【正文】 在 Longhorn系統(tǒng)上建立數(shù)據(jù)集，無(wú)論其在系統(tǒng)中實(shí)際的物理存址在那兒。 IDC對(duì) ERP的定義為 11種應(yīng)用：財(cái)務(wù)、庫(kù)存、人力資源、薪水、合同管理、維護(hù)管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、采購(gòu)定單管理、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)管理、制造應(yīng)用等。 2023/2/9 2）我國(guó)電子文件、電子檔案管理現(xiàn)狀 — 電子文件 、 電子檔案開始大量產(chǎn)生 — 電子文件 、 電子檔案管理問(wèn)題提到議事日程 — 國(guó)家有關(guān)電子文件 、 電子檔案適用的法律 、 法規(guī) 、 標(biāo)準(zhǔn)尚不健全 — 適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的電子文件 、 電子檔案管理模式尚未形成 — 電子文件 、 電子檔案概念混淆不清 、 阻礙發(fā)展 2023/2/9 檔案管理發(fā)展趨勢(shì)： — 檔案形成電子化 、 — 檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化 、 — 檔案存儲(chǔ)數(shù)字化 、 — 檔案管理動(dòng)態(tài)化 ?！? 比爾蓋茨在一封郵件中反復(fù)問(wèn)道美國(guó)在線（ AOL）公司經(jīng)理人：“搞垮網(wǎng)景公司（ Netscape），我們要付給你多少錢？” 對(duì)于檢察官來(lái)說(shuō)，它已經(jīng)成為極好的證據(jù)，甚至是比證據(jù)更好的武器。 比爾曼認(rèn)為 ， 無(wú)須把電子檔案移交給檔案館 ， 將來(lái)的電子檔案是虛擬檔案 ， 可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將分散在各部門的電子文件和檔案連接起來(lái) 。 ? 紙質(zhì)： 1970年 22萬(wàn)份， 2023年 5萬(wàn)份； ? 網(wǎng)站： 10年前 100萬(wàn)次，現(xiàn)在 500萬(wàn)次。 目前 ， 就連電影 、 電視 、 廣播及其他媒體公司也面臨著深刻的載體變革 。該碟單面可以收錄 27G數(shù)據(jù) ， 是目前 DVD的 5倍 ， 可記錄兩個(gè)小時(shí)高解析度錄象或 13小時(shí)普通電視節(jié)目 。 且雙向適應(yīng)：既適應(yīng)利用 ， 也適應(yīng)保存 。由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，由依靠計(jì)劃到依靠市場(chǎng)，確立了面向市場(chǎng)、優(yōu)勝劣汰的機(jī)制； 第三次則是由傳統(tǒng)管理向信息化管理 方法 的變革。如一個(gè)移居加拿大的上海市民在加拿大通過(guò)網(wǎng)站就辦理了“出生”和“未受刑事處罰”兩項(xiàng)公證，只花 50美元的公證費(fèi)和郵寄費(fèi)。 2023/2/9 電子政府正在全球范圍內(nèi)興起 到 2023年，美國(guó)和英國(guó)已有近 60%的政府行政工作，是通過(guò)因特網(wǎng)和和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的；法國(guó)、德國(guó)、日本等國(guó)家約為 40%。 紙張文件時(shí)代逐步結(jié)束； 2023年 ， PC機(jī)的計(jì)算能力大致與人腦相仿 。 電子檔案與企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化 中國(guó)電力投資集團(tuán) 2023年 5月 17日 2023/2/9 主 要 內(nèi) 容 一、信息技術(shù)對(duì)檔案形成保存影響 二、信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化 三、電子檔案管理系統(tǒng)建立的要求 四、有關(guān)電子檔案管理問(wèn)題的討論 2023/2/9 一、信息技術(shù)對(duì)檔案形成保存的影響 信息技術(shù)對(duì)檔案形成與傳遞影響 信息技術(shù)對(duì)檔案載體及保存影響 電子文件 、 電子檔案的管理現(xiàn)狀 2023/2/9 信息技術(shù)對(duì)檔案形成及傳遞的影響 加拿大檔案工作者特里 用紙張作書本和文件已很少使用； 2029年 ， PC機(jī)相當(dāng)于 1000個(gè)人腦的計(jì)算功能 。電子政府能實(shí)現(xiàn)的服務(wù)內(nèi)容也越來(lái)越廣泛。 