【正文】 ●使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強烈的視覺效果 ——圖片一定要精美，構圖應該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。 ■展覽設計 如果說展覽是一臺戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。 ■資料快速收集利器 ——電子名片 傳統(tǒng)的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習慣和銷售價格等。 如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。奔馳、寶 馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設計、技術專業(yè)人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓，服裝的選擇等方面下了功夫。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。 展出人員險，包括醫(yī)保險、人身事故險、個人財產丟失險等?；倦U包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。再者，應當告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。如果是小型訂貨交流會，可以設立在大型商務型酒店。 ■研討會議 研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標準討論，一般不會超過 100 人。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè) VI 為基準。 七、時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。 具體操作方案則是用于企業(yè)內部或者協(xié)助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。 在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。 確認通知 ——如果會務費用確認或者有其他方 式可以確認，可以發(fā)出確認通知。 那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢？ 展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方 —— 相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用 (如果有考察計劃的話 )。 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關 ——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網、水果提供等服務是否開放有關。 會 議 知 識 預算 會議及展覽的預算不是一個概念。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。同時發(fā)出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 ■交際 /酒會 交際 /酒會一般需要細心策劃。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業(yè)高層出面，不另設組。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字數(shù)應該控制在把問題講清楚的長度，不宜 太長，也不宜太短，實踐中， 15 分鐘到 20 分鐘之間比較合適。一般會議人員人手一份。 時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發(fā)布時機選擇不同，效果迥異。 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。 對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對 A 媒體公開某些情況而對 B 媒體則保密。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。組織或者代理此類會議的關鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。當然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的 ——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規(guī)定了一些強制性的保險要求，這些規(guī)定應予以執(zhí)行。比如，飛機目前還未能達到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。 值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。當我們走進展覽會，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人贊嘆不已；福特小姐的現(xiàn)場表演讓人流連忘返，精美的展臺、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。培訓工作可以在選定展臺人員后即著手進行。 工作安排。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商 與中介公司溝通后共同制定。 循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必擁有器材的物權，可向專業(yè)展覽工程公司租用。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應的費用。而且要將圖片 放在視線以上，圖片應在自壁板 120cm 以上的地方開始放置。 ●善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應該給人 “小而精 ”的感覺，把展位裝潢得有品位。 對展覽會展臺搭建來說一般有兩種裝卸的可能。 一次性使用展具一般是由較有實力和較具創(chuàng)意的 展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點是可因地制宜，通過千變萬化甚至超越想象，隨心所欲的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產品的形象。此時中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。為同時滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數(shù)據、用法、用途等。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。在成功的背后，展覽會中的禮儀企劃功不可滅。 ■禮儀與迎送 對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。 第三者責任險，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應在展覽施工和展出期間投保第三者責任險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據規(guī)定和需要選擇險種投保。 很多所謂翻譯不是通才 (換言之，除翻譯者本身已經掌握 的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有 )，而會議涉及的專業(yè)術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。理想的場地應該是專門的展覽館 或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。 發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？ 現(xiàn)場布置包括： 背景布置。 參會重要人物、知名人士材料。一般來說，會議核心成員才提供。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 建立組織的原則：一是 “專業(yè)原則 ”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。找專 業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。通常而言，會議預算包括以下幾個方面： 交通費用 交通費用可以細分為： (1)、出發(fā)地至會務地的交通費用 ——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會議期間交通費用 ——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地 點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。 餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 展覽場地租賃：如果展覽在固 定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。 ■簽到與入住安排 如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設組；二是 “平衡原則 ”，因事設組，每個組的工作量相對平衡；三是 “分工原則 ”，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是 “扁平原則 ”，一般在大型的活動中有多層次的 “金字塔 ”結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是 “制度原則 ”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規(guī)章制度的約束。 主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX 發(fā)布會 ”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。 六、新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為： 會議議程 新聞通稿 演講發(fā)言稿 公司 /組織宣傳冊 有關圖片