【正文】 、 閃存 、 移動硬盤 。 企業(yè)信息化就是要實現(xiàn)企業(yè) 生產過程的自動化 、 管理方式的網絡化 、 決策支持的智能化和商務運營的電子化 。工商、稅務、公安和民政等部門正在開展在線互動服務，“網上坐堂”，有問必答。 2023/2/9 網絡 — — 人類文明進程的重要標志 水網：使農業(yè)從游牧變?yōu)榧腋?、 從散居過渡到城市； 公路網 、 鐵路網 、 電網 、 電話網：是工業(yè)經濟時代的標志； 高速 、 互動 、 共享的互聯(lián)網：是知識經濟 、 信息時代的標志 。 2023/2/9 信息技術的發(fā)展 1） 計算機 —— 從 ENIAC到奔騰 50年； —— 從 100M到 2023M用了 6年； 2023/2/9 1999年英國 《 衛(wèi)報 》 ：計算機逢 9變臉 1949年 ， 世界第一臺存儲程序的計算機 ， 大小如同一間普通的起居室 。因此“不要讓我們的希望固定在即將和必將被替代的理論模式上”。 因此可以說當時已經相當大膽的預測比科學技術發(fā)展的力量還是相差至少 100萬倍 。 2023/2/9 2023年電子政府完備程度指數(shù) （ eGovernment Readiness Index） 全球 50強（ 197個國家和地區(qū)） 中國： 第 65位 () 2023/2/9 2023年 : ? 58%美國人曾與政府有接觸； ? 40%美國人寧愿從網上得到政府文件， 31%則希望通過電子郵件， 19%寧愿從政府機構； ? 70%美國人希望政府網站更有用； ? 56%美國人樂意收到政治宣傳廣告； ? 78%因特網用戶訪問過政府網站； ? 9700萬美國人使用電子政府服務； 2023/2/9 上海市的“電子政府” 上海的“電子政府” 已具雛形，可針對市民、企業(yè)投資者和旅游者等提供更加多樣化、個性化的網上辦事和網上服務。 以信息化帶動工業(yè)化 ， 發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢 ， 實現(xiàn)社會生產力的跨越式發(fā)展 。就是說效率高、質量好還不夠，還必須滿足客戶 個性化 的要求，即根據用戶的個性化需求來生產，并以信息化管理為基礎。 MTC公司的試驗結論是：“ MTC光盤的平均壽命在 300年以上，第 145年后讀盤可靠性為 95%，所以 MTC光盤特別適于存檔”。 記錄數(shù)據保存時間可達數(shù)百年 。 有專家認為 ， 從膠片到數(shù)字方式 ， 是電影業(yè)經歷從無聲到有聲 、 從黑白到彩色后的第三次變革 。 ? 一方面 ， 紙質文件的保存 、 管理和利用已經無法適應和滿足現(xiàn)代社會信息化條件下人們對信息的需求 ， 如遠程及局域網絡的檢索 、 利用； ? 另一方面 ， 紙質文件也已經不能反映電子文件形成時的真實面貌 ， 如三維立體 、 動態(tài)變化 、 多種格式以及多種媒體 。 2023/2/9 電子檔案管理的幾種研究方法 ? 數(shù)字歸檔特別工作組 ? TF2023 PADI調研組 ? 永久保存真實電子檔案國際研究項目 （ INTERPARES） ? 美國的電子檔案館系統(tǒng) （ ERA） ? 美英兩所大學承擔的構建數(shù)字材料長期保存技術策略的凱米里昂計劃 （ CAMiLEON Project） ? 荷蘭的數(shù)字保存試驗臺 （ DPT） ? 英國的數(shù)字保管中心 （ DCC） Digital Curation Centre ? 澳大利亞維多利亞州電子檔案戰(zhàn)略 （ VERS） 和 DIRKS (Designing and Implementing Record Keeping Systems) ? 檔案管理應用研究 （ 標準及管理模式 ） ? 歐洲的 MoREQ ? 美國的塞多納聯(lián)合會 （ Sedona Conference） 有關電子檔案的研究報告 ? 加拿大 UBC的有關電子檔案保管鏈管理研究項目； 2023/2/9 在信息技術發(fā)達國家，電子檔案的證據作用越來越凸現(xiàn)。這個程序是： ； ，都自動地記錄在系統(tǒng)中； 。 ? 第二 、 信息化也同樣給與其不相適應的檔案形態(tài)及其管理 、 保存和利用帶來挑戰(zhàn) 。很多公司在 ERP實施過程的最后階段才發(fā)現(xiàn)沒有保留先前的數(shù)據，從而無法知道系統(tǒng)對商業(yè)性能的改變究竟有多少。不僅是我機器上我所要找的文件，而且是我想要的文件。 ? —— 從整體的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質量要求； ? —— 從系統(tǒng)的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，注重電子檔案生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧 ； ? —— 從過程的角度看 ，電子檔案的全程管理是一種過程管理，要求對電子檔案生成、流轉、利用、保管等每一環(huán)節(jié)實施過程進行監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤和不斷調整管理策略。 ? —— 多種信息媒體的集成性 。 因此，必須認識數(shù)據管理技術對檔案管理的深刻影響。 2023/2/9 信息技術環(huán)境下檔案信息管理一體化 ? —— 檔案的產生、管理、利用一體化；（檔案管理的各個環(huán)節(jié)在時間和空間上的壓縮） ? —— 檔案管理與各項業(yè)務環(huán)節(jié)一體化；（企業(yè)每項業(yè)務系統(tǒng)如 OA、 ERP、 CAD、 PDM、 SCM、 CRM等，都能鏈接到檔案管理與服務） ? —— 檔案與其它信息資源管理一體化；（情報、圖書、資料、文件、檔案、信息的管理利用在一個平臺上進行） ? —— 電子檔案與其它媒體檔案管理一體化。只有真正的電子文件大量產生才會出現(xiàn)真正的電子檔案管理；只有用計算機對檔案信息進行全文（實體）管理和利用，檔案工作才能稱得上真正進入信息時代，檔案管理也才能真正稱為現(xiàn)代化。 2023/2/9 ★ ERA系統(tǒng)是未來檔案館 ? 該系統(tǒng)將捕獲并保存聯(lián)邦政府產生的各種類型、格式電子檔案，且獨立于原形成時的任何軟件環(huán)境與硬件平臺；并為具有合法權利政府部門及公眾提供利用，無論其在任何地點、任何時間。所以解決數(shù)字保存的挑戰(zhàn)必須結合適應能力、考慮變化的技術和技術會有不可預測的結果?！翱尚屑夹g”包括：持久對象和館藏對象的轉換方法；能夠使館藏持久獨立于所使用的存儲系統(tǒng)的存儲管理；能夠處臵所有保存和傳遞要求的元數(shù)據管理；以及能將恢復到對象轉換到目標技術上的調解方法。目前， 85%已被攝入?，F(xiàn)在， ERA系統(tǒng)僅限于總統(tǒng)圖書館的工作人員處理這些檔案，以及專家的利益要求。 ? 重要的是要認識到：完備的 ERA并非僅是通常意義上的一個系統(tǒng)，它是一個綜合的、系統(tǒng)的、動態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時間持續(xù)提供真實的電子檔案利用，從而實現(xiàn)檔案工作的功能。因為：第一，確保所保存的檔案的持久，第二，充分利用商業(yè)軟件的發(fā)展。如 SRB（ Storage Resource Broker）存儲代理， NPI國家保存基礎設施。這些歷史上最為嚴重的財務欺詐案揭示出忽視電子文檔管理的危險。 2023/2/9 SOX法案的相關內容被補充進美國法典 Chapter 73 of Title 18 USC167。 2023/2/9 美國有關法規(guī)對企業(yè)建立產品與服務 檔案記錄的要求 ☆ 《 上市公司財務改革和投資者保護法案 》 （ SarbanesOxley Act）； ☆ 《 美國愛國法案 》 （ USA Patriot Act）； ☆ 《 健康保險流通與責任法案 》 （ Health Insurance Portability and Accountability Act）； ☆ 《 金融服務業(yè)的數(shù)據安全性制定規(guī)范 》 （ GrammLeachBliley）； ☆ 《 美國證券交易委員會規(guī)范 》 （ SEC Rule 17a4）； 2023/2/9 ☆ 《 聯(lián)邦條例 》 21CFR第 11部分； ☆ 《 全美證券交易商協(xié)會行為規(guī)定 》 （ NASD 3110）； ☆ 美國國防部 DOD ； ☆ 《 企業(yè)社會責任標準 》 （ Social Accountability 8000）； ☆ 《 職業(yè)安全衛(wèi)生評價標準 》 （ OHSAS18001）， (Occupational Health and Safety Assessment Series 18001 )； ☆ 《 公眾健康安全與生物恐怖主義預防應對法 》 ； ☆ 《 危害分析與關鍵控制點 》 (Hazard Analysis and Critical Control Point)（ HACCP）。 