【正文】 1. 目的 為規(guī)范檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案于各項工作的開展，對檔案管理過程中涉及的各項因素進行控制，以滿足質(zhì)量保證體系的目標要求，特制訂本程序。 對 借閱超過期限的檔案，要定期催還，以免損失，以利于充分發(fā)揮檔案的作用。 4 相關(guān)規(guī)定與程序 ：先公司內(nèi)部、再社會公開。 /中心 /分部因規(guī)模擴大、開設(shè)新服務(wù)、人員離職而需補充調(diào)整人員時。 、預(yù)算；制訂公司 “ 半年度培訓(xùn)計劃 ” 報總經(jīng)理審批，并認真實施培訓(xùn)。 b)各單位員工由各單位分別識別，制定并實施培訓(xùn)需求。 培訓(xùn)計劃 /分部應(yīng)當分別在每年元旦之前與 9月份開學(xué)前識別、確定本公司下年度培 訓(xùn)需求并向人資與品管部上報本單位下個半年度培訓(xùn)計劃。外聘專家的根據(jù)市場行情價酌情給付。 各單位應(yīng)對參加培訓(xùn)的員工 ,在工作崗位上要進行嚴格的督促檢查 ,考查培訓(xùn)后在工作態(tài)度和工作績效的表現(xiàn) ,將結(jié)果反饋至培訓(xùn)組織。 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00107 頁次 :1/1 1. 目的 為加強物業(yè)管理與業(yè)主的聯(lián)系，在接受業(yè)主和使用人的報修、求助、建議、問訊、質(zhì)疑、投訴等信息后，對相關(guān)措施的完成情況與質(zhì)量進行了 解。 對每一次業(yè)主和使用人的報修、求 助、建議、問訊、質(zhì)疑、投訴等具體情況進行記錄，并跟蹤采取措施的完成情況。 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00108 頁次 :1/1 使外部來訪接待工作由章可循，有條不絮 本程序適用于公司重大對外活動、來賓來訪、參觀及會議等接待工作。 、地點、主要內(nèi)容及參會要求。客人在參觀期間，未經(jīng)允許不得攝影、攝像。 不戴飾物，口袋內(nèi)不裝過多物品。執(zhí)勤時不吸煙，不吃零食，不勾肩搭背。 對一般違反法規(guī)和管理規(guī)定的問題 （如民事糾紛），可通過說服教育 —— 主要是分清是非、耐心勸導(dǎo)的辦法解決 。 不準用對講機談?wù)撆c上班無關(guān)的事情 (違者可在《日檢表》中記一次不合格 )。 護衛(wèi)人員有責(zé)任對所有需帶出（大樓大門）的物品進行盤查；如發(fā)現(xiàn)可疑情況，應(yīng)采取必要措施進行嚴格檢查，必要時可聯(lián)系請求支援；如發(fā)現(xiàn)可疑人員應(yīng)嚴格檢查、處理。 保護案發(fā)現(xiàn)場，并立即報告公安機關(guān)，聽從公安人員的處理。 3. 職責(zé) 消防工作貫徹 “ 預(yù)防為主，防消結(jié)合 ” 的方針。 d)侵占防火間距。 ，電話報告第一負責(zé)人；第一負責(zé)人接到報告后，及時趕到現(xiàn)場。 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00113 頁次 :2/2 1. 目的 為加強對公司受委托物業(yè)管理范圍設(shè)備設(shè)施的管理，充分掌握設(shè)施設(shè)備的運行動態(tài)，提高設(shè)備設(shè)施的完好率，特制定本制度 2. 適用范圍 本制度適用于公司受委托的物業(yè)管理項目內(nèi)所有設(shè)施、設(shè)備。 3. 具體要求 員工禮節(jié)禮貌崗位管理： 按公司要求，規(guī)范著裝，統(tǒng)一掛牌，做到不卷袖、不散扣； 工作時，員工要舉 止端莊、大方，同事之間要互相尊重； 養(yǎng)成微笑服務(wù)的良好習(xí)慣，注意儀表儀容，始終以飽滿的精神面貌在崗位工作； 保潔工作管理細則 戶外衛(wèi)生區(qū)域要求 、無垃圾、無污水，垃圾必須實行袋裝化處理，由清潔公司統(tǒng)一裝運； ，做到綠化帶內(nèi)清潔，無垃圾、無雜物。任何單位、個人都應(yīng)當無償為報警提供便利，不得阻攔報警，嚴禁謊報火警。 4. 器材管理 公司各單位、物業(yè)分部及個人應(yīng)當做好消防器材、設(shè)施的保護。 可疑物體處理 在巡視檢查時，如發(fā)現(xiàn)可疑物件，及時上報大樓管理組，并不準觸摸，指導(dǎo)學(xué)生遠離該處，如明顯屬危險物品或爆炸品等，立即通知當班負責(zé)人致電校護衛(wèi)處。 如雙方不聽從制止，事態(tài)繼續(xù)發(fā)展，難以控制，迅速報告業(yè)主護衛(wèi)隊，協(xié)助護衛(wèi)隊處理。 