【正文】 定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。 ? 歸檔 ，指機(jī)關(guān)的文書部門或業(yè)務(wù)部門將工作活動(dòng)中 辦理完畢 的 有查考利用價(jià)值 的文件材料，按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)的規(guī)定， 定期移交 給檔案室 集中保存的過程。 ： ? 零散文件：分散各部門、領(lǐng)導(dǎo)或工作人員手中的。 ? 檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷、案卷的排列與編號(hào)、案卷目錄的編制。 想一想 ? 比如一次會(huì)議的有關(guān)報(bào)告、講話的書面文稿和錄音磁帶，會(huì)議的經(jīng)費(fèi)開支計(jì)劃和會(huì)議賬簿、記賬憑證。 ——最主要、最基本的第一條件 ? 是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)汁劃。 （ 3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。這種分類方法，能使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件比較集中，較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找和利用檔案。 ? 文件上沒有日期 檔案管理 第 16 頁 共 40 頁 ? 考證日期 ? 跨年度文件 ? 屬于計(jì)劃性的，應(yīng)該歸入計(jì)劃開始的一年 ? 屬于總結(jié)性的，應(yīng)該歸入總結(jié)針對(duì)的最后一年。 ? 按名稱立卷 ? 將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。 ? 案卷標(biāo)題要求簡(jiǎn)明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通用易懂。 ? 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以 件 為單位的歸檔文件目錄。 ? 正文與 附件，作為完整的一件。 （一）裝訂 文件排序 ? 正本在前，定稿在后； 檔案管理 第 19 頁 共 40 頁 ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后； ? 漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后； ? 有文件 處理單的，放在最前加蓋歸檔章。176。176。 ? 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類 (問題 )、年度的所有文件的最后。176。 ? 室編件號(hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從 １ 開始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。 （五）編目 ? 編制歸檔文件目錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “［ ］ ”號(hào)； 會(huì)議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入， （六）裝盒 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明 全宗名稱 檔案盒盒脊： 項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。 ? 每盒內(nèi)的最后放置備考表 。 ? 就整個(gè)國(guó)家而言： 中央一級(jí)機(jī)關(guān) 政府核心機(jī)構(gòu) ? 就某個(gè)單位而言： 本單位的文件 外來文件 ：分析與本單位的關(guān)系 ? 就本單位形成的文件而言： 中心機(jī)構(gòu) 決策部門 業(yè)務(wù)職能部門 人事 財(cái)務(wù) 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) ? 內(nèi)容 ：檔案價(jià)值鑒定最重要的一個(gè)方面。 ? 檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)。 ? 庫房的每個(gè)房間也要編號(hào)，如是樓房，就應(yīng)自下而上地編層號(hào) ,每一層應(yīng)從入口開始，從左向右編房間號(hào)。 ? 平放檔案時(shí)為了取放方便和避免文件承擔(dān)過重的壓力，堆疊的高度以不超過 40厘米 為宜。 ? 當(dāng)空氣本身的溫度低于露點(diǎn)溫度而使空氣的水蒸氣凝結(jié)成細(xì)小水滴稱為霧。高濕有利于有害生物的生長(zhǎng)和繁殖、加快各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)檔案材料的破壞。 升溫 ? 暖氣片 ? 電熱 油汀 ? 遠(yuǎn)紅外線加熱器 ? 空調(diào) 增濕 ? 水自然蒸發(fā)、濕草墊、 ? 