2023/2/9 電子檔案管理系統(tǒng)的建立 建議與思考： 積極主動參與單位信息化進程（信息化是覆蓋全局的戰(zhàn)略舉措）； 從法規(guī)和技術兩個層面強調和看待管理電子檔案的必要性、合規(guī)性、可行性； 關注技術發(fā)展和成長； 開展合作研究，行政管理部門、機關企業(yè)用戶、開發(fā)商。 有些是要學習 、 了解的 ，OA、 CAD、 PDM、 ERP、 PLM、 CRM、 EC（ 電子商務 ） 、 EG（ 電子政務 ） 的關系：為什么要關注 ？ 數(shù)據庫作為檔案； LAN、 WAN、 SAN、 NAS、PAN， 法律效力 、 法律憑證 、 真實性 、 長久保存；現(xiàn)代化 、 信息化建設；數(shù)字檔案館 、 虛擬檔案館；電子簽名；電子檔案的安全與長久保存形式 ，電子文件的法律憑證作用 、 電子檔案保存格式 （ XML、 PDF、 SEP、CEF） 、 元數(shù)據 、 數(shù)字加密 、 數(shù)據遷移 、 數(shù)據倉庫 、 智能搜索 、 無縫鏈接 、知識管理 、 電子郵件 、 遠程檢索 、 身份認證 、 授權 、 防火墻 、 網絡安全 、信息安全審計 。對敏感數(shù)據、文件僅限制在被授權的人能查看，并應能防止泄露。 2023/2/9 ? 對不同類型、不同作用的檔案要有不同的策略，需要加以系統(tǒng)研究，以形成電子檔案管理新的理論、方法和模式。每年需歸檔的電子文件是經過分類整理后存貯在光盤上，還是按年度整體存貯在光盤上。檔案工作者必須以此為方向，開創(chuàng)適應信息化要求的、以檔案信息化管理為核心的檔案管理現(xiàn)代化； ? 檔案管理現(xiàn)代化離不開單位信息化建設，因此建立與信息化要求相適應的檔案管理現(xiàn)代化將是今后相當長時期內檔案管理提升和發(fā)展的根本方向。 ? 三是身份識別和認證。 —— 整理編目功能應具備數(shù)據采集、類目設置、分類排序、數(shù)據校驗、目錄生成、數(shù)據統(tǒng)計。 現(xiàn)階段電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)的建立，就是要創(chuàng)新檔案管理。 ECM 不僅可管理這些文件，而且還可以捕獲、集成來自各種資源的文件。包括形成、發(fā)出或收到信函、備忘錄、通知、其他文件、檔案（包括電子檔案）與審計有關，且包括關于審計的結論、意見、分析及財務數(shù)據。為此，美國 2023 年制定 《 上市公司財務改革和投資者保護法案 》 （ SarbanesOxley Act），要求組織機構使用文檔化的財務政策和流程來改善可審計性（第 404節(jié)）。我們在面對難度上增加信心；在發(fā)展探索中逐步完善。目前已經從光盤的長久保存（或光盤的壽命）問題轉向信息如何長久保存?？傊?，應對挑戰(zhàn)要利用信息技術的改進同時也要解決過去的問題，期待將來未來的利用者會滿足于我們現(xiàn)代應用的技術是不現(xiàn)實的。其中與數(shù)字對象相關的上下文關系，對構建“基于收藏的持久檔案館”來說是主導性問題。由于國家檔案館檔案工作者、ERA開發(fā)商洛克希德 因特網上 100萬電子郵件 。 —— 未來的 ERA將需要獨立于所使用的技術。 NARA認為從這一結論可導出如下認識： 以保存可展現(xiàn)真實檔案樣子的方式克服技術的過時； 信息技術及其所產生的檔案將持續(xù)變化，應基于這一預期來構建動態(tài)解決方案； 利用信息技術持續(xù)進步，探索保持和改進系統(tǒng)性能，客戶服務的恰當方式。這標志著美國國家電子檔案檔案館（ ERA）系統(tǒng)項目的正式啟動。 2023/2/9 小 結 一、信息技術的廣泛應用已經并將必然引起各項工作的變革。信息技術下各種各類管理信息系統(tǒng)的建立，已經成為重要文檔、記錄建立、保存和使用的基礎設施，也使得檔案部門基于制度和體制所建立的對檔案信息壟斷將不復存在。 ? 所以，要密切關注電子檔案形成過程及所處的階段，針對不同的需求，采取最佳的管理措施。（過去三參加三納入四同步就是這種思想） 2023/2/9 集成管理原則 ? —— 系統(tǒng)的集成性 。 ? 第四 、 電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數(shù)據和背景信息的依賴性 。 除了 WinFS技術，微軟還增加了新的系統(tǒng)概念 —— 圖書館庫，它將