【正文】 定供應商 與供應商談判 合同簽訂與審批 收到請購單 下訂單 第三節(jié) 采購流程圖 附件一：訂購單 執(zhí)行日期 采購流程圖 項目編制人 計劃編制人 修改日期 批 準 審 核 流 程 執(zhí)行部門 執(zhí)行崗位 及人員 權(quán)責及說明 相關記錄 進出口部 進出口部主任 審核單據(jù)的合規(guī)性。 3）確定需要招標的設備及物資目錄。 建立供貨商基本數(shù)據(jù)庫，向財務部門提供必要的供貨商信息。 采購合同的談判崗位與合同的審批崗位應當分離。 緊急采購 若發(fā)生緊急采購，總經(jīng)理無法親自審批，采購額度 20 萬元以內(nèi)由副總審批。 認真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制。 調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。 二、符合適用權(quán)限的正確的管理批準方式。 本 管理制度 自發(fā)布之日起實施。這種權(quán)力授予的時間較長，一旦授予，被授權(quán)人可以長期行使。檢查購進物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負有領導責任。 （二）、國際公司總經(jīng)理審批金額 3 大型機器設總價在 50 萬以上；材料物資總價在 50 萬以上 緊急采購在 20 萬以上 其他大宗、重要采購及計劃外采購 （三）、國際公司經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批權(quán)限 計劃內(nèi)、不需招標的設備物資 （ 1）、直接采購的設備物資（低值易耗品、辦公用品） 50 萬元以下由副總在請購單、訂貨單、付款通知單上直接簽字審批。 批準者無權(quán)申請采購，執(zhí)行訂單，接受材料物資。 協(xié)商、準備和在核準授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行采購訂單。 計劃主任簽字 委員會部門組成： 生產(chǎn)部 項目部 財務部 計劃部 進出口 部 國際公司領導班子 紀檢委部門 人員組成： 組 長：韓 強 副組長：南宮孝 李曉東 楊建立 成 員：劉志平 王 勇 廉 鋼 劉大力 楊素梅 王艷陽 項目部人員 投標相關人員 1）對中標工程施工預算及物資實需計劃進行全面審核。 請購單上 簽字 對需要評審的項目在備注處進行標注 副總經(jīng)理 主管生產(chǎn)副總經(jīng)理 1）對所列物資是否屬預算內(nèi)進行審核。如果價格審核員對其價格有異議，有權(quán)向其他供應商詢價。 合同 進出口部 計劃部 采購員 進出口部主任 價格審核員 填寫訂單。 項目部 經(jīng)手人 復核人 填制收貨單 填制固定資產(chǎn)卡片 “收貨單“格式見附件二 “接收單簽字” 供應商將貨物運到接收地 生產(chǎn)部門 核對單據(jù) 核對數(shù)量 檢查質(zhì)量 填制驗收單 財務部 項目部 進出口部 項目部最終接收資產(chǎn) 12 驗收單 驗收單編號： 日期： 年 月 日 名稱 規(guī)格 訂貨單編號 交貨廠商 訂購數(shù)量 本次交驗量 實際交驗量 實收數(shù)量 退回數(shù)量 判定 備注 驗收部門 主管 檢查員 注：一式四聯(lián)：第一聯(lián)財務部門 第二聯(lián)進出口部門 第三聯(lián)生產(chǎn)部門 第四聯(lián)項目部門 13 附件二： 接 收 貨 單 接收單編號： 日期： 年 月 日 序號 名稱 規(guī)格 數(shù)量 質(zhì)量狀況 備注 驗收單編號： 項目部經(jīng)理： 接收人： 保管人 注：一式兩聯(lián)：第一聯(lián)項目部 第二聯(lián)生產(chǎn)部 14 第五節(jié) 付款流程圖 執(zhí)行日期 付款（報銷）流程圖 項目編制人 計劃編制人 修改日期 批 準 審 核 流 程 執(zhí)行部門 執(zhí)行崗位及人員 權(quán)責及說明 相關記錄 生產(chǎn)部 進出口部 生產(chǎn)部主任 進出口部主任 生產(chǎn)部核對驗收單并報送到財務。 審核所請購的物資及 設備的品種、數(shù)量是否符合進度的實際需要。 如果員工直屬領導在海外，則需要從當?shù)刂鞴塬@得 核準，如果主管在外地時還要得到直屬主管的電子郵件批準。 首先應設置專業(yè)的計劃預算管理部門執(zhí)行計劃、預算的職能。 采購方式的控制 直接采購 進出口部門直接向供應商詢價，并向最低報價單位購買，雙方不需要簽訂書面采購合同，往往是即時結(jié)清。 招標采購（詳見招標文件范本） 緊急采購（在第節(jié)有專門論述） 供貨對象的控制 進出口部門在正式填制購貨訂單前，必須向不同的供應商索取供應物品的質(zhì)量、價格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對單位最有利的供應商。 21 （ 6）、進出口部應建立供應商數(shù)據(jù)庫，健全合格供應商資料檔案。一個合適的、公允的價格可以通過以下幾個方面來實現(xiàn)： 1）多渠道詢價：多方打聽市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價等。 （ 5）由專人復查購貨訂單的編制過程和內(nèi)容。 