合伙人秘書重點(diǎn)工作說明修改(完整版)
【正文】 態(tài)，當(dāng)面、電話、短信告知，并將合伙人確定的時(shí)間告知客戶。此項(xiàng)待一、日程安排的溝通每周一上午與合伙人溝通本周內(nèi)需提醒事項(xiàng)；每個(gè)工作日早上9點(diǎn)與合伙人溝通當(dāng)天日程安排或在前一天下班前溝通次日日程安排，用備忘本記錄；秘書還可在前一天下班的時(shí)候，向合伙人詢問第二天的工作安排。郵件發(fā)送人發(fā)送時(shí)間郵件內(nèi)容（概要）刪除處理意見僅刪除郵件 □ 刪除郵件及存檔 □B、 垃圾郵件、廣告、重復(fù)發(fā)的郵件。職能副總郵件信息分類職能部門郵件性質(zhì)事 項(xiàng)主要內(nèi)容分送郵箱計(jì)算機(jī)副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略O(shè)A郵箱財(cái)務(wù)部副總公開一般工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略（不涉及財(cái)務(wù)的）OA郵箱保密與財(cái)務(wù)、工資相關(guān)的郵件收款、協(xié)作費(fèi)、工資私人郵箱人力資源部副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略（不涉及招聘、人員、績效的）OA郵箱保密工作匯報(bào)招聘、人員、績效的私人郵箱行政部副總公開工作匯報(bào)工作計(jì)劃、戰(zhàn)略、方案OA郵箱客戶部副總公開項(xiàng)目信息入圍信息、標(biāo)書、客戶信息、客戶反饋意見OA郵箱保密報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)信息私人郵箱 合伙人郵件信息分類郵件性質(zhì)序號(hào)事項(xiàng)主要內(nèi)容分送郵箱保密1職能口信息a人力資源部：招聘、人員、績效、征求意見稿b內(nèi)審部：檢視結(jié)果c客戶部：報(bào)價(jià)私人郵箱2私人事項(xiàng)所有有關(guān)的私人信息私人郵箱3其他保密信息涉及公司機(jī)密、員工隱私的私人郵箱公開1公告/通知發(fā)文制度、開會(huì)通知、公司有關(guān)事務(wù)的通知等OA郵箱2職能口信息a客戶部：入圍信息、標(biāo)書、客戶信息、客戶反饋意見b內(nèi)審：工作安排、配合、制度c行政部：調(diào)查表OA郵箱3委員會(huì)信息委員會(huì)相關(guān)的資料，會(huì)議記要等OA郵箱4項(xiàng)目管理信息工程進(jìn)度匯報(bào)、收款信息、合同、函OA郵箱5人員管理信息公司人員信息OA郵箱6公司事務(wù)性信息工作流等、發(fā)文制度OA郵箱7公司外部信息行業(yè)信息、客戶信息工作郵箱注：秘書應(yīng)該與合伙人溝通，明確哪些事項(xiàng)是保密事項(xiàng)。 以公司文化導(dǎo)向?yàn)樵瓌t 以公司制度底線為原則 以堅(jiān)持公司利益為原則保密性：公司合伙人為公司核心層領(lǐng)導(dǎo)，掌握著公司經(jīng)營管理中的大量相對(duì)秘密的信息和文件。但是，這并不意味著秘書工作就應(yīng)該與大家保持一團(tuán)和氣，而應(yīng)該保持工作的獨(dú)立性： 獨(dú)立思考，具備對(duì)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事宜有獨(dú)立思考和判斷的能力； 獨(dú)立工作，能獨(dú)立開展各項(xiàng)工作，有效支持合伙人工作； 獨(dú)立的人際關(guān)系，自己的人際關(guān)系應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，不能與其他員工過于密切，使服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生不安全感。私人郵箱：秘書不能進(jìn)入查閱資料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘書知曉的信息的收發(fā)，由合伙人自行查閱、處理。（二）、工作郵箱的整理郵件查收A、例行收集——每天早上收集（固定時(shí)間根據(jù)合伙人的工作習(xí)慣進(jìn)行安排，具體時(shí)間由合伙人秘書自行掌握） B、非固定時(shí)間收集臨時(shí)通知收件。2）、只需合伙人知曉的郵件：將郵件進(jìn)行列表每天送合伙人查閱，合伙人根據(jù)自己的判斷選擇處理方式，秘書按合伙人要求對(duì)郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。二、預(yù)約機(jī)制根據(jù)與合伙人的約定進(jìn)行預(yù)約：（大多數(shù)合伙人溝通后，具體操作時(shí)由合伙人秘書與合伙人單獨(dú)約定并公告）1. 公司內(nèi)部：1） 秘書根據(jù)合伙人的時(shí)間來安排來約見，按預(yù)約人預(yù)約時(shí)間先后排序。B、文件的整理合伙人返程后，秘書應(yīng)將相關(guān)的資料歸類存放。五、接待料理（一）、客戶來訪，合伙人確認(rèn)接見后，應(yīng)將客戶帶到合伙人辦公室或者其他洽談室，或通知前臺(tái)安排好洽談室，如帶入合伙人辦公室的，秘書應(yīng)該立刻泡茶端入合伙人辦公室，并隨時(shí)注意合伙人與客戶會(huì)談時(shí)有無其他需求。草稿完成后，立刻交合伙人審核，根據(jù)合伙人意見調(diào)整修改，直至合伙人滿意，簽字后，傳到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的秘書處，并注意交接手續(xù)，跟進(jìn)情況和結(jié)果，及時(shí)反饋到合伙人處。原則上由合伙人自行收置，秘書在為合伙人整理資料時(shí)，如發(fā)現(xiàn)有此類文件沒有歸置，應(yīng)替合伙人歸置，如合伙人保密類文件夾是放在檔案柜時(shí)，此類資料應(yīng)反面向上，并提醒合伙人及時(shí)收置。項(xiàng)目完畢后，根據(jù)需要?dú)w入項(xiàng)目檔案，或銷毀。收到傳真后，仔細(xì)
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