【正文】 倉庫驗收（合格后入庫，不合格退貨） 招 (議 )標領導小組 中標單位或代理商 （招議標領導小組確定） 合格供應商 標的較大時 零星材料 常用備件 計劃采購流程圖 使用部門提出計劃 按合同 按合同 總經(jīng)理審批 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 二、供應部物資采購計劃管理制度 為了加強生產(chǎn)建設使用物資的采 購和計劃管理工作，保證生產(chǎn)建設使用的物資準確、及時供應，規(guī)范物資采購和計劃申報行為，特制定本規(guī)定。 各種大型設備（公開招、投標）根據(jù)廠家生產(chǎn)周期來確定采購時間，以采購時合同供貨期為準。申報單位按要求填表報，但未按期完成采購任務而影響生產(chǎn)建設的，責任由供應部負責。采購部門和采購人員應當根據(jù)市場信息，做倒貨比三家，比質、比價、擇優(yōu)采購。 物資采購工作必須嚴格按照采購計劃所明確的物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量進行采購。對于達到招標采購限額標準以上的單項或批量采購項目，招標后沒有合格的供應商投標或急需使用來不急招標，經(jīng)公司相關領導同意，可以采取競爭性談判采購的方式采購。堅持“要優(yōu)惠不要回扣”的原則。合同當事人協(xié)商一致如需變更合同，應簽定實質性條款或補充合同。 質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗，并對檢驗結果承擔責任。 積極開展廢舊物資、生產(chǎn)余料的回收、整理、利用工作，協(xié)助做好積壓物資的處理工作。驗收工程材料時，應按照合同要求進行驗收，并接收相關的材質報告或合格證明。待查物資 （部分或全部）可作待處理物資，并保持物資包裝原狀，在未解決問題前不予辦理入庫手續(xù)，財務部亦拒絕結算貨款。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 公司內部領用 一般物資，由使用部門先填制領料單，負責人簽字后方可去供應部業(yè)務員處辦理領料手續(xù)領料，重要物資則需要供應部負責人、分管領導簽字審批后方可領用。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 倉庫物資的保管 倉庫設商品材料實物保管帳（簡稱 “ 倉庫實物帳 ” ）和實物登記卡，倉庫實物帳按物資類別、品名、規(guī)格分類進行銷存核算，只記數(shù)量，不記金額，同時，在每一商品材料存放點設置商品材料實物登記卡，根入庫單、出庫單和領料單等及時登記倉庫實物帳及實行卡，保證帳、卡、物相符。 保 管員工作調動時，必須辦理移交手續(xù)，由財務領導進行監(jiān)交，表上簽名，只有當結交手續(xù)辦妥之后，才能離開工作單位。 保管員憑收料單辦理物資入庫手續(xù)，并打印材料入庫單（共四聯(lián)：一聯(lián)存根、二聯(lián)供貨單位、三聯(lián)保管記賬、四聯(lián)財務報銷）。 招標組織流程 設計院招標技術資料 設計院項目招標技術文件設計完畢后，由世林化工（以下簡稱業(yè)主）駐設計院代表直接發(fā)至業(yè)主合同管理員。 根據(jù)程序議定中標單位后，由 世林化工招標小組各成員簽字（有不同意見時，須有三分之二以上成員意見一致方可）。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 鄂爾多斯市烏審旗世林化工有限責任公司 文件傳閱單 發(fā)件單位 文件名稱 接件人 總工程師 /總經(jīng)理助理（擬定傳閱意見） 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 傳閱人及意見 處理意見 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 招標流程圖 設計院 駐設計院代表 合同管理員 總工程師、總經(jīng)理助理 生產(chǎn)準備部各專業(yè)工程師 中實成套招標公司 將各 招標技 術資料 發(fā)至合 同管理 員處。 凡是和設計院有技術資料、圖紙等文件傳遞要求的，設計院必須出具由設計院和本公司駐該院人員聯(lián)合簽字蓋章確認的書面文件并發(fā)至 本公司總工程師處，供應部備案，作為合同的一部分，合同執(zhí)行完畢后和合同一并歸檔； 凡是由中實成套公司負責監(jiān)督的設備，如提出付款要求，則必須出具滿足合同付款條件的書面確定書發(fā)至本公司總工程師處，供應部備案，作為合同的一部分，合同執(zhí)行完畢后和合同一并歸檔。供應嚴格把關，經(jīng)辦人收到生產(chǎn)廠家的收款收據(jù)后粘貼整齊報部門負責人及分管領導簽字。 供應部憑發(fā)票或收款收據(jù)進行粘票報部門負責人及分管領導審批。 部門審批完批后報總經(jīng)理審批，審批完畢后報交總會計師處理。 負責 對 本部門員工的 思想教育、業(yè)務知識培訓及 考核 工作。 參與已訂合同的到貨 驗收（現(xiàn)場）和備品備件的入庫工作（成套招標物資）。 誠信供應商供貨價格與市場價格不符時，及時向上級領導匯報。 認真做好手工賬記錄，且字跡工整，數(shù)字詳實，嚴禁涂改或撕毀 。 定期盤 點物資，填報盤點表，真實反映損耗情況 。 負責對匯總物資進行分類和信息采集。 負責工程指揮部、生產(chǎn)準備部全體職工的飲水工作。 供應部門衛(wèi)崗位職責 對照庫管的出門證逐一核實，無誤后方可放行。 計劃員崗位職責 按照物資采購程序，審核傳遞至供應部的材料計劃單是否滿足采購要求（如材質、型號和用途等相關參數(shù)）。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 供應部會計崗位職責 賬務準確，可隨時提供庫存物資情況 。 嚴格按照公司規(guī)定的領料審批程序發(fā)放物資 。 供應商送貨上門的，對其商品價格、數(shù)量作驗收，價格、數(shù)量不符者要提出退貨或補貨。