【正文】 請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。比如，重要人物的出席和缺席可 能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機場、貴賓室進(jìn)行，或者時間調(diào)整等。 主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX 發(fā)布會 ”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。 活動策劃主要包括如下內(nèi)容： 會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。 整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。 籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是 “平衡原則 ”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是 “分工原則 ”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是 “扁平原則 ”，一般在大型的活動中有多層次的 “金字塔 ”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是 “制度原則 ”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。 一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。 由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實例。酒會的目的是加強公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。餐飲安排通常有兩種形式 ——自助餐或者圍桌餐。如果可能，盡量使用計算機作簽到。 ■簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記?；貓?zhí)可以有多種形式 ——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。 信息發(fā)布 ——從媒體上分有印刷品 (包括邀請信函、組織文件、會議通知 )、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。 如果是在其他公共場所舉辦展覽 (譬如市政廣場或者體育場所等 )，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了 ——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間 (是否重要假日等 )有關(guān)。 展覽場地租賃：如果展覽在固 定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。 d、其他 ——點心、水果及調(diào)制色酒 雜費 雜費是指會 展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。 (5)、聯(lián)誼酒會 /舞會 事實上，聯(lián)誼酒會 /舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收 15％左右的服務(wù)費。 餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。 (4)、其他支持費用 ——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面： 交通費用 交通費用可以細(xì)分為： (1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用 ——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會議期間交通費用 ——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷?點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。 (3)、歡送交通及返程交通 ——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。找專 業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算 ——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算 ——自助餐形式，按桌預(yù)算 ——圍桌式形式。 (4)、會場茶歇 此項費用基本上是按人數(shù) 預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。但酒會 /舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)： 視聽設(shè)備 除非在室外進(jìn)行 ，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為 3mX3m,隔斷高度在 至 之間。 ■邀請 不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象 (客戶 )參加。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點 (暫定或者候選 )、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議 (展 )企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于 6 人 ——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。類別有中式、西式及清真系列。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。 交際 /酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。 ■新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會議形式包括記者招 待會、新聞發(fā)布會、酒會等。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。 建立組織的原則：一是 “專業(yè)原則 ”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。 發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。 三、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能 確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有 “新聞 ”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的 “關(guān)鍵點 ”，宜重點來抓。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。一般來說，會議核心成員才提供。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。 重要發(fā)言。 參會重要人物、知名人士材料。有時則要趨近于某些時機，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。 場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。 酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。 離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？ 現(xiàn)場布置包括： 背景布置。 擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì) 的會議是圓桌擺放式。 注意席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。一般會議會要求與會者留下名片，準(zhǔn)備好 “請賜名片 ”盒。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的 “重心 ”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。 在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。不宜采取 “無可奉告 ”的方式。 發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有 ——除非人數(shù)小于 15 人。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本 ——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館 或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分 ——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。 很多所謂翻譯不是通才 (換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握 的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有 )，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必