【正文】 況的材料構(gòu)成 /副本是正本的濃縮 / 一般干部和職工檔案只建正本 4. 人事檔案的 整理步驟 【 1】人事檔案的分類 【 2】人事檔案的歸類 【 3】人事檔案的排序 【 4】人事檔案的編目（即編制人事檔案卷內(nèi)目錄） 【 5】人事檔案的特殊處理（整理時(shí)的技術(shù)加工） 【 6】人事檔案的裝訂與驗(yàn)收入庫(kù) 人事檔案的內(nèi)容與分類 正本 十類 ? 第一類：履歷材料。 ? 第九類：工資、任免、待遇，各種代表會(huì)議和出國(guó)審查材料。 ? 七、第九類的任免和工資、待遇的審批材料。 ? 五、第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。 ? 第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料。 ? 退回 內(nèi)容需核實(shí)、手續(xù)不夠完備的檔案。 三、開(kāi)放檔案 第二節(jié) 檔案利用的規(guī)定 ? （二）各類利用者利用檔案的范圍 ? ，可以利用各級(jí)國(guó)家檔案館的已開(kāi)放檔案，經(jīng)有關(guān)檔案館或檔案保存單位同意，還可利用檔案館保存的未 開(kāi)放檔案以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案。 ? 、交換、出賣檔案復(fù)制件要審批。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 檔案管理 第 34 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 。 二、檔案提供利用的方式 1 基本方式 ? （ 1）以檔案原件提供利用。D —E，不同檔案主題所包含的主題因素多少不同，應(yīng)根據(jù)標(biāo)引深度的要求選擇應(yīng)該標(biāo)引的主題概念。 “拖拉帆的生產(chǎn)規(guī)劃 ”這個(gè)主題中， “規(guī)劃 ”為通用因素。 中華人民共和國(guó)檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成?？死站S當(dāng)根據(jù) 1963年美國(guó)情報(bào)專家對(duì) 7萬(wàn)篇文獻(xiàn)的研究結(jié)果，得出了檢全率和檢準(zhǔn)率這兩個(gè)指標(biāo)之間存在著互逆關(guān)系的結(jié)論。 ? 檢索是檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)。 ? 防光 ? 要求庫(kù)房盡可能全封閉（即無(wú)窗），若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些，并安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配置窗簾，盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。 ? 溫濕度調(diào)控注意事項(xiàng)：升溫不能用明火，降溫不能結(jié)露，降濕最為重要 降溫 ? 通風(fēng) T外 T內(nèi) ? 水自然蒸發(fā) ? 空調(diào) 降濕 ? 通風(fēng)：符合通風(fēng)五原則 ? 升溫降濕：只適用于北方 ? 用干燥劑 檔案管理 第 27 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 去濕機(jī) 通風(fēng)五原則 通風(fēng)應(yīng)注意以下事項(xiàng)： ? 通風(fēng)時(shí)，要隨時(shí)觀察庫(kù)內(nèi)溫濕度的變化，如果發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象，應(yīng)立即停止通風(fēng)。檔案制成材料在 不同的濕度環(huán)境中表現(xiàn)為吸濕和解吸。 ? 絕對(duì)濕度：指 1m3空氣中實(shí)際所含的水蒸氣的重量，單位為 g/ m3。 （三）檔案的擺放 檔案管理 第 25 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 豎放 ：豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。 （ 2）由于檔案工作人員或利用檔案等接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的損毀。 ? 社會(huì)需求的廣泛性 ? 社會(huì)需求的階段性 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 定義 檔案保管期限表，就是用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 真?zhèn)舞b定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 內(nèi)容 ? 制定標(biāo)準(zhǔn)。 ? 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 歸檔文件目錄應(yīng) 裝訂成冊(cè)并編制封面 。 ? 館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。176。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。176。176。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié) 較厚的文件可采用 “三孔一線 ”的裝訂方法 ,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不? （二）分類 ? 歸檔文件可以采用 年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）－保管期限 或 保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 等方法進(jìn)行分類。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 來(lái)文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過(guò)若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 )； 成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講 話等文件各作為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件 （一）裝訂 文件修整 修裱破損文件。 ? 檔案盒的設(shè)置有了較大變化。 ? 裝訂以 件 為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。 ? 卷內(nèi)文件的整理 具體工作內(nèi)容包括： ? 