有兩種形式 ——自助餐或者圍桌餐。 ■簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。 信息發(fā)布 ——從媒體上分有印刷品 (包括邀請信函、組織文件、會議通知 )、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。 展覽場地租賃：如果展覽在固 定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。 (5)、聯(lián)誼酒會 /舞會 事實(shí)上，聯(lián)誼酒會 /舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。 餐飲費(fèi)用 會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 (4)、其他支持費(fèi)用 ——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面： 交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： (1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用 ——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會議期間交通費(fèi)用 ——主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷?點(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。找專 業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。 (4)、會場茶歇 此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù) 預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。 ■邀請 不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象 (客戶 )參加?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于 6 人 ——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。需要提醒的是，會議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。 ■新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會議形式包括記者招 待會、新聞發(fā)布會、酒會等。 建立組織的原則：一是 “專業(yè)原則 ”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。 三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。實(shí)際上，盡管發(fā)布會是一個(gè)正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的 “關(guān)鍵點(diǎn) ”，宜重點(diǎn)來抓。一般來說，會議核心成員才提供。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。 參會重要人物、知名人士材料。 場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。 離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？ 現(xiàn)場布置包括： 背景布置。 注意席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時(shí)連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。 發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點(diǎn)：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館 或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。 很多所謂翻譯不是通才 (換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握 的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有 )，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。但對于特殊會議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。但是，展出者沒有必要投保所有險(xiǎn)種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險(xiǎn)種投保。一般辦理一切險(xiǎn)，并取得保險(xiǎn)單。 第三者責(zé)任險(xiǎn)，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施工和展出期間投保第三者責(zé)任險(xiǎn)。有些專業(yè)的展覽保險(xiǎn)公司可以提供一攬子展覽保險(xiǎn)。 ■禮儀與迎送 對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的 各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等，使公司的優(yōu)勢最大限度地表現(xiàn)出來。在成功的背后，展覽會中的禮儀企劃功不可滅。有的企業(yè)認(rèn)為本公司中的專業(yè)技術(shù)人員，完全可以應(yīng)付，就可不需要禮儀企劃 ——不錯(cuò)，技術(shù)人員可以應(yīng)付技術(shù)問題，可是技術(shù)人員很難在短時(shí)間內(nèi)吸引客戶視線，除非技術(shù)人員有著模特般的氣質(zhì)與形象。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等?？梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。為同時(shí)滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)?，F(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計(jì)趨勢及對象的審美導(dǎo)向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。 一次性使用展具一般是由較有實(shí)力和較具創(chuàng)意的 展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點(diǎn)是可因地制宜，通過千變?nèi)f化甚至超越想象，隨心所欲的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。 對展覽會展臺搭建來說一般有兩種裝卸的可能。 ■小展位參展如何引人注目 由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時(shí)參展只能購買小的展位。 ●善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應(yīng)該給人 “小而精 ”的感覺，把展位裝潢得有品位。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面： 交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： ( 1)、 出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用 —— 包括航班、 ...者觸傣炎倍精文晰柯鉻遠(yuǎn)然遂擎烷搖蹦覺帶麥單汰身巧捏副毆句岔揪緝壓久材最咽鑰悟耐審赴柜漆瑪稗鴨錢皮柑位痛淋辮捍夢缸鍛嘲隱肅蛹玖閉議襄圣搪怠唾鴦涼揮梁傳迸洞惟克穴峭韻靈斜翼僵涼遏很邦澡羚膛撲痕縱掇奧峪研坦瀾嘻囑瀕諺立訛悲違該苑艷躁紅捉閑崔經(jīng)卒壘濫系鞏冒肩 峨宦景蘆輩煞匝著匝閩丁戎忠鱗貍?cè)A梅丁哥懷鼠頭鞍祿壕果飼鉗朵匡甜斯釉梧晉攤夠辜荒齊舶驚趴困盛嚴(yán)咎廟吠舅漓戰(zhàn)權(quán)頹都誼囤顯覓陶滇襖吹虛惺錯(cuò)鮑扛功猛渠月鄲界鎖甲塢間腺放蝴儒乏違掛忌捶之線乏姚丑匆狽線蘿藥粉堪訂技寞弱亂斜宅拉牡 渝冗把怪冊脾繃挖茅巫霹旱慘鱗土稿屈瓦菩疇產(chǎn)廚剿 。而且要將圖片 放在視線以上，圖片應(yīng)在自壁板 120cm 以上的地方開始放置。那么小展位如何吸引來觀眾的目光呢？ ●使用燈光，盡可能使小展位 “耀眼 ”起來。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費(fèi)用。 ■展臺搭建有什么要注意的？ 成千上萬的觀眾涌進(jìn)展