【正文】 會 議 知 識 預算 會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面： 交通費用 交通費用可以細分為： (1)、出發(fā)地至會務地的交通費用 ——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會議期間交通費用 ——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地 點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。 (3)、歡送交通及返程交通 ——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。 會議室 /廳費用 具體可細分為： (1)、會議場地租金 ——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內 ——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。 (2)、會議設施租賃費用 ——此部分費用主 要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上驅I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 (3)、會場布置費用 ——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商 。 (4)、其他支持費用 ——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。 對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。 住宿費用 住宿的費用應該非常好理解 ——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專 業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關 ——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算 ——而改為按預定人數(shù)收取費用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算 ——自助餐形式，按桌預算 ——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。 (3)、酒水及服務費 通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收 15％左右的服務費。 (4)、會場茶歇 此項費用基本上是按人數(shù) 預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種 ——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 (5)、聯(lián)誼酒會 /舞會 事實上，聯(lián)誼酒會 /舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會 /舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認： 視聽設備 除非在室外進行 ，否則視聽設備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括： ●設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理 ●音源 ——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理 c、演員及節(jié)目 通常可以選定節(jié)目后按場次計算 ——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關 ——專場或包場除外。 d、其他 ——點心、水果及調制色酒 雜費 雜費是指會 展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢？ 展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方 —— 相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用 (如果有考察計劃的話 )。 不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。 展覽場地租賃：如果展覽在固 定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為 3mX3m,隔斷高度在 至 之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。 如果是在其他公共場所舉辦展覽 (譬如市政廣場或者體育場所等 )，那么場地租賃的預算就很難預測了 ——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間 (是否重要假日等 )有關。 ■邀請 不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象 (客戶 )參加。作為主辦者，邀請的 方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等 3 個程序。 信息發(fā)布 ——從媒體上分有印刷品 (包括邀請信函、組織文件、會議通知 )、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點 (暫定或者候選 )、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議 (展 )企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 回執(zhí) ——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計 (在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括 如下信息 ——明確的人數(shù)、職務、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等 )、確認回執(zhí)有效 (通常以會務費用是否交納為標志 )，接下來需要做的就是資源分配 ——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式 ——傳真、信函、電子郵件、網路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。 確認通知 ——如果會務費用確認或者有其他方 式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 ■簽到與入住安排 如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。 通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的 ——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封 (內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供 )、入住酒店相對明顯的路徑指示 、會議 (展覽 )須知、會議 (展覽 )詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于 6 人 ——工作時間應該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。 如果事先將回執(zhí)的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。 ■餐飲安排 一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲 (特邀嘉賓或者重要客戶除外 )，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式 ——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議， 對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制 (很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數(shù)的最低要求 )，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜 ——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。 ■交際 /酒會 交際 /酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要