卷內(nèi)文件排列 ? 編號(hào) ? 填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表 ? 案卷封面的編寫和案卷的封裝 ? 裝訂 ? 案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物 ? 對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修裱 ? 字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷 ? 對(duì)幅面大的紙張要折疊 ? 案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂 ? 填寫封面 ? 卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。 （三）立卷 ? 所謂立卷，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門對(duì)辦理完畢的文件，將其中有查考保存價(jià)值的，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 ? 年度 ——問(wèn)題分類法，這種分類方法，多用于組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，或 者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)．以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單，沒(méi)有必要按機(jī)構(gòu)分類的全宗，就是說(shuō)，在不可能和不適于按年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類的倩況下，采用這種分類法。一個(gè)立檔單位內(nèi)每一年度的文件，都有密切的聯(lián)系。 要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。 ? 組織全宗 ? 個(gè)人全宗 ? 全宗 解放初稱為芬特。 ? 文件之間的聯(lián)系是多種多樣的，在整理工作中，應(yīng)該根據(jù)文件的具體情況，善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。 ? 征集歷史檔案 ? 就是征集建國(guó)之前所形成的、至今仍散失在社會(huì)組織和個(gè)人手里的歷史檔案。 ? 凡是 反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng) 、 具有查考利用價(jià)值 的文件材料均屬歸檔范圍。 設(shè)立機(jī)構(gòu) ? 大型機(jī)構(gòu)，工作量大，需要設(shè)立專門的文件處理機(jī)構(gòu)，如辦公廳（室），秘書處（室），綜合處 ? 小型機(jī)構(gòu)，設(shè)立一至兩名專職或者兼職人員 健全制度 ? 文件工作制度體系包括： ? 文件形成制度 ? 文件處理制度 ? 文件傳遞制度 檔案管理 第 10 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 文件清退制度 ? 文件銷毀制度 ? 平時(shí)歸卷制度 控制文件數(shù)量 ? 文件數(shù)量增長(zhǎng)的原因： ? 社會(huì)實(shí)踐的豐富 ? 現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展 ? 雙套制保管方法 ? 工作程序繁雜 ? 針對(duì)原因控制的措施 加強(qiáng)文件的質(zhì)量管理 ? 檔案的質(zhì)量是受文件的運(yùn)用性、可靠性、時(shí)效性影響的，而這些通過(guò)文件的內(nèi)容、 體例、載體材料等幾個(gè)方面體現(xiàn)出現(xiàn)，所以要做到： ? 把好文件的內(nèi)容關(guān) ? 嚴(yán)格文件的行文規(guī)范 ? 選擇耐久的載體和書寫材料 公文行文規(guī)范 機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分 耐久的載體 ? 公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2 ～ 80 g/m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙 ? 紙張白度為 85% ～ 90% ? 橫向耐折度≥ 15 次 ? 不透明度≥ 85% ? PH 值為 ～ 。 ? 檔案館（室）所管理的檔案，主耍不是由檔案館（室）自已產(chǎn)生的，而是依靠長(zhǎng)期收集，逐步積累和補(bǔ)充起來(lái)的。 ? 永久保存檔案的基地 檔案館的具體任務(wù) ? 接收和征集 本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料， 科學(xué)地管理； ? 通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的 利用 工作； ? 參與 編修史志 工作。 ? 全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分層地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。這是檔案工作的一個(gè)主耍特點(diǎn)。 ? 檔案是第一手的參考資料 ——參考作用 ? 檔案的參考作用主耍在于其可靠性和廣泛性。170。豐富性 ? 形成過(guò)程 161。 ? 檔案的來(lái)源 161。縑帛質(zhì)地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫，所以春秋時(shí)已用作書寫材料。 ? 簡(jiǎn)牘檔案 ? 中國(guó)古代以竹木為載體的公私文書。 二、檔案載體的演變 （一）我國(guó)多種多樣的檔案形式 ? 甲骨檔案 ? 中國(guó)古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：商周時(shí)期，距今 3000多年 ? 特點(diǎn)：記載內(nèi)容翔實(shí)，保存完整，已達(dá)到一定水平。形狀狹長(zhǎng)，稍寬的木簡(jiǎn)又稱為方。紙張是中國(guó)古代四大發(fā)明之一，公元 2世紀(jì)后，紙逐漸在中國(guó)內(nèi)地和西北地區(qū)廣為使用。170。170。多樣性 ? 本質(zhì)屬性 161。 檔案管理 第 5 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 從狹義上講 ，通常所說(shuō)的檔案工作，是指檔案館室）所從事的 檔案業(yè)務(wù)工作 ，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。 ? 