【正文】 頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 程序文件舉例說明 內(nèi)部審核控制程序 6. 相關(guān)記錄 /表格 《 年度內(nèi)審計(jì)劃 》 《 年度 次內(nèi)審計(jì)劃 》 《 內(nèi)審檢查表 》 《 不符合報(bào)告 》 《 內(nèi)審不符合項(xiàng)整改一覽表 》 《 內(nèi)審不符合項(xiàng)分布表 》 《 內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核報(bào)告 》 《 內(nèi)審首 （ 末 ） 次會(huì)議簽到表 》 思考 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 思考 請(qǐng)針對(duì)上述程序文件例子，在 文件格式方面 尋找問題，并說出正確的做法。 ● 普 及 性 —— 盡可能擴(kuò)展到組織最低層次 珠海盛明培訓(xùn) 文件控制要求 ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn) ： a) 文件發(fā)布前得到批準(zhǔn) ， 以確保文件是充分與適宜的； b) 必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新 ， 并再次批準(zhǔn)； c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別； d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本； e) 確保文件保持清晰 ， 易于識(shí)別； f) 確保外來文件得到識(shí)別 ， 并控制其分發(fā)； g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用 ， 若因任何原因而保留作廢文件時(shí) ， 對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí) 。 珠海盛明培訓(xùn) 文件編寫注意事項(xiàng) ● 協(xié) 調(diào) 性 —— 注意文件相互之間的接口 ， 避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖 突現(xiàn)象 。 內(nèi)審員負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)驗(yàn)證 ， 驗(yàn)證結(jié)果填寫于 《 不符合 項(xiàng)報(bào)告 》 ， 驗(yàn)證完畢后交文控辦歸檔 。 末次會(huì)議 ：同首次會(huì)議 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 程序文件舉例說明 內(nèi)部審核控制程序 末次會(huì)議由內(nèi)審組長主持，重申本次內(nèi)審的目的、范圍、依據(jù)及本次內(nèi)審整體情況，各內(nèi)審員負(fù)責(zé) 報(bào)告各自負(fù)責(zé)受審區(qū)域的審核情況。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批年度內(nèi)審計(jì)劃 管理者代表負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)審工作 內(nèi)審組負(fù)責(zé)配合管理者代表開展內(nèi)審工作 各相關(guān)職能部門配合內(nèi)審工作的開展實(shí)施 內(nèi)審相關(guān)記錄歸由文控中心整理歸檔管理 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 程序文件舉例說明 內(nèi)部審核控制程序 內(nèi)審策劃 每年 12月份由管理者代表根據(jù)本年度內(nèi)審情況編制下年度的內(nèi)審計(jì)劃 ， 確定審 核時(shí)間 、 范圍等內(nèi)容 ， 提交總經(jīng)理審批 。 /支持性文件：即本文件中引用的文件 /表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 第二種 ： ：直接闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ） 何時(shí)（ WHEN ） 在何處（ WHERE ） 為何 （ WHY ） 做什么事情（ WHAT ） 以及如何（ HOW） 完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂形式。 /支持性文件：即本文件中引用的文件 /表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 章節(jié)安排 1．參考 國標(biāo) GB/《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》第一部分《標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》 2 ．章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程 3 ．章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時(shí)用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號(hào) 4 ．某一個(gè)條款第五層次的描述可用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號(hào) 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） 范例 某公司程序文件 標(biāo)題（明確做什么事 WHAT） （為什么做 WHY） （明確在何處做 WHERE） （明確誰來做 WHO） 3 . 1 3 . 2 ┊ 4 .工作流程（進(jìn)一步詳細(xì)說明誰 WHO什么時(shí)間 WHEN在何處 WHERE為何 WHY做什么事情 WHAT以及如何做 HOW即 4W1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c ┊ ┊ 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 記錄 1. 對(duì)于特殊類型的文件 —記錄，主要用于為組織產(chǎn)品符合性和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證 據(jù)，那么對(duì)于一個(gè)組織來說，需要保持多少記錄方能證明質(zhì)量管理體系運(yùn)行運(yùn)行有效。 內(nèi)審一般情況下 ， 每年進(jìn)行兩次 ， 但當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)可考慮臨時(shí)追加內(nèi)審 a. 公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化 b. 公司產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重事故 c. 公司顧客嚴(yán)重投訴或顧客大面積投訴 d. 進(jìn)行第二方 、 第三方審核前 e .公司質(zhì)量管理體系發(fā)生變更 每次內(nèi)審由管理者代表負(fù)責(zé)組建內(nèi)審組 ， 任命內(nèi)審組長和批準(zhǔn)內(nèi)審計(jì)劃 、 內(nèi)審檢查表 、 內(nèi)審報(bào)告 。 所有與會(huì)人員在《內(nèi)審會(huì)議簽到表》簽名。 對(duì)于驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉或沒有及時(shí)關(guān)閉的不符合項(xiàng)由內(nèi)審員責(zé)成責(zé)任部門執(zhí)行 。 ● 可 讀 性 —— 編寫文件盡量用通俗易懂的詞語 ， 方便使用者 。 ● 增 值 性 —— 組織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質(zhì)量 、 效率和業(yè) 績 ， 進(jìn)而確 保提供產(chǎn)品的符合性 。 本次內(nèi)審結(jié)果提交管理評(píng)審 ， 作為管理評(píng)審的輸入 。 《內(nèi)審報(bào)告》，提交管理者代表審批后，下發(fā)到本次受審各相關(guān)職能部門。 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 程序文件舉例說明 內(nèi)部審核控制程序 內(nèi)審實(shí)施 首次會(huì)議 參加人員：總經(jīng)理、管理者代表以及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組 首次會(huì)議由內(nèi)審組長主持，主要介紹本次內(nèi)審 的目的、范圍、依據(jù)、內(nèi)審 行程安排以及內(nèi)審組成員。 備注： ISO9001： 2023 QMS要求必須有記錄的條款（ 18個(gè)要素 21處） 2處 3處 2. 為某過程設(shè)計(jì)的記錄要能充分反映該過程的效果 3. 設(shè)計(jì)的記錄必須具有雙向追溯性，即可向前追溯也可向后追溯 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 記錄舉例（范例 1） 文件發(fā)放 /回收記錄表 文件名稱 類 別 編 號(hào) 發(fā) 放 人 發(fā)放日期 批準(zhǔn)人 發(fā) 放 回 收 序號(hào) 部門（代碼） 分發(fā)號(hào) 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 簽收人 簽收 日期 回收人 回收 日期 回收 原因 回收 內(nèi)容 珠海盛明培訓(xùn) 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號(hào)、頁尾） ? 記錄舉例（范例 2） 文件發(fā)放