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 合同管理員崗位職責 負責已訂合同的檔案管理。 對庫存物資的盤點結果負責。（財務具體流程由財務部編寫） 上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。 上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。 上一級審批未通過后，返回下一級重新審批。供應部在此基礎上再進行審核。 領料單審核通過后，至材料會計處辦理出庫。 根據(jù)各傳閱意見不具備發(fā)售條件的返回重新完善；具備發(fā)售條件的書面通知中實公司。 工程部簽字蓋章后，退庫單位憑票將所退物資送至庫房 保管員處辦理驗收。 根據(jù)詢價結果和數(shù)量做出采購計劃，供應部牽頭組織會議，請計劃財務部與工程部參與討論該批計劃并簽批采購意見，如通過則進行采購程序，否則重新完善。 建立和健全出入庫人員登記制度，入庫人員均須經(jīng)過倉管員中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 的同意，并經(jīng)過登記之后，方可在 保 管員的陪同下進入倉庫，進入倉庫的人員一律不得攜帶易燃、易爆物品，不得在庫房內吸煙。 結賬 收料單、領料單、退料單要及時辦理手續(xù)，材料會計于每月 25日結賬（包括 25 日是）， 應將本月的材料進出業(yè)務辦理完畢并報財務部。使用單位辦理好領料手續(xù)后，業(yè)務員可直接按出庫辦理。 物資采購計劃、訂貨合同、 收料單 全部完善后業(yè)務員方可辦理入庫手續(xù)，打印四聯(lián)入庫單后，分別傳至各相關單位（部門）； 第一聯(lián)供應部業(yè)務員留存（白色）； 第二聯(lián)返供應商對賬（粉色）； 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 第三聯(lián)返庫房保管員記賬（黃色）； 第四聯(lián)返公司財務部進行結算（綠色）。一般物資不超過三天，大宗物資不超過七天，急用物資不超過二十四小時。 倉庫管理工作的任務 根據(jù)本規(guī)定做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應、銷售各環(huán)節(jié)平衡銜接。 公司應當根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要完善必要的質量、計量檢測條中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 件。 公司領導及監(jiān)督人員發(fā)現(xiàn)正在進行的采購嚴重違反規(guī)定，可能給企業(yè)和當事人利益造成重大損害或導致采購無效的，有權責令停止采購，并及時作出處理。對于勞保用品、常用工具以及日常生產(chǎn)用物資，采購金額在 10 萬元以下且價格透明度高、貨源供應渠道充足的通用產(chǎn)品，根據(jù)現(xiàn)行市場價格采用直接采購的方式采購。具體方式如下： 招標采購。 公司主要的物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨單位資質。 公司應當按照科學有效、公開公正、比質比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全物資采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發(fā)生。 日勞保品、生活用品實行庫存管理， 3 個月采購一次，各部門、車間根據(jù)使用情況在每次采購周期末當月 25 日前上報，供應部匯總集中采購。主要物資類別是采購周期除特殊情況大致劃分為： 普通物資 3~7 天內完成采購工作。 本制度需經(jīng)總經(jīng)理會議通過后方可施行。 保管員要按照有關規(guī)定 保管物資，做到防火、防潮、防腐、防盜等防護工作。 技術含量較高的合同，專業(yè)主管負責技術部分（含技術協(xié)議）的簽定，招標辦或供應部負責商務部分的簽訂。 辦公用品由綜合部根據(jù)庫存情況按月編制，綜合部長負責審核。 總則 供應部是物資采購的職能部門，負責組織從計劃的匯總到物資出、入庫的具體事務。 計劃單要嚴格按照規(guī)定的格式和內容填寫（橫 A4 紙），計劃單內容較多時，計劃提出部門必須提供電子版。 物資的驗收、入庫、保管 倉庫保管員根據(jù)合同或計劃單的內容進行驗收，核對其規(guī)格型號、數(shù)量、材質、單價 等，隨機文件（質量證明、產(chǎn)品說明書等）交檔案室統(tǒng)一管理。 供應部工作職責 負責組織實施設備、材料購買計劃，參與設備、備件的招標，協(xié)調設備材料到貨計劃與工程總進度計劃相銜接； 負責組織審查批準供貨設備材料交貨計劃和供貨設備材料催交工作，確保交貨的設備材料按交貨計劃要求配套交貨 。 物資計劃審批 由各單位（部門）根據(jù)自身實際情況上報物資采購計劃。 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 中管網(wǎng)通用業(yè)頻道 進口物資按實際天數(shù)來完成采購工作。 其他事項根據(jù)本公司相關規(guī)定執(zhí)行。非標設備及備品備件的市場調研、廠家推薦、采購、監(jiān)造及驗收及大型、重要、關鍵及高技術含量物資的采購，相關職能部門及使用部門全程參與。不得隨意變更名稱、規(guī)格和數(shù)量。 競爭性談判采購。 采購人員在采購工作中必須按照采購原則及工作標準、程序進行采購，不徇私舞弊，不亂拉“關系”。 價格監(jiān)督 公司物資采購的價格監(jiān)督職能部門為計劃財務部。 責任與獎懲 公司應當對采購管理的全過程建立責任制度，明確各有關部門和個人的責任，制定考核、獎懲辦法并嚴格執(zhí)行。 做好倉庫安全保衛(wèi)工作，確保倉庫和物資的安全