【正文】 培訓(xùn)會(huì)議也是專業(yè)型會(huì)議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。此外，如果會(huì)議主辦地的會(huì)場不能滿足幾種分割要求，那么會(huì)務(wù)交通就成為需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方 財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人 (有時(shí)候還是會(huì)談僵局的潤滑劑或者緩沖劑 )。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承 擔(dān)的代價(jià)。保險(xiǎn)不僅涉及展品和運(yùn)輸，還涉及展臺人員、參觀者等。 運(yùn)輸險(xiǎn)，為安排展品在動(dòng)輸和展覽過程中的保險(xiǎn)。受損方填寫受損報(bào)告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。如果展覽會(huì)所在地有規(guī)定必須使用指定保險(xiǎn)公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。 保險(xiǎn)最重要的單證是受保險(xiǎn)單。展覽禮儀最早形成于 40 年代法國巴黎的一次展覽會(huì)，之后在 70 年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展， 80 年代末 90 年代初，展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來?？傊艹浞直憩F(xiàn)一個(gè)企業(yè)的特色； 根據(jù)創(chuàng)意將模特進(jìn)行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓(xùn)； 展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對展覽的成功有著很大影響。人們通常認(rèn)為，展覽模特不就是請幾位漂亮的 小姐，站在那里發(fā)資料嗎？這里僅說對了一點(diǎn)，漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象，但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。 ■展臺人員訓(xùn)練 為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須 對他們進(jìn)行培訓(xùn)。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對提高訓(xùn) 練效果有利。展覽會(huì)情況，包括名稱、地 點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對所有展商或者參 展人員進(jìn)行身份及級別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用。 會(huì)展旅游：一般而言，會(huì)展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會(huì)展舉辦地 500 公里以上，時(shí)間不會(huì)超過 48 小時(shí) (大多數(shù)為 24 小時(shí)以內(nèi) )。 在展覽設(shè)計(jì)上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬，設(shè)計(jì)新穎外，別出心裁的攤位設(shè)計(jì)和裝潢功不可沒。這種展具優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格相宜，便于攜帶，標(biāo)準(zhǔn)的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運(yùn)，十分適合長途運(yùn)輸。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運(yùn)輸裝卸器械，或者干脆委托搬運(yùn)公司。在開始搭建之前， 貨物應(yīng)運(yùn)抵展覽代理商處，由他們暫時(shí)儲存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到展臺位置。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，并且依賴大規(guī)模場地，所以小企業(yè)應(yīng)該以新穎的設(shè)計(jì)來凸顯自己的小展位。如果僅僅將手冊、傳單、贈(zèng)品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動(dòng)詢問，不但無法實(shí)現(xiàn)商家與觀眾的互動(dòng)，也非參展的目的。這樣從較遠(yuǎn)距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào) 查，照明可將展覽品認(rèn)識度提高 30％ —50％。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。 最普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在大型展覽里，過半數(shù)的參觀買家在展場停留的時(shí)間不足 8 小時(shí)。 設(shè)計(jì)的基本框架應(yīng)根據(jù)展商的行業(yè)屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設(shè)定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名 稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。 大型會(huì)議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場入口設(shè)立保安； 展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展出主要是為了成交，展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。 ●首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗(yàn)。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。短短幾天，大約 4,000 人得到了自己與 “TRAE”小姐的合影的照片。伴隨汽車展的轟動(dòng)效應(yīng)，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。 如何進(jìn)行展覽禮儀策劃，使企業(yè)在萬商云集中能一枝獨(dú)秀呢？ 要了解展覽會(huì)的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況； 通過所掌握的資料進(jìn)行整個(gè)禮儀活動(dòng)的創(chuàng)意策劃。 ■展覽禮儀企劃 展覽會(huì)以其獨(dú)具的專業(yè)性、針對性的特點(diǎn)逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶，展示自己的極好工具。 集體展出組織者一般不會(huì)承擔(dān)保險(xiǎn)費(fèi)用，但是往 往會(huì)統(tǒng)一辦理保險(xiǎn)。 保險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè) 務(wù)，大部分展覽保險(xiǎn)是展出者概括成運(yùn)輸、施工等規(guī)定條款聽取保險(xiǎn)公司建議后安排的。在運(yùn)輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。對于展出者，主要投保險(xiǎn)以及辦理投保需要注意事項(xiàng)如下：展品和道具險(xiǎn)，保期要包括運(yùn)輸和展覽會(huì)過程。因此，展出者需要自行安排保險(xiǎn)。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分 ——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。作預(yù)算的時(shí)候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本 ——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。主會(huì)場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個(gè)座位都有 ——除非人數(shù)小于 15 人。不宜采取 “無可奉告 ”的方式。 在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的 “重心 ”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。一般會(huì)議會(huì)要求與會(huì)者留下名片，準(zhǔn)備好 “請賜名片 ”盒。 擺放方式：發(fā)布會(huì)一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì) 的會(huì)議是圓桌擺放式。 酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。 重要發(fā)言。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。 另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有 “新聞 ”字樣的發(fā)布會(huì)，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能 確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場地，場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。 發(fā)布會(huì)通常牽涉到各個(gè)部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會(huì)在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會(huì)。 交際 /酒會(huì)通常在一個(gè)環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。類別有中式、西式及清真系列。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn) (暫定或者候選 )、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議 (展 )企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會(huì)展的期望。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為 3mX3m,隔斷高度在 至 之間。但酒會(huì) /舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)： 視聽設(shè)備 除非在室外進(jìn)行 ，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴? (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算 ——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算 ——自助餐形式，按桌預(yù)算 ——圍桌式形式?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。 (3)、歡送交通及返程交通 ——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。對于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。在高星級酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收 15％左右的服務(wù)費(fèi)。 d、其他 ——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒 雜費(fèi) 雜費(fèi)是指會(huì) 展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通