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如何提高會議效率(完整版)

2025-10-07 00:45上一頁面

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【正文】 度會、全年工作會等等,如果會議不講質(zhì)量,就會浪費(fèi)寶貴的安全生產(chǎn)時間。生產(chǎn)調(diào)度會應(yīng)該是很重要的工作會議,它僅僅次于總經(jīng)理辦公會。是故作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式,會議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的效率以及整個企業(yè)文化的健康發(fā)展。會議結(jié)束后,要及時形成一個準(zhǔn)確完整的會議紀(jì)要,會議的各項(xiàng)決議有具體執(zhí)行人員及完成期限。要尊重別人的時間,開會一定要準(zhǔn)時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放以后再議,避免影響其他議題。會議是需要精心準(zhǔn)備的,即使對于非常緊急召開的臨時會議,也是如此。通知發(fā)出之后適當(dāng)時間打電話確認(rèn)參會人員都收到了通知而且保證能參加。許多會議失敗就是因?yàn)闆]有明確的會議目標(biāo),或者在討論中跑到了別的主題。重復(fù)內(nèi)容發(fā)言,眾多陪會者重復(fù)表態(tài);,卻不能形成決議;,像流水賬;,沒有跟催、提醒,導(dǎo)致會上不見人;,不能參加不事先請假;、地點(diǎn)沒確認(rèn)好,有沖突,等等。在我們公司,翻開每個人的日程表,都會看到很多會議安排,特別是各級管理人員,會議更頻繁,有時候甚至是“趕場”——一下午連續(xù)開三個會對部門經(jīng)理來說并不很罕見。發(fā)言講話能夠突出主題,不“穿靴戴帽”,能夠做到意盡言止、條理清楚、內(nèi)容精煉的講話即使講80分鐘也有必要,而東拉西扯,漫無邊際的講話只能扼殺會議的形象和生命力,即使多講一分鐘也是一種煎熬。一個成功而高效的會議需要具備如下要素:第一、明確會議目的。會議的參加人員數(shù)量要適度,不能太多,層級不能相差太遠(yuǎn),否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。第四、會前形成議程。要以學(xué)習(xí)的態(tài)度去認(rèn)真傾聽別人的意見和建議,不輕易打斷別人,不被自己原有的立場所左右,不將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。不要輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最后方案;、坦誠的氣氛,有利于思想的交流與溝通,提高會議效率;,建議行動方案,明確責(zé)任和規(guī)定期限。如有特殊情況也可及時發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行調(diào)整,確保各項(xiàng)會議決議都能按時按要求完成。與本次會議可以產(chǎn)生的效益(折算或現(xiàn)金流量)比較,即可確定會議當(dāng)天與否。對于公司來說,會議的大多目的是用來探討解決安全生產(chǎn)活動中的實(shí)際問題,研究、安排部署安全生產(chǎn)重點(diǎn)工作。提高會議質(zhì)量,才能提高會議效率。即會議要達(dá)到的目標(biāo),及限制條件是什么可以在會議中共同提出。一、工地監(jiān)理會議存在的主要問題和原因工地監(jiān)理會議是由監(jiān)理工程師主持,按照監(jiān)理與業(yè)主、承包商項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商一致、定期召開的工地例會。主要存在以下幾個方面的問題:隨意缺席,溝通不暢。甚至有的認(rèn)為“只要業(yè)主滿意就行,監(jiān)理滿意不滿意無所謂,錢又不是你監(jiān)理給的”,對監(jiān)理的意見不理不睬。這些都導(dǎo)致會議溝通不暢,信息阻塞,致使會議主持者不能正確而全面掌握施工進(jìn)展情況,不能果斷地作出決策。這樣就失去了聘請監(jiān)理的意義,發(fā)揮不了監(jiān)理單位的專業(yè)工程管理的作用。監(jiān)理向建設(shè)單位提供的是服務(wù),支持監(jiān)理亦是支持建設(shè)單位自己。3.監(jiān)理人員會前應(yīng)了解掌握情況,做到心中有數(shù)。3)充分做好與各方的會前溝通。然后,由會議主持者歸納匯總,明確提出召開工地會議的總體思路和將要解決的實(shí)際問題,以及解決問題的措施或設(shè)想。記錄應(yīng)符合“真實(shí)、準(zhǔn)確”的原則和要求??傊?,提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的因素較多,不僅取決于工地監(jiān)理的管理和技術(shù)水平,也取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。教師要在教學(xué)過程中和教學(xué)之余努力提高自己各方面的素質(zhì)。在學(xué)習(xí)依法治國的意義時,學(xué)生對依法治國是發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)的客觀需要,這一觀點(diǎn)的理解有一定的困難。讓學(xué)生分析這一現(xiàn)象所產(chǎn)生的危害:市場秩序混亂,影響了消費(fèi)者的利益。并在教學(xué)之余,努力提高自身素質(zhì)。有效的工地監(jiān)理會議不僅可以激發(fā)與會人員的積極性,而且可以達(dá)到單位之間關(guān)系融洽,各項(xiàng)工作的進(jìn)展協(xié)調(diào),保證施工順利進(jìn)行,使現(xiàn)場監(jiān)理工作走向良性循環(huán),從而實(shí)現(xiàn)對工程施工進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用和安全實(shí)施有效的控制。5.監(jiān)理單位對駐地監(jiān)理工程師在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時,還應(yīng)加強(qiáng)管理知識的培訓(xùn)。4.按時開會,檢查講評,發(fā)現(xiàn)問題,統(tǒng)一協(xié)調(diào)。由于工程施工分為土建施工、設(shè)備安裝、試車與投料運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等階段,各個階段工作特點(diǎn)不同,內(nèi)容也不同,因此要根據(jù)不同施工階段的不同要求明確不同的匯報(bào)內(nèi)容;③再次,要掌握各方面的信息,了解業(yè)主、承包商(包括分包商)各方對工程施工進(jìn)度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。為此,必須做到“四個充分”:1)充分熟悉工程合同條款,了解施工進(jìn)度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求以及施工技術(shù)方案和各項(xiàng)工作接口;明確業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方各自的責(zé)任和義務(wù)。同時,業(yè)主單位不是連續(xù)不斷的上項(xiàng)目,在一個項(xiàng)目建成后另一個項(xiàng)目何時上、怎么上還在規(guī)劃之中,也可能根本還沒有規(guī)劃,因此業(yè)主對工程監(jiān)理的作用不了解,或有所了解,但知之甚少;另一方面,由于新的知識和管理辦法尚未掌握,老辦
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