2023/2/9 數(shù)字圖書館已經(jīng)成為 —— “ 信息高速路上的綠洲”。而且信息化所帶來(lái)的不僅是技術(shù)上的變革，而且是企業(yè)管理思想、模式、手段、理念全方位的變革。 2023/2/9 光盤耐久性試驗(yàn) ? 柯達(dá)公司曾對(duì) CDR光盤做過(guò)老化試驗(yàn)。 該碟利用藍(lán)色激光光束來(lái)刻錄數(shù)據(jù) 。 他們將新節(jié)目以及數(shù)十年的音像轉(zhuǎn)化為數(shù)字媒體 。 2023/2/9 面對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展， 檔案的形成、載體和保存正經(jīng)歷著： ? 記錄由手工向科學(xué)技術(shù)； ? 外觀由可視向不可視； ? 介質(zhì)由有機(jī)向無(wú)機(jī)； ? 信息由固定向遷徙； ? 保存由體力向智力； ? 體積由龐大向精巧的發(fā)展 。 人們查找和利用檔案就像在互聯(lián)網(wǎng)上查找信息一樣 ， 不必知道 、 也不可能準(zhǔn)確知道信息在全球的那一個(gè)服務(wù)器中儲(chǔ)存 。在 DNA檢驗(yàn)中，留在犯罪現(xiàn)場(chǎng)的一根頭發(fā)就能使案情翻轉(zhuǎn)，電子郵件就是公司的 DNA證據(jù)。 數(shù)據(jù)庫(kù)檔案化與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)化 2023/2/9 在某一階段有效的管理慣例，也許會(huì)導(dǎo)致下階段危機(jī)的出現(xiàn)。 2023/2/9 實(shí)施 ERP與數(shù)據(jù)保存 ? 哈佛大學(xué)商學(xué)院的 Mark Cotteleer認(rèn)為， 實(shí)施 ERP特別要重視保護(hù)數(shù)據(jù)，管理人員尤其要設(shè)法保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化及完整性。例如，照片及電影圖書庫(kù)將匯集所有指向系統(tǒng)中每一個(gè)圖片和數(shù)字錄像的鏈接。 ? 第五 、 電子文件信息與載體的相分離性 。與企業(yè)及單位信息系統(tǒng)的連接。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 當(dāng)前各行業(yè)信息化建設(shè)都在向前發(fā)展。 因此，當(dāng)文件、圖紙及眾多信息、數(shù)據(jù)、記錄在 OA、CAD、 ERP、 PDM、 CRM系統(tǒng)中獲得新生命，當(dāng)傳統(tǒng)方法已經(jīng)無(wú)法記錄三維、動(dòng)態(tài)與多媒體信息數(shù)據(jù)，無(wú)法跨地域傳遞的海量信息，我們沒有理由也無(wú)法拒絕建立、發(fā)展和完善電子檔案管理。信息化是新形勢(shì)下現(xiàn)代化的核心和代表，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，必須認(rèn)識(shí)并重視信息術(shù)對(duì)檔案及檔案工作的深刻影響。 2023/2/9 ? 1998年， NARA投入啟動(dòng)資金參與政府及私人研究伙伴，以確定保存電子檔案是否可行。 重要的是要認(rèn)識(shí)到：完備的 ERA并非僅是通常意義上的一個(gè)系統(tǒng)，它是一個(gè)綜合的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時(shí)間持續(xù)提供真實(shí)的電子檔案利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的功能。第一，確保所保存的檔案的持久 。 人口調(diào)查局 TIGER/Line案卷； 國(guó)家地質(zhì)調(diào)查局的數(shù)字化 Line Graph數(shù)據(jù)； 前任布什總統(tǒng)白宮 PC機(jī)中的內(nèi)容； 羅斯福總統(tǒng)圖書館網(wǎng)站內(nèi)容； 加利福尼亞數(shù)字圖書館所藏美術(shù)館數(shù)字圖像。 馬丁、以及白宮 IT人員的緊密合作并很平穩(wěn)、方便地移交程序。 2023/2/9 ★ ERA研究建設(shè)中的一些結(jié)論 ? ★ NARA在保存電子檔案研究上的長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)使其認(rèn)為電子檔案的媒介是可以管理的。想一下現(xiàn)代的利用者如果利用檔案時(shí)還用讓他用打孔卡、 FORTRAN 語(yǔ)言 or COBOL通用商業(yè) (程序 )語(yǔ)言，他會(huì)滿意嗎？基本的預(yù)測(cè)未來(lái)還是要持續(xù)改進(jìn)。