加濕器 （二）八防 蟲蛀檔案 酸化檔案 霉菌檔案 霉菌檔案 糟朽檔案 檔案磚 ? 防火 ? 要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下，安裝防火（煙霧）報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置。 ? 防盜 ? 要求庫房門窗堅(jiān)固，進(jìn)出庫房隨時(shí)鎖門，并盡可能安裝防盜報(bào)警裝置。與之相對(duì)應(yīng)的是漏檢率，即未檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。為了提高檔案檢索工作的質(zhì)量 ，需要使用專門的檢索語言。主表主題詞款目如下例： Renmindaibiaodahui…………… 款目主題詞及漢語拼音 人民代表大會(huì) …………[BB]…… 范疇號(hào) D 人代大會(huì) …………………… 代項(xiàng) F 地方各級(jí)人民代表大會(huì) …… 分項(xiàng) 全國(guó)人民代表大會(huì) S 國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān) ……………… 屬項(xiàng) 會(huì)議 * Z 國(guó)家機(jī)構(gòu) *…………………… 族項(xiàng) C 人民代表大會(huì)制 ……………… 參項(xiàng) （一）檔案標(biāo)引 ? 檔案標(biāo)引是指在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程，標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。 “XX省人民政府 1986年度工作報(bào)告 ”其中 “1986年 ”為時(shí)間因素。 ? 標(biāo)引結(jié)果：國(guó)庫券 條例 中國(guó) 1987 （二）檔案著錄 六、檔案檢索工具 ? （一）檔案檢索工具的種類 （二）常用檢索工具 ? 全引目錄 ? 全宗目錄 ? 分類目錄 ? 主題目錄 ? 專題目錄 全引目錄 ? 格式 ： ? 又名案卷文件目錄 ,卷內(nèi)文件目錄匯集 ? 是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄匯編 ? 書本式檢索工具 分類目錄 GF96618 00066 6116 166 檔案管理 第 32 頁 共 40 頁 關(guān)于印發(fā) 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實(shí)施辦法 》 的通知：浙勞培 〔 1994〕 215號(hào) /浙江省勞動(dòng)廳 +浙江省職業(yè) 技能鑒定實(shí)施辦法 .—正本：通知 .—公開：長(zhǎng)期 .—19941114.—5頁： 16開 勞動(dòng)、人事部門執(zhí)行 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實(shí)施辦法 》 職業(yè)技能 鑒定辦法 分類目錄 ? 編制卡片式分類目錄的基本方法 ? 填制卡片 ? 排列 ? 設(shè)置導(dǎo)卡 ? 編制分類目錄說明 主題目錄： ? 將檔案的主題按一定順序排列的一種目錄 ? 依據(jù)： 《 中國(guó)檔案主題詞表 》 ? 排列：標(biāo)識(shí)項(xiàng)首字字順 專題目錄： ? 揭示館藏中有關(guān)某一事件、某一內(nèi)容檔案的檢索工具 ? 編制方法：選題、選材、填卡片、排列 文號(hào)索引： ? 參見： ? 揭示文號(hào)與檔號(hào)之間關(guān)系 ? 文號(hào) 檔號(hào) ? 適用于檔案室、地縣級(jí)檔案館 ? 同一年度、同一發(fā)文機(jī)關(guān)編成表格 ? 格式：號(hào)碼對(duì)應(yīng)式；位置對(duì)應(yīng)式 人名索引、地名索引： ? 人名（地名） +檔號(hào) 全宗指南： 檔案館指南： 項(xiàng)目七 檔案的利用 一、檔案提供利用工作的含義 檔案管理 第 33 頁 共 40 頁 ? 檔案提供利用工作，亦稱為 “檔案利用服務(wù) ”，或簡(jiǎn)稱 “檔案利用工作 ”，是檔案館（室）以所收藏的檔案信息資源為依據(jù)，通過一定的方式、方法，直接提供檔案信息為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 ? 制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替 原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。 ? （一）復(fù)制利用的手續(xù) ? 提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管單位工作人員進(jìn)行復(fù)制后交檔案利用者。 ? 《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 規(guī)定： “國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。 ? 