【正文】 本要求 ，只有保證檔案的完整和安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。 四、檔案機(jī)構(gòu) ? 檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu) ? 檔案室 ?檔案館 檔案室： record office 、 achives 雙重性 ? 是本單位工作的重要組成部分； ? 是國家檔案工作組織體系中的基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。 檔案館 設(shè)置 的幾種情況： 檔案管理 第 8 頁 共 40 頁 ? 綜合檔案館 Comprehensive archives 國家級： 中央檔案館、一史館、二史館 地方級：省級、市級、區(qū)級 ? 專業(yè)檔案館 Specialized archives 中央檔案館 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) ——檔案局、處 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) Archival Administrative Department ? 各級檔案行政管理部門，是我國檔案工作組織系統(tǒng)中的行政管理系統(tǒng)。 ? 已歸檔檔案的接收 ? 未及歸檔檔案的補(bǔ)充收集 ? 檔案館的接收 ： 檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)移交的需要永久或長期保存的檔案。 ? 檔案收集工作是實(shí)行檔案集中管理原則的前提和保證。 ? 檔案收集工作的基本要求 ? 豐富和優(yōu)化的館（室） ? 數(shù)量充分 、 質(zhì)量優(yōu)化 、 成份充實(shí) 、 結(jié)構(gòu)合理 ? 加強(qiáng)館（室）外調(diào)查研究 ? 既耍防止把檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案 過早地集中 起來； ? 又要防止忽視整體的需要，把需要集中的檔案當(dāng)做 “小家底 ”據(jù)為己有，或者 “拒之門外 ’不愿接收。 嚴(yán)格文件處理程序 ? 收文處理程序可分為文件的收進(jìn)階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等環(huán) 節(jié)。 ? 文件立卷歸檔屬于文書部門的任務(wù)，它是文書工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是檔案室工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，可以說歸檔是文書工作和檔案工作的 “結(jié)合部 ”。 ? 歸檔范圍應(yīng) 以本單位工作活動(dòng)為主 ， 突出反映本單位基本職能活動(dòng)和中心工作 。 ? 帳外文件 各種會(huì)議材料；各種基本統(tǒng)計(jì)數(shù)字報(bào)表；機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度、條例、辦法等內(nèi)部文件；黨組、黨委、支部和認(rèn)識部門形成的材料；反映本單位重要活動(dòng)的錄音、錄像、照片等聲像材料；不經(jīng)過收發(fā)登記、領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件；單位領(lǐng)導(dǎo)人或工作人員外出參觀、開會(huì)、從事科研活動(dòng)帶回來的材料； ? 專門文件：財(cái)會(huì)、人事等專門活動(dòng)中產(chǎn)生的。包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案。 二、檔案整理工作的原則 ? 檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。 二、檔案整理工作的原則 ? 整理檔案應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ) ? 檔案原來的整理基礎(chǔ)，是前人整理檔案的成果。 —— 本來互有密切聯(lián)系，但是完全混同整理，則不便于保管和利用。 ? 1955年改為全宗。 ? 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 （ 1） A、對內(nèi)部文件和發(fā)文 ， 檔案的形成者 就是 文件的作者 。 （ 4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。 ? 組織機(jī)構(gòu)分類法 ：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別，組織機(jī)構(gòu)的名稱就是類名。 ? 復(fù)式分類法主要有四種：年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu) ——年度分類法、年度 ——問題分類法、問題 ——年度 分類法 ? 年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類法， 適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的全宗。 ? 問題 ——年度分類法 ，適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位一般不宜采用。 ? 專門年度的文件 ? 相應(yīng)的年度合并為一類 檔案的歸類 ? 組織機(jī)構(gòu)分類法 ? 按組織機(jī)構(gòu)分類的類別設(shè)置，一般是按立檔單位的第一層組織機(jī)構(gòu)。 ? 立卷工作的內(nèi)容包括： ? 組成案卷 ? 擬寫案卷標(biāo)題 ? 卷內(nèi)文件的排列與編號 ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面的編目與 案卷的裝訂 立卷的方法 ? 