【正文】 覽會(huì)，看到的是各家廠商各具風(fēng)格 的展臺(tái)，那多姿多彩的場(chǎng)面常常使人目不暇接。 循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必?fù)碛衅鞑牡奈餀?quán)，可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時(shí)展位的裝飾 ——這也會(huì)對(duì)產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。有的時(shí)候展商可以自己提出總體要求，而有的時(shí)候，展商可能沒(méi)有提煉，需要展商 與中介公司溝通后共同制定。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。 ■秩序維護(hù) 對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序。 工作安排。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。培訓(xùn)工作可以在選定展臺(tái)人員后即著手進(jìn)行。在亮麗的背景幕布上，懸掛著一張巨幅風(fēng)景畫(huà)，象征著 “TRAE”公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標(biāo)。當(dāng)我們走進(jìn)展覽會(huì)，本田小姐嗓音清澈的解說(shuō)，讓人贊嘆不已；福特小姐的現(xiàn)場(chǎng)表演讓人流連忘返，精美的展臺(tái)、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過(guò)來(lái)。 值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。只需要將展覽保險(xiǎn)納入長(zhǎng)年保險(xiǎn)范圍之內(nèi)既可，保險(xiǎn)公司可能不會(huì)增加保險(xiǎn)金。比如，飛機(jī)目前還未能達(dá)到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺(tái)人員辦理乘坐飛機(jī)的人身險(xiǎn)。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。展覽會(huì)組織者、運(yùn)輸公司、施工管理部門等會(huì)規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。 ■保險(xiǎn)知識(shí) 組織展覽需要辦理保險(xiǎn)。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對(duì)翻譯必要的約束是應(yīng)該的 ——通常以書(shū)面形式約定在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對(duì)外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來(lái)的損失。大致上茶歇的分類是中式與西式。組織或者代理此類會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)是：場(chǎng)地選擇、會(huì)場(chǎng)控制、展覽布置。所以社團(tuán)會(huì)議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會(huì)舉行。這類研討會(huì)的關(guān)鍵點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)及地點(diǎn)選擇。 發(fā)布會(huì)前一般會(huì)準(zhǔn)備記者答問(wèn)備忘提綱，并在事先取得一致意見(jiàn)，尤其是主答和輔助答問(wèn)者要取得共識(shí)。 對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì) A 媒體公開(kāi)某些情況而對(duì) B 媒體則保密。 簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。 酒店有不同的星級(jí)，從此次發(fā)布會(huì)來(lái)看，選擇五星級(jí)或四星級(jí)是可以的。 時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。 圖片資料。一般會(huì)議人員人手一份。一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣大的人。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問(wèn)題講清楚的長(zhǎng)度，不宜 太長(zhǎng)，也不宜太短，實(shí)踐中， 15 分鐘到 20 分鐘之間比較合適。注意在安排的時(shí)間上要合理 ,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō) ,前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。記者招待會(huì)一般是專題性的，以 “答記者問(wèn) ”為主要特色。 ■交際 /酒會(huì) 交際 /酒會(huì)一般需要細(xì)心策劃。 ■餐飲安排 一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲 (特邀嘉賓或者重要客戶除外 )，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等 3 個(gè)程序。 不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種 ——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商 。 會(huì) 議 知 識(shí) 預(yù)算 會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。 (3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用 ——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。 正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān) ——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。 那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢？ 展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方 —— 相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用 (如果有考察計(jì)劃的話 )。作為主辦者，邀請(qǐng)的 方式非常重要。 確認(rèn)通知 ——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方 式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。 如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開(kāi)，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場(chǎng)銷售部門是對(duì)口部門。 時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來(lái)表現(xiàn)。 在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。 參會(huì)人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。 具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。 背景材料。 七、時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)布置。因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍Ｖ黝}背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫(xiě)上召開(kāi)城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè) VI 為基準(zhǔn)。 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。事實(shí)上，提問(wèn)能夠反映記者對(duì)會(huì)議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立 場(chǎng)提出爭(zhēng)議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的 “點(diǎn) ”，更有助于傳播。 ■研討會(huì)議 研討型會(huì)議通常專業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會(huì)超過(guò) 100 人。 ■社團(tuán)會(huì)議 社團(tuán)會(huì)議通常為純會(huì)議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書(shū)面信息。如果是小型訂貨交流會(huì)，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。 通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開(kāi)放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語(yǔ)速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植肌⒓本溶囕v呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購(gòu)、無(wú)障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等?；倦U(xiǎn)包括展品、運(yùn)輸、人身、第三者有關(guān)險(xiǎn)種。保險(xiǎn)期從貨物在國(guó)內(nèi)倉(cāng)庫(kù)發(fā)運(yùn)至運(yùn)回國(guó)內(nèi)倉(cāng)庫(kù)止。 展出人員險(xiǎn)，包括醫(yī)保險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)等。 如果展出者辦有長(zhǎng)年保險(xiǎn)，可以不再專門為展覽辦理保險(xiǎn)。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。公司參加展覽會(huì)的主要目的無(wú)非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹(shù)立自己良好的品牌形象。奔馳、寶 馬、本田、三菱等名車不僅在展臺(tái)設(shè)計(jì)、技術(shù)專業(yè)人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓(xùn)，服裝的選擇等方面下了功夫。 關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運(yùn)用，可以舉個(gè)例子：在中國(guó)國(guó)際展覽中心的一次國(guó)際 制冷展上，美國(guó) “TRAE”公司憑著出色的展覽設(shè)計(jì)及禮儀模特企劃，獲得了極大成功 ——人們紛紛被 “TRAE”獨(dú)特的展示設(shè)計(jì)所吸引。 如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開(kāi)幕前進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分： 情況介紹。市場(chǎng)介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價(jià)格等。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺(tái)人員認(rèn)真的工作 態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。 ■資料快速收集利器 ——電子名片 傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。 盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購(gòu)買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí) 惠和方便。 ■展覽設(shè)計(jì) 如果說(shuō)展覽是一臺(tái)戲，展覽設(shè)計(jì)就是戲劇的主題思想。 ■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用 盡管中國(guó)產(chǎn)品一向以價(jià)廉物美著稱，但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價(jià)格較高，通常不可多次使用?？偟膩?lái)說(shuō)，對(duì)國(guó)內(nèi)一般廠家參展來(lái)說(shuō)，較適合使用第 3 種便攜式展示用具，只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式，而且可循使用。首先一種是直接裝卸，就是說(shuō)按照搭建日期把卡車直接開(kāi)到展廳里，由展覽代理商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲(chǔ)存。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。 ●使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺(jué)效果 ——圖片一定要精美，構(gòu)圖應(yīng)該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過(guò)密集或太小的圖片皆不易讀取，同時(shí)，限制文字的使用