【正文】 就在一個多小時匆匆忙忙之后，波特終于完成了報告，把軟盤交給秘書 處理?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做 的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該 項工作為止。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視 做計劃，原因不外乎如下幾條： 因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實(shí)效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將 喪失請托者尊敬。 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤： 擔(dān)心部屬做錯事； 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 擔(dān)心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)?？偡衷?21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公 桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇 同樣的命運(yùn)。 某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。 1提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 一般人在不同的環(huán)境、不同的年紀(jì)、不同的心緒下，對時間可能會持不同的看 法。 在下班時，雖然6：05分的班車不愁沒有座位，但他們總是去超5：45分那趟擁擠 不堪的班車。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不 會意識到時間的存在或是時間的重要性，從來不去主動地調(diào)配時間。 二、視時間為敵人的人： 視時間為敵人的人最大的一個長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。倘若我們只講求效率而不講求效 能，則將因為目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。 四、視時間為奴隸的人： 例外性的長時間工作并不足以產(chǎn)生不良后果，但是經(jīng)常性的長時間工作很容易產(chǎn) 生以下三種不良后果： 研究發(fā)現(xiàn)，每天的工作時間一超過八小時，則工作效率將快速地遞減。長 時間工作的后果足以說明，為何一些機(jī)構(gòu)會強(qiáng)迫員工定期休假、限制加班次數(shù)或加班 時數(shù)、或是不準(zhǔn)累積假期。 有些人潛意識里希望受到工作壓制，憑著長時間工作顯示他們的重要性；有些人則 憑著它以滿足他們的“烈士感”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命工作；甚至有一 些則為了逃避不愉快的家庭生活而長時間投身工作。因此， 我們一定要做一個目標(biāo)明確的人，生活才有意義。”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。 的確，目標(biāo)決定我們的將來。 從上面的例子我們可以看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。于是，他開始設(shè)立自己的目 標(biāo)。今天，鄧尼 斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。”經(jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)， ，而第二組的人因為沒有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù) 人只跳過了1米。在房間 的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 按排列順序進(jìn)行處理。 美國的成功學(xué)家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司—— 聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。例如 參加管理技能培訓(xùn)、向上級提出改進(jìn)營運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。提請注意：雖然有以上的理由，我們也 不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先 后順序時，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采 用的“第二象限組織法”?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟?一象限日益擴(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。 有這么一個故事： 某人受聘擔(dān)任美國某大學(xué)商學(xué)院的院長。但校長相信院長的能力，便說：“別把事情看得太嚴(yán)重，再給他一點(diǎn)時 間吧。 請思考下面的問題： 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極 的意義？ 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 改善人際關(guān)系。如果你的答案也屬于這七項，為什 么不身體力行呢？ 急迫性指數(shù)測驗 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司 （KellyMoore Paint Company)的董事長。所以，你應(yīng)該將時間花于重要 的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得 80%的成效。否則，突如其來的打 擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！ 既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計 劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 我們在成長的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有 紀(jì)律，我們才有秩序。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 每星期估計花費(fèi) 每星期實(shí)際花費(fèi) 上兩項時間的差 占每星期的總時間 項目活動 的時間（小時） 的時間（小時） 額（小時） 的百分比（%） 一、公務(wù)活動 1 上下班 2 開會 3 打電話 4 閱讀文件、整理通信 5 幫助下屬 6 接待賓客 7 向上級匯報 8 公務(wù)出差 9 拜訪客戶 10 其它工作上的活動 小計 二、個人活動 11 整理儀容 12 飲食 13 睡覺 小計 三、家庭活動 14 煮飯 15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務(wù)與家事 18 賣雜物 19 其它的逛街活動 20 繳款 21 看孩子 22 宗教活動 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動 小計 四、休閑活動 26 聽廣播與音樂 27 看電視 28 休閑閱讀 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運(yùn)動 32 休閑旅游 33 聚會與社交 34 其它休閑活動 35 其它活動 小計 時間統(tǒng)計(小時) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標(biāo)號 時間小計 7:00 1 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯。而若你愿意花一個星期做 這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世 為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。一旦一項工作計劃成為危機(jī)時，犯錯的 幾率就會增加。舉例說明： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在20%的人手中； ?? ?? 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下 端。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例 穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。 （ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。之后，他們 每次看到院長都會說：“你忙你的去吧，盡管去募款吧，你的行政助理能干得很。他知道自己的募款能力很強(qiáng)，于是很明確地將募款列 為首要任務(wù)。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到 第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與 預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等 等。舉個例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是 一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個月的話，則一般人大 概不會把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今 天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。 1先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他 人所拜托的事。 先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。但是我們相信世界 是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。 由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行， 各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。實(shí)驗者解釋這些人有高度的成就動機(jī)，他們通 常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 可衡量的： 任何一個目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能 提供給你愈多的指引。這就是一個不具體的目標(biāo)。 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資金，以信用卡借款，開始在他的地下 室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。 請記住：成功完全是一種個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你 才會覺得成功。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心 志。他的父母只有小學(xué)五年級的學(xué)歷， 因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真 成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。許多人在公司五年， 卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。