【正文】 購部門須明確知會供應商. 貨款由財務部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付. 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟損失, 采購部門應盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金, 即對非月結(jié)的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間. 在不影響公司商譽的前提下, 適度延長付款時間是公司進行信用融資的財務政策.　　.　　, 建立完善的材料價格信息檔案. 為了有效地控制和降低采購成本, 并保證采購材料的質(zhì)量, 公司采購員應作好材料采購市場的有關價格信息的收集和整理, 及時地了解市場行情和動態(tài), 并與已在采用的采購價格進行比較和分析, 同時進行相應的調(diào)整和更新. 調(diào)整和更新后的價格檔案應同時分發(fā)采購管理會計確認并留存. 如有必要, 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息, 同時知會采購員, 由采購員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行.　　. 為全面掌握公司所有供應商的情況, 并對供應商進行相應的資質(zhì)考評, 應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案. 所謂重要性供應商, 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商，而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商. 當一般性的供應商因業(yè)務需要而進行持常性往來, 且經(jīng)考核符合公司重要性供應商標準后, 應轉(zhuǎn)為重要供應商進行檔案管理. 供應商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務部聯(lián)合進行. 供應商檔案應有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負責管理, 同時由財務部留存副本. 原則上公司采購只選擇重要供應商進行. 如果供應商在供應材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴重者終止其業(yè)務往來，并保留追究法律責任的權利. 　　、激勵和約束, 這是防范采購中人為欺詐的有效方法. 采購員是采購的實際實施者, 在采購過程中起著至為重要的作用, 經(jīng)歷表明, 采購員以與供應商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購同等物料可以低價但不選擇低價采購等方式向供應商收受或索取回扣, 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐, 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此, 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng), 以公司制度約束其行為操守, , 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運作和物料存儲, 又要了解物料的本身屬性、市場行情等, 這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料, 使公司不會蒙受不必要的損失. 公司對采購員的考核應定期舉行, 一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進行，財務部同時參予. 對考核結(jié)果優(yōu)良, 完成或降低公司采購成本任務的采購員按公司規(guī)定或適度的標準進行精神和物質(zhì)獎勵, 以提高采購員的積極性, 事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻和抑制貪污的主因. 而對于考核結(jié)果不合格, 不能完成規(guī)定任務, 或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員, 應按公司規(guī)定或適度的標準視不同情節(jié)懲罰, 如有必要, 應毫不猶豫地辭退, 并保留追究法律責任的權利. 考核和獎懲結(jié)果歸入個人檔案. 在對采購人員進行考核和激勵的同時，應對采購員進行操守約束. 沒有約束的權力最易產(chǎn)生貪污和腐敗, 這是屢已驗證的經(jīng)驗教訓. 為保證公司的合法利益不受侵害, 也保護供應商的合法利益不受侵害, 在對采購員進行制度約束的同時, 應對其進行道德約束, 以降低人為欺詐動機. 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進行操守承諾, 總經(jīng)理應向供應商頒發(fā)《操守承諾書》, 以公司制度和法律責任明確禁止采購人員向供應商收受和索取任何形式的不正當利益, 同時禁止供應商向采購員以任何形式送贈有損公司利益的不正當利益.　　. 根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料,選擇合適的采購方式, 這是降低采購價格的良好途徑. ① 公開競爭招標. 對于大宗材料采購, 實行公開競爭招標的方式, 往往能通過供應商的相互比價, 達到采購成本最低質(zhì)量最好的目的. 采購員應聯(lián)系三家或三家以上的供應商, 并遞交供應商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策. ② 合同采購. 對于持常性的材料采購, 可選擇信譽佳配合能力好的供應商, 與之訂立長期合同. 與誠實、信譽佳的供應商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關照. 供應商為了維護自己的商業(yè)信譽和利益, 建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假, 并能保持良好的合作關系和商業(yè)妥協(xié). ③ , 在價格確定前, 采購員必須先調(diào)查市場行情. 所有采購, 應有三家或三家以上供應商報價, 并與供應商價格檔案進行比較核實, 而且經(jīng)財務部認可. 公司得到各供應商對各種材料的報價后, 不一定完全選擇最低價格, 因為并不是最低的價格就是最可取的, 應考慮價格對應的質(zhì)量, 并同時考慮與供應商的長遠合作關系和其他材料的總體價格等因素, 選擇多數(shù)材料價格最低的供應商, 并與之協(xié)商, 使總體材料的采購價格達到最低最優(yōu)水平.　　.　　, 并嚴格按采購審批權限執(zhí)行. 所有采購, 必須事前獲得批準. 未經(jīng)計劃并報審核和批準, 不得采購. 采購員應根據(jù)需求計劃選擇供應商和