【正文】 式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請 單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注 對內(nèi)專用 之字樣。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 、電報、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦， 于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 第二十二條 電報處理 電報視同文書，依本規(guī)則辦理。 (二 ) 受文部門的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載 收 (發(fā) )文編號登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的 (三 ) 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù) 定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號 ，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。 4. 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 (七 ) 第一條 凡以廠部或黨委名義上報下發(fā)的文件、報表工作計劃、總結(jié)、請示、報告、簡報、紀(jì)要通知、通報、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處 理決定，以 第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月 (季 )生產(chǎn)、工作計 第三條 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全廠性活動講課提綱，非上報 第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁附上 發(fā)文單 經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并 第五條 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件 第六條 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期 、部門、接件人等事項登 (六 )外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處 50 元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為 (3) (4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。校對者校完 第壹拾條 凡是以黨委、廠部名義上報下發(fā)的文件材料 (見第一條范圍 )分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。 (八 ) □ Ⅰ . 第九條 (一 )機(jī)密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八 (二 )A (三 )B (四 )C類：一般通知或參考 性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 第十四條 收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷 案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián) Ⅲ . 第十五條 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 (二 )固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表 : 保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。 ，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 寄送中心 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務(wù)部門，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 。如為特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè) 目次表 ，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個 目次 編號為原則。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就 檔案分類編號表 ，查明該案件所屬類別及其 卷次、目次順序編列檔號。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文書。 調(diào)卷單 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機(jī)械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 第五十一條 外來機(jī)密文件處理 (一 )外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員， ?quot。 (二 )前款各項機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計劃表 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷毀表 呈報總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 第五 十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。 (一 ) 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充 分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡稱兩辦 )歸 (二 )收文的管理 第四條 (除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外 )均由廠收發(fā)員登記簽收 (由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外 )后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù) ，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室 (三 ) 第八條 ，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā) 、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。 (六 ) 第十五條 1. (1) (2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo) (3)廠黨委會、廠長辦 公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所 (5) (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等； (7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報的提 (8) (9)工廠日志和 (10) ，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸 第十六條 1. ，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整 。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。 第九條 第十條 對市政府及政 府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位 第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。公司行政文件，由分管副總 經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。 。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。 第十七條 (一 ) 、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報越過的單位。 第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì) 認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。 6月份正式 向檔案館 (室 )移交，清單一式兩份。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函 ，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的 四對口 核定，如果 文件處理傳閱單 ，并分類登記編號、保管。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 () \pnb0(三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查