【正文】 第二章：時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 通過前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在 我們一起來探討時(shí)間管理的基本原則，只有對(duì)原則有了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地 運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。一般人 都以為“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。許多長(zhǎng)時(shí)間工作的因?qū)ぷ鞅３种鞍?天做不完，晚上還可以做；平時(shí)做不完，周末還可以做”的態(tài)度，于是使八小時(shí)可以 做的事被拖延到十小時(shí)才可以完成，五天的工作被拖延到六天才完成。 由此可知。其次，當(dāng)一個(gè)人的心理經(jīng)常處于競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，他將難 以充分體會(huì)成功的經(jīng)驗(yàn)、成就或喜樂，因?yàn)樗哪抗馐冀K擺在了下一場(chǎng)戰(zhàn)斗上。隨著職位的升遷，他們會(huì)認(rèn)為工作時(shí) 間需要無可避免地延長(zhǎng)。 二、視時(shí)間為敵人的人：重效率而不重效能 視時(shí)間為敵人的人，經(jīng)常將時(shí)間當(dāng)做超越與打擊的對(duì)象。由此可見，一般人對(duì)時(shí)間的態(tài)度是 極主觀的。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾 和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。 一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。” 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng) 你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看 看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井： 習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠 在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致 到頭來一事無成。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適 時(shí)的建議。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員 是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火 源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí) 地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。倘若任何一 項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。 結(jié)果怎樣，可想而知。更惱人的是那是一個(gè)無聊 的電話！再重新投入工作時(shí)，想了許久，也想不到什么！唉！太疲倦了，還是先回家 吧，吃過飯也許會(huì)精神些。他心想，終于可以在一些關(guān)鍵人物 面前表現(xiàn)一下，這一次只許勝不許敗，必須趁這一個(gè)月的時(shí)間，好好準(zhǔn)備?？墒牵怨?！一看表，已經(jīng)十一點(diǎn)二十分 了，離十一點(diǎn)半的部門聯(lián)席會(huì)議只剩下十分鐘。于是他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作。他總共花了三十分鐘的時(shí)間，才使辦公環(huán)境變得有 條不紊。第三，他獻(xiàn)身時(shí) 間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 。 （3）無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不 可缺少的基本資源。 再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。 至于時(shí)間，更不成問題。 第一章：時(shí)間管理的概念和誤區(qū) 什么是時(shí)間？ 在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們 一句話。你有了決心要研究一個(gè) 問題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書，自然會(huì)想出法子來設(shè)置儀器。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。不論愿不愿 意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再 用，也不能節(jié)余歸自己。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授 權(quán)、激勵(lì)、評(píng)價(jià)和控制等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。他很準(zhǔn)時(shí)地于九點(diǎn)整走進(jìn)辦公室，但他并不立刻從事預(yù)算的草擬工 作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌和辦公室整理一下，以便在進(jìn)行重要工作之前為 自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境。這樣一想，他才稍覺心安?；氐睫k公室后，他果然感到精 神奕奕，滿以為可以開始致力于工作了。在會(huì)上，請(qǐng)你報(bào)告一下我們已談妥的來年計(jì)劃，這是 你的機(jī)會(huì)，好好表現(xiàn)吧！” 從總經(jīng)理辦公室走出來，波特感到十分興奮。到晚上6時(shí)，可以開始今天要做的事了吧！波特坐 下來，構(gòu)想著怎樣做個(gè)令董事們印象深刻的報(bào)告才好，開場(chǎng)白該怎樣說呢？就在這 時(shí)，電話響起來，秘書早已離開辦公室，那只好自己接聽。這一份報(bào)告，花了波特前后3個(gè)小時(shí)——一份他本來希望是“一鳴驚人”的報(bào) 告，最終是倉促完工。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。 我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性 的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)成工作中的借口，剖析如下： 固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了 再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理?！