由于檔案工作是專門管理檔案的一項(xiàng)科學(xué)性工作，因而耍求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的知識(shí)和技能： 檔案專業(yè)知識(shí) ； 歷史知識(shí)和本行業(yè)專業(yè)知識(shí) ； 科學(xué)文化知識(shí) 。 ? 便于社會(huì)各方面利用這一思想，必須貫穿在檔案工作的各個(gè)方面和檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，使檔案工作者從當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要這一點(diǎn)去開(kāi)展工作，并以此為主耍標(biāo)準(zhǔn)去檢查檔案工作的效果。 項(xiàng)目二 檔案的收集 一、檔案收集的概述 ? 定義 ? 檔案收集工作就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會(huì)上的零散檔案，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 ? 從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)說(shuō)，收集工作是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)。 三、檔案室的收集工作 檔案管理 第 11 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 收收 集集 歸歸 檔檔 流流 程程 圖圖 ：： ?機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔 ? 檔案室的收集工作 主要是指機(jī)關(guān)單位內(nèi)文件材料的歸檔。 ? 反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng) 的 有價(jià)值的文件 ? 本機(jī)關(guān)的決定、計(jì)劃、總結(jié) ? 下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告 ? 上級(jí)的指示、批復(fù) ? 不反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)有價(jià)值的文件 ? 上級(jí)機(jī)關(guān)的普發(fā)性文件 ? 不反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)無(wú) 價(jià)值的文件 ? 無(wú)行文關(guān)系機(jī)關(guān)的工作報(bào)告 ? 反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng) 的 無(wú)價(jià)值的文件 ? 歸檔時(shí)間 ? 文書檔案 ： 第二年的六月之前 ? 形成周期比較長(zhǎng)的科技文件 ，如一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件：按 活動(dòng)結(jié)束時(shí)間 歸檔，一般在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔 ? 形成周期過(guò)長(zhǎng)、程序明顯的科技文件 ：按 各項(xiàng)活動(dòng)的工作階段 將其接收歸檔 ? 機(jī)密性較強(qiáng)的文件 ，如人事檔案： 隨時(shí)歸檔 ? 教學(xué)文件 ：一般在 次年的寒假前 歸檔 ?歸檔制度的內(nèi)容 ? 歸檔要求 ? 遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn) ? 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ? 區(qū)分不同價(jià)值 ? 便于保管和利用 檔案管理 第 12 頁(yè) 共 40 頁(yè) 參照 檔案整理的基本要求 ? 歸檔手續(xù) ? 交接雙方應(yīng)填寫 移交目錄，履行 簽字 手續(xù) ? 檔案工作和文書工作由一人監(jiān)管的，無(wú)需上述手續(xù)。 ?檔案館現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收 ? 檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的期限 ? 省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存 20年左右 ? 省級(jí)和縣級(jí) 以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存 10年左右 ? 檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案的方法 ? 逐年接收 ，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次 ? 定期接收 ，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)定期將保管期滿的檔案向檔案館移交一次 項(xiàng)目三 檔案的整理 第一節(jié) 案卷級(jí)管理 檔案管理 第 13 頁(yè) 共 40 頁(yè) 一、檔案整理工作的基本內(nèi)容 ? 檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來(lái)。 ? 便于保管和利用 ? 檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求，便于檔案的保管和查找利用。 ? 立檔單位的構(gòu)成條件 ? 可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文。 （ 2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。 ? 問(wèn)題分類法 ：也稱事由分類法，就是按照文件內(nèi)容 所說(shuō)明的問(wèn)題將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。 ? 分類方案的組成： ? 編制說(shuō)明：編制目的、適用范圍、類目設(shè)置和配號(hào)原則 ? 類目表：類目名稱、類目號(hào)、附 注 ——分類方案的主體 檔案的歸類 ? 年度分類法 ? 文件上有兩個(gè)以上日期又不是一個(gè)年度 ? 如果文件上有兩個(gè)以上日期又不屬于同一個(gè)年度，就耍根據(jù)文件的特點(diǎn)，以最能說(shuō)明該文件特點(diǎn)的日期作為分類的根據(jù)。 ? 按作者立卷（責(zé)任者） ? 作者是指撰寫和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。案卷封面、卷脊的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年代等項(xiàng)目要用規(guī)范字蓋印，顏色要求統(tǒng)一。為了整齊美觀