、港、澳同胞和華僑 ? （ 1）查取本人及親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到有關(guān)檔案館利用； ? （ 2）利用其他開放檔案，須經(jīng)大陸邀請(qǐng)單位、合作單位或接待單位介紹，提前 30天向檔案館提出申請(qǐng)。 ? 第三類：鑒定、考察、考核材料。 副本 七類 ? 一、第一類的近期履歷材料。 按文件形成時(shí)間順序排列 ,例 : 排列順序 材料名稱 形成時(shí)間 1 簡(jiǎn)歷表 1958年 2 登記表 1960年 3 履歷表 1961年 …… …… …… 按文件內(nèi)容所揭示的問題順序排列 排列順序 材料所反映的問題 （ 1） 工資情況材料（項(xiàng)內(nèi)按時(shí)間） （ 2） 各種代表會(huì)代表登記表 （ 3） 出國(guó)、出境材料 …… …… 。 ? 三、第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。 檔案管理 第 38 頁 共 40 頁 ? 第五類：政審材料。 人事檔案的種類 人事檔案的特點(diǎn) 人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和人員 人事檔案工作的依據(jù) ? 《 檔案法 》 ? 《 干部檔案工作條例 》 (中組部 .國(guó)家檔案局 91. 3) ? 《 干部檔案整理工作細(xì)則 》 (中組部 ) ? 《 干部人事檔案材料收集歸檔規(guī) 定 》 ? (中組部 ) ? 《 流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定 》 ? (中組部 .人事部 ) ? 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 ? 勞動(dòng)部 ) 二、人事 檔案管理的一般操作規(guī)程 操作規(guī)程 ? （一）人事檔案的收集與補(bǔ)充 ? （二）人事檔案的鑒別 ? （三）人事檔案的整理 ? （四）人事檔案的保管與保護(hù) ? （五）人事檔案的統(tǒng)計(jì) ? （六）人事檔案的提供利用 ? （七）人事檔案的轉(zhuǎn)遞 （一）人事檔案的收集與補(bǔ)充 （二）人事檔案的鑒別 檔案管理 第 37 頁 共 40 頁 鑒別內(nèi)容 ? １ .判定文件是否屬于人事檔案 ? ２ .判定是否屬于同一對(duì)象 ? ３ .判定是否處理完畢 ? ４ .判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確 ? ５ .審核文件是否手續(xù)完備 ? ６ .核查歸檔文件質(zhì)量 ? ７ .是否有保存價(jià)值 剔除材料的處理 ? 轉(zhuǎn)出 非人事檔案要轉(zhuǎn)出。 ? 凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 ? （三）檔案復(fù)制件的管理 ? 。 ? 編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會(huì)提供加工的檔案信息。 ? “利用檔案 ”是指利用者（檔案用 戶）為了研究和解決一定的問題而實(shí)際地使用檔案， ? “檔案利用工作 ”是指檔案館（室）為了滿足利用需要向利用者（檔案用戶）提供檔案材料并為其服務(wù)的工作。 ? 上述五種主題因素 的組配次序如下： A 檔案標(biāo)引的兩個(gè)步驟 ? 主題分析 ? 概念轉(zhuǎn)化 主題分析 ? 主題因素分為下列五種： ? (1)主體因素。 1996年出版第二版。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢出的不相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。 ? 檔案檢索工作的內(nèi)容，包括兩個(gè)部分： ? 一是編制檔案檢索工具，建立檢索系統(tǒng) ? 存儲(chǔ)：著錄標(biāo)引 +編制檢索工具 ? 二是根據(jù)利用者的需求，通過各種檢索工具，檢出所需要的檔案 ? 查找：確定需求 +查找 二、檢索在檔案工作中的地位 ? 檢 索是提供利用的先期工作。 ? 防潮 ? 與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在庫房濕度過大時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 ? 高濕使耐水性差的字跡洇化退色。 ? 當(dāng)物體表面的溫度低于空氣露點(diǎn)溫度而在物體表面凝結(jié)細(xì)小水滴稱為露，此過程叫結(jié)露。 ? 常用的有三種溫標(biāo)：攝氏溫度、華氏溫度、絕對(duì)溫度 ? t(℉ ) === t(℃ ) ＋ 32 ? t(℃ ) === [t (℉ )－ 32]247。 （二）裝具的排放 ? 整齊一致 ? 避光通風(fēng) ：與窗戶垂直擺放 ? 空間利用 ：便與檔案的搬運(yùn)和取放 ? 主要通道 米 ? 架與架之間 米 ? 統(tǒng)一編號(hào) ? 架、柜應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)：自門口起從左至右，回行時(shí)從右至左逐個(gè)給出顧序號(hào)。 (二 )、檔案保管的任務(wù) ? 檔案損壞和遭受破壞的原因 ? 內(nèi)因 ——