懊髦堑亟邮苷?qǐng)托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量 力”的表現(xiàn)。 其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí) 間放在更重要的事情上。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患 上嚴(yán)重的拖延毛病。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí) 間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供 堆積的空間。 部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠 缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。當(dāng)我們有太多的事情需要料理時(shí)，我們總是感到“時(shí)間不夠支配”；但是當(dāng)我們 無所事事時(shí)，我們又感到“不知如何消磨時(shí)光”。 當(dāng)長(zhǎng)途電話通話時(shí)間一超過三分鐘，他們就感到極度不安，雖然增加的通話時(shí)間 可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長(zhǎng)的會(huì)議。 四、視時(shí)間為奴隸的人：長(zhǎng)時(shí)間沉溺于工作 視時(shí)間為奴隸的人最關(guān)切的是——如何管理時(shí)間，將這種觀念轉(zhuǎn)化成行為，便是 長(zhǎng)時(shí)間地沉溺于工作，成為所謂的“工作狂”。但與時(shí)間 競(jìng)賽的人，是終究注定要失敗的。所以我們不妨借用這樣一句話： 效率是“以正確的方法做事”，而效能則是“做正確的事”。 長(zhǎng)時(shí)間工作足以令人養(yǎng)成拖延的工作習(xí)慣。 附：長(zhǎng)時(shí)間工作原因分析及對(duì)策 一個(gè)人成為長(zhǎng)時(shí)間工作者，并不是偶然的，也不是天生的，長(zhǎng)時(shí)間工作的原因及 其治療方法是： 傳統(tǒng)上的“業(yè)精于勤而荒于嬉”的觀念是令人沉迷于工作的一種重要因素。對(duì)于以上種種情況，不如問自己 幾個(gè)問題：自己的終身目標(biāo)是什么？健康在自身的行事次序表中是否占有一席之地？ 是否愿意支付健康受到損害的代價(jià)？自己對(duì)家人給予足夠的關(guān)懷？自己是否自欺欺人 地假裝長(zhǎng)時(shí)間工作？經(jīng)過這一系列的反復(fù)思索，可能會(huì)對(duì)長(zhǎng)時(shí)間工作者產(chǎn)生一些益 處。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿 望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。 賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩 次。那么 我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè) 方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。他從小就愛好業(yè)余無線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無線電公司，生產(chǎn)并銷 售“火腿”（指業(yè)余無線電愛好者）的設(shè)備。 如何制定目標(biāo) 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說是完整的： 具體的（specific） 可衡量的（measurable ） 可達(dá)到的（attainable） 相關(guān)的（relevant ） 基于時(shí)間的（timebased ） 具體的： 有人說：“我將來要做一個(gè)偉大的人”。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太 遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快也泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲 具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。他不說假話，他的確有過這個(gè)主意。 先做容易的做，然后再做難做的事。 1先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以 告一段落的事。如果我們按 事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己 處于危機(jī)或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊 急的事。 我們以下面的時(shí)間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限 圖： 緊急 不緊急 第I象限： 第II象限： *狀況緊急 *準(zhǔn)備工作 重 *迫切的問題 *預(yù)防措施，價(jià)值觀的澄清 要 *限期完成的會(huì)議或工作 *計(jì)劃 *人際關(guān)系的建立 *真正的再創(chuàng)造力 *增進(jìn)自己的能力 第III象限： 第IV象限： 不 *造成干擾的事、電話 *忙碌瑣碎的事 重 *信件、報(bào)告 *廣告函件 要 *會(huì)議 *電話 *許多迫在眉睫的事 *浪費(fèi)時(shí)間 *符合別人期望的事 *逃避性活動(dòng) 第一象限是重要又急迫的事。反之，多投入一些時(shí) 間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花 半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。他一上任先研究了商學(xué)院的大概情形， 發(fā)現(xiàn)當(dāng)前最迫切需要的是資金?！? 沒多久，外界的捐款開始源源涌來，教授們才消除了對(duì)院長(zhǎng)的誤解。 改善事先準(zhǔn)備工作。 （ ） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。 （ ） 我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 （ ） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了 嚴(yán)重急迫性的程度。 這個(gè)故事除了告訴我們樹立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的 多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。面 對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