【正文】 。 交際 /酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(duì) (或者音響、音源 )、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。 重點(diǎn)：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。 由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實(shí)例。 ■新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會議形式包括記者招 待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨(dú)召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以 “答記者問 ”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。 新聞發(fā)布會要素： ●目的 ●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾 ●擬邀請對象 ●發(fā)布會規(guī)模 新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 活動策劃與主題確定 節(jié)目策劃與議程安排 資料準(zhǔn)備 與會人員邀請、溝通與確定 時間、場地落實(shí)與場景布置 產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布 現(xiàn)場氣氛控制 一、清楚發(fā)布會所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。 大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路： 政治性 ——嚴(yán)肅感 高科技產(chǎn)品類 ——正規(guī)中帶有活潑 農(nóng)業(yè)類別 ——親切、環(huán)保 文化類別 ——文化感、歷史感 一般工業(yè)品 ——科技感、品質(zhì)感 娛樂類 ——活潑，前衛(wèi) 時尚產(chǎn)品 ——經(jīng)典中帶有時代氣息 工藝品類 ——經(jīng)典、古拙 其他類別 ——相應(yīng)的風(fēng)格 二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。 一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。 建立組織的原則：一是 “專業(yè)原則 ”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是 “平衡原則 ”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是 “分工原則 ”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是 “扁平原則 ”，一般在大型的活動中有多層次的 “金字塔 ”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，精干、高效為要；五是 “制度原則 ”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。 發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖 突，贏得各個部門的理解和支持很重要。 籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。 三、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。 時間的控制，一般以時間進(jìn)度表（倒計(jì)時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理 ,同時要留有余地，一般來說 ,前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。 整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能 確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場地，場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。 四、活動策劃、確定活動主題。 活動策劃主要包括如下內(nèi)容： 會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜 太長，也不宜太短，實(shí)踐中， 15 分鐘到 20 分鐘之間比較合適。 主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX 發(fā)布會 ”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。 另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有 “新聞 ”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去 “新聞 ”字樣，采用其它稱法。 確定參會人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可 能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點(diǎn)或會議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場、貴賓室進(jìn)行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的 “關(guān)鍵點(diǎn) ”，宜重點(diǎn)來抓。 參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。 新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實(shí)。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類的統(tǒng)計(jì)工作。 五、擬定活動策劃案和具體操作方案。 活動策劃案是指導(dǎo) 整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。 具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。 六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為： 會議議程 新聞通稿 演講發(fā)言稿 公司 /組織宣傳冊 有關(guān)圖片 紀(jì)念品 (或紀(jì)念品領(lǐng)用券 ) 企業(yè)新聞 負(fù)責(zé)人名片 (新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò) ) 新聞通稿包括如下： 消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。 通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報(bào)道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。 背景材料。 圖片資料。 以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。 重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé) 人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)。 公司或組織的宣傳冊。 參會重要人物、知名人士材料。 七、時間選擇與場地落實(shí)、現(xiàn)場布置。 時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機(jī)選擇不同，效果迥異。 企業(yè)發(fā)布會有時要避開重大的事件、會議，比如 “兩會期間 ”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機(jī)，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。 另外，在時間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月末， 也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進(jìn)行。 場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)： 一、是品位與風(fēng)格。 場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍? 酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。 另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。 酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。 二、是實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。 會議廳容納人數(shù)？主席臺的大??？投影設(shè)備、電源？布景、胸 部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費(fèi)？等等，這些都要考慮。 三、是方便性。 離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？ 現(xiàn)場布置包括： 背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè) VI 為基準(zhǔn)。 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。 席位擺放。 擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì) 的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。 擺放原則： “職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后 ”。 注意席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。 相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。 簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，