訂單格式 訂購單 訂購單編號 : 訂購日期 : 年 月 日 序號 物資名稱 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價 金額 要求到貨日期 備注 請購單編號 : 合計 說明 賣方 買方 價格審核 進出口部主任 經(jīng)辦人 審批簽字加蓋公章 審批簽字加蓋公章 注 : 一式四聯(lián) ①供應商 ②進出口部門 ③生產(chǎn)部門 ④財務部門 二、設備采購管理制度 為了保證我公司設備采購工作的順利進行，使引進工作正?；?、規(guī)范化、特制訂本制度。公司設立設備引進小組，由總工程師任組長，總工程師辦公室、 進出口部、項目部、財務部具體承辦。 1對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應的處分；觸犯刑律的，交司法 機關追究其刑事責任?！胺忾]式”檢驗就是要求進出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準進實驗室，避免人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標準進行檢驗和判斷。 將送交的貨物放在適當?shù)牡攸c，未檢驗和已檢驗的貨物要分開放。健全有效的采購付款內(nèi)部會計控制制度應包括以下內(nèi)容。 28 在商品交易中有時供應商會要求預付貨物定金，防止毀約而造成損失。 合規(guī)性審核 即指審核原始發(fā)票是否符合有關規(guī)定。然后，根據(jù)以往施工項目的實際情況，編制必須在國外采購的材料 、設備、及人工實需計劃明細表。財務部復核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向項目部發(fā)出允 許付款通知單。 燃料的采購 預算內(nèi) 預算部門應預 計出燃料總量，進出口部門則應根據(jù)近期國際原油價格的波動和對項目所在國的汽油價格的了解做出測算。 在工程開工后，要嚴格控制勞動力定額，出勤率，加班加點等問題；及時發(fā)現(xiàn)和解決人員安排不合理，派工不恰當，時緊時松，窩工、停工等問題。 基本物資的供貨商必須符合“供貨商預審資格”。數(shù)量 。如果沒有報價書，則指定代理人應在請購單上注明口頭向供貨商詢到的價 格。 報銷流程按本內(nèi) 控制度第四章第五節(jié)執(zhí)行。 37 第九章、機關部門采購流程 一、 機關部門采購制度 機關部室采購物品要嚴 格按照國際公司的采購制度和流程進行，填寫國際公司統(tǒng)一的機關請購單和訂購單。 指 定負責人通知供應商要求立即發(fā)貨。 當緊急采購超出了被授權(quán)人個人核決權(quán)限時，被授權(quán)人應取得總經(jīng)理的口頭或電子郵件批準。這樣就可以在一定程度上避免民工閑滯情況出現(xiàn)，降低人工成本。預算部門和進出口部門據(jù)此掌握和控制燃料的耗用進度和價格情況。設備購進后，項目部的報賬員應先登記固定資產(chǎn)卡片，然后將支票存根、發(fā)票、運費及保險費單據(jù)、實物驗收單、固定資產(chǎn)卡片等原始票據(jù)從網(wǎng)上傳送給公司總部財務部，財務部在審核后據(jù)以入賬?？煞譃樵O備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費等進行編制。 完整性審核 即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫的項目是否齊全，填寫方式是否正確，有關簽證是否具備等。預付款或定金應該再簽訂供貨合同中寫明，合同沒有明確規(guī)定的不應預付貨款或定金。 收到貨物并驗收后，應編制驗收報告，驗收報告必須以序編號，驗收報告副本應及時送交采購、財務部門。對于直接由使用者接受的商品，控制程序就應規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請購單和供應商的發(fā)票來填制收貨報告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領料單后加以使用。 （ 2）建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責。但根據(jù)國際公司的實際情況，一般是由項目部提出請購并驗收，其業(yè)務流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)： 一、流程 （一）執(zhí)行部門及人員 由生產(chǎn)部門 憑證審核 收貨部門將貨物到達單位時附有的裝箱單、交貨通知單或貨運單與訂貨單與購貨 合同對照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。 需要招標或詢價的項目，必須通過討論確定招標、詢價的對象。 采購設備必須遵循上級主管單位及本公司的有關規(guī)定。要將價格同過去的標準或市場平均價格相對照，以保證訂單價格的合理性。 3）自行估價：自己成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、財務人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準確的低價資料。 招標采購 詳見“招標文件范本” 定價采購 在預算時，直接指定該種類的采購方式。 （ 2）對請購單提請審議的項目需成立評審小組。國際公司對低值易耗品、辦公用品 類物資可采用此種購買方式。 四、請購的審批 （一）原則 對請購單進行嚴格審批是通過請購單控制物資請購的關鍵。格式如下 原材料計劃（預算）實需統(tǒng)計表 項目部： 年 月 日 序號 計劃數(shù)（預算） 國內(nèi) 采購 國外 采購 備注 材料名稱 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價 金額