按問題立卷 ? 問題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作間題或涉及的人物、事件、事物等。 ? 按地區(qū)立卷 ? 就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)（如省、市、縣、鄉(xiāng)）的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū)的作者的文件組成案卷。主要項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁 數(shù)、歸檔號、檔號。 第二節(jié) 文件級整理 一、文書立卷改革基本內(nèi)容 ? 取消案卷的概念，實(shí)行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。 ? 文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。 ? 無需編頁號，目錄中改設(shè) 頁數(shù) 項(xiàng)。封面只設(shè) 全宗名稱 項(xiàng)，取消了 類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量、全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號 等項(xiàng)目：盒脊取消 目錄號、案卷號 項(xiàng)，保留 全宗號、年度 項(xiàng)，增設(shè) 保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )、起止件號、盒號 項(xiàng)。 ? 來文與復(fù)文為一件。 ? 復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 ? 超大紙張的折疊。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后。 （三）排列 ? 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。這里的161。例如按照161。分 類，161。即為最低一級類目。并在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。 ? 全宗號：檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的可以暫時(shí)不填。 2020161。 01161。 ? 保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為 永久 、 長期 、 短期 標(biāo)識。 ? 總頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。 ? 來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只 對復(fù)文進(jìn)行編目 。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。 其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用 “－ ”連接。 ? 不同類別的不得放入同盒內(nèi)。 不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按機(jī)構(gòu)（問題）分類時(shí)，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件不得裝入同一檔案盒 裝盒時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量選擇厚度適宜的檔案盒 使用無酸紙制作的檔案盒，統(tǒng)一由江蘇省檔案局監(jiān)制 統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。 ? 具體確定檔案的價(jià)值，確定保管期限。 ? 重要性 重大事件 業(yè)務(wù)性活動(dòng) 一般事務(wù)性 ? 獨(dú)特性 ? 具有特色 ? 特殊事件 ? 時(shí)效性 ? 文件形成之初，用于工作查找，現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值 ? 保存一段時(shí) 間以后，歷史研究價(jià)值和文化休閑價(jià)值 ? 形成時(shí)間 ：主要看檔案產(chǎn)生的時(shí)間和所處的歷史時(shí)期。 檔案管理 第 23 頁 共 40 頁 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 類型： ? 通用檔案 保管期 限表 ? 1987年國家檔案局頒發(fā)的 《 文書檔案保管期限表 》 ? 專門檔案 保管期限表 ? 國家檔案局和財(cái)政局共同頒布的 《 預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 ? 同系統(tǒng) 保管期限表 ? 《 XX市教育系統(tǒng)檔案保管期限表 》 ? 同類型檔案 保管期限表 ? 《 x市職業(yè)高級中學(xué)檔案保管期限表 》 ? 本單位檔案 保管期限表 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) ? 順序號 ? 條款 ? 保管期限 ? 附注 ? 說明 其中條款和保管期限是主要項(xiàng)目。 ? 保護(hù)檔案的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。 （ 3）在檔案的管理和利用過程中，難以避免地發(fā)生檔案的老化。 三、檔案裝具 ? 檔案架、柜各有所長，檔案館（室）應(yīng)根據(jù)庫房特點(diǎn)和檔案的價(jià)值與規(guī)格，合理使用，靈活配置。 ? 平放 ： 平放的方法，雖然取放不太方便，但對保護(hù)檔案是有利的。 