檔案長(zhǎng)期保存格式：要從技術(shù)層面、法規(guī)層面、市場(chǎng)層面、安全層面考慮。 2023/2/9 觀念落后的代價(jià) 美國(guó)的柯達(dá)公司 1966年在世界 500強(qiáng)中名列34位， 1989年名列 18位， 2023年 411位， 2023年名列 483位， 2023年則出局世界 500強(qiáng)。 ? 法案的主要目的是通過(guò)加強(qiáng)對(duì)公司的管理來(lái)恢復(fù)投資者的信心。任何人有意或明知故犯破壞這些條款或規(guī)定，將被處以 10年以下監(jiān)禁。如管理來(lái)自 ERP、 CRM、 SCM的內(nèi)容。在這一進(jìn)程中需要注意處理好一些問(wèn)題。 2023/2/9 軟件購(gòu)買、開發(fā)還應(yīng)考慮 ? 一 、 與單位信息管理及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫銜接 ， 納入整個(gè)單位業(yè)務(wù)工作流程管理； ? 二 、 適應(yīng)本單位網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及終端規(guī)模 ， 可以管理圖檔為主的海量文件 、 有較高度安全可靠性； ? 三 、 支持 Inter /Intra檢索和實(shí)時(shí)瀏覽； ? 四 、 不同使用權(quán)限的劃分與設(shè)定； ? 五 、 對(duì)多種文件格式 、 版本 、 平臺(tái)的兼容； ? 六 、 具備分類 、 歸檔 、 組卷 、 統(tǒng)計(jì) 、 編輯 、 整理 、 檢索及光盤刻錄功能； ? 七 、 管理多重存儲(chǔ)的圖檔 ， 建立對(duì)應(yīng)體與替代關(guān)系 ， 支持光盤存儲(chǔ)； ? 八 、 管理 、 利用的統(tǒng)計(jì) （ 庫(kù)存 、 借閱 ） 要有自動(dòng)記錄功能 。確立信息傳遞者及其創(chuàng)建者的身份，使數(shù)據(jù)接收方能夠確認(rèn)數(shù)據(jù)的始發(fā)者。 ? 正確處理檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。 2023/2/9 四、有關(guān)電子檔案管理問(wèn)題的討論 ☆ 電子文件存貯問(wèn)題。防止個(gè)人否認(rèn)先前已經(jīng)執(zhí)行的動(dòng)作，使數(shù)據(jù)接收方能夠確認(rèn)數(shù)據(jù)發(fā)送方的身份。 2023/2/9 五是關(guān)注電子文檔信息的安全與長(zhǎng)久保存 ? 研究計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全的專家在研究如何保證電子檔案的安全及可信性時(shí)，提出需要解決幾個(gè)問(wèn)題： ? 一是機(jī)密性。 2023/2/9 二是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的關(guān)注和學(xué)習(xí) 對(duì)檔案信息化建設(shè)中概念及問(wèn)題：有些是要區(qū)分和明確的 ， 如文件與檔案 、 現(xiàn)代化與信息化 、 法律效力與法律憑證 。 ECM還可依據(jù)企業(yè)管理規(guī)范以及所管理的內(nèi)容，自定義管理文件的評(píng)價(jià)、修正及批準(zhǔn)程序的內(nèi)容，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行流程及生命期管理。 2023/2/9 《 通過(guò)法規(guī)遵從和可靠的檔案管理改進(jìn)公司治理 》（白皮書） 在履行法規(guī)遵從中，企業(yè)檔案具有雙重功能： 一是提供證據(jù)：為企業(yè)行為、過(guò)程提供合法證據(jù)； 二是展示合法性：提供的檔案文件、數(shù)據(jù)能表明企業(yè)沒有任何違法行為發(fā)生。顯然，要在全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必須建立正確的信息技術(shù)基礎(chǔ)架構(gòu)，制定文檔數(shù)據(jù)保持和保護(hù)策略。 2023/2/9 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的外部要求 “法規(guī)遵從”理念與企業(yè)檔案信息管理 2023年美國(guó)的安然、安達(dá)信事件，以及 2023年的世界通信公司欺詐事件中，公司股東、許多中小投資人為此損失慘重。 長(zhǎng)久保存： PDF只是技術(shù)手段之一，國(guó)際上有很多專家在研究管理措施。 ? ★ 未來(lái)的 ERA 將需要獨(dú)立于所使用的技術(shù)。 