【正文】 年 月 日 批準(zhǔn)人意見： 批準(zhǔn)人（簽字）： 年 月 日 42 十二 、辦公用品管理流程 １ ． 辦公用品購(gòu)買流程 ①確定購(gòu)買計(jì)劃 ② 挑選物品 驗(yàn)收物品購(gòu)貨發(fā)票 ③提貨 辦公用品入庫(kù) 開始 結(jié)束 供應(yīng)商 行政部 43 ２ ． 辦公用品領(lǐng)用流程 ② 審 核 ③審 核 ④ 按清單發(fā)放 否 是 開始 ①填寫 領(lǐng)用單 否 是 ⑤ 信息存檔 結(jié)束 相關(guān)部門 行政部 44 十三 、辦公設(shè)備購(gòu)買流程 １ ． 辦公設(shè)備購(gòu)買審批流程 ２ ． 辦公設(shè)備詢價(jià)流程 否 是 ① 搜尋 價(jià)格信息 ② 整理成 價(jià)格報(bào)告 可行 ③ 辦公用品比價(jià)流程 行政部 開始 結(jié)束 相關(guān)部門 行政部 行政總監(jiān) 采購(gòu)人員 行政總監(jiān) ②審核⒊ ⑹ 核② ④ 審核 ③ 審核 采購(gòu) 程序 是 否 開始 ① 購(gòu)買申請(qǐng)單 結(jié)束 45 ３ ． 辦公設(shè)備比價(jià)流程 否 ① 篩選供貨商 ② 分別與 商家洽談 確定候選商家 ③ 辦公用品采購(gòu)流程 審核 是 開始 結(jié)束 行政部 行政總監(jiān) 46 ４ ． 辦公設(shè)備采購(gòu)流程 否 采購(gòu)部 行 政部 相關(guān)部門 行政總監(jiān) 收集價(jià)格資料 編寫詢價(jià)報(bào)告 ① 審批 ② 審批 洽談價(jià)格 購(gòu)買設(shè)備 辦理入庫(kù) 領(lǐng)用設(shè)備 ③ 審批 是 開始 結(jié)束 是 資料存檔 47 十四 、文書檔案管理流程 １ ． 發(fā)文管理流程 相關(guān)部門 行政部 有關(guān)部門 行政總監(jiān) 是 草擬文本 開始 結(jié)束 ① 審核 ② 審核 ③會(huì) 簽否 會(huì)簽 ④ 審核 寄發(fā)公文 校稿、更正 復(fù)印、蓋章 正式公文 否 否 48 2． 收文管理流程 ③ 秘書 回復(fù) ④ 具體辦理 行政主管審核 ①領(lǐng)導(dǎo) 閱否 傳閱 ② 傳閱否 核定文件 領(lǐng)導(dǎo)審閱 公司領(lǐng)導(dǎo) 行政部 相關(guān)部門 是 否 是 否 開始 外部文件 外部單位 結(jié)束 資料存檔 49 3． 檔案歸檔流程 ①準(zhǔn)備資料 是否合格 ② 資料匯總 分類歸檔上架 ③重新整理 相關(guān)部門 行政部 是 否 搜集資料 開始 結(jié)束 50 4． 檔案借閱歸還流程 否 按相關(guān)規(guī)定處理 歸還 后 檢查是否 損壞 行政總監(jiān) 行政部 相關(guān)部門 ① 審核 ② 審核 ③ 審核 機(jī)密否 辦理手續(xù) 檔案使用 否 否 是 是 是 開始 結(jié)束 借閱申請(qǐng)單 否 是 否 辦理注銷 51 5． 檔案銷毀流程 是 否 ① 提出銷毀 檔案申請(qǐng) ② 審批 ④ 銷毀 開始 ③ 審 批 結(jié)束 相關(guān)部門 行政部 行政總監(jiān) 信息存檔 52 十五 、 往來 信件管理流程 否 外部單位 秘書 部門主管 分類整理 ① 請(qǐng)示主管 主管 意見 回復(fù)擬稿 。 39 ２ ． 對(duì)外行文單 編號(hào)： 日 期 擬稿人職務(wù)、姓名 行文字號(hào) 行文標(biāo)題 內(nèi)容簡(jiǎn)介 經(jīng)濟(jì)審核人 法律審核人 行政部經(jīng)理 總 經(jīng) 理 備 注 40 ３ ． 發(fā) 文目錄表 文件號(hào) 文件標(biāo)題 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 擬稿部門 密級(jí) 發(fā)放范圍 份數(shù) 登記日期 發(fā)出日期 封號(hào) 明細(xì) 帳頁 備注 十 、印章使用登記表 １ ． 印章使用審批表 編號(hào) 用章部門 蓋章時(shí)間 公章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號(hào) 文件名稱 備注： 用章人（簽章） 批準(zhǔn)人（簽章） 注 ：請(qǐng)?jiān)趥渥谥泻?jiǎn)要說明蓋章用途。 11+1 管理工具箱系列 行政部 規(guī)范化管理工具箱 2 目 錄 第一章 行政部組織結(jié) 構(gòu)與責(zé)權(quán) 一、 行政部組織結(jié)構(gòu)圖 二、 行政部職責(zé) 三、 行政部權(quán)力 四、 行政總監(jiān)崗位職責(zé) 五、 行政經(jīng)理崗位職責(zé) 第二章 前臺(tái)接待管理 一、 接待主管崗位職責(zé) 二、 接待專員崗位職責(zé) 三、 客人來訪登記表 1．公司前臺(tái)來訪客人登記表 2． 前臺(tái)接待來訪記錄表 3．物業(yè)公司前臺(tái)來客登記表 四、 前臺(tái) 接待 日志 表 五、 函件收發(fā)登記表