2. 適用范圍 公司受委托的物業(yè)管理項目范圍內(nèi)的安全護衛(wèi)工作。 對于犯 罪行為，應(yīng)及時予以制止，并將犯罪分子扭送公安機關(guān)。 不挖耳、摳鼻，不敲桌椅，不跺腳或玩弄其他物品。頭發(fā)不得露于帽檐外，帽沿下發(fā)長不得超過 1 ，并按相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)程進行處理。 ，辦公室按照 － 。 、資料準備及會場布置工作。 適時登門拜訪，回訪重點業(yè)主 /用戶。 每年召開一次業(yè)主座談會，征求意見。 3. 反饋內(nèi)容分類 報修 求助 建議 問訊 質(zhì)疑 投訴 4. 接待要求 接待來訪工作由管理分部或大樓主管或前臺值班人員負責(zé)，并公布辦公地點、聯(lián)系電話，讓業(yè)主反饋有門。 c) 擬參加外訓(xùn)者，應(yīng)如實填寫《外送培訓(xùn)申請單》，并附課程簡介資料，經(jīng)單位負責(zé)人簽字后，報人資與品管部備案后，呈請公司董事長批準生效。 、中心 /分部、人資與品管部發(fā)現(xiàn)了年初沒有預(yù)料到的培訓(xùn)需求后，當立即策劃培訓(xùn)并對年初制定的培訓(xùn)計劃作補充培訓(xùn)說明。 培訓(xùn)必須按照以上 b）、 c）要求“先培訓(xùn)，后上崗”使之符合新崗位的要求。 。新錄用人員簽訂勞動合同或勞務(wù)合同，須報人資與品管部審核。必要時可對應(yīng)聘人員進行背景了解。 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00104 頁次 :1/1 1 目的 為加強本公司員工隊伍建設(shè)，提高員工基本素質(zhì)，統(tǒng)一管理和規(guī)范本公司及下屬各部門 /中心 /分部招聘錄用工作，特制訂本規(guī)定。 檔案案卷排列要有條理，主次分明，便于取放。 （ 1）收文處理流程圖 （ 2）公文傳閱流程圖 收文 —— 填寫傳閱文件登記簿 —— 交有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)傳閱 —— 閱文簽字 —— 交還辦公室人員 —分類存檔或返還。 記錄的分類與控制 記錄分為以下幾類 a) 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄 b) 與產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量要求有關(guān)的記錄 c) 來自供方的記錄 記錄原則上采用“發(fā)生地歸口管理”的辦法 ,即由產(chǎn)生記錄的單位負責(zé)管理 ,記錄的編號執(zhí)行《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定 記錄的收集、保管、與歸檔 管理評審記錄、內(nèi) 審記錄、用戶投訴、不合格品 /不合格服務(wù)記錄和糾正和預(yù)防措施的記錄由辦公室、 品管 部收集和保存 下列記錄分別由各單位收集和整理 a) 合同評審記錄 ,供方的質(zhì)量記錄 ,供方的評價記錄 b) 監(jiān)視和測量記錄 (產(chǎn)品檢驗記錄 ,服務(wù)質(zhì)量特性檢查記錄 ,顧客滿意程度的測量記錄 ) c) 設(shè)備和設(shè)施的維修 ,保養(yǎng)記錄 ,監(jiān)視和測量裝置的周期 檢 定記錄 d) 操作控制、項目及產(chǎn)品實現(xiàn)過程的相關(guān)作業(yè)記錄 ,服務(wù)記錄及糾正和預(yù)防措施記錄 e) 各單位組織的人員培訓(xùn)記錄 (公司 組織的人員培訓(xùn)記錄由 公司人力資源部 收集和保存 ) f) 其他與 產(chǎn)品 /項目 /服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄和質(zhì)量管理體系策劃、運行、控制的記錄 各單位負責(zé)各自記錄的設(shè)計 /編制和更改 ,各單位應(yīng) 編制本單位使用的記錄清單 ,并送交 公司 辦公室 品管部將各單位的記錄清單匯總，編制公司的《記錄清單》，經(jīng)公司管理者代表審批后執(zhí)行 記錄填寫原則 記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改 ,若因某種原因不能填寫的項目 ,應(yīng)說明理由 ,并將該項目用單杠劃去 ,相關(guān)人員簽名 ,不允許空白 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00102 頁次 :1/2 各類記錄 ,表單必須按時正確逐項填寫 ,簽 名必須用全名 填寫錯誤時 ,只能劃改 ,并在劃改處圈出 ,旁注劃改人 ,用單杠劃去原數(shù)據(jù) /文字 ,蓋或簽上更改 人的章或姓名、日期 記錄的保存、保護 各單位 辦公室把所有記錄分類 ,按日期順序整理好 ,存放于干燥、通風(fēng)的地方 .