現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓ppt(完整版)
【正文】 在企業(yè)的各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄。報告的結構可以分為四個部分：對情況的概括性介紹；總結經驗和體會；檢查工作中的不足及其對原因的分析；對今后工作的設想（結尾）。請示的寫作須注意：主題明確；理由詳盡；要求具體；一文一事。 ? （ 7）簡報。版面可以活潑一些。一般對兩個方面有明確的限定：一是對公布的范圍有所限定；二是其內容必須限定在某項具體的事件范圍內。公布性文件結構比較靈活 。 （ 3）語氣要適當。 （ 7）會議類文件： 開幕詞、講話稿、會議總結、閉幕詞、會議記錄 會議紀要、會議議程等。 第四，文件有特定的處理程序。 文件的概念 文件是人類以文字符號的形式記錄和傳達某種意圖或活動情況 的具有特定體式的信息材料。 （ 2）規(guī)章性文件： 條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、章程等。 二、文件的寫作 （一）文件寫作的基本要求 觀點正確 切合實際 （ 1）明確發(fā)文目的。 ? 檢查與修改 ? （三）主要文種的寫作要點 ? 決定與決議 ? 決定與決議是領導機關在工作中對某些問題、行為、事項所作出的重要決策，一般都是帶有領導性、法規(guī)性的文件 。 ? 公布性文件寫作的具體要求： ? （ 1）公告。布告是一種極為普通的公布性文種，使用的范圍較廣，所公布的內告事項可大可小，對發(fā)文機關的級別也沒有具體的限定。要求語言嚴肅、實事求是，不夸大其詞，所通報的內容要交代清楚。根據(jù)其內容可以分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報等。在擬寫批復時，要注意說明所針對的請示文號，如遇請示中帶有普遍性的問題，可以將其批復抄發(fā)所屬單位，以避免下級重復請示。（必要時要履行公證手續(xù)） ? 撰寫時應注意：合法；詳盡；嚴謹。 ? 企業(yè)文檔的基本性質：屬于企業(yè)重要的信息資源，經過長時期的積累，也將成為企業(yè)文化的重要載體。 ? 科技檔案同科技文件、文書檔案（文件）、科技資料的區(qū)分 ? 科技檔案與科技文件的區(qū)分（關鍵是時態(tài)、作用和管理方式的區(qū)分） ? 科技檔案與文書檔案（文件）的區(qū)分（關鍵是成套性的標準） ? 科技檔案與科技資料的區(qū)分（關鍵是內容與本單位科技活動的關系） 建立正確的企業(yè)檔案意識 意識是人腦對于客觀物質世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。 企業(yè)文檔信息是企業(yè)人力 、 資金 、 信息三大資源之一 。 分散式 綜合辦公部門 文書檔案室（員） 財務部門 財會檔案室（員） 人事部門 人事檔案室（員） 技術檔案室（員） 科研生產部門 基本建設部門 設備部門 基建檔案室（員） 設備檔案室（員） 領導 集中與分散結合式 管理、指導關系 信息交流關系 文檔管理部門 中間性文件中心 領導 各機構 員工 企業(yè)文檔的區(qū)分與類集 企業(yè)檔案的分類 企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內容性質、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對企業(yè)檔案進行分門別類，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統(tǒng)。 四、企業(yè)文檔的排放與庫位管理 ? 收集入庫的企業(yè)文檔資料 ,應該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進行排放 .具體方法有以下幾種 : ? .即按照入庫的時間先后順序依次排放 ,先來先放 ,后來后放 .優(yōu)點是簡單易行 ,避免了空架 ,倒架的麻煩 .缺點是檢索時只能按照時間線索進行查找 ,不便于精確查找 .(在實現(xiàn)計算機輔助管理的前提下 ,這種排放值得提倡 ) ? .即嚴格按照企業(yè)文檔的分類體系進行排放 ,優(yōu)點是可以將同一類乃至同一個項目的文件排放到一起 ,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關系 ,便于精確查找 .缺點是需要留出部分空余的裝具 ,或到一定程度后進行倒架 . ? .結合上述兩種排放的優(yōu)點 ,先將入庫的文檔資料劃分出大類 ,然后再在每類中按照時間順序排放 . ? 企業(yè)文檔的利用 ? 企業(yè)文檔的利用是企業(yè)文檔管理的最終目的 .主要內容是 : ? ,確保文檔信息有存有取 . ? ,確保被利用文檔的安全和有效利用 . ? ,實現(xiàn)信息的增值 . ? ,適時開展即時監(jiān)管 ,及時發(fā)現(xiàn)信息產生 ,傳遞和利用中的問題 ,疏通信息渠道 ,協(xié)調信息資源的配置 . ? 在已經實現(xiàn)辦公自動化的條件下 ,文檔中心應當采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng) ,促使檢索工具的自動生成 ,信息內容的自動組配 ,利用過程的自動監(jiān)督等功能的實現(xiàn) . ? 鑒于一個單位文檔管理歷史遺留問題的具體情況 ,建議 : ? ,與新管理標準實施后的歸檔文件分別采用兩種方法進行管理 .這樣做的目的一是不以今天的認識水平輕易地替代過去的歷史 ,二是不給今后的工作增加過重的負擔 . ? ,如果希望將其管理狀況進一步規(guī)范化 ,可以考慮借助社會檔案管理服務力量 ,請專業(yè)的檔案公司派人幫助整理 ,這樣可以在較短時間內 ,以一次性投入 ,實現(xiàn)所有文檔資料的規(guī)范化管理 ,且不增加企業(yè)人力投入 ,
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