四、檔案的安全防護(hù) （一）控制庫房溫濕度 溫濕度的基本概念 ? 溫度 (temperature)： ? 空氣溫度就是空氣冷熱的程度，簡稱氣溫，符號為 T或 t。 ? 飽和絕對濕度：指指 1m3空氣中實(shí)際所含的水蒸氣最 大限度的重量，單位為 g/ m3。此過程叫結(jié)霧。 間接途徑。 主要表現(xiàn)為： ? 高溫加速了檔案載體強(qiáng)度的破壞。 ? 庫外風(fēng)力大，含塵量也會(huì)增加，如果沒有過濾與凈化空氣的裝置，就不宜通風(fēng)。 ? 防水 ? 要求庫房所處地勢不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn)，位于較有利的防洪地段。照明燈具應(yīng)使用白熾燈并加乳白色燈罩，燈泡最好是磨砂燈泡。 （三）檔案在搬動(dòng)中的保護(hù) 檔案在 流動(dòng)中的保護(hù)措施 四大保護(hù)措施 （四）檔案的修復(fù) ? 去污 ? 去酸 ? 加固 ? 檔案字跡的顯示與恢復(fù) ? 檔案修裱 項(xiàng)目六 檔案的檢索 一、檔案的檢索 Finding aid ? 檔案檢索概述 ? 檔案檢索就是把檔案的內(nèi)容和形式特征，存貯在各種檢索工具中，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)地把檔案查找出來，充分發(fā)揮檔案的作用。 三、檔案檢索效率 ? 檔案檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需要的全面性和準(zhǔn)確性程度，它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè)檢索過程質(zhì)量高低的最基本的指標(biāo)。 ? 其公式為 ： ? 檢全率 = 檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 100% ? 漏檢率 = 未檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 100% 或：漏檢率 = （ 1— 檢全率） 100% 三、檔案檢索效率 ? 檢準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢出的有關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。 ? 如果放寬檢索以追求較高的檢全率時(shí)，檢準(zhǔn)率就會(huì)下降；反之，若是限制檢索范圍以改善檢準(zhǔn)率時(shí)，檢全率就會(huì)下降。 （ 1）單義性 （ 2）專業(yè)性 2 分類語言 1987年出版 《 中國檔案分類法 》 第一版。 主表如： CA 323 攝影 檔案管理 第 30 頁 共 40 頁 3231 新聞 3232 人像 3233 建筑 …… 又如： K 財(cái)政、金融 KB 金融 1 金融管理 13 利率管理 1311 人民幣利率 13111 差別利率 3 主題語言 1989年 8月出版了 《 中國檔案主題詞表 》 試行本。 ? 檔案標(biāo)引包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引兩種類型，其中賦予分類 號標(biāo)引的過程為分類標(biāo)引；賦予主題詞標(biāo)識的過程為主題標(biāo)引。 ? (3)位置因素。 ? (5)檔案類型因素。例如 “中國七五期間工業(yè)經(jīng)濟(jì)體制改革 ”包含了上述五種因素，如果標(biāo)引深度規(guī)定為 3的話，那么只能選擇 “工業(yè)經(jīng)濟(jì)一經(jīng)濟(jì)體制改革一中國 ” 概念轉(zhuǎn)化 ——查表 檔案管理 第 31 頁 共 40 頁 ? 分類標(biāo)引實(shí)例 ? 建設(shè)部關(guān)于加強(qiáng)城市規(guī)劃工作的通知 ? 主題分析：單主題 ? 為單元主題，直接歸入相應(yīng)類別即可。 ? “利用檔案 ”和 “檔案利用工作 ”是兩個(gè)既有聯(lián)系又有區(qū)別的相關(guān)概念。 ? 檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。 ? （ 3）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。 ? 。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 ? （二）檔案復(fù)制件的效力 ? 檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 ? 三、檔案摘錄 檔案管理 第 35 頁 共 40 頁 ? 摘錄主要是指在閱覽檔案的過程中，選擇需要的檔案內(nèi)容抄錄下來的行為。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案 向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年 ”。 ? 、港、澳同胞和華僑，可以利用各級國家檔案館已開放檔案。 ? 檔案管理 第 36 頁 共 40 頁 項(xiàng)目八 人事檔案管理 一、人事檔案概述 什么是人事檔案 ? 人事 檔案是在 人事管理活動(dòng)中形成 的記述和反映 個(gè)人經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn) 的 原始記錄 ，是 歷史地全面地考察個(gè)人情況的重要依據(jù) ，是 國家檔案的組成部分 。要履行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、登記、蓋章手續(xù) ? 留存 不屬人事檔案但有參考價(jià)值的，整理后做業(yè)務(wù)資料保存。 ? 第四類：學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。 ? 第八類：處分材料。 ? 二、第三類的主要鑒定，干部考核材料。 ? 六、第八類的處分決