所有記錄保持清潔 ,按規(guī)定期限保存記錄 記錄保存期限由各單位根據(jù)使用要求或可追溯性要求規(guī)定 ,一般至少保存一年以上 ,五年以下 ,設(shè)施檔案等保存至設(shè)施報廢后兩年 ,有行業(yè)規(guī)定的按行業(yè)規(guī)定對記錄進行保存， 公司品管部 每年檢查一次各 單位 記錄使用和 管理情況 對電子媒體形式的記錄 ,如軟盤等應(yīng)保存在防磁、防熱、防潮的環(huán)境下 ,并作好標識 . 記錄的處置 超過保存期的記錄 ,由各部門填寫《文件申請單》 ,經(jīng)單位負責(zé)人批準后銷毀 5. 相關(guān)文件 《文件控制 管理制度 》 6. 記錄 《文件申請單》 《記錄清單》 (各 單位 ) 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 00102 頁次 :2/2 1. 目的 為使文書管理制度化，以提高工作效率，制定本規(guī)定。 文件的更改 《 管理手冊 》的 更改由辦公室組織 ；具體操作時 由辦公室填寫《文件申請單》， 由公司 管理者代表審核 并 報 公司 總經(jīng)理批準 后由公司總經(jīng)理頒布實施 ， 并由辦 公室 負責(zé) 保留文件 更改內(nèi)容的記錄 。 b. 文件類別 ISO 9000 文件為 Q，記錄為 QD； ISO9000 與 ISO14001 整合型體系文件為 QE，記錄為 QED； c. 文件階層 3) 三階文件 各單位《管理規(guī)范》，《作業(yè)指導(dǎo)書》固定為 3 4) 四階文件 記錄、表單 d. 流水號 : 00 00 003等序號 外來文件的 說明 外來文件包括國內(nèi)外技術(shù)標準、產(chǎn)品標準、國家及行業(yè)的法規(guī)性文件、蘇州大學(xué)的文件等仍沿用原編號，不再另行編號。 要求 公司和各單位對質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種信息的溝通應(yīng)采用通過各種會議、個 別交談、開具工作聯(lián)系單、查閱質(zhì)量記錄文件、報送統(tǒng)計報表或通過其它媒體等方法進行。 /投訴來信來訪的登記， 識別顧客的抱怨 /投訴，確定顧客抱怨 /投訴的責(zé)任部門，監(jiān)督并跟蹤驗證糾正措施。 、匯總、分析與監(jiān)督。 市場部與護衛(wèi)部 ，信息的收集與分析。 集 團質(zhì) 量目 標 ： 為實現(xiàn)質(zhì)量方針，本集團質(zhì)量目標為： 為對方提供服務(wù)與產(chǎn)品而簽訂的書面合同履約率 100% 項目峻工驗收一次合格率 100% 服務(wù)設(shè)施完好率 95%及以上 無重大消防、醫(yī)療、飲食安全衛(wèi)生事故 顧客滿意度 80%及以上，其中： 教學(xué) 、科研服務(wù)項目達 85%及以上 生活服務(wù)項目達 %及以上 其它項目達 %及以上 公司質(zhì)量目標： 投訴處理回訪率 100％ 報修完成率 100％ 急修及時率 95％ 服務(wù)設(shè)施完好率 95％ 服務(wù)對象滿意度（混合） 80％ 以上 無重大安全責(zé)任事故 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 0010 頁次 :1/1 職責(zé)、權(quán)限與溝通 l 目的 對公司各單位的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定與溝通，以進行有效的質(zhì)量管理。其內(nèi)涵是： a）追求卓越是集團長遠的目標。 公司堅持以專業(yè)化的手段為業(yè)主提供 24小時不間斷的安全護衛(wèi)、公共保潔、工程維修、裝修監(jiān)管、綠化設(shè)計施工和其它各種物業(yè)管理服務(wù)。 公司總經(jīng)理： 年 月 日 修訂狀態(tài)： A/0 編號： DWWY/Q 3 0010 頁次 :1/1 2 手冊說明 1 目的 證實公司有能力提供滿足顧客需求和各種所適用的法律法規(guī)要求的產(chǎn)品和服務(wù)，并能通過質(zhì)量管理體系的有效運行（包括持續(xù)改進和預(yù)防不合格），不斷增強顧客的滿意程度 2 適用范圍 適用于 ISO9001:2020標準的全部要求 適用于公司物業(yè)管理（包括后勤服務(wù)、樓宇管理、宿舍管理、校園綠化管理、水電氣管理、接待 /客房 /賓館服務(wù)、餐飲 /休閑服務(wù)）服