NARA認(rèn)為從這一結(jié)論可導(dǎo)出如下認(rèn)識(shí)： ? 以保存可展現(xiàn)真實(shí)檔案樣子的方式克服技術(shù)的過(guò)時(shí)； ? 信息技術(shù)及其所產(chǎn)生的檔案將持續(xù)變化，應(yīng)基于這一預(yù)期來(lái)構(gòu)建動(dòng)態(tài)解決方案； ? 利用信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)步，探索保持和改進(jìn)系統(tǒng)性能，客戶服務(wù)的恰當(dāng)方式。 77T是克林頓政府的 35倍，而克林頓的則又是老不布什總統(tǒng)的很多倍。 托馬斯介紹，國(guó)家檔案館正在接收布什總統(tǒng)的電子檔案，載入 ERA系統(tǒng)。基礎(chǔ)設(shè)施獨(dú)立可通過(guò)“可行技術(shù)”實(shí)現(xiàn)。 2023/2/9 —— 任何系統(tǒng) ,即使現(xiàn)在自稱已解決了所有已知的技術(shù)過(guò)時(shí)和脆弱的保存媒體問(wèn)題 ,也免不了過(guò)時(shí)，因?yàn)榧夹g(shù)將持續(xù)發(fā)展變化。 2023/2/9 ERA項(xiàng)目的建設(shè)和實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程 為確保技術(shù)上的領(lǐng)先和可靠，參與該項(xiàng)目的合作方包括眾多知名機(jī)構(gòu)：軍隊(duì)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)防部、數(shù)字圖書館聯(lián)盟、聯(lián)邦地理數(shù)據(jù)委員會(huì)、環(huán)球網(wǎng)格論壇、電子電氣工程師協(xié)會(huì)、電子文件永久真實(shí)性保存研究組、麻省理工學(xué)院、國(guó)家宇航局、國(guó)家計(jì)算機(jī)科學(xué)聯(lián)合會(huì)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)研究所、國(guó)家核安全局、國(guó)家科學(xué)基金會(huì)、國(guó)家安全局、圣迭戈超級(jí)計(jì)算機(jī)中心、馬里蘭大學(xué)高級(jí)計(jì)算機(jī)研究所等單位。 二、信息技術(shù)賦予檔案管理現(xiàn)代化以新的內(nèi)涵。 2023/2/9 檔案管理現(xiàn)代化的新含義 早期 —— 是以計(jì)算機(jī)檢索編目的檔案管理自動(dòng)化（ 94年的檔案學(xué)詞典沒有電子文件、電子檔案、信息化詞匯）過(guò)去所有開發(fā)管理軟件都是針對(duì)檔案的目錄，并主要進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)； 現(xiàn)在 —— 則是以數(shù)字形式形成檔案、在磁光介載體上的保存、在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行的模式。從現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的角度講，人類文明成果，社會(huì)都在共享。電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲(chǔ)、保管和利用。 2023/2/9 電子檔案管理原則 — 全程管理原則 — 前端控制原則 — 集成管理原則 — 動(dòng)態(tài)管理原則 2023/2/9 全程管理原則 ? 根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。 瓊斯說(shuō)：“我將不再關(guān)心我所存儲(chǔ)的文件的位置，為什么我不能靠點(diǎn)擊鼠標(biāo)來(lái)顯示我的文件呢？計(jì)算機(jī)應(yīng)該知道文件是什么、我所編輯和注釋過(guò)什么、我曾經(jīng)查找過(guò)什么、以及我曾在其他什么地方查找過(guò)文件。由于數(shù)據(jù)是由服務(wù)于不同目的系統(tǒng)產(chǎn)生，如果缺少必要的約束，其信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將成為一堆不完整的而且不能交互的技術(shù)孤島，進(jìn)而也不得不把從別處獲取的信息轉(zhuǎn)化成自己的格式，其結(jié)果是阻礙而不是支持公司商業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 —— 叔本華 2023/2/9 結(jié) 論 和 啟 示 ? 信息技術(shù)的發(fā)展給我們的啟示是： ? 第一 、 信息化不是簡(jiǎn)單地用計(jì)