【正文】 的 方式非常重要。 回執(zhí) ——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。 確認(rèn)通知 ——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方 式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。 通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。 如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。 統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議， 對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制 (很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求 )，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(duì) (或者音響、音源 )、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。一般來說，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨(dú)召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。 新聞發(fā)布會(huì)要素： ●目的 ●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾 ●擬邀請對象 ●發(fā)布會(huì)規(guī)模 新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 活動(dòng)策劃與主題確定 節(jié)目策劃與議程安排 資料準(zhǔn)備 與會(huì)人員邀請、溝通與確定 時(shí)間、場地落實(shí)與場景布置 產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布 現(xiàn)場氣氛控制 一、清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。 時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來表現(xiàn)。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。 在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。一般來說，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去 “新聞 ”字樣，采用其它稱法。 參會(huì)人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。落實(shí)好后做好分類的統(tǒng)計(jì)工作。 具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。 通訊稿。 背景材料。對新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。 七、時(shí)間選擇與場地落實(shí)、現(xiàn)場布置。 另外，在時(shí)間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月末， 也要避開一些禁忌日。因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍? 二、是實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè) VI 為基準(zhǔn)。注意確定主席臺人員。 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。 八、現(xiàn)場控制。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主 持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他 (她 )對整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。事實(shí)上，提問能夠反映記者對會(huì)議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立 場提出爭議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的 “點(diǎn) ”，更有助于傳播。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點(diǎn)，邀請其在會(huì)后探討。 ■研討會(huì)議 研討型會(huì)議通常專業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會(huì)超過 100 人。 關(guān)于地點(diǎn)，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點(diǎn)，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會(huì)所 ——應(yīng)當(dāng) 滿足夜間娛樂休閑、團(tuán)隊(duì)精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。 ■社團(tuán)會(huì)議 社團(tuán)會(huì)議通常為純會(huì)議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。 ■公益性 /技術(shù)性論壇 此類會(huì)議多為公開性會(huì)議，系列分會(huì)將是此類會(huì)議的特點(diǎn)，所以會(huì)議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會(huì)場附帶小會(huì)場，對會(huì)議設(shè)施要求也比較高 ——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。如果是小型訂貨交流會(huì)，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。 通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。 ■翻譯 可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì)議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購 ”就可以了。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植?、急救車輛呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。保險(xiǎn)涉及投保險(xiǎn)種、投保金額、投保期限等問題 ?；倦U(xiǎn)包括展品、運(yùn)輸、人身、第三者有關(guān)險(xiǎn)種。投保險(xiǎn)種有展品的盜竊險(xiǎn)、道具的火險(xiǎn)等。保險(xiǎn)期從貨物在國內(nèi)倉庫發(fā)運(yùn)至運(yùn)回國內(nèi)倉庫止。若無法取得理賠單證，則要 求責(zé)任方寫證明書。 展出人員險(xiǎn)，包括醫(yī)保險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)等。展出者一般可以使用有長期關(guān)系的保險(xiǎn)公司。 如果展出者辦有長年保險(xiǎn)，可以不再專門為展覽辦理保險(xiǎn)。集體辦理保險(xiǎn)可以省去參展者精力，費(fèi)用均攤標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)低一些。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。與次同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。公司參加展覽會(huì)的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。 例如要達(dá)到影視效果、解說效果、配音效果等等； 根據(jù)展示風(fēng)格，選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現(xiàn)代表演型模特； 根據(jù)選擇的模特進(jìn)行服裝的設(shè)計(jì)制作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型。奔馳、寶 馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設(shè)計(jì)、技術(shù)專業(yè)人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓(xùn)，服裝的選擇等方面下了功夫。 提到模特，一般人會(huì)想到時(shí)裝表演，而對展覽模特的了解卻較為淺淡。 關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運(yùn)用，可以舉個(gè)例子：在中國國際展覽中心的一次國際 制冷展上，美國 “TRAE”公司憑著出色的展覽設(shè)計(jì)及禮儀模特企劃，獲得了極大成功 ——人們紛紛被 “TRAE”獨(dú)特的展示設(shè)計(jì)所吸引。 “TRAE”公司成功的展覽禮儀企劃，一時(shí)被傳為佳話。 如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓(xùn)效果也就越好。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分： 情況介紹。 ●展出介紹，包括展覽會(huì)和展臺情況。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價(jià)格等。 技術(shù)訓(xùn)練。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作 態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。 ■資料快速收集利器 ——電子名片 傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。 盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí) 惠和方便。中介公司的職能大體等同于主 辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。 ■展覽設(shè)計(jì) 如果說展覽是一臺戲，展覽設(shè)計(jì)就是戲劇的主題思想。 展覽設(shè)計(jì)在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)： 造型要考慮展位利用率的最大化； 造型要考慮人流心理及流向； 造型應(yīng)當(dāng)符合參觀對象的審美導(dǎo)向； 造型要考慮施工難度及成本因素； 造型還要考 慮安全性。 ■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用 盡管中國產(chǎn)品一向以價(jià)廉物美著稱，但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家，在短短的時(shí)間內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價(jià)格較高，通常不可多次使用。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂 精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘于傳統(tǒng)的三面圍板式結(jié)構(gòu)，能較突出地體現(xiàn)公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。總的來說，對國內(nèi)一般廠家參展來說，較適合使用第 3 種便攜式展示用具，只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式，而且可循使用。 多種多樣的展覽會(huì)有各種不同的展品，天上飛的、直升機(jī)、地上跑的活動(dòng)物均可入主展覽場地，那么對展覽會(huì)貨運(yùn)也就有相應(yīng)不同的要求。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲(chǔ)存。如果數(shù)量較小或是提前送貨，則最好集中運(yùn)輸。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。 ●強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)，突出視覺效應(yīng)。 ●使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺效果 ——圖片一定要精美，構(gòu)圖應(yīng)該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時(shí)，限制文字的使用。 ●成立完整服務(wù)式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答